Dossier du contrat
Retrouver les documents signés d'un contrat et y déposer des pièces de suivi, avant comme après la signature
À quoi ça sert
Un contrat continue de vivre après sa signature : avis d'échéance, attestation, correspondance avec le client. Ces documents ne font pas partie de ce qui a été signé. L'onglet « Dossier » de la fiche du contrat les garde au même endroit, à côté des documents signés.
Il sert à répondre à « où est l'avis d'échéance de ce contrat ? » sans chercher dans une messagerie, et à savoir qui a déposé quoi et quand.
Concepts clés
- Documents signés — les documents signés du contrat, avec ceux de ses avenants. L'onglet les affiche en lecture seule. Après une signature électronique, il liste un PDF signé par pièce, le « Dossier de preuve » et un lien « Tout télécharger » qui donne l'archive de l'ensemble.
- Signature complémentaire — un document renvoyé seul au client pour signature, sur un contrat signé ou renouvelé. Voir Faire resigner un document.
- Pièce de suivi — un fichier déposé dans le dossier d'un contrat. Ce n'est pas une annexe : elle n'entre jamais dans la signature, ni dans le document généré, et un contrat signé reste ouvert à ces dépôts.
- Catégorie — l'étiquette choisie au dépôt (« Document », « Avis d'échéance »…). Les catégories sont communes à toute l'organisation et définies par un administrateur du module. « Document » existe toujours.
Comment faire
Ouvrir le dossier d'un contrat
- Dans « Contrats », ouvrez le contrat.
- Cliquez sur l'onglet « Dossier ».
L'onglet est présent sur tout contrat déjà enregistré, brouillon compris. Il n'existe pas pendant la création d'un contrat, avant le premier enregistrement.
Déposer une pièce de suivi
- Dans l'onglet « Dossier », cliquez sur « Déposer une pièce ».
- Dans « Catégorie », choisissez la catégorie. « Document » est présélectionnée.
- Dans « Fichiers », glissez un ou plusieurs fichiers, ou cliquez pour les sélectionner.
- Cliquez sur « Déposer ».
Le message « Pièce déposée » (ou « {nombre} pièces déposées ») confirme. Chaque fichier devient une pièce de suivi distincte, la plus récente en haut de la liste « Pièces de suivi ».
Si un fichier échoue, le message « Erreur lors du dépôt de "{nom}" » s'affiche : ce fichier reste dans la fenêtre pour une nouvelle tentative, et les autres ne sont pas déposés une seconde fois.
Déposer des fichiers par glisser-déposer
- Glissez un ou plusieurs fichiers n'importe où sur l'onglet « Dossier ».
- La fenêtre « Déposer une pièce de suivi » s'ouvre avec ces fichiers déjà choisis.
- Choisissez la « Catégorie », puis cliquez sur « Déposer ».
Les fichiers dont le format ou la taille sont refusés sont ignorés ; si aucun fichier n'est accepté, rien ne s'ouvre. Le glisser-déposer n'est pas proposé sur un contrat archivé ou supprimé.
Ouvrir ou télécharger un document
- Dans l'onglet « Dossier », cliquez sur le nom du fichier pour l'afficher.
- Pour l'enregistrer sur votre poste, cliquez sur l'icône « Télécharger » à droite de la ligne.
Cela vaut pour les documents signés comme pour les pièces de suivi. Un PDF s'ouvre dans une fenêtre d'aperçu de l'application, avec trois icônes : imprimer, télécharger et ouvrir dans un onglet. Une image (JPEG, PNG, GIF, WebP…) s'ouvre dans la visionneuse d'images de l'application ; une photo HEIC d'iPhone est d'abord convertie en JPEG, et téléchargée si la conversion échoue. Un autre type de fichier (Word, Excel) s'ouvre dans un nouvel onglet, de même qu'un clic avec Ctrl ou Cmd. Sur téléphone, le PDF s'ouvre toujours dans un onglet.
Imprimer les documents du contrat en un seul PDF
- Ouvrez le contrat, onglet « Détails ».
- Cliquez sur « Imprimer… » : le bouton est dans le menu « … » des actions, ou seul en bas de la fiche quand il n'y a pas d'autre action secondaire (cas d'un contrat signé). Il est absent tant que le contrat n'est pas enregistré.
- Dans la fenêtre « Imprimer les pièces du contrat », cochez les documents. Les onglets « Détails » et « Dossier » les listent ; tout ce qui est imprimable est coché par défaut, sauf les dossiers de preuve.
- Pour choisir l'ordre, ouvrez l'onglet « Ordre (n) » et déplacez les lignes par leur poignée, ou au clavier (Espace, flèches, Espace). Un document coché après coup va en fin de liste.
- Cliquez sur « Imprimer n documents ».
