Créer un avenant
Amender un contrat signé avec un modèle d'avenant ou en déposant le PDF d'avenant de la compagnie
À quoi ça sert
Un contrat signé ne se modifie plus. Quand ses conditions changent en cours de route — un montant révisé, une prestation ajoutée, une astreinte — vous rédigez un avenant : un document distinct, qui a son propre texte, ses propres champs et sa propre signature, et qui reste rattaché au contrat qu'il modifie.
Un avenant est un contrat à part entière. Il se remplit, se télécharge, se signe manuellement ou électroniquement et porte ses pièces jointes exactement comme n'importe quel autre contrat. Ce qui lui est propre, c'est son rattachement au contrat d'origine et son numéro d'ordre.
Concepts clés
- Avenant — contrat qui modifie un contrat déjà signé. Il porte le nom du contrat suivi de « — Avenant n°1 », « — Avenant n°2 », etc.
- Modèle d'avenant — modèle de contrat rattaché à un modèle de contrat parent. Ce sont les seuls modèles proposés au moment de rédiger un avenant.
- Avenant déposé — avenant dont le PDF a été produit hors de l'application (par exemple par le logiciel de la compagnie) et déposé tel quel. Il n'a pas de modèle d'avenant : seul ce PDF part en signature.
- Contrat amendé — le contrat signé auquel l'avenant se rattache. Il n'est pas modifié par l'avenant : il conserve son statut « Signé » et son document.
Comment faire
Préparer un modèle d'avenant
- Dans le menu, ouvrez « Contrats » puis « Administration ».
- Ouvrez le modèle de contrat auquel les avenants doivent se rattacher.
- Dans la navigation de gauche, choisissez « Avenants ».
- Cliquez sur « Nouveau modèle d'avenant ».
- Renseignez le nom, éventuellement la description, et importez le fichier Word de l'avenant.
- Cliquez sur « Créer ».
Le modèle d'avenant s'ouvre sur sa propre page de configuration. Configurez ses champs, ses types de pièces jointes, sa signature électronique et, si besoin, sa langue de relecture, puis cliquez sur « Activer » : seul un modèle actif est proposé sur les contrats. La démarche est celle de n'importe quel modèle, décrite dans Créer et gérer un modèle de contrat.
Quand aucun modèle d'avenant n'existe encore, la section affiche « Aucun modèle d'avenant pour ce modèle de contrat. »
Un modèle d'avenant ne propose lui-même ni section « Renouvellement » ni section « Avenants » : un avenant ne se renouvelle pas et ne s'amende pas.
Créer un avenant sur un contrat
- Dans le menu, ouvrez « Contrats » puis cliquez sur un contrat au statut « Signé ».
- Faites défiler l'onglet « Détails » jusqu'à la section « Avenants ».
- Cliquez sur « Créer un avenant ».
- Si le modèle du contrat compte plusieurs modèles d'avenant actifs, choisissez celui à rédiger dans la liste qui s'ouvre.
Le message « Avenant créé » s'affiche et l'avenant s'ouvre par-dessus le contrat. Il est en « Brouillon », prêt à être complété.
Déposer un avenant PDF produit hors de l'application
Cette voie ne demande aucun modèle d'avenant : la zone de dépôt est visible même quand le modèle du contrat n'en a aucun.
- Ouvrez un contrat au statut « Signé », puis la section « Avenants » de l'onglet « Détails ».
- Glissez le PDF dans la zone « Déposer un avenant ».
« Avenant déposé — placez la signature » s'affiche. L'application crée en une fois un brouillon nommé « — Avenant n°N », y range le PDF en pièce jointe « à signer » (renommée d'après l'avenant, sans catégorie) et ouvre la fiche de l'avenant avec le placement de la signature déjà ouvert sur ce PDF. Le client est proposé comme signataire d'après le modèle du contrat d'origine.
Seul un PDF est accepté : tout autre fichier est refusé avec « Seul un PDF peut être déposé comme avenant (nom du fichier) » et aucun avenant n'est créé. Seul le PDF déposé part en signature, et seul le client signe par ce parcours. Si le contrat d'origine n'a pas de modèle (contrat créé déjà signé), le signataire est à saisir à la main. Voir Pièces jointes à signer.
Compléter et signer un avenant
- Depuis la section « Avenants », cliquez sur l'avenant à traiter.
- Renseignez ses champs, ajoutez ses pièces jointes, ajustez ses crédits.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
- Cliquez sur « Signer », puis choisissez « Signature manuelle » ou « Signature électronique ».
L'avenant suit ensuite le même parcours qu'un contrat : voir Signer un contrat à la main et Signer un contrat électroniquement.
Pour revenir au contrat sans enregistrer, utilisez la flèche de retour : si des modifications sont en cours, la fenêtre de confirmation vous propose de les abandonner et vous ramène sur le contrat amendé.
