Faire resigner un document d'un contrat signé
Renvoyer un seul PDF au client pour signature sur un contrat signé ou renouvelé, et remplacer la pièce par la version signée
À quoi ça sert
Un contrat signé continue de vivre : le client change de banque et doit signer un nouveau mandat de prélèvement, une annexe est mise à jour. Plutôt que de relancer une signature du contrat entier, vous renvoyez un seul document au client. Le contrat reste « Signé ».
Une fois le document signé, le PDF signé devient la nouvelle version de la pièce qu'il remplace. La version précédente reste consultable dans l'historique de la pièce.
La fonction est proposée dans l'onglet « Dossier » du contrat, sous le titre « Signatures complémentaires ».
Concepts clés
- Signature complémentaire — une demande de signature qui porte sur un seul PDF, envoyée après la signature du contrat. Elle suit son propre statut, indépendant de celui du contrat.
- Pièce à remplacer — la pièce du contrat que le document signé remplacera. Elle doit déjà figurer parmi les pièces jointes du contrat.
- Client — la seule personne qui signe. Aucun signataire interne n'est demandé sur une signature complémentaire.
- Statut de la demande — « En attente », « Signé », « Refusé », « Expiré » ou « Annulé ».
Comment faire
Faire signer un document au client
- Dans « Contrats », ouvrez un contrat au statut « Signé » ou « Renouvelé », puis cliquez sur l'onglet « Dossier ».
- Sous « Signatures complémentaires », cliquez sur « Faire signer un document ».
- Dans « Pièce à remplacer », choisissez une pièce du contrat. Quand le contrat n'a qu'une pièce, elle est déjà choisie.
- Sous « Document à signer (PDF) », déposez le fichier à faire signer. Un seul PDF est accepté, de 10 Mo au plus.
- Sous « Où le client signe », dessinez sur le document le cadre de la signature. Le placement fonctionne comme pour une pièce jointe à signer.
- Vérifiez « Prénom du client », « Nom du client » et « E-mail du client ». Ces champs sont pré-remplis avec le signataire de la signature électronique du contrat ; ils restent vides sur un contrat signé à la main.
- Cliquez sur « Envoyer en signature ».
Le message « Document envoyé en signature » confirme l'envoi. Le client reçoit la demande par e-mail du service de signature. La demande apparaît dans « Signatures complémentaires » avec le statut « En attente ».
Le bouton « Envoyer en signature » reste inactif tant que la pièce, le PDF, au moins un emplacement de signature et les trois informations du client ne sont pas renseignés.
Suivre une demande
- Ouvrez l'onglet « Dossier » du contrat.
- Lisez la ligne de la demande sous « Signatures complémentaires ».
Chaque ligne affiche le statut et « Envoyé le {date} à {nom du client} ». Tant que la demande est en attente, le nom du fichier envoyé s'affiche. Une fois signée, la ligne devient « Documents signés — {date} » et propose le PDF signé.
À la signature, la pièce choisie prend le PDF signé comme nouvelle version. Dans l'onglet « Détails », elle affiche le badge « Signé le » et le lien « Version avant signature ». Voir Joindre des documents au contrat.
Annuler une demande en attente
- Sur la ligne de la demande, cliquez sur « Annuler la demande de signature ».
Le message « Demande de signature annulée » confirme l'annulation et le statut passe à « Annulé ». La pièce et le contrat ne changent pas. Le bouton n'existe que sur une demande « En attente ».
Référence
Conditions
| Condition | Effet |
|---|---|
| Contrat « Signé » ou « Renouvelé » | « Faire signer un document » est proposé |
| Autre statut | Le bouton est absent. Un refus affiche « Seul un contrat signé ou renouvelé peut renvoyer un document en signature. » |
| Aucune pièce jointe sur le contrat | Le bouton est absent |
Ce que devient la pièce
| Élément | Après la signature |
|---|---|
| Fichier de la pièce | Le PDF signé, nouvelle version |
| Version précédente | Conservée dans l'historique de la pièce |
| Date d'expiration ou forme définitive de la pièce | Inchangée |
| Statut du contrat | Inchangé, « Signé » |
Messages
| Message | Cause |
|---|---|
| « Erreur lors du téléversement de "{nom}" » | Le PDF n'a pas pu être envoyé ; le champ se vide |
| « Erreur lors de l'envoi en signature » | La demande n'a pas pu être créée |
| « Erreur lors de l'annulation de la demande » | L'annulation a échoué ; la demande reste en attente |
Historique
Chaque étape est inscrite dans l'historique du contrat : « Document envoyé en signature », « Document signé par le client », « Signature complémentaire terminée » et « Signature complémentaire interrompue ».
Questions fréquentes
Puis-je envoyer plusieurs documents dans la même demande ?
Non, un seul PDF par demande. Plusieurs demandes peuvent en revanche être en attente en même temps.
Chaque demande compte-t-elle dans le quota de signatures ?
Oui. Chaque envoi est un envoi de signature de plus pour l'organisation. Voir Réglages du module et droits d'accès.
Le client est-il relancé s'il ne signe pas ?
Pas par l'application. Annulez la demande et renvoyez-la si besoin.
Puis-je faire resigner une pièce qui n'existe pas encore sur le contrat ?
Non. Déposez d'abord la pièce dans la catégorie voulue, puis envoyez-la en signature. Voir Joindre des documents au contrat.
L'assistant IA peut-il envoyer un document en signature ?
Pas pour l'instant : la fonction se commande depuis l'onglet « Dossier ».