Périmètres et rôles

Créer des périmètres (qui voit quelles données) et des rôles (qui a quels droits), y affecter des utilisateurs et comprendre la différence

À quoi ça sert

Deltia range les utilisateurs dans deux sortes d'ensembles, qui répondent à deux questions différentes.

Le périmètre décide ce que chacun peut voir. Chaque objet créé dans l'application — une fiche du CRM, un contrat, une tâche, un produit du catalogue, un devis — appartient à un périmètre. Un utilisateur ne voit que les objets des périmètres dont il est membre.
Le rôle décide ce que chacun peut faire. Un rôle ne porte aucune donnée : il reçoit des droits (supprimer des contrats, valider des actions d'automatisation, voir un champ du CRM…) et les donne à ses membres. Les droits s'attribuent sur l'écran décrit dans Rôles et droits.

Les deux se gèrent depuis « Administration » puis « Rôles et droits », dans les onglets « Périmètres » et « Rôles ». L'accès à un module, lui, se règle sur la fiche de l'utilisateur : voir Donner accès aux modules et aux périmètres.

Une organisation qui n'a pas besoin de cloisonnement crée un seul périmètre et y met tout le monde : chacun voit alors tout ce que son accès aux modules lui permet d'ouvrir.

Concepts clés

Périmètre — un ensemble d'utilisateurs portant un nom, qui reçoit des données : « Porte des données : ses membres voient les données qui lui sont affectées. » Un utilisateur peut appartenir à plusieurs périmètres.
Rôle — un ensemble d'utilisateurs qui « ne porte aucune donnée : donne à ses membres les droits qui lui sont accordés ». Il n'apparaît jamais dans le champ « Périmètre » d'un objet.
Membre — un utilisateur rattaché à un périmètre ou à un rôle.
Périmètre d'un objet — le périmètre propriétaire d'une fiche, d'un contrat, d'une tâche ou d'un produit. Il est choisi à la création.
Sélecteur de périmètre — le champ « Périmètre » proposé à la création d'un objet. Il ne propose que vos périmètres, jamais un rôle.
Ancien groupe d'actions — un ancien type de groupe, « Actions seulement », qui subsiste chez certaines organisations. Il est rangé dans l'onglet « Périmètres » avec le badge « Actions (ancien) ». On ne peut plus en créer.

Comment faire

Ouvrir la liste des périmètres ou des rôles

Ouvrez le menu utilisateur, en haut à droite.
Dans la section « Administration », cliquez sur « Rôles et droits ».
Cliquez sur l'onglet « Périmètres » ou « Rôles ».

Chaque onglet affiche un tableau à trois colonnes : « Périmètre » (ou « Rôle »), « Utilisateurs » et « Actions ». Un rôle porte le badge « Rôle » à côté de son nom. Tant qu'il n'y en a aucun : « Aucun périmètre pour le moment. Cliquez sur "Créer un périmètre" pour en créer un. » (ou « Aucun rôle pour le moment. Cliquez sur "Créer un rôle" pour en créer un. »)

Créer un périmètre ou un rôle

Dans l'onglet voulu, cliquez sur « Créer un périmètre » ou « Créer un rôle ».
Saisissez le « Nom du périmètre » ou le « Nom du rôle ».
Cliquez sur « Créer ».

Le message « Périmètre créé avec succès » ou « Rôle créé avec succès » confirme, et l'élément apparaît dans la liste avec 0 utilisateur. Le type est fixé par l'onglet d'où vous partez : il ne se choisit pas dans le formulaire et ne change plus ensuite.

Renommer un périmètre ou un rôle

Dans le tableau, cliquez sur le nom, ou sur l'icône de la colonne « Actions ».
Modifiez le nom.
Cliquez sur « Enregistrer ».

Le message « Périmètre mis à jour avec succès » (ou « Rôle mis à jour avec succès ») confirme. Le bouton reste indisponible tant que le nom n'a pas changé. Si vous fermez le volet avec une modification non enregistrée, une confirmation vous est demandée.

