Groupes et visibilité des données
Créer des groupes, y affecter des utilisateurs et comprendre ce que chaque groupe rend visible dans les modules
À quoi ça sert
Le groupe est le mécanisme qui décide qui voit quelles données dans Deltia.
L'accès à un module ouvre l'entrée de menu ; le groupe décide de ce que vous y trouvez. Chaque objet créé dans l'application — une fiche du CRM, un contrat, une tâche, un produit du catalogue, un devis — appartient à un et un seul groupe. Un utilisateur ne voit que les objets des groupes dont il est membre.
Les deux réglages sont donc complémentaires et se règlent au même endroit, sur la fiche de l'utilisateur : voir Donner accès aux modules et aux groupes.
Une organisation qui n'a pas besoin de cloisonnement crée un seul groupe et y met tout le monde : chacun voit alors tout ce que son accès aux modules lui permet d'ouvrir.
Concepts clés
- Groupe — un ensemble d'utilisateurs, portant un nom unique dans l'organisation. Un utilisateur peut appartenir à plusieurs groupes.
- Membre — un utilisateur rattaché au groupe. C'est cette appartenance qui ouvre l'accès aux données du groupe.
- Groupe d'un objet — le groupe propriétaire d'une fiche, d'un contrat, d'une tâche ou d'un produit. Il est choisi à la création et reste unique.
- Standard (données + actions) — le type de groupe par défaut. Il « reçoit des données et apparaît dans les sélecteurs d'affectation ».
- Actions seulement — un type de groupe qui « n'apparaît pas dans les sélecteurs d'affectation de données ; sert uniquement à conditionner des actions ». Il porte le badge « Actions » dans la liste.
- Sélecteur d'affectation — le champ « Groupe » proposé à la création d'un objet. Il ne propose que les groupes de type Standard dont vous êtes membre.
Comment faire
Ouvrir la liste des groupes
- Ouvrez le menu utilisateur, en haut à droite.
- Dans la section « Administration », cliquez sur « Groupes ».
La page « Gestion des groupes » affiche la carte « Liste des groupes », le nombre de groupes et un tableau à trois colonnes : « Groupe », « Utilisateurs » et « Actions ». Tant qu'aucun groupe n'existe : « Aucun groupe pour le moment. Cliquez sur "Nouveau groupe" pour en créer un. »
Créer un groupe
- Sur la page « Gestion des groupes », cliquez sur « Nouveau groupe ».
- Saisissez le « Nom du groupe ».
- Choisissez le « Type de groupe » : « Standard (données + actions) » ou « Actions seulement ».
- Cliquez sur « Créer ».
Le message « Groupe cree avec succes » confirme et le groupe apparaît dans la liste avec 0 utilisateur. Un nom déjà pris est refusé : « Un groupe avec le nom "{nom}" existe deja ».
Renommer un groupe ou changer son type
- Dans le tableau, cliquez sur le nom du groupe, ou sur son icône dans la colonne « Actions ».
- Modifiez le « Nom du groupe » ou le « Type de groupe ».
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Le message « Groupe mis a jour avec succes » confirme. Le bouton reste indisponible tant qu'aucune valeur n'a changé. Si vous fermez le volet avec des modifications non enregistrées, une confirmation vous est demandée.
Ajouter ou retirer des membres
- Ouvrez le groupe.
- Sous « Utilisateurs du groupe », retrouvez la personne, au besoin en tapant son nom, son prénom ou son e-mail dans le champ de recherche.
- Cliquez sur sa ligne pour l'ajouter ; cliquez de nouveau pour la retirer.
« Cliquez sur un utilisateur pour l'ajouter ou le retirer du groupe. » Les membres portent une coche. Le changement est enregistré immédiatement, sans bouton de validation.
Un utilisateur ne peut pas être retiré de son dernier groupe : « Impossible de retirer l'utilisateur de son dernier groupe. Un utilisateur doit appartenir à au moins un groupe. » Rattachez-le d'abord à un autre groupe.
Changer les groupes d'un utilisateur depuis sa fiche
- Ouvrez « Administration » puis « Utilisateurs ».
