Documents à échéance et relances

À quoi ça sert

Certains documents contractuels périment : un permis de conduire, une carte grise, une attestation d'assurance. Un type de pièce jointe peut être configuré « Avec expiration » : chaque document déposé sous ce type porte alors une date d'expiration, l'application signale son état, relance le client avant l'échéance et accepte une nouvelle version.

C'est aussi le mécanisme qui empêche un contrat de partir en signature avec un document dont personne ne sait quand il expire.

Concepts clés

• Date d'expiration — la date à laquelle le document cesse d'être valable. Elle se saisit depuis le menu ⋮ de la ligne du document, et la ligne l'énonce en toutes lettres (« Expire le {date} », « Saisir la date d'échéance »).
• Sans date — un document déposé sous un type qui expire mais dont la date n'a pas été renseignée. Il ne compte pas dans le nombre de documents fournis et il bloque la signature.
• Forme définitive — quand le type l'autorise, la version qui clôt le cycle (par exemple une carte grise définitive remplaçant une provisoire). Elle n'a pas de date d'expiration et met fin aux relances. Son libellé est celui choisi lors de la configuration du type.
• Nouvelle version — un fichier déposé pour remplacer le document en cours, accompagné de sa nouvelle date (ou de la forme définitive). Le fichier précédent est conservé dans l'historique.
• Version déposée par le client — une nouvelle version envoyée par le client depuis son espace, ou depuis le lien de dépôt reçu dans l'e-mail de relance. Elle reste en attente jusqu'à ce que vous la validiez ou la refusiez.
• Lien de dépôt — le lien contenu dans l'e-mail de relance. Il permet au client d'envoyer la nouvelle version sans compte. Voir « Relances automatiques » plus bas.
• Délai de rappel — un nombre de jours avant l'échéance. Un rappel part à chaque délai atteint. Les délais sont définis sur le type de pièce jointe.

Comment faire

Renseigner la date d'expiration d'un document

1. Dans le menu, ouvrez « Contrats » puis le contrat concerné.
2. Descendez à « Pièces jointes » et dépliez la catégorie du document. Sur sa ligne, une mention énonce l'échéance : « Saisir la date d'échéance » (document sans date), « Valide jusqu'au {date} », « Expire le {date} » ou « Expirée depuis le {date} ». Elle n'est pas cliquable : son infobulle renvoie au menu (« Date d'expiration à saisir depuis le menu ⋮ : les relances partent avant l'échéance » pour un document sans date, « Date d'expiration du document, modifiable depuis le menu ⋮ » pour un document daté).
3. Ouvrez le menu ⋮ de la ligne et cliquez sur « Définir la date de validité », puis choisissez le jour dans le calendrier, qui s'ouvre dans la ligne. Le calendrier se referme et la mention énonce la nouvelle échéance.

Sur un contrat en brouillon, la date est enregistrée avec le reste du contrat : cliquez sur « Enregistrer ». Sur un contrat qui a quitté le brouillon, elle est enregistrée dès que vous quittez le champ, et « Date d'expiration enregistrée » le confirme.

Déclarer qu'un document est définitif

Cette case n'apparaît que sur les types qui acceptent une forme définitive.

1. Sur la ligne du document, ouvrez le menu ⋮ et cochez la case portant le libellé de la forme définitive (par exemple « Ce document est définitif »).
2. Un document définitif n'a pas d'échéance : n'en saisissez pas.
3. Sur un brouillon, cliquez sur « Enregistrer ». Ailleurs, la case prend effet immédiatement.

La mention d'échéance du document affiche alors « Définitif » (ou le libellé choisi), la catégorie passe à « Forme définitive », et le document n'est plus relancé. Pour la remettre en suivi, choisissez une date : l'infobulle rappelle « Document définitif : il n'expire pas. Définir une date depuis le menu ⋮ en refait un document daté. »

Décocher la case ne rétablit rien : pour remettre le document en suivi, choisissez une date d'expiration. Le champ de date reste modifiable sur un document définitif, y compris sur un contrat signé ; la date enregistrée retire la mention « définitif » et les relances reprennent.

Déposer une nouvelle version

1. Sur la ligne du document, ouvrez le menu ⋮ et cliquez sur « Renouveler ». Vous pouvez aussi glisser le nouveau fichier directement sur la ligne, ou dans la zone de dépôt de la catégorie.
2. Le panneau « Renouveler — {nom du fichier} » s'ouvre.
3. Renseignez « Nouvelle date d'expiration », ou cochez la forme définitive si le type l'accepte.
4. Cliquez sur « Choisir le fichier » et sélectionnez le nouveau document.
5. Cliquez sur « Enregistrer ».

