Consulter l'historique d'un contrat
Journal daté et nominatif de tous les événements survenus sur un contrat
À quoi ça sert
Chaque contrat tient le journal de ce qui lui est arrivé : sa création, chaque enregistrement de champs, l'ajout d'une pièce jointe, la signature, un renouvellement, un rappel envoyé. Chaque entrée porte sa date, son heure et l'adresse de la personne à l'origine de l'action.
L'historique sert à répondre aux questions de suivi : qui a modifié ce contrat et quand, à quelle date le client a-t-il signé, une relance est-elle bien partie, pourquoi une valeur a-t-elle changé. Il est consultable, jamais modifiable : aucune entrée ne peut être corrigée ni supprimée.
Concepts clés
- Entrée — une action enregistrée sur le contrat, numérotée dans l'ordre où elle s'est produite. La liste s'affiche de la plus récente à la plus ancienne.
- Auteur — l'adresse e-mail de la personne qui a déclenché l'action. Les actions déclenchées par l'application elle-même — rappels d'expiration, brouillons de renouvellement — apparaissent aussi dans le journal. Une action faite avec une clé d'API publique affiche « Clé API {préfixe de la clé}… » à la place d'une adresse.
- Détail — le contenu technique de l'entrée, replié par défaut, qui indique exactement quelles valeurs ont été portées par l'action.
Comment faire
Ouvrir l'historique depuis le volet latéral
- Dans le menu, ouvrez « Contrats », puis cliquez sur le nom d'un contrat.
- Cliquez sur l'icône d'horloge en haut du volet : l'infobulle indique « Historique ».
Le journal remplace le contenu du volet ; le bouton de retour ramène au contrat.
Ouvrir l'historique depuis la page pleine
- Ouvrez le contrat en page pleine.
- Cliquez sur l'icône d'horloge, en haut à droite de la fiche.
Le journal s'ouvre dans le volet latéral, à côté du contrat.
Lire le détail d'une entrée
- Ouvrez l'historique.
- Cliquez sur la ligne qui vous intéresse.
Le détail se déplie sous la ligne et affiche les données portées par l'action. Cliquer de nouveau le replie.
Référence
Contenu d'une entrée
| Élément | Format |
|---|---|
| Numéro | « N° » suivi du rang de l'entrée |
| Libellé | Intitulé de l'action, en français |
| Date | jour/mois/année et heure, par exemple 15/01/2024 09:30 |
| Auteur | Adresse e-mail, après un point médian ; « Clé API {préfixe}… » quand l'action vient d'une clé d'API publique |
| Détail | Replié par défaut, dépliable en cliquant sur la ligne |
Quand un contrat n'a aucune entrée à afficher, le panneau indique « Aucun historique disponible ».
Libellés des entrées
Cycle de vie du contrat : « Brouillon créé », « Contrat signé créé », « Champs modifiés », « Contrat généré », « Contrat signé », « Périmètre modifié », « Contrat archivé », « Contrat renommé », « Contrat remis en brouillon », « Contrat supprimé », « Observateurs modifiés », « Modèle associé au contrat ».
Signature : « Signature électronique initiée » (ou « Signature électronique initiée (sans document du modèle) » pour un avenant envoyé sans le document du modèle), « L'initiateur a signé », « Le signataire a signé », « Signataire a signé », « Signature électronique terminée », « Signature électronique annulée », « Document de signature ajouté », « Document de signature supprimé », « Signature de pièce jointe configurée ».
Signature d'un document seul, sur un contrat signé ou renouvelé : « Document envoyé en signature », « Document signé par le client », « Signature complémentaire terminée », « Signature complémentaire interrompue ». Voir Faire resigner un document.
Trame à compléter par le signataire : « Lien de complétion envoyé », « Lien de complétion renvoyé », « Envoi de complétion annulé », « Valeurs remplies par le signataire ».
Pièces jointes : « Pièce jointe ajoutée », « Pièce déposée après signature », « Document signé classé dans une catégorie » (« conservé » quand il reste aussi signé), « Document signé déplacé dans une catégorie », « Document signé retiré : déjà classé », « Empreinte de pièce enregistrée » (l'application note l'empreinte d'un fichier pour repérer les doublons), « Pièce jointe supprimée », « Nouvelle version de pièce jointe », « Version déposée depuis le portail », « Version de pièce jointe validée », « Version de pièce jointe refusée », « Date d'expiration renseignée », « Rappel d'expiration envoyé », « Document CRM rafraîchi ».
Dossier du contrat : « Pièce de suivi déposée », « Pièce de suivi supprimée ». Voir Dossier du contrat.
Sources de données : « Produit catalogue modifié », « Produit source du catalogue modifié », « Produits catalogue modifiés », « Ligne catalogue modifiée », « Lignes catalogue modifiées », « Tarifs catalogue actualisés », « Montants catalogue recalculés », « Champs catalogue mis à jour », « Fiche CRM de région modifiée », « Lignes de région saisies modifiées », « Fiche CRM réaffectée (fusion) », « Valeur de champ resynchronisée avec sa source ».
Suivi et suite du contrat : « Unités consommées », « Unités ajustées », « Unités recréditées », « Rappel d'expiration envoyé », « Brouillon de renouvellement créé », « Contrat renouvelé », « Rappel de renouvellement envoyé », « Contrat refusé », « Version corrigée créée », « Avenant créé ».
Portée de l'historique
- L'historique porte sur un contrat précis. Un avenant, un renouvellement et une version corrigée sont des contrats distincts : chacun a son propre historique.
- Les modèles ont leur propre historique, consultable dans l'administration. Voir Créer et gérer un modèle de contrat.
- Le journal est en lecture seule : aucune entrée ne peut être modifiée ni supprimée.
Questions fréquentes
Puis-je savoir quelle valeur a été remplacée par quelle autre ?
Le détail de l'entrée « Champs modifiés » indique les valeurs portées par l'enregistrement. Pour reconstituer une évolution, comparez le détail de deux entrées successives.
Puis-je exporter l'historique ?
Pas pour l'instant. Il se consulte depuis le contrat.
Pourquoi une entrée n'a-t-elle pas d'auteur identifiable ?
Certaines entrées viennent d'un traitement automatique de l'application — un rappel d'expiration, un brouillon de renouvellement créé avant l'échéance — et non d'une action faite par une personne dans l'interface.
L'historique liste-t-il aussi les consultations du contrat ?
Non. Il enregistre les actions qui modifient le contrat ou qui envoient quelque chose, pas les simples ouvertures de la fiche.
Pourquoi l'auteur d'une entrée est-il « Clé API… » ?
L'action a été faite par une intégration externe utilisant une clé d'API publique de votre organisation, et non par une personne connectée à l'application. Le préfixe affiché identifie la clé sans en révéler la valeur complète.