Documents
Consulter les modèles de document et les documents générés par les contrats, les tâches et l'assistant, avec aperçu et téléchargement
À quoi ça sert
La page « Documents » de l'administration réunit, au même endroit, les modèles de document de l'organisation et le journal des documents que Deltia a générés. Elle répond à deux questions : « quels modèles sont en place, avec quelles variables ? » et « quel document a été produit, par qui, et qu'est-il devenu ? ».
Elle rassemble les documents des contrats, des tâches et de l'assistant IA. Elle se consulte seulement : les modèles se modifient dans leur module.
Concepts clés
- Modèle — le fichier de départ d'un document (Word, PDF, Excel, PowerPoint, HTML ou modèle 3D), avec sa version et ses variables.
- Variable — une information que le modèle remplit : texte, texte long, nombre, montant, date, choix, image, liste ou utilisateur.
- Document généré — un fichier produit à partir d'un modèle, par exemple un contrat final, une relecture, un envoi en signature ou un document de tâche.
- Suivi — ce qu'est devenu le document : « E-mail envoyé », « E-mail en échec », « Signature en attente », « Signé », « Refusé », « Expiré » ou « Annulé ».
Comment faire
Ouvrir la page
- Cliquez sur votre avatar, puis sur « Documents » dans la partie administration du menu.
La page s'ouvre sur l'onglet « Modèles ». L'entrée n'apparaît que si votre organisation a le module Contrats ou le module Tâches.
Chercher et filtrer
- Saisissez un mot dans la zone de recherche : « Rechercher (nom, fichier) » sur les modèles, « Rechercher (élément, fichier, modèle) » sur les documents générés.
- Cliquez sur « Filtres » pour combiner des conditions.
- Cliquez sur l'en-tête d'une colonne pour trier.
Sans résultat, la page indique « Aucun modèle de document. » ou « Aucun document généré. ».
Lire le détail d'un modèle
- Dans l'onglet « Modèles », cliquez sur la ligne d'un modèle.
- Lisez le panneau de droite : version, date de mise à jour et variables, avec leur type et leurs contraintes.
- Consultez le fichier : il s'affiche à gauche dès l'ouverture. Sur téléphone, ouvrez l'onglet « Aperçu ».
Le panneau liste aussi les « Boucles » (répétitions de lignes) et les « Sections conditionnelles » du modèle. Pour un fichier Word, Excel ou PowerPoint, l'aperçu est redessiné dans le navigateur : « Aperçu indicatif : la mise en page peut différer légèrement du document réel. »
Cliquez sur « Télécharger le fichier source » pour récupérer le fichier, sur « Ouvrir le modèle en pleine page » pour l'agrandir, puis sur « Retour aux modèles ».
Retrouver un document généré
- Cliquez sur l'onglet « Documents générés ».
- Repérez la ligne par sa date, son élément ou son modèle.
- Cliquez sur l'aperçu ou sur « Télécharger » pour ouvrir ou récupérer le fichier.
Référence
Colonnes de l'onglet « Modèles »
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Nom | Nom du modèle |
| Module | « Contrats », « Tâches » ou « Assistant IA » |
| Format | Word, PDF, Excel, PowerPoint, HTML ou Modèle 3D |
| Version | Numéro de version du fichier, par exemple « v2 » |
| Variables | Nombre de variables déclarées |
| Mis à jour | Date de la dernière version |
| Fichier source | Nom du fichier déposé |
Colonnes de l'onglet « Documents générés »
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Date | Date de génération |
| Module | « Contrats », « Tâches » ou « Assistant IA » |
| Nature | « Contrat final », « Relecture », « Envoi en signature », « À la création » ou « À la clôture » |
| Élément | L'élément concerné (contrat, tâche), avec un lien vers lui |
| Modèle | Le modèle et sa version |
| Format | Le format du fichier |
| Auteur | La personne qui a généré le document ; « Utilisateur supprimé » si son compte n'existe plus |
| Suivi | Envoi par e-mail et état de la signature |
| Fichier | Aperçu et téléchargement |
Les documents générés avant l'arrivée de cette page y figurent aussi.
Filtres disponibles
Sur les modèles : nom, module, format, version, date de mise à jour et fichier. Sur les documents générés : date, module, nature, élément, modèle, fichier, format, auteur, e-mail (« Envoyé », « En échec ») et signature (« En attente », « Signé », « Refusé », « Expiré », « Annulé »).
Droits
| Situation | Ce que vous voyez |
|---|---|
| Administrateur de l'organisation avec le module Contrats ou Tâches | La page |
| Sans aucun de ces deux modules | Aucune entrée dans le menu ; « Vous devez avoir accès à au moins un module qui génère des documents. » |
| Module auquel vous n'avez pas accès | Ses modèles et ses documents n'apparaissent pas |
Pour chaque module, vous ne voyez que les documents que vous pourriez lire dans ce module.
Questions fréquentes
Puis-je modifier un modèle depuis cette page ?
Non. Les modèles de contrat et de tâche se gèrent dans l'administration de leur module, ceux de l'assistant dans Gérer les modèles de document de l'assistant.