Le bouton reste inactif tant que le fichier et l'une des deux mentions d'échéance ne sont pas renseignés. « Nouvelle version enregistrée » confirme l'opération ; le fichier précédent bascule dans l'historique de la ligne (voir « Consulter les versions précédentes »).

Sur une catégorie qui n'expire pas (un RIB, par exemple), l'entrée du menu s'intitule « Remplacer » et le panneau « Remplacer — {nom du fichier} » ne demande ni date ni forme définitive : choisissez seulement le fichier. Le remplacement est possible sur un contrat signé, sauf pour une pièce « À signer » dont le fichier est figé : voir Joindre des documents au contrat.

Le renouvellement reste possible sur un contrat signé : une pièce périme pendant la vie du contrat. Il n'est refusé que sur un contrat archivé ou supprimé.

Consulter les versions précédentes

1. Sur la ligne du document, cliquez sur l'entrée d'historique, par exemple « 2 versions précédentes » (« 1 version précédente » s'il n'y en a qu'une). Elle réunit les versions et les relances : « 1 version précédente · 3 relances ».
2. La liste se déplie : chaque version porte le nom du fichier et la mention « déposée le {date} ».

Une version refusée y figure aussi, suivie de « refusée : {motif} ».

Valider ou refuser une version déposée par le client

Quand le client dépose une nouvelle version, un encadré apparaît sur la ligne, et la catégorie affiche « Dépôt du client à valider ». Depuis son espace, le message est « Nouvelle version déposée le {date} par {nom} » ; depuis le lien de l'e-mail de relance, « Nouvelle version déposée le {date} via le lien de relance envoyé à {nom} » (le nom est l'adresse e-mail). Le document en cours reste en vigueur tant que vous n'avez pas tranché.

1. Cliquez sur le nom du fichier déposé pour l'ouvrir et le vérifier.
2. Cliquez sur « Valider » pour l'adopter. « Nouvelle version validée » confirme : le document devient courant et sa nouvelle échéance s'applique.
3. Ou cliquez sur « Refuser », saisissez le motif dans « Expliquez pourquoi ce document est refusé », puis « Confirmer le refus ». Le motif est obligatoire : le bouton reste inactif tant qu'il est vide.

« Nouvelle version refusée » confirme le refus. Le document en cours et sa date ne changent pas, et le client est prévenu du motif.

Voir Renouveler vos documents pour le geste côté client.

Relancer le client tout de suite

1. Sur la ligne du document, ouvrez le menu ⋮ et cliquez sur « Relancer ».

« Relance envoyée au client » confirme l'envoi à l'adresse du client, avec le lien de dépôt. Sans adresse client pour cette pièce, la relance part aux observateurs du contrat et un avertissement s'affiche : « Aucune adresse client pour cette pièce : les suiveurs du contrat ont été prévenus à la place. Relancez le client vous-même. » Si aucun destinataire n'a pu être trouvé, le message « Aucun destinataire joignable pour cette pièce » s'affiche à la place, et l'envoi reste tracé dans l'historique des relances.

Le bouton est inactif tant que le document n'a pas de date d'expiration. Il n'apparaît que sur un contrat en attente de complétion, en attente de signature ou signé : un brouillon n'a encore rien demandé au client, et un contrat refusé, renouvelé, archivé ou supprimé ne lui demande plus rien. Une relance manuelle ne consomme aucun délai de rappel : le rappel automatique prévu partira quand même.

Suivre les relances envoyées

1. Sur la ligne du document, cliquez sur l'entrée d'historique, par exemple « 3 relances » (« 1 relance » s'il n'y en a qu'une).
2. Chaque ligne indique « Relance manuelle du {date} » ou « Relance automatique du {date} », suivie du destinataire : « à {adresses} », « à {count} destinataire(s) interne(s) », ou « — aucun destinataire joignable ».

Référence

États d'un document à échéance

Chaque catégorie affiche l'état de son document le plus urgent sous son nom ; la mention d'échéance de la ligne le reprend.

Ce que la date change

Deux messages distinguent les deux causes de blocage, au-dessus de la section « Pièces jointes » :

• « Des pièces jointes obligatoires sont manquantes. Ajoutez-les pour valider le contrat. » — il manque un document.
• « Des pièces jointes qui expirent n'ont pas de date d'expiration. Renseignez-la pour valider le contrat. » — les documents sont là, il manque une date.

Dans les deux cas, l'entrée de signature du menu « Actions » reste inactive avec l'infobulle « Complétez les pièces jointes obligatoires et leurs dates d'expiration pour signer ».

