Joindre des documents au contrat

À quoi ça sert

Un contrat s'accompagne presque toujours de pièces : une carte grise, une pièce d'identité, une attestation d'assurance. La section « Pièces jointes » du contrat est l'endroit où ces documents sont déposés, classés et consultés.

Le modèle du contrat peut définir des types de pièces jointes : la section se présente alors comme une liste de contrôle, une ligne par type, qui dit en une phrase où en est chaque pièce. Au-dessus, un résumé indique « Pièces requises : {ok}/{total} » et, s'il y en a, « {count} à traiter ». Tant qu'un type obligatoire n'est pas satisfait, le contrat ne peut pas être signé.

La section reste utile après la signature : sur un contrat signé, chaque catégorie garde sa zone de dépôt, pour ajouter un document ou remplacer une pièce périmée (voir « Déposer un fichier sur un contrat envoyé en signature ou signé » plus bas).

Un document peut aussi ne pas appartenir au contrat : s'il vit déjà sur une fiche du CRM, le contrat le référence au lieu d'en garder une copie indépendante.

Concepts clés

• Type de pièce jointe — la catégorie sous laquelle un document est classé (« Carte grise », « Pièce d'identité »). Elle est définie sur le modèle du contrat. Voir Types de pièces jointes demandées.
• Requis — un type qui impose un nombre minimum de documents. Quand il en manque, la ligne du type affiche « Manquante », ou « {have}/{need} fournies » si plusieurs documents sont attendus.
• Ligne d'un type — la ligne de la liste qui porte le nom du type, son état (voir « États d'une ligne » en référence) et un bouton « Ajouter ». Cliquez sur la ligne pour la déplier : elle montre les documents du type et une zone de dépôt. Les lignes qui demandent une action (pièce manquante, date à saisir, dépôt du client à valider) s'ouvrent seules ; sur un brouillon, celles qui contiennent des documents aussi.
• Autres pièces — le groupe qui reçoit les documents déposés hors de tout type, et ceux dont le type n'est plus demandé.
• Pièce jointe issue du CRM — un document qui reste stocké sur une fiche du CRM. Le contrat n'en détient qu'une référence, signalée par le badge « Depuis la fiche CRM ».
• Pièce signée — une pièce « À signer » dont le PDF a été signé avec le contrat. Elle affiche son fichier signé, le badge « Signé le {date} » et le lien « Version avant signature ». Son fichier ne peut plus être remplacé : un nouveau fichier déposé dans la catégorie s'ajoute à côté. Voir Faire signer une pièce jointe.
• Doublon — un fichier identique à une pièce déjà présente dans la même catégorie. Voir « Pièces en double » en référence.
• Document de signature — les preuves de signature (contrat scanné, attestation). Ils vivent dans une section distincte, « Documents de signature ». Voir Signer un contrat à la main.

Comment faire

Déposer un fichier

1. Dans le menu, ouvrez « Contrats » puis le contrat concerné.
2. Descendez jusqu'à « Pièces jointes ».
3. Repérez la ligne du type voulu, ou celle de « Autres pièces » si le document n'entre dans aucun type.
4. Cliquez sur « Ajouter » pour choisir le fichier sur votre poste, ou glissez-le n'importe où sur la ligne (« Déposer le fichier ici » s'affiche). Une fois la ligne dépliée, la zone « Glissez un fichier ici ou cliquez pour le choisir » fait de même. Plusieurs fichiers peuvent être déposés d'un coup sur un brouillon.

Le message « Fichier ajouté » (ou « {count} fichiers ajoutés ») confirme le dépôt, et la ligne apparaît dans le groupe.

Tant que le contrat n'est pas enregistré (écran de création), la section ne propose aucune zone : elle liste les pièces attendues et indique « Les pièces s'ajoutent une fois le contrat enregistré en brouillon. Pièces attendues : ». Voir Créer un contrat.

Sur un brouillon, le groupe « Autres pièces » et chaque catégorie acceptent plusieurs fichiers d'un coup. Une fois le contrat envoyé en signature ou signé, « Autres pièces » et chaque catégorie gardent une zone de dépôt ; celle des catégories suit les règles de la section suivante.

