Nom généré du contrat
Faire calculer le nom des contrats par leur modèle à partir du modèle, du CRM, du catalogue et des champs
À quoi ça sert
Par défaut, l'utilisateur saisit le nom de chaque contrat. Quand les noms suivent une règle (« Maintenance – Société Exemple – Machine A »), un administrateur du module peut confier ce nom au modèle : il est calculé à partir d'un motif, sans saisie, et reste cohérent d'un contrat à l'autre.
Le nom généré se met à jour tout seul quand les données dont il dépend changent sur le contrat : fiche CRM rattachée, produit du catalogue choisi, valeur d'un champ.
Concepts clés
- Motif du nom — un texte libre dans lequel vous insérez des éléments variables. Chaque élément est remplacé par la valeur correspondante du contrat.
- Élément « Modèle » — le « Nom du modèle ».
- Éléments « Entités CRM » — le nom de la fiche CRM rattachée au contrat, pour chaque type de fiche utilisé par les champs du modèle.
- Éléments « Catalogue » — le nom du produit choisi, pour chaque catégorie de catalogue utilisée par les champs du modèle.
- Éléments « Champs du contrat » — la valeur d'un champ du modèle. Une date s'écrit au format jj/mm/aaaa.
Comment faire
Faire générer le nom des contrats par un modèle
- Dans le menu, ouvrez « Contrats » puis « Administration ».
- Ouvrez le modèle concerné, puis choisissez « Nom du contrat » dans la navigation de gauche.
- Activez « Générer le nom automatiquement ».
- Saisissez le « Motif du nom », ou cliquez sur « Insérer » pour ajouter un élément parmi les groupes « Modèle », « Entités CRM », « Catalogue » et « Champs du contrat ».
- Vérifiez la ligne « Aperçu : » : elle montre le nom obtenu, chaque élément étant affiché entre crochets.
- Enregistrez le modèle.
Le motif proposé à l'activation est le nom du modèle seul. Un élément inséré s'ajoute à la fin du motif. Les groupes « Entités CRM » et « Catalogue » ne listent que les types de fiche et les catégories que les champs du modèle utilisent ; ajoutez d'abord ces champs au modèle pour les retrouver.
Revenir à un nom saisi
- Ouvrez le modèle, section « Nom du contrat ».
- Désactivez « Générer le nom automatiquement », puis enregistrez.
Les contrats déjà créés gardent leur nom et le motif qu'ils avaient reçu.
Renommer un contrat dont le nom est saisi
- Ouvrez le contrat au statut « Brouillon ».
- Modifiez le « Nom du contrat », en tête de la fiche.
- Enregistrez la fiche.
Le message « Contrat renommé » confirme l'opération et l'historique du contrat garde une entrée « Contrat renommé ». Le nom n'est modifiable qu'en brouillon.
Référence
Règles du motif
| Règle | Effet |
|---|---|
| Motif vide | Refusé : « Le motif ne peut pas être vide. » Le modèle ne s'enregistre pas |
| Élément qui ne correspond à rien dans le modèle | Refusé à l'enregistrement : « Le motif du nom contient {élément}, qui ne correspond à rien dans ce modèle. » |
| Élément sans valeur sur le contrat | Il disparaît du nom avec le séparateur qui l'accompagne : « Un élément vide est retiré du nom avec le séparateur qui l'accompagne. » |
| Tous les éléments sans valeur | Le contrat porte le nom du modèle |
| Plusieurs produits d'une même catégorie | Leurs noms sont séparés par des virgules |
Le nom généré n'est pas modifiable sur un modèle archivé, comme le reste du modèle.
Sur le contrat
- Le contrat affiche le badge « Nom généré », dont l'infobulle explique : « Le nom est généré par le modèle et se met à jour avec ses sources. »
- Le champ « Nom du contrat » n'existe pas dans la fiche. Une tentative de renommage est refusée : « Le nom de ce contrat est généré par son modèle et ne peut pas être modifié. »
- Le nom est recalculé à chaque enregistrement qui touche une donnée source : valeur d'un champ, fiche CRM rattachée, produit du catalogue.
- Le nom utilise les données copiées sur le contrat au moment du rattachement. Renommer ensuite la fiche CRM ou le produit ne renomme pas le contrat ; réactualiser la fiche CRM ou choisir un autre produit le fait.
- Un changement de nom apparaît dans l'historique sous « Contrat renommé ».
À la création
Un modèle qui génère le nom n'a pas d'étape « Saisie » à remplir avant l'enregistrement : le brouillon est créé depuis l'étape « Modèle ». Voir Créer un contrat.
Questions fréquentes
Modifier le motif renomme-t-il les contrats existants ?
Non. Un contrat garde le motif du modèle tel qu'il était à sa création. Seuls les contrats créés ensuite suivent le nouveau motif.
Puis-je renommer à la main un contrat dont le nom est généré ?
Non. Pour un autre nom, changez la donnée dont il dépend, ou désactivez la génération sur le modèle pour les contrats à venir.
Configurer une région répétée
Remplir un tableau du document Word avec des produits du catalogue, un tableau d'une fiche CRM ou des lignes saisies à la main
Reformuler les textes du module Contrats
Remplacer le mot « contrat » par votre propre vocabulaire (offre, police…) dans les textes du module, langue par langue