Relances automatiques

• Un rappel part à chaque délai configuré sur le type, compté en jours avant l'échéance.
• Le destinataire est l'adresse configurée sur le type (« Destinataire du rappel » : un champ du contrat ou d'une fiche CRM). Le client n'a pas besoin d'un compte du portail. Si l'adresse est vide ou introuvable, ce sont les observateurs du contrat qui sont prévenus. Voir Observateurs et alertes.
• L'e-mail envoyé au client contient un lien de dépôt, valable 30 jours après l'envoi : le client y choisit la date d'expiration (ou la forme définitive) et le fichier, sans se connecter. Si l'adresse correspond à un compte actif du portail pouvant ouvrir ce contrat, l'e-mail ajoute aussi un lien vers l'espace client.
• Le lien n'accepte que des PDF et des images (JPEG, PNG, WEBP), de 20 Mo maximum. Il cesse de fonctionner dès que le contrat n'attend plus le document (contrat archivé ou supprimé, document retiré), qu'une version à jour a été enregistrée ou qu'un dépôt attend déjà votre validation. Le client voit alors « Lien invalide ou expiré », « Document plus demandé », « Document déjà à jour » ou « Document déjà reçu ». Le dépôt arrive comme une version en attente de validation, comme depuis le portail.
• Annoncer un délai règle aussi tous les délais plus larges : un traitement en retard n'envoie pas une rafale de rappels.
• Une fois le dernier délai passé, plus rien ne part : il n'y a pas de relance quotidienne après l'expiration.
• Renseigner une nouvelle date d'expiration réarme tous les délais.
• Un contrat archivé, supprimé, refusé ou renouvelé ne déclenche plus de relance.

Ce que le statut du contrat autorise

Messages

Suivi depuis la page d'accueil

Deux blocs peuvent être ajoutés au tableau de bord d'accueil :

• « Pièces jointes à renouveler » — les documents dont l'échéance approche, triés du plus urgent au moins urgent. Chaque ligne porte le nom du type et celui du contrat.
• « Pièces à contrôler » — les versions déposées par les clients, depuis le portail ou le lien de relance, en attente de validation. Les boutons « Valider » et « Refuser » y sont directement disponibles, avec la même exigence de motif.

Pour les ajouter : sur la page d'accueil, passez en mode édition du tableau de bord, ouvrez le catalogue de blocs et choisissez-les. Voir Page d'accueil.

« Pièces à contrôler » n'exige pas le portail client : le lien de relance suffit à un client pour déposer une version, que l'organisation ait activé le portail ou non.

Les deux blocs mélangent les documents des contrats et ceux des fiches CRM quand vous avez accès aux deux modules. Voir Documents à échéance pour l'équivalent côté CRM.

Questions fréquentes

Puis-je déposer un document avant de connaître sa date d'expiration ?

Oui. Le dépôt n'est jamais bloqué par l'absence de date. Le document est marqué « Sans date » et il faudra le dater avant de pouvoir signer le contrat.

Un document sans date compte-t-il dans le nombre requis ?

Non. Le compteur du type affiche 0/1 tant que le document n'est pas daté, même si le fichier est bien présent.

Puis-je renouveler un document après la signature du contrat ?

Oui. C'est le cas le plus courant : une pièce périme pendant la vie du contrat. Seuls un contrat archivé et un contrat supprimé refusent la nouvelle version.

Comment arrêter les relances sur un document ?

Déposez la version définitive si le type l'accepte, ou cochez la case de forme définitive sur le document déjà en place. Un document définitif n'a plus d'échéance, donc plus de relance.

Une relance manuelle remplace-t-elle le rappel automatique du lendemain ?

Non. Une relance manuelle ne consomme aucun délai : le rappel automatique prévu partira quand même.

L'assistant IA peut-il ranger une pièce expirée et relancer le client ?

Oui. Quand il range les pièces d'un dossier, l'assistant IA classe un document expiré dans sa catégorie avec sa vraie date d'expiration, même passée, et le signale dans sa réponse ; seule une pièce impossible à identifier reste de côté. Sur un contrat en brouillon, aucun e-mail ne part : la relance automatique part une fois, au premier passage quotidien après l'envoi en signature ou la signature. Une fois le contrat envoyé en signature, l'assistant peut relancer le client tout de suite pour une pièce, après votre confirmation (« Relancer le client pour « document » du contrat « nom » », avec la date d'expiration). La relance est refusée sur un brouillon, avec la raison, et n'est pas possible sur un contrat créé déjà signé sans modèle. Dans l'historique de la pièce, elle apparaît comme « Relance manuelle ».