- Ouvrez l'utilisateur et allez dans l'onglet « Groupes ».
- Cochez ou décochez les groupes.
« Les modifications sont sauvegardées automatiquement. » C'est l'autre face de la même appartenance : ajouter un membre depuis le groupe ou cocher le groupe depuis l'utilisateur produit le même résultat.
Supprimer un groupe
- Sur la page « Gestion des groupes », repérez la ligne du groupe.
- Dans la colonne « Actions », cliquez sur l'icône de corbeille « Supprimer ».
- Lisez la confirmation, qui rappelle le nom du groupe et précise que l'action est irréversible.
- Cliquez sur « Supprimer ».
Le message « Groupe supprimé avec succès » confirme et le groupe disparaît de la liste.
Un groupe ne se supprime que s'il est vide, dans les deux sens :
- aucun utilisateur n'en est membre. Sinon le bouton est indisponible et son infobulle indique « Retirez d'abord tous les utilisateurs du groupe pour pouvoir le supprimer. » ;
- aucun objet vivant ne lui est rattaché. Sinon la fenêtre de confirmation affiche « Impossible de supprimer le groupe : des données lui sont encore rattachées », suivie du détail de ce qui bloque, par type et par nombre — par exemple « 3 contrats » ou « 1 fiche CRM ». Voir la liste complète des types de données concernés plus bas, dans « Données qui bloquent une suppression ».
Un objet supprimé dans son propre module — un contrat supprimé, ou un avenant, qui ne compte jamais seul — ne bloque plus la suppression du groupe. Un objet archivé, en revanche, compte toujours : la fenêtre ajoute alors « Certaines de ces données sont archivées : pensez au filtre « archivés » des listes. » pour vous aider à les retrouver.
Après la suppression, le nom redevient disponible : vous pouvez créer un nouveau groupe qui le porte.
Référence
Les deux types de groupe
| Type | Badge dans la liste | Proposé comme groupe d'un objet | Usage |
|---|---|---|---|
| Standard (données + actions) | Aucun | Oui | Cloisonner les données et conditionner des actions |
| Actions seulement | « Actions » | Non | Conditionner uniquement des actions, sans porter de données |
Un groupe « Actions seulement » reste visible et modifiable dans « Gestion des groupes », et ses membres se gèrent de la même façon.
Règles
| Règle | Détail |
|---|---|
| Nom du groupe | Obligatoire, 100 caractères au maximum, unique dans l'organisation |
| Appartenance minimale | Un utilisateur appartient à au moins un groupe |
| Appartenances multiples | Un utilisateur peut être membre de plusieurs groupes et voit alors les données de tous |
| Groupe d'un objet | Un objet appartient à exactement un groupe |
| Suppression | Possible seulement si le groupe n'a plus aucun membre et plus aucun objet rattaché |
| Nom d'un groupe supprimé | Redevient disponible pour un nouveau groupe |
Messages
| Situation | Message |
|---|---|
| Nom vide | « Le nom du groupe est requis » |
| Nom trop long | « Le nom du groupe ne peut pas depasser 100 caracteres » |
| Nom déjà utilisé | « Un groupe avec le nom "{nom}" existe deja » |
| Retrait du dernier groupe | « Impossible de retirer l'utilisateur de son dernier groupe. Un utilisateur doit appartenir à au moins un groupe. » |
| Création réussie | « Groupe cree avec succes » |
| Modification réussie | « Groupe mis a jour avec succes » |
| Confirmation avant suppression | « Le groupe « {nom} » sera supprimé. Cette action est irréversible. » |
| Suppression réussie | « Groupe supprimé avec succès » |
| Suppression d'un groupe qui a des membres | « Retirez d'abord tous les utilisateurs du groupe pour pouvoir le supprimer. » (infobulle du bouton indisponible) |
| Suppression d'un groupe qui porte des données | « Impossible de supprimer le groupe : des données lui sont encore rattachées », suivi du détail par type et par nombre |
| Une partie des données bloquantes est archivée | « Certaines de ces données sont archivées : pensez au filtre « archivés » des listes. » |
| Suppression d'un groupe repeuplé entre-temps | « Impossible de supprimer le groupe : il contient encore 2 utilisateurs » |
| Aucun groupe dans l'organisation | « Aucun groupe disponible. Créez d'abord des groupes dans la section Administration > Groupes. » |
Données qui bloquent une suppression
Le détail affiché dans la fenêtre de confirmation nomme le type de donnée et son nombre. Les types possibles :
- Contrats, leurs pièces jointes, leurs liens CRM et leurs liens catalogue
- Tâches
- Fiches et sujets de connaissance
- Fiches et fichiers CRM
- Devis, factures et proformas
- Entités de facturation et leurs liens CRM
- Produits du catalogue
- Équipes
- Ressources de pool
- Utilisateurs du portail
- Alertes
- Règles d'automatisation
- Chatbots
- Contrôles de document
- Toute autre donnée rattachée, regroupée sous « autre »
Une donnée supprimée dans son propre module ne compte plus ; une donnée archivée compte toujours et vous êtes renvoyé au filtre « archivés » de la liste concernée pour la retrouver.
