Documents à échéance et relances
Dater un document qui expire, déposer une nouvelle version, valider celle du client et suivre les relances
À quoi ça sert
Certains documents contractuels périment : un permis de conduire, une carte grise, une attestation d'assurance. Un type de pièce jointe peut être configuré « Avec expiration » : chaque document déposé sous ce type porte alors une date d'expiration, l'application signale son état, relance le client avant l'échéance et accepte une nouvelle version.
C'est aussi le mécanisme qui empêche un contrat de partir en signature avec un document dont personne ne sait quand il expire.
Concepts clés
- Date d'expiration — la date à laquelle le document cesse d'être valable. Elle se saisit directement sur la ligne du document.
- Sans date — un document déposé sous un type qui expire mais dont la date n'a pas été renseignée. Il ne compte pas dans le nombre de documents fournis et il bloque la signature.
- Forme définitive — quand le type l'autorise, la version qui clôt le cycle (par exemple une carte grise définitive remplaçant une provisoire). Elle n'a pas de date d'expiration et met fin aux relances. Son libellé est celui choisi lors de la configuration du type.
- Nouvelle version — un fichier déposé pour remplacer le document en cours, accompagné de sa nouvelle date (ou de la forme définitive). Le fichier précédent est conservé dans l'historique.
- Version déposée depuis le portail — une nouvelle version envoyée par le client depuis son espace. Elle reste en attente jusqu'à ce que vous la validiez ou la refusiez.
- Délai de rappel — un nombre de jours avant l'échéance. Un rappel part à chaque délai atteint. Les délais sont définis sur le type de pièce jointe.
Comment faire
Renseigner la date d'expiration d'un document
- Dans le menu, ouvrez « Contrats » puis le contrat concerné.
- Descendez à « Pièces jointes ». Sur la ligne du document, un champ de date précède le nom du fichier.
- Saisissez la date d'expiration.
Sur un contrat en brouillon, la date est enregistrée avec le reste du contrat : cliquez sur « Enregistrer ». Sur un contrat qui a quitté le brouillon, elle est enregistrée dès que vous quittez le champ, et « Date d'expiration enregistrée » le confirme.
Déclarer qu'un document est définitif
Cette case n'apparaît que sur les types qui acceptent une forme définitive.
- Sur la ligne du document, cochez la case portant le libellé de la forme définitive (par exemple « Ce document est définitif »).
- Le champ de date se désactive : un document définitif n'a pas d'échéance.
- Sur un brouillon, cliquez sur « Enregistrer ». Ailleurs, la case prend effet immédiatement.
Le document affiche alors la pastille « Définitif » (ou le libellé choisi) et n'est plus relancé.
Décocher la case ne rétablit rien : pour remettre le document en suivi, saisissez une date d'expiration, ce qui annule la mention « définitif ».
Déposer une nouvelle version
- Sur la ligne du document, cliquez sur « Renouveler ».
- Le panneau « Renouveler — {nom du fichier} » s'ouvre.
- Renseignez « Nouvelle date d'expiration », ou cochez la forme définitive si le type l'accepte.
- Cliquez sur « Choisir le fichier » et sélectionnez le nouveau document.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Le bouton reste inactif tant que le fichier et l'une des deux mentions d'échéance ne sont pas renseignés. « Nouvelle version enregistrée » confirme l'opération ; le fichier précédent bascule dans l'historique.
Le renouvellement reste possible sur un contrat signé : une pièce périme pendant la vie du contrat. Il n'est refusé que sur un contrat archivé ou supprimé.
Consulter les versions précédentes
- Sur la ligne du document, cliquez sur « {count} version(s) précédente(s) ».
- La liste se déplie : chaque entrée porte le nom du fichier et la mention « remplacée le {date} ».
Une version refusée y figure aussi, suivie de « refusée : {motif} ».
Valider ou refuser une version déposée par le client
Quand le client dépose une nouvelle version depuis son espace, un encadré apparaît sur la ligne : « Nouvelle version déposée le {date} par {nom} ». Le document en cours reste en vigueur tant que vous n'avez pas tranché.
