Réserver un créneau
Choisir une ressource et un horaire depuis le planning, rejoindre une liste d'attente et lire le récapitulatif
À quoi ça sert
Le bloc « Réservations » de votre espace affiche le planning des ressources que votre prestataire met à votre disposition. Vous y voyez ce qui est libre, ce qui est occupé et ce qui est indisponible, et vous y posez vos réservations.
Quand le créneau visé est déjà pris, la réservation n'est pas refusée : elle est placée en liste d'attente et confirmée dès qu'une place se libère. Une fois la réservation créée, sa gestion — modification, annulation, rappels — est décrite dans Gérer vos réservations.
Concepts clés
- Planning — un ensemble de ressources réservables présenté ensemble. Quand plusieurs plannings vous sont ouverts, chacun a sa propre section (son propre onglet sur mobile).
- Ressource principale — celle que vous réservez, obligatoire. La liste porte le nom que votre prestataire lui a donné.
- Ressource secondaire — une ressource associée à la réservation, à choisir dans un second temps. Selon le paramétrage, elle est obligatoire, facultative ou absente.
- Confirmée — la réservation est acquise sur le créneau.
- En attente — le créneau était complet ou indisponible : vous êtes en liste d'attente, à un rang donné, et vous serez confirmé dès qu'une place se libère.
- Occupé — un créneau pris par quelqu'un d'autre. Vous en voyez l'indisponibilité, jamais le détail.
- Délai d'annulation — le nombre d'heures avant le début en deçà duquel la réservation ne peut plus être annulée. Il est rappelé avant la création.
Comment faire
Parcourir le planning
- Ouvrez votre espace et repérez le bloc « Réservations » ; lorsque votre espace est présenté en onglets, il s'agit de l'onglet « Planning ».
- Choisissez l'affichage : « Jour », « Semaine », « Mois » ou « Agenda ».
- Déplacez-vous avec les flèches, ou cliquez sur la période affichée pour choisir une date dans le calendrier. « Aujourd'hui » ramène à la date du jour.
- En vue « Jour », l'interrupteur « Heures travaillées » restreint la grille aux horaires d'ouverture. Il n'apparaît que si des horaires sont configurés.
- La légende, sous les plannings, donne la signification des couleurs.
Sur mobile, le bloc affiche un planning à la fois : son nom en haut de l'écran ouvre la liste des autres. Les affichages proposés sont « Jour », « Mois » et « Agenda », et le bouton « Options du planning » regroupe la légende et « Trouver un créneau ».
Réserver depuis un créneau libre
- Dans la grille, cliquez sur une case libre, sur la ligne de la ressource voulue. Pour un créneau plus long, faites glisser le curseur sur plusieurs cases.
- La fenêtre de réservation s'ouvre. Son titre reprend le nom de la ressource cliquée, sous la forme « Réservation — Salle Exemple », et l'horaire est déjà renseigné.
- Vérifiez « Début » et « Fin ».
- Choisissez les ressources secondaires demandées. Celles marquées d'un astérisque sont obligatoires.
- Ajoutez une note si nécessaire dans « Note (facultatif) ».
- Cliquez sur « Créer ».
Le message « Réservation créée » s'affiche et la réservation apparaît dans le planning.
Réserver sans partir d'une case
- Cliquez sur « Nouvelle réservation », en haut à droite de la section du planning voulu.
- Renseignez « Début ». La fin est proposée automatiquement à partir de la durée par défaut du planning ; ajustez-la si besoin.
- Choisissez la ressource dans la liste, puis les ressources secondaires demandées.
- Cliquez sur « Créer ».
Laisser l'application proposer une ressource libre
- Renseignez le créneau souhaité dans la fenêtre de réservation.
- Si la combinaison choisie n'est pas la plus libre, un encadré « Suggestion : Salle Exemple est libre » apparaît sous la liste des ressources.
- Cliquez sur « Choisir » pour l'appliquer.
Autre entrée possible : cliquez sur l'en-tête d'une colonne du planning. L'encadré « Choisir une ressource libre » liste alors toutes les ressources encore libres sur la période cliquée ; en sélectionner une ouvre la fenêtre de réservation pré-remplie.
Quand aucune ressource n'est libre : « Aucune ressource n'est libre sur ce créneau. Essayez d'autres horaires. »
Réserver depuis mobile
- Appuyez sur le bouton « + », en haut à droite du planning, ou sur « Trouver un créneau » dans les options.
- Choisissez un jour dans le mini-calendrier. La pastille sous chaque jour indique son état : « Libre », « Partiellement disponible », « Complet » ou « Fermé ».
- Choisissez un créneau dans la liste du jour. Un créneau complet est marqué « Liste d'attente », un créneau passé « Créneau passé ».
- La fenêtre de réservation s'ouvre avec une ressource libre déjà proposée. Vous pouvez en changer.
- Complétez et validez.
