Activer la signature électronique sur un modèle

À quoi ça sert

La signature électronique permet d'envoyer un contrat à ses signataires depuis Deltia : ils le signent en ligne, et le document signé revient sur le contrat.

Cette page décrit la configuration côté modèle : activer la fonction, poser les emplacements de signature dans le document Word, dire qui signe quoi. Le déroulement d'une signature, côté utilisateur, est décrit dans Signature électronique.

Deux conditions sont nécessaires pour qu'un modèle propose la signature électronique : la fonction doit être activée pour l'organisation, puis sur le modèle lui-même.

Concepts clés

• Émetteur (« Initiateur ») — la personne de votre organisation qui lance la signature. Elle ne signe que si le modèle le demande.
• Signataire — la personne extérieure à qui le contrat est envoyé pour signature.
• Champ de signature — un champ de type « Signature (e-signature) ». Sa variable, dans le document Word, marque l'endroit où la signature sera apposée.
• Champ de date de signature — un champ de type « Date de signature (e-signature) ». Il imprime la date et l'heure auxquelles la personne a signé.
• Rôle du champ — le réglage « Signataire » sur un champ de signature : « Initiateur » ou « Signataire ». Il dit à qui appartient cet emplacement.
• Police à risque — une police du document qui peut s'afficher différemment au moment où la signature est apposée.

Comment faire

Activer la signature électronique pour l'organisation

1. Dans le menu, ouvrez « Administration », puis « Modules ».
2. Sur la ligne « Contrats », ouvrez « Configurer ».
3. Activez « Signature électronique » : « Active la signature électronique pour les templates de contrats ».

Sans cela, l'interrupteur reste inactif sur les modèles : « La signature électronique doit être activée dans les paramètres du module Contrat pour pouvoir l'utiliser. » Voir Réglages du module et droits d'accès.

Activer la signature électronique sur un modèle

1. Ouvrez le modèle, puis la section « Signature électronique ».
2. Activez « Activer la signature électronique » : « Les contrats créés depuis ce template pourront être envoyés en signature électronique. »
3. Enregistrez.

Les types « Signature (e-signature) » et « Date de signature (e-signature) » deviennent alors proposés dans la liste des types de la section « Champs ».

Poser un emplacement de signature

1. Dans le document Word, écrivez une variable à l'endroit voulu, par exemple {signature_client}, et importez ou remplacez le document.
2. Ouvrez la section « Champs » et sélectionnez ce champ.
3. Choisissez le type « Signature (e-signature) ».
4. Réglez « Signataire » sur « Signataire » ou « Initiateur ».
5. Enregistrez.

Répétez pour chaque emplacement. Un modèle doit comporter au moins un champ de signature et au moins un champ dont le rôle est « Signataire ».

Imprimer la date de signature

1. Ajoutez une variable dans le document, par exemple {date_signature_client}.
2. Sur le champ correspondant, choisissez le type « Date de signature (e-signature) ».
3. Réglez « Signataire » sur la personne concernée.
4. Enregistrez.

Un seul champ de date par signataire est autorisé : « Un seul champ "Date de signature" est autorisé par signataire ».

Faire signer l'émetteur

1. Dans la section « Signature électronique », activez « L'émetteur signe aussi le contrat » : « La personne qui envoie le contrat en signature doit également le signer. »
2. Ouvrez la section « Champs » et réglez au moins un champ de signature sur « Initiateur ».
3. Enregistrez.

Tant que ce champ manque : « Au moins un champ signature avec signataire "Initiateur" est requis ».

Désactiver ce réglage bascule automatiquement sur « Signataire » les champs qui étaient réglés sur « Initiateur », et l'option « Initiateur » n'est plus sélectionnable.

Autoriser la signature d'une pièce jointe PDF

1. Dans la section « Signature électronique », activez « Autoriser la signature des pièces jointes PDF ».
2. Enregistrez.

« Permet de marquer une pièce jointe PDF comme « à signer » et d'y placer les zones de signature, incluse dans la même cérémonie de signature électronique. » Le placement des zones se fait ensuite sur le contrat lui-même. Voir Pièces jointes à signer.

Corriger une configuration incomplète

1. Ouvrez la section « Signature électronique ».
2. Lisez les messages affichés sous les interrupteurs.
3. Cliquez sur « Configurer les champs » pour aller directement à la section « Champs ».
4. Corrigez, puis enregistrez.

Tant qu'un de ces messages subsiste, le bouton « Activer » du modèle reste inactif : « La configuration de signature électronique est incomplète ».

Référence

Conditions à remplir quand la signature électronique est activée

L'activation du modèle est également refusée si une variable de signature ou de date de signature se trouve à l'intérieur d'une région répétée : elle serait imprimée une fois par ligne. Voir Configurer une région répétée.

Réglages de la section « Signature électronique »

Les deux derniers réglages n'apparaissent qu'une fois le premier activé.

Polices du document

Lorsque la signature électronique est activée sur le modèle, Deltia analyse le document et signale les polices qui peuvent poser problème :

« Ce template utilise des polices qui peuvent s'afficher différemment lors de la génération de la signature électronique : … . Polices recommandées : Arial, Calibri, Cambria, Times New Roman, Georgia, Verdana. »

Cet avertissement n'empêche ni l'enregistrement ni l'activation. Il est recalculé à chaque consultation, donc corriger le document et le remplacer le fait disparaître.

Remplacement du document Word

Si le nouveau document ne contient plus les variables de signature, l'avertissement « Ancrages de signature perdus » s'affiche pendant l'analyse : « La signature électronique est activée mais le nouveau document ne contient plus ces ancrages. Le template ne pourra pas être activé tant qu'ils manquent : … ».

Le remplacement reste possible ; c'est l'activation qui sera refusée. Voir Créer et gérer un modèle de contrat.

Champs à remplir par le signataire

Un champ obligatoire laissé vide au moment de lancer la signature n'est pas bloquant : le signataire le complète lui-même depuis un lien sécurisé. Deux exceptions : les types « Utilisateur » et « Image ». Un champ « Utilisateur » désigne un membre de votre organisation, et un champ « Image » dépose un fichier dans les documents de l'organisation — ni l'un ni l'autre n'est proposé au signataire, et tous deux doivent être remplis dans l'application avant de lancer la signature.

Voir Signature électronique.

Questions fréquentes

Puis-je choisir la taille de la zone de signature ?

Non depuis l'interface : la zone posée dans le document a une taille fixe. Sur une pièce jointe PDF marquée « à signer », en revanche, vous placez vous-même les zones sur le document.

Le format de la date de signature est-il configurable ?

Non. Il est fixe et comprend le jour, le mois, l'année, l'heure et les minutes.

Combien de signataires un contrat peut-il avoir ?

La configuration du modèle distingue deux rôles, l'émetteur et le signataire. Plusieurs champs peuvent porter le même rôle : ils désignent alors plusieurs emplacements pour la même personne, pas plusieurs personnes.

Puis-je désactiver la signature électronique sur un modèle déjà utilisé ?

Oui, en coupant l'interrupteur puis en enregistrant. Les contrats déjà signés restent inchangés ; les nouveaux contrats issus de ce modèle ne proposeront plus l'envoi en signature.

La liste des polices recommandées est-elle une obligation ?

Non, c'est un avertissement. Il signale que le rendu de la signature peut différer de ce que vous voyez dans Word.