Joindre des documents au contrat
Déposer des fichiers, les classer par type, les reprendre depuis une fiche CRM ou les y envoyer
À quoi ça sert
Un contrat s'accompagne presque toujours de pièces : une carte grise, une pièce d'identité, une attestation d'assurance. La section « Pièces jointes » du contrat est l'endroit où ces documents sont déposés, classés et consultés.
Le modèle du contrat peut définir des types de pièces jointes : la section affiche alors une zone de dépôt par type, avec le nombre de documents attendus. Tant qu'un type obligatoire n'est pas satisfait, le contrat ne peut pas être signé.
Un document peut aussi ne pas appartenir au contrat : s'il vit déjà sur une fiche du CRM, le contrat le référence au lieu d'en garder une copie indépendante.
Concepts clés
- Type de pièce jointe — la catégorie sous laquelle un document est classé (« Carte grise », « Pièce d'identité »). Elle est définie sur le modèle du contrat. Voir Types de pièces jointes demandées.
- Requis — un type qui impose un nombre minimum de documents. Le compteur
affiche
0/1,1/2… et le badge « Requis » apparaît à côté de son nom. - Autres pièces — le groupe qui reçoit les documents déposés hors de tout type, et ceux dont le type n'est plus demandé.
- Pièce jointe issue du CRM — un document qui reste stocké sur une fiche du CRM. Le contrat n'en détient qu'une référence, signalée par le badge « Depuis la fiche CRM ».
- Document de signature — les preuves de signature (contrat scanné, attestation). Ils vivent dans une section distincte, « Documents de signature ». Voir Signer un contrat à la main.
Comment faire
Déposer un fichier
- Dans le menu, ouvrez « Contrats » puis le contrat concerné.
- Descendez jusqu'à « Pièces jointes ».
- Repérez la zone de dépôt du type voulu, ou celle de « Autres pièces » si le document n'entre dans aucun type.
- Glissez le fichier dans la zone, ou cliquez dessus pour le choisir sur votre poste. Plusieurs fichiers peuvent être déposés d'un coup.
Le message « Fichier ajouté » (ou « {count} fichiers ajoutés ») confirme le dépôt, et la ligne apparaît dans le groupe.
Le dépôt n'est possible que sur un contrat en brouillon. Une fois le contrat envoyé en signature ou signé, les zones de dépôt disparaissent et les documents restent consultables en lecture seule.
Télécharger ou supprimer une pièce jointe
- Ouvrez le contrat et descendez à « Pièces jointes ».
- Sur la ligne du document, cliquez sur l'icône de téléchargement pour l'ouvrir dans un nouvel onglet.
- Pour le retirer, cliquez sur l'icône de corbeille.
« Pièce jointe supprimée » confirme le retrait. La suppression n'est proposée que sur un contrat en brouillon.
Reprendre un fichier déjà présent sur la fiche CRM
Cette action n'apparaît que sur un type de pièce jointe relié à un champ fichier d'une fiche CRM, et seulement une fois cette fiche rattachée au contrat. Sinon le message « Liez d'abord la fiche CRM pour utiliser cette source » s'affiche sous le type.
- Ouvrez le contrat et descendez à « Pièces jointes ».
- Sous le type concerné, cliquez sur « Choisir depuis la fiche CRM ».
- La fenêtre « Fichiers de la fiche CRM » liste les fichiers du champ visé qui ne sont pas déjà rattachés. Cliquez sur celui que vous voulez.
Le document est rattaché avec le badge « Depuis la fiche CRM » suivi du nom de la fiche. Si le champ ne contient aucun fichier utilisable, la fenêtre affiche « Aucun fichier trouvé sur cette fiche ».
Envoyer un fichier vers la fiche CRM
- Sous le type concerné, cliquez sur « Uploader vers la fiche CRM ».
- Choisissez le fichier sur votre poste.
Le fichier est ajouté au champ de la fiche CRM et rattaché au contrat comme référence. Vous n'avez pas à désigner le champ : il est déduit du type de pièce jointe. Voir Fiches.
Reprendre la version la plus récente d'un fichier CRM
Quand le contrat a figé un fichier et que la fiche CRM en contient un autre depuis, la mention « La fiche CRM contient un fichier plus récent » apparaît sur la ligne.
- Sur la ligne concernée, cliquez sur « Rafraîchir ».
« Document repris depuis la fiche CRM » confirme la mise à jour et la ligne affiche le nouveau nom de fichier. L'action n'existe que sur un contrat en brouillon, et pas sur un document que le contrat suit déjà automatiquement.
Détacher une pièce jointe issue du CRM
- Sur la ligne portant le badge « Depuis la fiche CRM », cliquez sur l'icône « Détacher ».
L'infobulle rappelle l'effet exact : « Retire la référence sans supprimer le fichier de la fiche CRM ». La ligne disparaît du contrat et ne revient pas au prochain enregistrement ; le fichier reste intact sur la fiche.