- Cliquez sur le nom du fichier déposé pour l'ouvrir et le vérifier.
- Cliquez sur « Valider » pour l'adopter. « Nouvelle version validée » confirme : le document devient courant et sa nouvelle échéance s'applique.
- Ou cliquez sur « Refuser », saisissez le motif dans « Expliquez pourquoi ce document est refusé », puis « Confirmer le refus ». Le motif est obligatoire : le bouton reste inactif tant qu'il est vide.
« Nouvelle version refusée » confirme le refus. Le document en cours et sa date ne changent pas, et le client est prévenu du motif.
Voir Renouveler vos documents pour le geste côté client.
Relancer le client tout de suite
- Sur la ligne du document, cliquez sur « Relancer ».
« Relance envoyée » confirme l'envoi. Si aucun destinataire n'a pu être trouvé, le message « Aucun destinataire joignable pour cette pièce » s'affiche à la place, et l'envoi reste tracé dans l'historique des relances.
Le bouton est inactif tant que le document n'a pas de date d'expiration. Il n'apparaît que sur un contrat en attente de complétion, en attente de signature ou signé : un brouillon n'a encore rien demandé au client, et un contrat refusé, renouvelé, archivé ou supprimé ne lui demande plus rien. Une relance manuelle ne consomme aucun délai de rappel : le rappel automatique prévu partira quand même.
Suivre les relances envoyées
- Sur la ligne du document, cliquez sur « {count} relance(s) envoyée(s) ».
- Chaque ligne indique « Relance manuelle du {date} » ou « Relance automatique du {date} », suivie du destinataire : « à {adresses} », « à {count} destinataire(s) interne(s) », ou « — aucun destinataire joignable ».
Référence
États d'un document à échéance
| Pastille | Signification |
|---|---|
| Aucune | Le document est valable et son échéance est encore lointaine |
| « Expire bientôt » | L'échéance est dans la fenêtre du délai de rappel le plus large |
| « Expiré » | La date d'expiration est passée |
| « Sans date » | Le type expire mais aucune date n'a été renseignée |
| « Définitif » | Le document est déclaré définitif : plus d'échéance, plus de relance. Le libellé peut être personnalisé sur le type |
Ce que la date change
| Situation | Conséquence |
|---|---|
| Document déposé sans date | Autorisé. Le dépôt n'est jamais bloqué par l'absence de date |
| Type obligatoire, document sans date | Le compteur reste à 0/1 : un document sans date ne compte pas |
| Type facultatif, document sans date | La signature est bloquée quand même |
| Tous les documents datés ou définitifs | La signature redevient possible |
Deux messages distinguent les deux causes de blocage, au-dessus de la section « Pièces jointes » :
- « Des pièces jointes obligatoires sont manquantes. Ajoutez-les pour valider le contrat. » — il manque un document.
- « Des pièces jointes qui expirent n'ont pas de date d'expiration. Renseignez-la pour valider le contrat. » — les documents sont là, il manque une date.
Dans les deux cas, l'entrée de signature du menu « Actions » reste inactive avec l'infobulle « Complétez les pièces jointes obligatoires et leurs dates d'expiration pour signer ».
Relances automatiques
- Un rappel part à chaque délai configuré sur le type, compté en jours avant l'échéance.
- Le destinataire est le compte du portail client correspondant à l'adresse configurée sur le type. À défaut de compte joignable, ce sont les observateurs du contrat qui sont prévenus. Voir Observateurs et alertes.
- L'e-mail envoyé au client contient un lien direct vers le document à renouveler dans son espace.
- Annoncer un délai règle aussi tous les délais plus larges : un traitement en retard n'envoie pas une rafale de rappels.
- Une fois le dernier délai passé, plus rien ne part : il n'y a pas de relance quotidienne après l'expiration.
- Renseigner une nouvelle date d'expiration réarme tous les délais.
