Lier un champ au CRM ou au catalogue

À quoi ça sert

Plutôt que de faire ressaisir le nom du client, son adresse ou le prix d'un produit, vous pouvez lier un champ du modèle à une fiche CRM ou à un produit du catalogue. À la création du contrat, l'utilisateur choisit la fiche ou le produit, et tous les champs liés se remplissent seuls.

Le réglage se fait champ par champ, dans la section « Champs » du modèle, sous « Source de données ».

Trois usages se règlent au même endroit : alimenter un champ classique, alimenter un signataire de signature électronique, et calculer un total à partir des produits sélectionnés.

Concepts clés

• Source de données — le sélecteur qui décide d'où vient la valeur : « Aucune », « Lier au CRM » ou « Lier au catalogue ».
• Entité — le type de fiche CRM visé (clients, véhicules, contacts…). Un champ lié au CRM vise une entité et un ou plusieurs de ses champs.
• Champ de liaison — un champ CRM qui pointe vers une autre fiche. L'arbre des champs le présente comme un groupe dépliable, marqué d'une flèche suivie du nom de l'entité visée : vous pouvez donc atteindre le champ d'une fiche liée.
• Tableau de propriétés — un champ CRM contenant plusieurs lignes. Vous pouvez en prendre une colonne précise, ou « Tout le tableau (ligne choisie à la saisie) ».
• Template — le gabarit qui assemble plusieurs champs en une seule valeur, par exemple {rue}, {cp} {ville}. Proposé dès que deux champs ou plus sont cochés.
• Filtre des cibles — des conditions qui restreignent la liste proposée à l'utilisateur au moment où il remplit le contrat.
• Cardinalité — pour le catalogue : « Unique » (un seul produit alimente le champ) ou « Multiple » (plusieurs produits, valeurs agrégées).
• Catégorie de produit — obligatoire sur un champ lié au catalogue. Elle restreint le sélecteur et débloque les champs personnalisés de la catégorie.

Comment faire

Lier un champ à une fiche CRM

1. Ouvrez le modèle, section « Champs », et sélectionnez le champ.
2. Dans « Source de données », choisissez « Lier au CRM ».
3. Choisissez l'« Entité » dans « Sélectionner une entité... ».
4. Dans « Champ(s) », cochez le ou les champs à reprendre. Utilisez « Rechercher un champ… » et dépliez les groupes pour atteindre les champs d'une fiche liée.
5. Si vous avez coché plusieurs champs, renseignez le « Template » pour décider de leur assemblage. Les jetons disponibles sont listés au-dessus du champ de saisie.
6. Enregistrez.

Sans template, les valeurs sont concaténées et séparées par une espace.

Restreindre les fiches proposées

1. Sur un champ lié au CRM, dépliez « Filtre des cibles ».
2. Composez vos conditions.
3. Enregistrez.

« Restreint la liste des enregistrements proposés lors du remplissage du contrat. » Le filtre s'ajoute à ce que l'application applique déjà : la recherche saisie et le groupe de l'utilisateur.

Tester le rendu d'un champ lié au CRM

1. Sur un champ lié au CRM, descendez au bloc « Aperçu ».
2. Cliquez sur « Choisir un enregistrement… » et sélectionnez une fiche réelle.

La valeur produite s'affiche derrière « Aperçu : ». « Exemple interactif : testez le rendu de ce champ avec un enregistrement réel. Rien n'est enregistré. »

Deux messages peuvent apparaître : « Valeurs vides pour cet enregistrement : … » lorsque la fiche ne renseigne pas un des champs cochés, et « Champs non accessibles pour votre profil : … » lorsque votre profil n'a pas accès à certains d'entre eux.

Prendre une colonne d'un tableau de propriétés

1. Dépliez le champ marqué « (Tableau de propriétés) » dans l'arbre.
2. Cochez soit une colonne précise, soit « Tout le tableau (ligne choisie à la saisie) ».
3. Si vous avez coché une colonne, renseignez « Colonne à afficher dans le sélecteur de ligne » : c'est ce que verra l'utilisateur pour identifier la ligne à choisir.
4. Enregistrez.

Pour remplir un tableau entier du document, utilisez plutôt une région répétée. Voir Configurer une région répétée.

Lier un champ au catalogue

1. Sélectionnez le champ, puis « Lier au catalogue » dans « Source de données ».
2. Choisissez la « Catégorie de produit ». Elle est obligatoire : « Sélectionnez une catégorie de produit. »
3. Dans « Champ(s) », cochez les attributs à reprendre parmi les « Champs standards » et les « Champs personnalisés » de la catégorie.
4. Si plusieurs attributs sont cochés, renseignez le « Template ».
5. Choisissez la « Cardinalité ».
6. Enregistrez.

Changer de catégorie retire ce qui n'est plus compatible et vous en informe : « N champ personnalisé désélectionné car incompatible avec la nouvelle catégorie », « N condition retirée du filtre car incompatible avec la nouvelle catégorie ».

Agréger plusieurs produits dans un même champ

1. Sur un champ lié au catalogue, réglez la « Cardinalité » sur « Multiple — plusieurs produits, valeurs agrégées ».
2. Choisissez le « Séparateur (entre chaque valeur produit) ».
3. Enregistrez.

L'utilisateur peut alors sélectionner plusieurs produits sur ce champ, et leurs valeurs sont imprimées les unes après les autres, séparées par ce que vous avez choisi.