Où le groupe agit, module par module
| Module | Effet du groupe | Page |
|---|---|---|
| CRM | Chaque fiche porte un groupe ; une entité peut de plus être restreinte à certains groupes, et un champ masqué pour d'autres | Visibilité et permissions par groupe |
| Contrats | Chaque contrat porte un groupe ; la suppression peut être réservée à certains groupes | Réglages et accès |
| Catalogue | Chaque produit porte un groupe | Droits d'accès et visibilité par groupe |
| Ressources | Les pools d'utilisateurs s'appuient sur les groupes | Pools d'utilisateurs |
Changer le groupe d'un objet
Le groupe d'un objet se change depuis l'objet lui-même, pas depuis cette page. Deux règles valent partout :
- vous ne pouvez déplacer un objet que vers un groupe dont vous êtes membre ;
- un objet déplacé vers un groupe dont vous n'êtes pas membre cesse d'être visible par vous.
Les écrans et les messages exacts figurent sur la page du module concerné : voir Visibilité et permissions par groupe et Réglages et accès.
Questions fréquentes
Puis-je supprimer un groupe devenu inutile ?
Oui, à condition qu'il soit vide. Retirez-en d'abord tous les membres, puis déplacez vers un autre groupe les objets qui lui appartiennent encore. Le bouton « Supprimer » de la colonne « Actions » devient alors utilisable.
Si vous préférez le garder, retirez-en simplement les membres : il reste dans la liste avec 0 utilisateur et ne donne plus accès à rien. Ses objets restent rattachés à lui, donc visibles seulement de qui vous y rattachez à nouveau.
La suppression est refusée alors que je ne vois plus aucune donnée du groupe
Regardez le détail affiché dans la fenêtre : s'il pointe vers le filtre « archivés », la donnée qui bloque encore est archivée, pas supprimée — elle n'apparaît donc plus dans la liste par défaut du module concerné. Une donnée réellement supprimée dans son module, elle, ne bloque plus la suppression du groupe. Si vous ne pouvez pas déplacer ou supprimer ce qui reste, gardez le groupe vide de membres : il ne donne plus accès à rien.
Un utilisateur sans aucun groupe, est-ce possible ?
Non. Tout utilisateur appartient à au moins un groupe, et le retrait du dernier est refusé. La sélection d'au moins un groupe est demandée dès la création du compte : « Sélectionnez au moins un groupe pour l'utilisateur. »
Un groupe « Actions seulement » donne-t-il accès à des données ?
Non. Il n'est jamais proposé comme groupe d'un objet, donc aucun objet ne lui appartient. Il sert à désigner un ensemble de personnes autorisées à faire quelque chose, par exemple supprimer des contrats.
Que voit un utilisateur membre de plusieurs groupes ?
Les données de tous ses groupes, cumulées. Il choisit ensuite le groupe de chaque objet qu'il crée, parmi ses groupes de type Standard.
Faut-il un groupe par service, ou par site ?
Le découpage vous appartient : Deltia n'impose ni hiérarchie ni imbrication. Un groupe est une liste plate d'utilisateurs, et les groupes ne se contiennent pas les uns les autres.