Champs alimentés par une fiche CRM
Lier une fiche, comprendre la valeur figée, la rafraîchir, la corriger et restaurer la valeur d'origine
À quoi ça sert
Un modèle peut relier certains de ses champs à des données du CRM : le nom d'une société, l'adresse d'un contact, une ligne d'un tableau. Vous n'avez alors pas à recopier ces informations : vous liez la fiche concernée au contrat et les champs se remplissent.
La valeur ainsi obtenue est copiée sur le contrat, pas empruntée. Une fois posée, elle ne bouge plus, même si la fiche CRM change. C'est ce qui garantit qu'un contrat dit toujours ce qu'il disait au moment où il a été rédigé. Vous gardez la main pour aller chercher une version plus récente quand vous le souhaitez.
Cette page couvre les champs remplis depuis le CRM. Pour les documents repris d'une fiche CRM, voir Joindre des documents au contrat.
Concepts clés
- Rattachement CRM — la fiche liée au contrat pour un type d'entité donné. Le contrat porte un bloc « Rattachements » par type de fiche que le modèle utilise, et une seule fiche par type : en choisir une autre remplace la précédente.
- Valeur figée — la copie de la donnée CRM enregistrée sur le contrat. C'est elle qui s'affiche dans le champ et qui part dans le document.
- Mode « Données CRM » / « Saisie manuelle » — choisi à la création du contrat, par type de fiche. En mode manuel, les champs concernés se saisissent librement et aucune fiche ne les alimente. Voir Créer un contrat.
- Valeur modifiable — un champ que l'administrateur a explicitement ouvert à la retouche. Vous pouvez corriger sa valeur sans rompre le lien avec la fiche.
- Sélecteur de ligne — quand le champ est alimenté par un tableau d'une fiche CRM, un sélecteur « Ligne de » suivi du nom du tableau apparaît au-dessus des champs : vous choisissez la ligne, et les champs du groupe se remplissent avec elle.
Comment faire
Lier une fiche CRM au contrat
- Ouvrez le contrat en brouillon.
- Repérez le bloc « Rattachements » suivi du nom du type de fiche.
- Cliquez dans le champ de recherche et saisissez quelques lettres du nom cherché.
- Cliquez sur la fiche dans la liste.
Les champs alimentés par cette fiche se remplissent aussitôt. Une fiche déjà liée est marquée « Déjà rattaché ». Si la liste est tronquée, l'application affiche « Affinez votre recherche pour voir plus de résultats » ; si rien ne correspond, « Aucun résultat trouvé ».
Créer la fiche CRM depuis le contrat
- Dans le bloc de rattachement, cliquez sur l'icône « + » à droite du titre : l'infobulle indique « Créer » suivi du nom du type de fiche.
- Renseignez le formulaire de création qui s'ouvre, puis validez.
La fiche créée est immédiatement rattachée au contrat et les champs se remplissent.
Retirer la fiche rattachée
- Ouvrez le contrat en brouillon.
- Dans le bloc de rattachement, cliquez sur l'icône de corbeille sur la ligne de la fiche.
- La ligne se barre et les champs alimentés par cette fiche sont vidés.
- Cliquez sur « Enregistrer » pour valider le retrait.
Tant que vous n'avez pas enregistré, l'icône de retour sur la même ligne annule le retrait : la fiche est rétablie et ses champs sont de nouveau remplis.
Rafraîchir les valeurs depuis la fiche CRM
- Ouvrez le contrat en brouillon.
- Dans le bloc de rattachement, cliquez sur l'icône de rafraîchissement de la ligne de la fiche : l'infobulle indique « Recharger les données depuis le CRM ».
- Vérifiez les valeurs reprises, puis cliquez sur « Enregistrer ».
Les champs prennent l'état actuel de la fiche, y compris quand cet état est vide : un champ dont la donnée CRM a été effacée depuis est vidé lui aussi. Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas cliqué sur « Enregistrer ».
Corriger la valeur d'un champ sans rompre le lien
- Sur un champ que le modèle a rendu modifiable, saisissez la valeur voulue.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
L'icône de source du champ passe à « Saisie manuelle » : votre correction est protégée. Elle survit à une modification de la fiche faite depuis le contrat et à un changement de quantité, mais pas à un changement de fiche ni à un rafraîchissement explicite, qui réécrivent la valeur.
Restaurer la valeur de la fiche CRM
- Sur le champ que vous avez corrigé, cliquez sur l'icône de restauration à droite : l'infobulle indique « Restaurer la valeur de la fiche CRM ».
Le champ reprend la valeur actuelle de la fiche liée et redevient un champ alimenté par le CRM. L'action ne concerne que ce champ : les corrections faites sur les autres champs sont conservées. Si la source ne renvoie plus rien, le champ est vidé. En cas d'échec : « La restauration de la valeur a échoué ».
Compléter une donnée manquante dans le CRM
- Un champ affiche en rouge « Données manquantes dans le CRM : » suivi des noms des données absentes.
- Cliquez sur l'icône de crayon à droite du champ (« Ouvrir la fiche CRM »).
- Complétez la fiche et enregistrez-la.
Le contrat reprend la donnée renseignée. Vos corrections manuelles sur les autres champs sont préservées.
Choisir une ligne dans un tableau de la fiche
- Dans le bloc de rattachement, repérez le sélecteur « Ligne de » suivi du nom du tableau.
