Rôles et droits
Accorder des droits à des rôles, les consulter par module ou par rôle, et tester ce qu'un utilisateur peut faire avant d'enregistrer
À quoi ça sert
L'écran « Rôles et droits » rassemble au même endroit tout ce que Deltia permet de restreindre à certains utilisateurs : supprimer des contrats, gérer les tags des tâches, voir un champ du CRM, valider les actions des automatisations, utiliser une connexion partagée, créer des graphiques KPI… Chaque droit est accordé à des rôles ; les membres de ces rôles en bénéficient.
Le sous-titre de l'écran résume la répartition : « Périmètres : ce que chacun peut voir · Rôles : ce que chacun peut faire ». Les périmètres et les rôles se créent dans les onglets du même écran : voir Périmètres et rôles.
L'écran est réservé aux administrateurs de l'organisation. Il se trouve dans le menu utilisateur, section « Administration », sous « Rôles et droits ».
Concepts clés
- Droit — une autorisation précise, avec son libellé et sa description : « Supprimer des contrats », « Voir le champ », « Gérer les tags »…
- Droit par objet — un droit qui se règle séparément pour chaque entité du CRM, chaque champ, chaque type de tâche, chaque modèle de contrat, chaque pool de ressources ou chaque tag. Il porte le nom de l'objet à côté de son libellé.
- Rôle — l'ensemble d'utilisateurs à qui un droit est accordé. Voir Périmètres et rôles.
- Droit ouvert — un droit auquel aucun rôle n'est attaché et qui reste disponible à tout le monde : le champ affiche alors « Tout le monde » (ou l'équivalent). C'est l'état de départ de la plupart des droits.
- Droit restreint — un droit auquel au moins un rôle est attaché : seuls les membres de ces rôles en bénéficient.
- Droit fermé par défaut — un droit que personne n'a tant qu'aucun rôle n'est choisi, administrateurs compris. Le champ affiche « Personne ». C'est le cas de « Valider les actions des automatisations ».
- Droit d'exclusion — l'inverse d'un droit : les rôles choisis sont refusés. C'est le cas de « Masquer le champ » du CRM. Le champ affiche « Personne n'est exclu » tant qu'aucun rôle n'est choisi, et la valeur « Exclus : {rôles} » ensuite.
- Droit hérité — un droit dont le champ affiche « Comme « {libellé} » » : tant qu'aucun rôle n'est choisi, le réglage d'un autre droit s'applique.
Comment faire
Accorder un droit à un rôle
- Ouvrez « Administration » puis « Rôles et droits ». L'onglet « Droits » s'ouvre.
- Dans la colonne de gauche, choisissez le module.
- Choisissez, dans la colonne suivante, « Toute l'organisation » ou l'objet concerné (une entité du CRM, un type de tâche…). Les droits de l'objet s'affichent à droite.
- Sur la ligne du droit, ouvrez la liste et cochez les rôles voulus. Chaque rôle est présenté avec son nombre de membres.
- Cliquez sur « Enregistrer », en haut de l'écran.
Le message « Droits mis à jour » confirme. Tant que vous n'avez pas enregistré, l'indication « Modifications non enregistrées » s'affiche et un point marque les modules et les objets modifiés. Si vous quittez l'écran avec des modifications en attente, une confirmation vous est demandée.
Pour rouvrir un droit à tout le monde, décochez tous les rôles de sa ligne.
Faire passer un droit de « tout le monde » à « certains rôles seulement »
- Sur la ligne du droit, ouvrez la liste des rôles et cochez ceux qui doivent le garder.
- Enregistrez.
Attention : dès qu'un rôle est coché, les utilisateurs qui n'en sont pas membres perdent le droit. Un droit dont la liste est vide reste ouvert à tout le monde, sauf s'il est fermé par défaut ou d'exclusion (voir plus haut).
Retrouver un droit
- Tapez quelques lettres dans « Rechercher un droit… ». La recherche porte sur tous les modules à la fois, sur le libellé du droit et sur le nom de l'objet.
- Chaque résultat indique son module et son objet. Le titre affiche le nombre de résultats.
- Choisissez un module dans la colonne de gauche pour revenir à la navigation normale.
Le filtre « Tous les droits » à côté de la recherche propose aussi « Restreints » (les droits qui ont au moins un rôle) et « Sans restriction ». Sous le titre d'un module, le compteur indique par exemple « 3 restreints sur 12 ».