Ajouter ou retirer des membres

Ouvrez le périmètre ou le rôle.
Sous « Utilisateurs du périmètre » (ou « Utilisateurs du rôle »), retrouvez la personne, au besoin en tapant son nom, son prénom ou son e-mail.
Cliquez sur sa ligne pour l'ajouter ; cliquez de nouveau pour la retirer.

« Cliquez sur un utilisateur pour l'ajouter ou le retirer du périmètre. » Les membres portent une coche. Le changement est enregistré immédiatement, sans bouton de validation.

Un utilisateur ne peut pas perdre son dernier périmètre : « Impossible de retirer à l'utilisateur son dernier périmètre : c'est lui qui permet de porter des données. » Rattachez-le d'abord à un autre périmètre. Les rôles, eux, se retirent librement.

Changer les périmètres et les rôles d'un utilisateur depuis sa fiche

Ouvrez « Administration » puis « Utilisateurs ».
Ouvrez l'utilisateur et allez dans l'onglet « Périmètres et rôles ».
Cochez ou décochez les périmètres, sous « Périmètres », et les rôles, sous « Rôles ».

« Les modifications sont sauvegardées automatiquement. » C'est l'autre face de la même appartenance : ajouter un membre depuis le périmètre ou cocher le périmètre depuis l'utilisateur produit le même résultat.

Supprimer un périmètre ou un rôle

Dans le tableau, repérez la ligne.
Dans la colonne « Actions », cliquez sur l'icône de corbeille « Supprimer ».
Lisez la confirmation, qui rappelle le nom et précise que l'action est irréversible.
Cliquez sur « Supprimer ».

Le message « Périmètre supprimé avec succès » (ou « Rôle supprimé avec succès ») confirme. On ne supprime que ce qui est vide, dans les deux sens :

aucun utilisateur n'en est membre. Sinon le bouton est indisponible et son infobulle indique « Retirez d'abord tous les utilisateurs du périmètre pour pouvoir le supprimer. » (« … du rôle … » pour un rôle) ;
aucun objet vivant ne lui est rattaché. Sinon la fenêtre de confirmation affiche « Impossible de supprimer : des données lui sont encore rattachées », suivi du détail par type et par nombre — par exemple « 3 contrats » ou « 1 fiche CRM ». La liste des types figure plus bas.

Un objet supprimé dans son propre module — un contrat supprimé, ou un avenant, qui ne compte jamais seul — ne bloque plus la suppression. Un objet archivé, en revanche, compte toujours : la fenêtre ajoute « Certaines de ces données sont archivées : pensez au filtre « archivés » des listes. »

Un rôle à qui des droits étaient accordés peut être supprimé une fois vide. Sur l'écran des droits, il apparaît ensuite sous le nom « Rôle supprimé » et se retire comme n'importe quel autre.

Après la suppression, le nom redevient disponible.

Quitter un périmètre soi-même

Chaque utilisateur voit ses périmètres et ses rôles dans ses réglages personnels, section « Périmètres et rôles ». Il peut y quitter un périmètre (bouton « Quitter »), sauf son dernier. Un rôle est attribué par un administrateur : le bouton est inactif, et l'application répond « Un rôle est attribué par un administrateur : vous ne pouvez pas le quitter. » Un ancien groupe d'actions ne se quitte pas non plus : il faut qu'un administrateur vous en retire.

Référence

Périmètre, rôle : ce qui les distingue

	Périmètre	Rôle
Question	Que puis-je voir ?	Que puis-je faire ?
Porte des données	Oui	Non
Proposé comme périmètre d'un objet	Oui	Non
Reçoit des droits	Non	Oui
Dernier retirable	Non, un utilisateur garde au moins un périmètre	Oui
Badge dans la liste	Aucun (« Actions (ancien) » pour un ancien groupe d'actions)	« Rôle »

Règles

Règle	Détail
Nom	Obligatoire, 100 caractères au maximum, unique parmi les périmètres et unique parmi les rôles
Dernier périmètre	Un utilisateur conserve au moins un périmètre
Appartenances multiples	Un utilisateur peut être membre de plusieurs périmètres et voit alors les données de tous
Périmètre d'un objet	Un objet appartient à exactement un périmètre (une fiche du CRM peut, si l'option est activée, en avoir plusieurs)
Suppression	Possible seulement s'il n'a plus aucun membre et plus aucun objet rattaché
Nom d'un élément supprimé	Redevient disponible