Déposer un fichier sur un contrat envoyé en signature ou signé

Cette action concerne tout contrat qui n'est ni en brouillon, ni archivé, ni supprimé. Le statut du contrat ne change pas.

1. Ouvrez le contrat, onglet « Détails », et descendez à « Pièces jointes ».
2. Glissez le fichier dans la zone de la catégorie voulue, ou cliquez dessus. Un seul fichier à la fois est accepté ; sinon « Un seul fichier à la fois sur un contrat hors brouillon » s'affiche.
3. Selon ce que la catégorie contient déjà :
   • aucune pièce remplaçable (catégorie vide, ou uniquement des pièces signées) : le fichier est ajouté comme nouvelle pièce ;
   • une seule pièce remplaçable : le panneau de remplacement de cette pièce s'ouvre ;
   • plusieurs pièces remplaçables : la fenêtre « Quelle pièce remplacer ? » propose chaque pièce et l'option « Ajouter comme nouvelle pièce ».
4. Si la catégorie expire, indiquez une « Date d'expiration » ou cochez la forme définitive. Une catégorie sans expiration n'a pas de date à saisir.
5. Cliquez sur « Enregistrer ».

Pour un ajout dans une catégorie qui expire, le panneau s'intitule « Ajouter {nom du fichier} ». Pour un remplacement, il s'intitule « Renouveler — {nom} » (catégorie qui expire) ou « Remplacer — {nom} » (catégorie sans expiration). Le bouton « Renouveler » ou « Remplacer » de la ligne ouvre le même panneau.

Dans le cas d'un remplacement, la version précédente reste consultable dans l'historique de la ligne (« 1 version précédente », « déposée le {date} »), et le dépôt est inscrit dans l'historique sous « Pièce déposée après signature ». Si le client avait déposé une version qui attend votre validation, le panneau prévient : « Un dépôt du client attend validation : il sera archivé si vous enregistrez ce remplacement. »

Une pièce « À signer » n'a pas de bouton de remplacement hors brouillon : elle porte la mention « Pièce signée : son fichier ne peut plus être remplacé. Passez par une nouvelle signature ou un avenant. » Un fichier déposé dans sa catégorie s'ajoute à côté d'elle.

Pour ajouter un document sans catégorie à un tel contrat, glissez-le dans la zone de « Autres pièces ». Plusieurs fichiers peuvent être déposés d'un coup. Ils sont toujours ajoutés comme nouvelles pièces : sans date d'expiration, et sans remplacement possible par une nouvelle version.

Trouver les actions d'une ligne de pièce

Sur la fiche du contrat, les actions d'une pièce jointe (catégorie ou document signé) sont réunies dans le menu ⋮ de sa ligne, « Actions sur {nom} ». Selon la pièce et l'état du contrat, il propose : « Télécharger », la version avant signature, « Relancer », « Renouveler » ou « Remplacer », « Rafraîchir depuis le CRM », « Définir la date de validité » (le calendrier s'ouvre dans la ligne), la case « Ce document est définitif », les actions du contrôle IA, « Classer dans… » pour un document signé d'un contrat créé déjà signé (voir Enregistrer un contrat déjà signé), puis « Supprimer » ou « Détacher » en rouge. Restent dans la ligne : la mention « Expire le … », la pastille du contrôle IA, la zone de dépôt, « Retirer le doublon » et le bloc de signature.

Télécharger ou supprimer une pièce jointe

1. Ouvrez le contrat et descendez à « Pièces jointes ».
2. Dépliez la ligne du type. Sur la ligne du document, ouvrez le menu ⋮ (« Actions sur {nom} ») et cliquez sur « Télécharger » pour l'ouvrir dans un nouvel onglet. Une ligne dont le téléchargement est la seule action garde un bouton de téléchargement simple (« Télécharger {nom} »).
3. Pour le retirer, ouvrez le même menu et cliquez sur « Supprimer », en rouge, en dernier.

« Pièce jointe supprimée » confirme le retrait. La suppression n'est proposée que sur un contrat en brouillon.

Reprendre un fichier déjà présent sur la fiche CRM

Cette action n'apparaît que sur un type de pièce jointe relié à un champ fichier d'une fiche CRM, et seulement une fois cette fiche rattachée au contrat. Sinon le message « Liez d'abord la fiche CRM pour utiliser cette source » s'affiche sous le type.