Sans jour sélectionné, la liste affiche « Choisissez un jour pour voir les créneaux » ; un jour sans disponibilité affiche « Aucun créneau disponible ce jour-là ».
Rejoindre une liste d'attente
- Sélectionnez un créneau complet ou indisponible pour la ressource voulue.
- L'encadré « Conditions » signale la situation : « Ce créneau est complet », ou « Cette ressource est indisponible sur ce créneau : vous serez placé en liste d'attente et confirmé dès qu'elle redevient disponible. »
- Le bouton de validation devient « Rejoindre la liste d'attente ». Cliquez dessus.
Le récapitulatif « Récapitulatif de votre réservation » reste affiché et précise votre situation ressource par ressource : « Salle Exemple — confirmée » ou « Salle Exemple — en liste d'attente, position 2/5 ». Cliquez sur « Fermer » pour revenir au planning.
Vous êtes averti par notification lorsque votre place est confirmée — voir Notifications.
Référence
Champs de la fenêtre de réservation
| Champ | Obligatoire | Remarques |
|---|---|---|
| Début | Oui | Doit être dans le futur |
| Fin | Oui | Doit être postérieure au début. Proposée automatiquement selon la durée par défaut du planning |
| Ressource principale | Oui | Pré-remplie et figée quand la réservation part d'une case du planning |
| Ressources secondaires | Selon le paramétrage | Obligatoires lorsqu'elles portent un astérisque |
| Note (facultatif) | Non | 2 000 caractères au maximum |
Règles appliquées à la création
| Règle | Effet |
|---|---|
| Le début doit être dans le futur | « Ce créneau est dans le passé : la réservation n'est pas possible. » et validation bloquée |
| La fin doit suivre le début | « La fin doit être postérieure au début. » et validation bloquée |
| Durée maximale d'une réservation | 92 jours |
| Ressource secondaire obligatoire non renseignée | Le bouton de validation reste inactif |
| Créneau pris entre-temps | « Ce créneau vient d'être pris. Choisissez un autre horaire ou une autre ressource. » |
| Ressource indisponible sur le créneau | « La ressource n'est pas disponible sur ce créneau (absence, fermeture ou jour férié). Choisissez un autre horaire. » |
| Échec pour une autre raison | « Échec de la création » |
Encadré « Conditions »
Il apparaît au-dessus du formulaire dès qu'il a quelque chose à signaler :
- « Annulation possible jusqu'à N h avant le début. » — le délai d'annulation du planning, quand il en existe un.
- « Ce créneau est complet : votre réservation sera placée en liste d'attente et confirmée dès qu'une place se libère. »
- « Ce créneau est complet » — la ressource choisie n'a plus de place sur la fenêtre demandée.
- « Cette ressource est indisponible sur ce créneau : vous serez placé en liste d'attente et confirmé dès qu'elle redevient disponible. »
États affichés dans le planning
| État | Signification |
|---|---|
| Confirmée | Votre réservation est acquise |
| En attente | Votre réservation est en liste d'attente |
| Annulée | Votre réservation a été annulée |
| Occupé | Créneau pris par un autre client ; aucun détail n'est visible |
| Indisponible (absence) / Hors horaires de travail / Jour férié / Indisponible | La ressource n'est pas exploitable sur ce créneau |
| Créneau passé | Créneau antérieur à maintenant |
| Ressource désactivée | Réservations en lecture seule sur cette ressource |
Comportements automatiques
- La fin de la réservation est calculée à partir du début et de la durée par défaut du planning, sauf si vous avez tracé vous-même le créneau ou modifié la fin.
- Quand la ressource choisie n'est pas la plus libre, une suggestion de combinaison libre est proposée ; elle n'est jamais appliquée sans votre clic.
- Une réservation posée sur un créneau complet ou indisponible part en liste d'attente, avec sa position dans la file.
- Le pas de temps des champs « Début » et « Fin » suit la granularité du planning (heure, demi-journée ou journée).
Questions fréquentes
Puis-je réserver une date déjà passée ?
Non. Le formulaire bloque la validation avec « Ce créneau est dans le passé : la réservation n'est pas possible. »
Puis-je voir qui occupe un créneau déjà pris ?
Non. Un créneau occupé par un autre client s'affiche « Occupé », sans nom ni détail.
Ma place en liste d'attente est-elle garantie ?
Elle est attribuée dans l'ordre d'arrivée, et le récapitulatif indique votre position. La confirmation intervient dès qu'une place se libère sur le créneau ; vous en êtes averti par notification.
Combien de temps à l'avance puis-je réserver ?
L'application ne fixe pas de limite d'anticipation, mais une réservation ne peut pas dépasser 92 jours de durée.
Puis-je réserver plusieurs créneaux d'un coup ?
Non. Chaque réservation se crée séparément. Une même réservation peut en revanche mobiliser une ressource principale et plusieurs ressources secondaires.