- Un contrat archivé, supprimé, refusé ou renouvelé ne déclenche plus de relance.
Ce que le statut du contrat autorise
| Action | Brouillon | En attente de complétion, En attente de signature, Signé | Refusé, Renouvelé | Archivé, Supprimé |
|---|---|---|---|---|
| Renseigner la date ou la forme définitive | Oui | Oui | Oui | Non |
| Déposer une nouvelle version | Oui | Oui | Oui | Non |
| Valider ou refuser une version du client | Oui | Oui | Oui | Non |
| Relancer maintenant | Non | Oui | Non | Non |
Messages
| Message | Cause |
|---|---|
| « Date d'expiration enregistrée » | La date a été enregistrée hors brouillon |
| « Échec de l'enregistrement de la date d'expiration » | L'enregistrement a échoué |
| « Nouvelle version enregistrée » | La nouvelle version est en place |
| « Échec de l'enregistrement de la nouvelle version » | Le dépôt a échoué ; le panneau reste ouvert |
| « Nouvelle version validée » / « Nouvelle version refusée » | La décision a été enregistrée |
| « Échec du traitement de la nouvelle version » | La décision n'a pas pu être enregistrée |
| « Une nouvelle version a été déposée entre-temps. Rafraîchissez la page pour la consulter avant de décider. » | Le client a déposé un autre fichier depuis l'affichage de la page |
| « Relance envoyée » | L'e-mail est parti |
| « Aucun destinataire joignable pour cette pièce » | Aucun compte du portail ni observateur à prévenir |
| « Échec de l'envoi de la relance » | L'envoi a échoué |
| « Une date d'expiration est requise pour ce type de pièce jointe » | La date manque là où elle est exigée |
| « Cette pièce jointe n'est pas soumise à expiration » | Une échéance a été demandée sur un type qui n'expire pas |
| « Ce type de document n'accepte pas de forme définitive » | La forme définitive a été demandée sur un type qui n'en déclare pas |
| « Impossible d'ajouter une version sur un contrat archivé ou supprimé » | Le contrat n'accepte plus de version |
| « Aucune version en attente de validation » | La version a déjà été traitée |
Suivi depuis la page d'accueil
Deux blocs peuvent être ajoutés au tableau de bord d'accueil :
- « Pièces jointes à renouveler » — les documents dont l'échéance approche, triés du plus urgent au moins urgent. Chaque ligne porte le nom du type et celui du contrat.
- « Pièces à contrôler » — les versions déposées par les clients depuis le portail, en attente de validation. Les boutons « Valider » et « Refuser » y sont directement disponibles, avec la même exigence de motif.
Pour les ajouter : sur la page d'accueil, passez en mode édition du tableau de bord, ouvrez le catalogue de blocs et choisissez-les. Voir Page d'accueil.
Les deux blocs mélangent les documents des contrats et ceux des fiches CRM quand vous avez accès aux deux modules. Voir Documents à échéance pour l'équivalent côté CRM.
Questions fréquentes
Puis-je déposer un document avant de connaître sa date d'expiration ?
Oui. Le dépôt n'est jamais bloqué par l'absence de date. Le document est marqué « Sans date » et il faudra le dater avant de pouvoir signer le contrat.
Un document sans date compte-t-il dans le nombre requis ?
Non. Le compteur du type affiche 0/1 tant que le document n'est pas daté, même
si le fichier est bien présent.
Puis-je renouveler un document après la signature du contrat ?
Oui. C'est le cas le plus courant : une pièce périme pendant la vie du contrat. Seuls un contrat archivé et un contrat supprimé refusent la nouvelle version.
Comment arrêter les relances sur un document ?
Déposez la version définitive si le type l'accepte, ou cochez la case de forme définitive sur le document déjà en place. Un document définitif n'a plus d'échéance, donc plus de relance.
Une relance manuelle remplace-t-elle le rappel automatique du lendemain ?
Non. Une relance manuelle ne consomme aucun délai : le rappel automatique prévu partira quand même.