Voir les droits rôle par rôle
- Cliquez sur l'onglet « Vue par rôle ». Un tableau croise les droits, en lignes, et les rôles, en colonnes.
- Dépliez ou repliez un bloc en cliquant sur son titre. Les droits sont rangés dans des blocs imbriqués : d'abord le module, puis chaque objet (une entité du CRM, un type de tâche…), avec ses champs ou ses sous-types dans un bloc plus bas. Les droits valables pour toute l'organisation se trouvent en tête du bloc de leur module.
- Cochez ou décochez une case pour accorder ou retirer le droit à ce rôle.
- Pour un droit encore ouvert à tout le monde, cliquez sur la bande (« Cliquer pour restreindre ») : la grille de cases apparaît.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Les modules s'ouvrent au premier affichage ; les objets restent repliés. Dans un module qui compte plusieurs sortes d'objets (les tâches, par exemple : tags, types de tâches…), un bloc par sorte les regroupe. Sur la ligne d'un bloc, une colonne par rôle indique le nombre de droits cochés pour ce rôle dans le bloc, tous niveaux confondus (« 3 droits cochés » au survol). Quand vous tapez dans la recherche, tous les blocs s'ouvrent, et un bloc sans droit correspondant disparaît ; c'est aussi le cas avec « Masquer les droits sans restriction ».
Le commutateur « Masquer les droits sans restriction » ne garde que les droits qui ont déjà des rôles. La recherche de cet onglet filtre les lignes par libellé du droit ou nom de l'objet. Une case d'un droit d'exclusion est cochée en rouge. Tant qu'aucun rôle n'existe : « Aucun rôle n'a encore été créé. »
Les deux onglets « Droits » et « Vue par rôle » partagent le même brouillon : un seul bouton « Enregistrer » enregistre les modifications faites dans les deux.
Tester ce qu'un utilisateur peut faire
- Cliquez sur « Tester un utilisateur », en haut de l'écran. Un volet s'ouvre.
- Choisissez l'utilisateur dans « Choisir un utilisateur » (recherche par nom ou e-mail).
- Lisez le compte rendu : ses « Périmètres », ses « Rôles », les « Modules accessibles », puis chaque droit, marqué « Autorisé » ou « Refusé », avec la raison.
- Tapez dans « Rechercher un droit… » pour réduire la liste.
Le test tient compte de vos modifications non enregistrées : vous vérifiez un réglage avant de le valider.
Référence
Les droits proposés
| Module | Droit | Ce qu'il permet |
|---|---|---|
| Contrats | Supprimer des contrats | Un utilisateur ne supprime qu'un brouillon ; un administrateur de l'organisation supprime un contrat quel que soit son statut |
| Contrats | Recréditer des unités | Rendre des unités à un contrat signé construit sur un modèle |
| CRM | Voir l'entité | Afficher l'entité dans le menu et consulter ses fiches |
| CRM | Créer des enregistrements | Créer ou importer des fiches de l'entité |
| CRM | Modifier des enregistrements | Modifier, y compris en masse, gérer les documents ; la suppression demande aussi ce droit |
| CRM | Supprimer des enregistrements | Supprimer, y compris en masse |
| CRM | Voir le champ | Voir et saisir la valeur du champ |
| CRM | Masquer le champ | Droit d'exclusion : les rôles exclus ne voient jamais la valeur |
| CRM | Voir la liste d'alertes | Afficher sur la page d'accueil la liste d'alertes d'un champ date |
| Tâches | Gérer les tags, Affecter ce tag | Gérer les tags ; ajouter ou retirer un tag sur une tâche |
| Tâches | Rouvrir, Supprimer, Dupliquer une tâche | Par type de tâche |
| Tâches | Changer la visibilité portail | Exposer ou masquer une tâche sur le portail client |
| Tâches | Modifier les informations client, Ressaisir la consommation d'unités | Par catégorie |
| Tâches | Voir la catégorie, Accéder à la vue | Ouvrir une catégorie ou une vue configurée |
| Ressources | Gérer les ressources, les disponibilités, corriger les saisies du pool, gérer les absences des autres utilisateurs | Par pool de ressources |
| KPI | Créer et modifier des graphiques et tableaux KPI | Quel que soit le chemin : interface, assistant ou MCP. Un administrateur du module KPI n'y échappe pas |
| Connecteurs | Utiliser la connexion | Appeler depuis l'assistant les outils d'une connexion partagée de l'organisation |
| Connecteurs | Lire la source de données | Lire une base de données externe déclarée par un administrateur du module Connecteurs, par source. Sans rôle, seuls les administrateurs du module la lisent |
| Automatisations | Valider les actions des automatisations | Voir la file de validation et valider ou invalider les actions. Voir Valider les actions en attente |
| Champs personnalisés | Modifier la valeur d'un champ | Les autres utilisateurs voient le champ en lecture seule |
Choisir les rôles qui peuvent modifier la valeur d'un champ personnalisé se fait ici, par un administrateur de l'organisation. Créer, modifier, supprimer et réordonner les champs personnalisés d'un module est en revanche réservé aux administrateurs de ce module : un administrateur de l'organisation qui n'administre pas le module est refusé.