1. Ouvrez le contrat et descendez à « Pièces jointes ».
2. Sous le type concerné, cliquez sur « Choisir depuis la fiche CRM ».
3. La fenêtre « Fichiers de la fiche CRM » liste les fichiers du champ visé qui ne sont pas déjà rattachés. Cliquez sur celui que vous voulez.

Le document est rattaché avec le badge « Depuis la fiche CRM » suivi du nom de la fiche. Si le champ ne contient aucun fichier utilisable, la fenêtre affiche « Aucun fichier trouvé sur cette fiche ».

Envoyer un fichier vers la fiche CRM

1. Sous le type concerné, cliquez sur « Déposer sur la fiche CRM ».
2. Choisissez le fichier sur votre poste.

Le fichier est ajouté au champ de la fiche CRM et rattaché au contrat comme référence. Vous n'avez pas à désigner le champ : il est déduit du type de pièce jointe. Voir Fiches.

Reprendre la version la plus récente d'un fichier CRM

Quand le contrat a figé un fichier et que la fiche CRM en contient un autre depuis, la mention « La fiche CRM contient un fichier plus récent » apparaît sur la ligne.

1. Sur la ligne concernée, ouvrez le menu ⋮ et cliquez sur « Rafraîchir depuis le CRM ».

« Document repris depuis la fiche CRM » confirme la mise à jour et la ligne affiche le nouveau nom de fichier. L'action n'existe que sur un contrat en brouillon, et pas sur un document que le contrat suit déjà automatiquement.

Voir le fichier signé d'une pièce

Sur un contrat « Signé » dont la signature électronique a produit un PDF par pièce, chaque pièce signée reste dans sa catégorie.

1. Ouvrez le contrat, onglet « Détails ».
2. Sur la ligne de la pièce, repérez le badge « Signé le {date} ».
3. Cliquez sur le nom du fichier ou sur l'icône de téléchargement : c'est le PDF signé. Cliquez sur « Version avant signature » pour ouvrir le fichier d'origine.

Le bloc « Contrat signé » regroupe, au-dessus des pièces, le document du contrat, le « Dossier de preuve » et « Tout télécharger » (archive ZIP de l'ensemble). Un contrat signé à la main, ou signé avant l'existence des PDF par pièce, garde l'affichage d'origine : une liste unique et l'archive. Voir Télécharger les documents du contrat.

Ne plus exiger une pièce obligatoire sur un contrat

Cette action lève l'exigence d'un type pour ce contrat seulement : le modèle n'est pas modifié. Elle sert, par exemple, à un contrat de flotte sans conducteur désigné, pour lequel il n'y a pas de permis à joindre. Elle n'existe que sur un brouillon.

1. Ouvrez le contrat en brouillon et descendez à « Pièces jointes ».
2. Sur le type obligatoire, cliquez sur « Non requise pour ce contrat ».
3. Dans la fenêtre « Ne plus exiger « {type} » pour ce contrat », saisissez si vous le souhaitez un « Motif (optionnel) », puis cliquez sur « Ne plus exiger ».

La ligne du type indique « Non requise pour ce contrat » ; le motif s'affiche au survol. Le contrat peut être signé sans ce type. Pour revenir en arrière, cliquez sur « Rétablir » à côté du type, tant que le contrat est en brouillon. Les deux actions sont inscrites dans l'historique : « Pièce obligatoire levée pour ce contrat » et « Pièce obligatoire rétablie ».

Retirer un doublon

Cette action n'existe que sur un brouillon.

1. Sur la ligne portant le badge « Doublon », cliquez sur « Retirer le doublon ».

La copie disparaît, la pièce d'origine reste. Quand les deux pièces sont identiques, l'application garde la référence issue du CRM, sinon la plus ancienne.

Détacher une pièce jointe issue du CRM

1. Sur la ligne portant le badge « Depuis la fiche CRM », ouvrez le menu ⋮ et cliquez sur « Détacher », en rouge.

L'infobulle rappelle l'effet exact : « Retire la référence sans supprimer le fichier de la fiche CRM ». La ligne disparaît du contrat et ne revient pas au prochain enregistrement ; le fichier reste intact sur la fiche.

