Configurer les types de pièces jointes

À quoi ça sert

Un type de pièce jointe est une catégorie de document attendue sur les contrats issus du modèle : carte grise, pièce d'identité, attestation d'assurance. Vous déclarez ces catégories une fois sur le modèle, et chaque contrat affiche ensuite ce qu'il lui manque.

« Définissez les catégories de documents (ex. carte grise, pièce d'identité). Un type obligatoire impose un nombre minimum de pièces pour valider le contrat. »

Chaque catégorie peut aller plus loin : n'être demandée que dans certains cas, récupérer automatiquement un fichier d'une fiche CRM, exiger une date d'échéance et déclencher des relances, ou faire vérifier le document par l'analyse automatique.

La configuration se fait dans la section « Pièces jointes » d'un modèle.

Concepts clés

• Type de pièce jointe — une catégorie de document, avec son libellé et ses règles. Un contrat classe chaque document déposé dans l'une de ces catégories.
• Obligatoire — la catégorie exige un nombre minimum de documents avant que le contrat puisse quitter le brouillon.
• Condition d'affichage — la catégorie n'est demandée que lorsqu'un champ de type liste de sélection vaut l'une des valeurs choisies.
• Source CRM — la catégorie est reliée à un champ fichier ou image d'une fiche CRM. Le document de la fiche peut alors être repris sur le contrat au lieu d'être redéposé.
• Expiration — les documents de cette catégorie portent une date d'échéance et déclenchent des rappels avant celle-ci.
• Forme définitive — une variante du document qui n'expire pas et met fin aux relances.
• Contrôle IA — une analyse automatique du document déposé, comparée à ce que vous décrivez ici.

Comment faire

Ajouter un type de pièce jointe

1. Ouvrez le modèle, puis la section « Pièces jointes ».
2. Cliquez sur « Ajouter un type ».
3. Saisissez le libellé dans l'onglet « FR ». Les onglets « EN », « IT » et « DE » permettent de le traduire.
4. Enregistrez.

Tant qu'aucun type n'existe : « Aucun type de pièce jointe configuré ».

Rendre une catégorie obligatoire

1. Sur la ligne du type, activez « Obligatoire ».
2. Ajustez le « Nombre minimum » si plus d'un document est attendu.
3. Enregistrez.

Un contrat ne peut pas être validé tant qu'une catégorie obligatoire n'a pas atteint son minimum : « Des pièces jointes obligatoires sont manquantes. Ajoutez-les avant de valider le contrat. »

Ne demander une catégorie que dans certains cas

1. Assurez-vous que le modèle comporte un champ de type « Liste de sélection » avec au moins une option. Sinon : « Ajoutez un champ de type liste déroulante au modèle pour pouvoir conditionner ce type de pièce jointe. »
2. Sur le type, ouvrez « Condition d'affichage » et choisissez ce champ.
3. Cochez les options qui déclenchent la demande : « Ce type ne sera demandé que si le champ vaut l'une des valeurs cochées. »
4. Enregistrez.

« Toujours demandé » revient à ne poser aucune condition. La condition suit l'option choisie, pas son libellé : renommer une option ne la casse pas.

Récupérer le document depuis une fiche CRM

1. Le modèle doit comporter un champ lié à une fiche CRM. Sinon : « Ajoutez un champ lié à une fiche CRM au modèle pour pouvoir source ce type de pièce jointe depuis le CRM. »
2. Sur le type, ouvrez « Source CRM » et choisissez la fiche CRM.
3. Choisissez le champ fichier ou image. Si l'entité n'en a aucun : « Cette fiche CRM n'a aucun champ fichier ou image. »
4. Enregistrez.

Sur le contrat, le document de la fiche liée peut alors être rattaché directement, sans nouveau dépôt. Voir Pièces jointes.

Faire expirer les documents d'une catégorie

1. Sur le type, activez « Avec expiration ».
2. Ajustez les « Délais de rappel ». Deux délais sont proposés au départ : 30 et 7 jours. « Nombre de jours avant l'échéance. Un rappel part à chaque délai atteint. Au moins un délai est requis. »
3. Choisissez le « Destinataire du rappel ».
4. Enregistrez.

Chaque document déposé dans cette catégorie devra porter une date d'échéance : sans elle, le contrat ne peut pas quitter le brouillon. Voir Pièces jointes à échéance.

Choisir qui reçoit les rappels

1. Sur un type « Avec expiration », ouvrez « Destinataire du rappel ».
2. Choisissez :
   • « Aucun rappel par email » — l'échéance est suivie dans l'application, mais rien n'est envoyé ;
   • « Champ du contrat » — puis le champ contenant l'adresse ;
   • « Champ d'une entité CRM » — puis l'entité et le champ email.
3. Enregistrez.