Les libellés exacts et les descriptions s'affichent à l'écran, module par module. Un module qui n'apparaît pas dans la colonne de gauche ne déclare encore aucun droit configurable : « Aucun module ne déclare encore de droit configurable. »
Indications sur une ligne de droit
| Indication | Signification |
|---|---|
| « Admins de l'organisation toujours autorisés » | Un administrateur de l'organisation a ce droit quel que soit le réglage |
| « Aussi dans l'administration du module » (icône de lien) | Le même réglage existe dans l'administration du module, dont l'icône ouvre la page |
| « Non modifiable depuis cet écran » | Le droit s'affiche mais se règle ailleurs (par exemple un champ personnalisé obligatoire, qui ne peut pas être restreint) |
| Point à côté d'un module ou d'un objet | Il contient une modification non enregistrée |
Comment un droit est évalué
Le compte rendu de « Tester un utilisateur » donne la raison de chaque résultat :
| Raison affichée | Résultat |
|---|---|
| « administrateur de l'organisation » | Autorisé |
| « via le rôle « {nom} » » | Autorisé : un de ses rôles a ce droit |
| « ouvert à tout le monde » | Autorisé : aucun rôle n'est attaché au droit |
| « aucun de ses rôles n'est exclu » | Autorisé : droit d'exclusion qui ne le vise pas |
| « pas d'accès au module » | Refusé : il n'a pas accès au module |
| « personne n'a ce droit » | Refusé : droit fermé par défaut, sans rôle choisi |
| « aucun de ses rôles n'a ce droit » | Refusé : le droit est restreint à d'autres rôles |
| « exclu via le rôle « {nom} » » | Refusé : un de ses rôles est exclu |
Le droit s'applique en plus de l'accès au module et de l'appartenance à un périmètre : un droit ne donne jamais accès à des objets d'un périmètre dont l'utilisateur n'est pas membre, ni à un module qui ne lui est pas ouvert. Voir Donner accès aux modules et aux périmètres.
Messages
| Situation | Message |
|---|---|
| Enregistrement réussi | « Droits mis à jour » |
| Aucun droit ne correspond à la recherche | « Aucun droit ne correspond à la recherche. » |
| Aucun module n'est sélectionné | « Sélectionnez un élément dans le menu pour voir ses droits. » |
| Rôle supprimé encore mentionné dans un droit | Il apparaît sous le nom « Rôle supprimé » et peut être retiré |
Questions fréquentes
Puis-je accorder un droit à un périmètre ?
Non. Un droit ne s'accorde qu'à des rôles : l'application refuse d'en accorder à autre chose (« Un droit ne peut être accordé qu'à des rôles. »). Créez un rôle, ajoutez-y les mêmes personnes, puis accordez-lui le droit.
Que devient l'ancienne suppression réservée à certains groupes ?
Les réglages qui limitaient une action à certains groupes — suppression de contrats, création de graphiques KPI, visibilité d'une catégorie de tâches — sont devenus des droits de cet écran, accordés à des rôles. Les organisations existantes ont été converties : leurs anciens groupes ont donné un périmètre et un rôle, et les droits déjà accordés ont été reportés sur les rôles.
Un administrateur de l'organisation a-t-il tous les droits ?
Pas tous. La plupart des droits lui sont toujours acquis, ce que la ligne indique par « Admins de l'organisation toujours autorisés ». Les autres — par exemple « Valider les actions des automatisations » et les droits du module KPI — ne lui sont pas acquis d'office : quand le droit est restreint à des rôles, il doit en être membre comme n'importe quel utilisateur.
Le changement est-il immédiat pour les utilisateurs ?
Il prend effet à l'enregistrement. L'utilisateur voit le changement au chargement suivant de sa page.