Référence

Fichiers acceptés

Indication affichée sous chaque zone de dépôt : « Glissez des fichiers ici ou cliquez pour sélectionner », « PDF, Word, Excel, images (max 10 Mo) ».

Ce que le statut du contrat autorise

Les lignes sur la date d'expiration et la nouvelle version sont détaillées dans Documents à échéance et relances.

Pièces en double

Un fichier identique à une pièce déjà présente est refusé : « Ce fichier est déjà présent sur le contrat ». Le refus joue dans la même catégorie, ou pour un fichier sans catégorie qui copie une pièce déjà classée. Le même document dans deux catégories différentes reste accepté. La règle vaut pour le dépôt manuel, la reprise automatique depuis une fiche CRM et l'assistant IA. L'enregistrement du formulaire d'un brouillon ne refuse rien : il signale le doublon par le badge « Doublon ». Les contrats existants ne sont pas contrôlés rétroactivement, et la création d'un contrat déjà signé ne cherche pas les doublons.

Messages d'erreur

États d'une ligne de type

Les mentions dont la ligne a besoin d'une action sont comptées dans le résumé « {count} à traiter ». Voir Documents à échéance et relances.

Mentions affichées sur une ligne

Pièce obligatoire levée

Blocage de la signature

Quand un type obligatoire n'est pas satisfait, un message rouge s'affiche au-dessus de la section : « Des pièces jointes obligatoires sont manquantes. Ajoutez-les pour valider le contrat. » Le bouton de signature disparaît et l'entrée du menu « Actions » reste inactive, avec l'infobulle « Complétez les pièces jointes obligatoires et leurs dates d'expiration pour signer ».

Contrôle IA du document

Si le type de pièce jointe décrit ce qui est attendu, un indicateur apparaît à côté du nom du fichier, sur la ligne. Survolez-le pour lire le verdict : « Contrôle IA en cours », « Contrôle IA : rien à signaler », « Contrôle IA : à vérifier », « Contrôle IA : ne semble pas correspondre », « Contrôle IA : non analysable » ou « Validé manuellement ». L'infobulle précise ce qui a été relevé (par exemple « Ne correspond pas au type de document attendu ») et rappelle qu'il s'agit d'une « Analyse automatisée, à titre indicatif ». Deux boutons y sont attachés : relancer le contrôle, et valider le document malgré le verdict.

Voir Contrôle IA des documents.

Questions fréquentes

Puis-je ouvrir un PDF ou une image sans le télécharger ?

Oui. Un clic sur le nom d'un PDF (pièce, pièce signée, document du dossier) l'ouvre dans une fenêtre d'aperçu, avec les icônes imprimer, télécharger et ouvrir dans un onglet. Un clic sur une image (JPEG, PNG, GIF, WebP…) l'ouvre dans la visionneuse d'images de l'application ; une photo HEIC d'iPhone est convertie en JPEG à l'ouverture. Un fichier d'un autre format (Word, Excel), un clic avec Ctrl ou Cmd et, pour un PDF, le téléphone ouvrent le fichier dans un nouvel onglet.

Puis-je ajouter une pièce jointe après la signature ?

Oui, dans une catégorie du modèle ou dans « Autres pièces » : chaque zone de dépôt reste ouverte tant que le contrat n'est ni archivé ni supprimé. Le fichier signé d'une pièce, lui, ne se remplace pas : un nouveau fichier s'ajoute à côté. Pour faire signer le nouveau document, voir Faire resigner un document. Un document soumis à expiration reçoit aussi des nouvelles versions — voir Documents à échéance et relances.

Détacher un document du contrat le supprime-t-il du CRM ?

Non. « Détacher » retire seulement la référence portée par le contrat. Le fichier reste sur la fiche CRM, et le contrat ne le récupère pas au prochain enregistrement.

Pourquoi certaines pièces jointes se mettent-elles à jour toutes seules ?

Quand le champ CRM d'origine suit lui-même ses versions, le contrat affiche toujours le fichier courant de la fiche : c'est le CRM qui pilote le renouvellement. Sinon le contrat garde le fichier tel qu'il était au rattachement, et c'est « Rafraîchir depuis le CRM » qui le remet à jour.

Puis-je déposer un fichier de plus de 10 Mo ?

Non. Compressez-le, ou déposez-le en plusieurs pièces.