Les PDF et les images cochés sont réunis dans un seul PDF, ouvert dans un nouvel onglet. Son titre se termine par « copie d'impression » : les originaux signés restent téléchargeables séparément. Si vous ne cochez qu'un seul PDF, il s'ouvre tel quel, avec sa signature électronique intacte.
Supprimer une pièce de suivi
- Dans la liste « Pièces de suivi », cliquez sur l'icône de corbeille (« Supprimer la pièce ») de la ligne.
Le message « Pièce supprimée » confirme. En cas d'échec : « Erreur lors de la suppression de la pièce ». La suppression retire la pièce de la liste ; elle reste inscrite dans l'historique du contrat.
Référence
Contenu de l'onglet
| Section | Contenu d'une ligne |
|---|---|
| « Documents signés » | Nom et taille du fichier, date de signature ; pour un avenant, le nom de l'avenant en lien. Le dossier de preuve s'intitule « Dossier de preuve » ; l'archive de l'ensemble n'est pas une ligne mais le lien « Tout télécharger ». Vide : « Aucun document signé » |
| « Signatures complémentaires » | Une ligne par document renvoyé en signature : statut, « Envoyé le {date} à {nom} », fichier. La section n'apparaît que sur un contrat signé ou renouvelé qui a des pièces, ou dès qu'une demande existe |
| « Pièces de suivi » | Nom et taille du fichier, catégorie, date et auteur du dépôt (« {date} par {auteur} »). Vide : « Aucune pièce de suivi » |
L'auteur est affiché par son adresse e-mail.
Règles de dépôt
| Règle | Détail |
|---|---|
| Formats acceptés | PDF, Word, Excel, images (JPEG, PNG, GIF, WebP) |
| Taille maximale | 10 Mo par fichier : « Le fichier "{nom}" dépasse la taille maximale de 10 Mo » |
| Type refusé | « Le type de fichier "{nom}" n'est pas autorisé » |
| Contrat archivé ou supprimé | Le bouton « Déposer une pièce » est absent ; refus : « Impossible de déposer une pièce sur un contrat archivé ou supprimé » |
| Statut du contrat | Tous les autres statuts acceptent un dépôt, y compris un contrat signé |
| Catégorie inconnue | « Catégorie de pièce inconnue » |
Impression des documents
| Cas | Comportement |
|---|---|
| Document « Détails » | Pièces signées du contrat, ou annexes tant qu'il n'est pas signé ; le dossier de preuve est proposé mais décoché |
| Document « Dossier » | Avenants signés et pièces de suivi ; les dossiers de preuve des avenants sont décochés |
| Document présent dans les deux onglets | Il n'apparaît qu'une fois, dans « Détails » |
| Fichier Word ou Excel | Grisé avec « Format non imprimable, à télécharger » : il n'est pas converti |
| PDF protégé ou illisible | Ignoré, et nommé dans l'avertissement « Documents illisibles, non imprimés : {noms} » |
| Aucun document imprimable | « Aucun document imprimable » |
| Navigateur bloquant l'onglet | « Le navigateur a bloqué l'ouverture de l'onglet d'impression » |
| Échec de préparation | « Impossible de préparer l'impression » |
L'impression demande le même droit d'accès que le téléchargement. Elle n'existe pas dans l'espace client.
Qui peut supprimer une pièce
L'auteur du dépôt, ou un administrateur de l'organisation. Pour les autres, la corbeille est absente ; un refus affiche « Seul l'auteur de la pièce ou un administrateur peut la supprimer ». Les documents signés ne se suppriment pas depuis cet onglet.
Ce que devient une pièce de suivi
- Elle n'est pas reprise dans un renouvellement, un avenant ni une version corrigée : chaque contrat a son propre dossier.
- Le dépôt et la suppression sont inscrits dans l'historique, sous « Pièce de suivi déposée » et « Pièce de suivi supprimée ».
- Si une catégorie est supprimée ensuite des réglages, les pièces déjà déposées gardent son nom.
- Une règle d'automatisation peut réagir au dépôt : voir Déclencheurs.
Questions fréquentes
Une pièce de suivi est-elle signée avec le contrat ?
Non. Seules les pièces jointes marquées « À signer » rejoignent la signature. Voir Faire signer une pièce jointe. Une pièce qui relève d'une catégorie du modèle (RIB, carte grise) ne se dépose pas ici : elle se dépose dans « Pièces jointes » de l'onglet « Détails ». Voir Joindre des documents au contrat.
Où définir les catégories ?
Dans « Contrats », « Administration », « Paramètres », section « Catégories de pièces de suivi ». Voir Réglages du module et droits d'accès.
Puis-je déposer une pièce sur un contrat archivé ?
Non. Remettez d'abord le contrat en brouillon. Voir Rechercher, filtrer et archiver.