Référence
Fichiers acceptés
| Règle | Valeur |
|---|---|
| Taille maximale | 10 Mo par fichier |
| Formats | .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .jpg, .jpeg, .png, .gif, .webp |
| Dépôt multiple | Oui, les fichiers sont envoyés l'un après l'autre |
Indication affichée sous chaque zone de dépôt : « Glissez des fichiers ici ou cliquez pour sélectionner », « PDF, Word, Excel, images (max 10 Mo) ».
Ce que le statut du contrat autorise
| Action | Brouillon | En attente de signature, Signé, Renouvelé | Archivé, Supprimé |
|---|---|---|---|
| Déposer, supprimer, détacher | Oui | Non | Non |
| Rafraîchir depuis la fiche CRM | Oui | Non | Non |
| Renseigner une date d'expiration | Oui | Oui | Non |
| Déposer une nouvelle version | Oui | Oui | Non |
Les deux dernières lignes sont détaillées dans Documents à échéance et relances.
Messages d'erreur
| Message | Cause |
|---|---|
| « Le fichier "{name}" dépasse la taille maximale de 10 Mo » | Fichier trop lourd |
| « Le type de fichier "{name}" n'est pas autorisé » | Format hors de la liste ci-dessus |
| « Erreur lors de l'upload de "{name}" » | Le transfert du fichier a échoué |
| « Erreur lors de l'ajout de "{name}" » | Le fichier est transféré mais le contrat l'a refusé |
| « Erreur lors de la suppression » | Le retrait a échoué |
| « Conflit de version. Le contrat a été modifié. Rechargez la page. » | Quelqu'un a modifié le contrat entre-temps |
| « Ce fichier CRM est déjà attaché sous ce type de pièce jointe » | Le même fichier est déjà rattaché à ce type |
| « Ce fichier n'est plus disponible sur la fiche CRM, ou vous n'y avez pas accès » | Le fichier a disparu du champ, ou le champ vous est masqué |
| « Cette pièce jointe ne provient pas d'une fiche CRM : il n'y a rien à rafraîchir. » | Rafraîchissement demandé sur un fichier déposé directement |
| « Ce document suit déjà la fiche CRM : une nouvelle version déposée dans le CRM arrive automatiquement sur le contrat. » | Rafraîchissement demandé sur un document déjà suivi |
| « Impossible de reprendre le document depuis la fiche CRM » | Le rafraîchissement a échoué |
Mentions affichées sur une ligne
| Mention | Signification |
|---|---|
| « Depuis la fiche CRM » | Le document vit sur une fiche CRM ; le nom de la fiche suit le badge |
| « Fichier introuvable sur la fiche CRM » | Le fichier suivi a disparu du champ ; le téléchargement est désactivé |
| « La fiche CRM contient un fichier plus récent » | La copie figée sur le contrat n'est plus celle du CRM |
| « Requis » | Le type impose un nombre minimum de documents |
| « {count} sans date » | Des documents de ce type expirent sans date renseignée |
| « Autres pièces » | Groupe des documents hors type |
| « Type sans nom » | Le type existe mais n'a pas reçu de libellé |
Blocage de la signature
Quand un type obligatoire n'est pas satisfait, un message rouge s'affiche au-dessus de la section : « Des pièces jointes obligatoires sont manquantes. Ajoutez-les pour valider le contrat. » Le bouton de signature disparaît et l'entrée du menu « Actions » reste inactive, avec l'infobulle « Complétez les pièces jointes obligatoires et leurs dates d'expiration pour signer ».
Contrôle IA du document
Si le type de pièce jointe décrit ce qui est attendu, un indicateur apparaît à côté du nom du fichier, sur la ligne. Survolez-le pour lire le verdict : « Contrôle IA en cours », « Contrôle IA : rien à signaler », « Contrôle IA : à vérifier », « Contrôle IA : ne semble pas correspondre », « Contrôle IA : non analysable » ou « Validé manuellement ». L'infobulle précise ce qui a été relevé (par exemple « Ne correspond pas au type de document attendu ») et rappelle qu'il s'agit d'une « Analyse automatisée, à titre indicatif ». Deux boutons y sont attachés : relancer le contrôle, et valider le document malgré le verdict.
Voir Contrôle IA des documents.
Questions fréquentes
Puis-je ajouter une pièce jointe après la signature ?
Non. Les zones de dépôt disparaissent dès que le contrat quitte le brouillon. En revanche, un document soumis à expiration peut recevoir une nouvelle version, y compris sur un contrat signé — voir Documents à échéance et relances.
Détacher un document du contrat le supprime-t-il du CRM ?
Non. « Détacher » retire seulement la référence portée par le contrat. Le fichier reste sur la fiche CRM, et le contrat ne le récupère pas au prochain enregistrement.
Pourquoi certaines pièces jointes se mettent-elles à jour toutes seules ?
Quand le champ CRM d'origine suit lui-même ses versions, le contrat affiche toujours le fichier courant de la fiche : c'est le CRM qui pilote le renouvellement. Sinon le contrat garde le fichier tel qu'il était au rattachement, et c'est « Rafraîchir » qui le remet à jour.
Puis-je déposer un fichier de plus de 10 Mo ?
Non. Compressez-le, ou déposez-le en plusieurs pièces.