Messages

Situation	Message
Nom vide	« Le nom est requis »
Nom trop long	« Le nom ne peut pas dépasser 100 caractères »
Nom déjà utilisé	« Un élément avec le nom "{nom}" existe déjà »
Retrait du dernier périmètre	« Impossible de retirer à l'utilisateur son dernier périmètre : c'est lui qui permet de porter des données. »
Création réussie	« Périmètre créé avec succès » ou « Rôle créé avec succès »
Modification réussie	« Périmètre mis à jour avec succès » ou « Rôle mis à jour avec succès »
Confirmation avant suppression	« Le périmètre « {nom} » sera supprimé. Cette action est irréversible. » (« Le rôle « {nom} » … »)
Suppression réussie	« Périmètre supprimé avec succès » ou « Rôle supprimé avec succès »
Suppression d'un élément qui a des membres	« Retirez d'abord tous les utilisateurs du périmètre pour pouvoir le supprimer. » (infobulle du bouton indisponible)
Suppression d'un élément repeuplé entre-temps	« Impossible de supprimer : il contient encore 2 utilisateurs »
Suppression d'un élément qui porte des données	« Impossible de supprimer : des données lui sont encore rattachées », suivi du détail par type et par nombre
Une partie des données bloquantes est archivée	« Certaines de ces données sont archivées : pensez au filtre « archivés » des listes. »
Aucun périmètre ni rôle dans l'organisation	« Aucun périmètre ni rôle disponible. Créez-en d'abord un dans la section Administration > Rôles et droits. »
Utilisateur créé sans périmètre ni rôle	« L'utilisateur doit appartenir à au moins un périmètre ou un rôle »

Données qui bloquent une suppression

Le détail affiché dans la fenêtre de confirmation nomme le type de donnée et son nombre. Les types possibles :

Contrats, leurs pièces jointes, leurs liens CRM et leurs liens catalogue
Tâches
Fiches et sujets de connaissance
Fiches et fichiers CRM
Devis, factures et proformas
Entités de facturation et leurs liens CRM
Produits du catalogue
Équipes
Ressources de pool
Utilisateurs du portail
Alertes
Règles d'automatisation
Chatbots
Contrôles de document
Toute autre donnée rattachée, regroupée sous « autre donnée »

Une donnée supprimée dans son propre module ne compte plus ; une donnée archivée compte toujours et vous êtes renvoyé au filtre « archivés » de la liste concernée.

Où le périmètre agit, module par module

Module	Effet du périmètre	Page
CRM	Chaque fiche porte un périmètre ; l'accès à une entité et la visibilité d'un champ se règlent par rôles	Périmètres, rôles et permissions
Contrats	Chaque contrat porte un périmètre ; la suppression est un droit accordé à des rôles	Réglages et accès
Catalogue	Chaque produit porte un périmètre	Droits d'accès et visibilité par périmètre
Ressources	Les pools d'utilisateurs s'appuient sur les périmètres	Pools d'utilisateurs

Changer le périmètre d'un objet

Le périmètre d'un objet se change depuis l'objet lui-même, pas depuis cette page. Deux règles valent partout :

vous ne pouvez déplacer un objet que vers un périmètre dont vous êtes membre ;
un objet déplacé vers un périmètre dont vous n'êtes pas membre cesse d'être visible par vous.

Questions fréquentes

Quelle différence entre un rôle ici et le rôle sur un module ?

Le « rôle » d'un module (« Aucun accès », « Utilisateur », « Admin ») ouvre le module dans le menu. Un rôle de cet écran regroupe des utilisateurs pour leur donner des droits précis. Les deux se combinent : voir Donner accès aux modules et aux périmètres.

Puis-je supprimer un périmètre devenu inutile ?

Oui, à condition qu'il soit vide. Retirez-en d'abord tous les membres, puis déplacez vers un autre périmètre les objets qui lui appartiennent encore. Le bouton « Supprimer » devient alors utilisable. Si vous préférez le garder, retirez-en simplement les membres : il reste dans la liste avec 0 utilisateur.