- Ouvrez-le, cherchez la ligne voulue, puis cliquez dessus.
- Pour retirer la sélection, cliquez sur la croix à droite du sélecteur.
Les champs alimentés par ce tableau se remplissent avec les colonnes de la ligne choisie. Ces champs ne se saisissent pas directement : ils passent toujours par le sélecteur.
Alimenter une région répétée depuis une fiche CRM
- Repérez le champ de type région répétée relié à une fiche CRM.
- Cliquez sur « Choisir une fiche », cherchez la fiche, puis sélectionnez-la.
- Pour la retirer, rouvrez le sélecteur et utilisez « Retirer la fiche ».
Chaque ligne du tableau de la fiche produit une ligne dans le document généré. Voir Configurer une région répétée.
Référence
Ce qui met à jour un champ CRM, et ce qui ne le met pas
| Action | Effet sur la valeur du champ |
|---|---|
| Rattacher une fiche | Le champ est rempli depuis la fiche |
| Changer de fiche | Le champ est réécrit depuis la nouvelle fiche, correction manuelle comprise |
| Marquer la fiche pour retrait | Les champs qu'elle alimente sont vidés dans le formulaire |
| Annuler le retrait avant enregistrement | Les champs sont de nouveau remplis depuis la fiche |
| Modifier la fiche dans le CRM, ailleurs dans l'application | Aucun effet sur le contrat |
| Rouvrir ou recharger le contrat | Aucun effet : la valeur enregistrée est réaffichée |
| Cliquer sur le rafraîchissement du rattachement | Le champ prend la valeur actuelle de la fiche, y compris vide. Correction manuelle écrasée |
| Modifier la fiche depuis le contrat (« Ouvrir la fiche CRM ») | Les champs sont mis à jour, sauf ceux que vous avez corrigés à la main |
| « Restaurer la valeur de la fiche CRM » | Ce champ seul reprend la valeur de la fiche |
Un rafraîchissement et une modification de fiche marquent le contrat comme modifié : il faut cliquer sur « Enregistrer » pour que la nouvelle valeur soit conservée.
Indicateurs affichés sur un champ
| Indication | Signification |
|---|---|
| Icône de cadenas et « Source : » suivi du nom de la fiche | Le champ est alimenté par cette fiche |
| Icône de personnes, infobulle « Donnée issue du CRM » | La valeur enregistrée vient du CRM |
| Icône de stylo, infobulle « Saisie manuelle » | La valeur a été saisie ou corrigée à la main |
| « Données manquantes dans le CRM : {champs} » | Le champ est obligatoire, vide, et sa source CRM ne contient rien |
| « Accès restreint » | La fiche appartient à un groupe dont vous n'êtes pas membre et le champ n'a aucune valeur enregistrée |
Le message de donnée manquante n'apparaît pas si le champ a déjà une valeur : ce que vous voyez sur le contrat est complet, même si la fiche a été vidée depuis.
Rattachements et accès
- Un type de fiche n'accepte qu'une fiche à la fois sur un contrat.
- La recherche est limitée aux fiches de votre groupe, et peut être restreinte davantage par un filtre défini sur le modèle. Voir Lier un champ au CRM ou au catalogue.
- Une fiche à laquelle vous n'avez pas accès s'affiche « Accès restreint », avec l'infobulle « Vous n'avez pas accès à cet enregistrement ».
- Une fiche supprimée dans le CRM disparaît de la liste des rattachements ; les valeurs déjà copiées sur le contrat restent affichées.
- Sans accès au module CRM, la recherche est inactive : « Vous devez avoir accès au module CRM pour utiliser cette fonctionnalité ».
- Sur un contrat qui n'est plus en brouillon, les blocs de rattachement sont en lecture seule et ceux qui n'ont aucune fiche liée ne sont plus affichés.
- Message d'erreur possible au chargement : « Erreur lors de la récupération des données CRM ».
Traces dans l'historique
Les actions ci-dessus apparaissent dans l'historique du contrat sous les libellés « Champs modifiés », « Valeur de champ resynchronisée avec sa source », « Fiche CRM de région modifiée » et « Fiche CRM réaffectée (fusion) ». Voir Consulter l'historique d'un contrat.
Questions fréquentes
Pourquoi mon contrat n'affiche-t-il pas la nouvelle adresse du client ?
Parce que la valeur a été copiée sur le contrat au moment où vous avez lié la fiche. Pour reprendre l'adresse actuelle, utilisez le rafraîchissement du rattachement, puis enregistrez. Sur un contrat signé, la valeur ne peut plus changer.
Puis-je corriger un champ verrouillé par le CRM ?
Seulement si l'administrateur a coché « Valeur modifiable dans le contrat » pour ce champ sur le modèle. Sinon, corrigez la donnée dans la fiche CRM : le bouton « Ouvrir la fiche CRM » à droite du champ y mène directement.
Puis-je lier deux sociétés au même contrat ?
Non. Un contrat porte une seule fiche par type de fiche. Choisir une autre société remplace la précédente et réécrit les champs qu'elle alimente.
Un rattachement CRM est-il la même chose qu'un rattachement de contrat à une fiche ?
C'est le même lien, vu des deux côtés : la fiche liée au contrat alimente ses champs, et le contrat apparaît sur la fiche CRM correspondante. Voir Rattacher un contrat au CRM et voir sa facturation.