« Adresse servant à retrouver le compte du portail client à prévenir. Sans destinataire, ou si aucun compte actif n'y correspond, la relance part aux observateurs du contrat. »

Accepter une version définitive du document

1. Sur un type « Avec expiration », activez « Accepte une forme définitive ».
2. Saisissez son libellé, par exemple « Carte grise définitive ». Les quatre onglets de langue sont disponibles.
3. Enregistrez.

« Un document déposé sous cette forme n'a pas de date d'échéance et met fin aux relances (ex. carte grise provisoire remplacée par la définitive). »

Faire contrôler le document par l'analyse automatique

1. Sur le type, renseignez « Contrôle IA du document » : décrivez ce qui est attendu, par exemple « Carte grise du véhicule assuré, recto et verso, lisible et non expirée. »
2. Enregistrez.

« Décrivez ce qui est attendu pour ce type de pièce. Laissez vide pour ne pas contrôler. » Le contrôle est donc désactivé par défaut, catégorie par catégorie.

Vérifier qu'une information du document correspond au contrat

1. Sous « Informations à vérifier sur le document », cliquez sur « Ajouter une information ».
2. Saisissez son intitulé, par exemple « Numéro d'immatriculation ».
3. Sous « Champs contenant la valeur attendue », choisissez un à trois champs du modèle. Plusieurs champs valent plusieurs formulations acceptables.
4. Choisissez le mode de comparaison.
5. Cochez « Un écart rend le document non conforme » si l'écart doit bloquer.
6. Enregistrez.

« Le contrôle lit ces informations sur le document et les compare à la fiche. La valeur attendue n'est jamais transmise à l'IA. » Cinq informations au maximum par catégorie.

Supprimer un type de pièce jointe

1. Sur la ligne du type, cliquez sur l'icône de suppression.
2. Enregistrez.

Référence

Réglages d'un type de pièce jointe

Quand une option ciblée par une condition disparaît

Une « Condition d'affichage » cible des options précises d'un champ liste de sélection. Une option ciblée peut disparaître de plusieurs façons : vous la supprimez du champ, vous changez le type du champ, ou vous remplacez le document Word du modèle par une version où le champ n'existe plus. Dans tous ces cas, Deltia met la condition à jour elle-même, dès l'enregistrement, la duplication du modèle avec un nouveau document, ou le remplacement du fichier Word :

• si la condition cible encore au moins une option existante, elle continue à ne s'appliquer qu'à ces options-là ;
• si elle ne cible plus aucune option existante, elle est retirée : la catégorie repasse à « Toujours demandé » et est donc demandée sur tous les contrats du modèle.

Dans ce second cas, l'avertissement « Condition d'affichage retirée pour {catégories} : cette pièce jointe est désormais demandée sur tous les contrats. » (au pluriel si plusieurs catégories sont concernées) s'affiche pour vous en informer. Lors d'un remplacement de fichier Word, la même information apparaît dans le récapitulatif, sous « Conditions de pièces jointes retirées », avant que vous confirmiez le remplacement. Voir Créer et gérer un modèle de contrat.

Modes de comparaison d'une information

Les champs proposés comme source de la valeur attendue sont les champs du modèle de type texte, zone de texte, liste de sélection et utilisateur. Un champ « Hors document » alimenté depuis le CRM convient donc parfaitement. Si le modèle n'en comporte aucun : « Aucun champ exploitable pour comparer une information. »

Ce qui bloque la validation d'un contrat

Un document déposé sous la forme définitive n'a pas de date d'échéance : il ne bloque rien.

Réglages par défaut

Questions fréquentes

Puis-je exiger plus d'un document dans une catégorie ?

Oui : activez « Obligatoire » puis portez le « Nombre minimum » à la valeur voulue. C'est un plancher, pas un plafond : rien n'empêche d'en déposer davantage.

Le contrôle IA bloque-t-il le contrat ?

Le contrôle est indicatif par défaut. Seule une information cochée « Un écart rend le document non conforme » rend le document non conforme en cas d'écart. Voir Contrôle IA des documents.

Que se passe-t-il si je supprime un type déjà utilisé ?

Les contrats déjà créés conservent la copie du modèle telle qu'elle était à leur création : ils ne sont pas affectés. Seuls les contrats créés ensuite cessent de demander cette catégorie.

Une catégorie peut-elle à la fois venir du CRM et expirer ?

Oui, mais le document repris automatiquement de la fiche arrive sans date d'échéance, et il faudra la compléter sur le contrat avant de pouvoir le signer. L'assistant d'import de contrats vous en avertit d'ailleurs explicitement. Voir Importer des contrats en masse.

Les libellés doivent-ils être traduits ?

Non. Seul l'onglet « FR » est nécessaire ; les autres langues sont facultatives.