Lier un champ Image au catalogue

1. Sélectionnez un champ de type « Image », puis « Lier au catalogue » dans « Source de données ».
2. Choisissez la « Catégorie de produit ».
3. Dans « Champ image du produit », choisissez le champ personnalisé de type Image de la catégorie. Sans champ Image sur la catégorie : « Aucun champ image sur cette catégorie. »
4. Réglez la « Cardinalité » sur « Unique » ou « Multiple » selon que le contrat sélectionne un seul produit ou plusieurs pour ce champ.
5. Enregistrez.

Contrairement aux autres types, un champ Image lié au catalogue ne propose ni « Template », ni « Séparateur » : les images des produits sélectionnés s'empilent telles quelles dans le document. Le CRM n'offre aucune source pour un champ Image : les fiches CRM ne portent pas ce type de champ.

Calculer un total à partir du catalogue

1. Sélectionnez le champ et choisissez le type « Total catalogue ».
2. Choisissez la « Base » : « Total HT », « Montant TVA » ou « Total TTC ».
3. Choisissez le « Format » : « Monétaire (1 350,00 €) » ou « Nombre brut (1350.00) ».
4. Sous « Produits agrégés », cochez les sources à additionner.
5. Enregistrez.

Un « Total catalogue » n'est jamais saisi : il est recalculé à partir des produits que l'utilisateur a sélectionnés sur le contrat. Un champ par valeur : pour imprimer le HT, la TVA et le TTC, créez trois champs.

Tant qu'aucune source n'est cochée : « Sélectionnez au moins une source à agréger. » Si le modèle n'offre rien à agréger : « Aucun champ lié au catalogue dans ce template. »

Alimenter un signataire depuis le CRM

1. Sélectionnez un champ de type « Signature (e-signature) » dont le « Signataire » est réglé sur « Signataire ».
2. Activez « Lier au CRM (signataire) ».
3. Choisissez l'« Entité ».
4. Renseignez « Champ prénom », « Champ nom » et « Champ email ».
5. Dépliez « Filtre des cibles » si vous voulez restreindre les signataires proposés.
6. Enregistrez.

« Restreint la liste des signataires proposés lors du remplissage du contrat. » Les trois champs sont nécessaires : tant que l'un manque, la liaison n'est pas enregistrée. Voir Activer la signature électronique sur un modèle.

Retirer une source de données

1. Sélectionnez le champ, puis « Aucune » dans « Source de données ».
2. Confirmez « Changer la source de données ? » : « La configuration actuelle sera supprimée. Cette action est irréversible. »
3. Enregistrez.

La même confirmation apparaît lorsque vous passez du CRM au catalogue ou l'inverse.

Référence

Sources disponibles par type de champ

Champs standards du catalogue

Ils sont proposés quelle que soit la catégorie : « Nom », « Référence », « Description », « Type », « Unité », « Prix de vente », « Prix d'achat », « TVA (%) », « Statut ».

Les « Champs personnalisés » viennent de la catégorie choisie. Sans catégorie : « Sélectionnez une catégorie pour voir ses champs personnalisés. » Si la catégorie n'en a aucun : « Aucun champ personnalisé pour cette catégorie. » Voir Champs personnalisés.

Jetons de ligne d'un champ catalogue

En plus des attributs du produit, le template accepte quatre jetons qui viennent de la ligne du contrat, pas de la fiche produit : « Les jetons colorés viennent de la ligne du contrat (quantité saisie et montants figés), pas de la fiche produit. »

Séparateurs d'un champ « Multiple »

« Retour à la ligne » (par défaut), « Virgule (, ) », « Point-virgule (; ) », « Barre verticale ( | ) », « Espace », « Tiret ( - ) ».

Sources agrégeables par un « Total catalogue »

Un montant repris d'un champ « Montant (€) » n'a pas de taux de TVA propre : il est ajouté tel quel à la base choisie.

Champs CRM non proposés

L'arbre des champs n'offre ni les champs de relation multiple, ni les champs invisibles ou techniques de l'entité. Les champs issus d'un service web sont proposés, regroupés sous le badge « (Web Service) ».

Questions fréquentes

Un champ peut-il être lié au CRM et au catalogue en même temps ?

Non, il faut choisir. Si un ancien modèle porte les deux, le message « Ce champ a hérité d'une configuration CRM ET catalogue. Sélectionnez explicitement une source pour nettoyer l'état. » vous demande de trancher.

La valeur reprise du CRM suit-elle la fiche si celle-ci change ensuite ?

Non : la valeur est figée sur le contrat au moment où elle y est reprise. Le contrat propose une action de rafraîchissement pour aller rechercher la valeur courante. Voir Champs depuis le CRM.

L'aperçu enregistre-t-il quelque chose ?

Non. « Rien n'est enregistré » : c'est un test, la fiche choisie n'est liée à rien.

Puis-je additionner un total et un montant saisi à la main ?

Oui : cochez le champ « Montant (€) » concerné dans « Champs Montant (€) », sous « Produits agrégés » du champ « Total catalogue ».

Pourquoi la catégorie de produit est-elle obligatoire ?

Elle restreint le sélecteur de l'utilisateur à une seule catégorie et c'est elle qui débloque les champs personnalisés de cette catégorie, aussi bien dans la liste des attributs que dans le filtre des cibles.