Configurer une langue de relecture

À quoi ça sert

Un contrat rédigé dans une langue peut devoir être relu dans une autre : le client signe la version officielle en français, mais souhaite en comprendre le contenu en anglais, ou l'inverse.

La langue de relecture répond à ce besoin. Vous désignez un second modèle, rédigé dans l'autre langue, et vous dites quel champ du modèle officiel alimente chaque champ du modèle de relecture. Les utilisateurs peuvent alors télécharger, depuis n'importe quel contrat, une version de relecture remplie avec les mêmes valeurs.

« Permet de générer un document de relecture depuis un autre modèle (dans une autre langue), rempli avec les mêmes valeurs. »

Le document de relecture n'est pas le contrat : il n'est pas signé, ne remplace rien et sert uniquement à la compréhension.

Concepts clés

• Modèle officiel — le modèle sur lequel vous configurez la relecture. C'est lui qui produit le contrat signé.
• Modèle de relecture — un autre modèle du même espace, actif, dont le document sert à produire la version de relecture. Il est configuré comme n'importe quel autre modèle et peut d'ailleurs être utilisé pour créer des contrats.
• Correspondance des champs — la table qui dit, pour chaque champ du modèle de relecture, quel champ du modèle officiel l'alimente.
• Champ « Auto » — un champ du modèle de relecture alimenté par une source de données (CRM ou catalogue). Il n'apparaît pas dans la table de correspondance : sa valeur est recalculée avec sa propre configuration, ce qui permet d'imprimer par exemple la description du produit dans son autre formulation.

Comment faire

Préparer le modèle de relecture

1. Créez un modèle à part, avec le document Word rédigé dans l'autre langue.
2. Configurez ses champs comme ceux de n'importe quel modèle.
3. Activez-le.

Un modèle en brouillon ou archivé ne peut pas servir de modèle de relecture.

Activer la langue de relecture

1. Ouvrez le modèle officiel, puis la section « Langue de relecture ».
2. Activez « Ce modèle a une langue de relecture ».
3. Choisissez le « Modèle de relecture » dans la liste.
4. Enregistrez.

Si aucun autre modèle actif n'existe : « Aucun autre modèle actif disponible ».

Faire correspondre les champs

1. Une fois le modèle de relecture choisi, la table « Correspondance des champs » apparaît : « Choisissez quel champ du modèle officiel alimente chaque champ du modèle de relecture. »
2. Pour chaque ligne, la colonne de gauche est le « Champ de la relecture ».
3. Dans la colonne « Champ source (officiel) », choisissez le champ qui l'alimente, ou « — (laisser vide) ».
4. Enregistrez.

Les champs alimentés par une source affichent « Auto — catalogue (config de relecture) » ou « Auto — CRM (config de relecture) » et n'offrent pas de choix.

Si le modèle de relecture ne contient aucun champ : « Le modèle de relecture ne contient aucun champ. »

Télécharger la version de relecture d'un contrat

1. Ouvrez le contrat.
2. Dans le menu des actions, choisissez « Télécharger la version de relecture ».

L'action n'apparaît que sur les contrats issus d'un modèle ayant une langue de relecture configurée. En cas d'échec : « Erreur lors de la génération de la version de relecture ».

Changer de modèle de relecture

1. Dans la section « Langue de relecture », choisissez un autre modèle.
2. Refaites la correspondance des champs : elle est remise à zéro.
3. Enregistrez.

Désactiver la langue de relecture

1. Coupez « Ce modèle a une langue de relecture ».
2. Enregistrez.

Le modèle de relecture et la correspondance sont oubliés. L'action de téléchargement disparaît des contrats créés ensuite.

Référence

Règles de correspondance

Les deux modèles n'ont donc pas besoin d'employer les mêmes noms de variables. Tant que vous ne réglez rien, les noms identiques se correspondent d'eux-mêmes.

Conditions sur le modèle de relecture

Ces situations sont signalées par l'alerte « Modèle de relecture indisponible » et bloquent l'enregistrement du modèle entier, quelle que soit la section que vous étiez en train de modifier : la mention « Le modèle de relecture est invalide » apparaît alors près du bouton « Enregistrer », et Deltia vous ramène sur cette section. Un modèle devenu inactif reste listé dans le sélecteur, suivi de son statut, afin que vous voyiez ce qui est encore référencé.

Le contrôle est également appliqué à l'enregistrement : si le modèle de relecture est archivé entre le moment où vous l'avez choisi et celui où vous enregistrez, l'erreur « Le modèle de relecture sélectionné est invalide. Il doit exister, être actif et différent du modèle courant. » s'affiche.

Limites connues

• Les dates du document de relecture sont formatées à la française, comme celles du document officiel.
• Un champ lié au catalogue en cardinalité « Multiple » ne retrouve ses produits que si son nom de variable est identique dans les deux modèles. Avec un nom différent, il est imprimé vide.
• Le contenu du catalogue lui-même n'est pas traduit : le nom et la description d'un produit sortent tels qu'ils sont saisis.

Questions fréquentes

Le document de relecture est-il signé ?

Non. C'est un document de compréhension : il n'entre pas dans la signature électronique, ne remplace pas le contrat et n'est pas conservé comme pièce du contrat.

Puis-je configurer plusieurs langues de relecture ?

Non. Un modèle désigne un seul modèle de relecture.

Le modèle de relecture peut-il servir aussi à créer des contrats ?

Oui. C'est un modèle actif comme un autre : il apparaît dans la liste des modèles proposés à la création. Rien n'oblige à le réserver à la relecture.

Que se passe-t-il si je modifie le document du modèle de relecture ?

Les téléchargements suivants utilisent le nouveau document : le contenu du modèle de relecture est lu au moment de la génération, contrairement au document officiel qui est figé sur chaque contrat.

Faut-il refaire la correspondance après un remplacement du document Word ?

Vérifiez-la. Lorsqu'un champ officiel disparaît, l'entrée correspondante est laissée vide plutôt que supprimée, afin de ne pas se remettre à suivre silencieusement un champ de même nom.