Retrouver les avenants d'un contrat
- Sur le contrat, la section « Avenants » liste ceux déjà rédigés avec leur nom, leur statut et leur date de création. Quand il n'y en a aucun, elle affiche « Aucun avenant sur ce contrat. »
- Dans la liste des contrats, chaque avenant apparaît sous le contrat qu'il amende, décalé vers la droite et bordé de pointillés.
Référence
Conditions pour créer un avenant
| Règle | Détail |
|---|---|
| Statut du contrat | « Signé » uniquement |
| Modèle d'avenant | Au moins un modèle d'avenant actif rattaché au modèle du contrat, sauf pour déposer un PDF |
| Sur un avenant | Impossible : la section « Avenants » n'apparaît pas sur un avenant |
| Nombre | Autant d'avenants que nécessaire, y compris pendant qu'un autre est encore en brouillon |
Le message « Ce contrat ne peut pas faire l'objet d'un avenant » signale une demande faite hors de ces conditions. Si les modèles d'avenant n'ont pas pu être chargés, la section affiche « Impossible de charger les modèles d'avenant » plutôt que de laisser croire qu'il n'y en a aucun.
Ce que reprend l'avenant du contrat amendé
| Élément | Comportement |
|---|---|
| Nom | Nom du contrat suivi de « — Avenant n° » et de son rang |
| Champs | Les valeurs du contrat sont recopiées dans les champs de même nom du modèle d'avenant |
| Périmètre et sources CRM | Repris du contrat |
| Rattachements et lignes du catalogue | Repris du contrat, quantités et tarifs figés compris |
| Lignes des régions en saisie libre | Reprises pour les colonnes que le modèle d'avenant déclare aussi |
| Unités suivies | Celles du modèle d'avenant, complétées par celles du contrat |
| Crédits et frais d'accès | Repris du contrat, sous forme de quantités à ajuster |
| Rattachements CRM | Repris du contrat |
| Observateurs | Repris du contrat |
| Modèle | Le modèle d'avenant choisi, pas celui du contrat ; aucun pour un avenant déposé |
| Pièces jointes | Aucune pièce du contrat n'est reprise ; l'avenant déposé porte seulement le PDF déposé |
Les crédits repris sont des quantités, pas des écarts : ce que l'avenant indique est le chiffre qui fait foi une fois l'avenant signé. Voir Unités suivies, crédits et consommation.
Place de l'avenant dans les listes et les comptages
| Endroit | Comportement |
|---|---|
| Liste des contrats | Affiché sous son contrat, décalé ; il suit son contrat quels que soient les filtres et le tri |
| Compteurs de pagination | Un avenant n'est pas compté comme un contrat : une page peut afficher plus de lignes que le total annoncé |
| Fiche CRM, portail client, produit du catalogue | Même présentation décalée sous le contrat |
| Choix du modèle à la création d'un contrat | Les modèles d'avenant n'y figurent pas |
| Liste des modèles en administration | Les modèles d'avenant n'y figurent pas ; ils s'atteignent depuis la section « Avenants » de leur modèle parent |
Comportements automatiques
- La numérotation est attribuée par l'application : le premier avenant d'un contrat est le n°1, le suivant le n°2, sans trou ni doublon.
- Un avenant signé portant une date de fin remplace le contrat pour la relance avant expiration : personne n'est prévenu deux fois, dont une sur une date qui n'a plus cours. Voir Observateurs et alertes.
- « Avenant créé » est inscrit dans l'historique du contrat amendé. Voir Consulter l'historique d'un contrat.
- Un avenant refusé peut donner lieu à une version corrigée, qui reste un avenant du même contrat et conserve son numéro. Voir Refuser un contrat et le corriger.
Questions fréquentes
Puis-je amender un contrat encore en brouillon ?
Non. Tant que le contrat n'est pas signé, il est modifiable : corrigez-le directement. La section « Avenants » n'apparaît que sur un contrat signé.
Puis-je créer un avenant s'il en existe déjà un non signé ?
Oui. Le bouton « Créer un avenant » reste disponible, même quand un avenant précédent est encore en brouillon ou a été refusé.
L'avenant modifie-t-il le contrat d'origine ?
Non. Le contrat garde son statut « Signé », son document et ses valeurs. L'avenant est un document distinct qui vient s'ajouter à côté.
Puis-je faire un avenant à un avenant ?
Non. La section « Avenants » n'est pas proposée sur un avenant, et un modèle d'avenant ne peut pas déclarer ses propres modèles d'avenant.
Puis-je envoyer un avenant en signature sans le document du modèle ?
Oui, sous conditions. Voir Signer un contrat électroniquement.
Pourquoi le bouton « Créer un avenant » n'apparaît-il pas ?
Soit le contrat n'est pas signé, soit le modèle dont il est issu n'a aucun modèle d'avenant actif. Un modèle d'avenant encore en brouillon n'est pas proposé : faites-le activer par un administrateur.