Créer, consulter et modifier une fiche
Remplir le formulaire d'une fiche, la consulter en panneau ou en pleine page, la modifier, changer son groupe et la supprimer
À quoi ça sert
La fiche est l'unité de travail du CRM : un client, un contact, une opportunité, un dossier — selon les entités que votre organisation a définies. Vous la créez depuis la liste de l'entité, vous la consultez pour voir ses champs et tout ce qui s'y rattache, et vous la modifiez au fil de la relation.
Chaque fiche appartient à un groupe. C'est ce groupe qui décide qui la voit et qui peut y toucher.
Concepts clés
- Nom de la fiche — le libellé qui identifie la fiche dans les listes, les liens et les recherches. Il est composé automatiquement à partir de certains champs, selon un modèle défini par l'administrateur de l'entité.
- Groupe — le rattachement de la fiche. Obligatoire à la création. Il détermine qui accède à la fiche.
- Onglet du formulaire — un regroupement de champs défini sur l'entité. Quand l'entité en a plusieurs, le formulaire les affiche en sections repliables avec le nombre de champs de chacune.
- Champ obligatoire — un champ marqué d'un astérisque. La fiche ne peut pas être enregistrée tant qu'il est vide.
- Bandeau — la ligne de valeurs affichée en haut de la fiche en consultation. Elle reprend les champs que l'administrateur a marqués « Afficher dans le bandeau ».
- Fil d'avancement — une liste déroulante affichée en haut de la fiche sous forme d'étapes cliquables, quand l'administrateur a activé « Afficher comme fil d'avancement » sur ce champ. Une seule par fiche.
Comment faire
Créer une fiche
- Ouvrez l'entité depuis le menu.
- Cliquez sur le bouton de création, en haut à droite (« Créer un contact »). Le bouton est scindé : la partie principale ouvre le formulaire selon votre préférence d'ouverture, l'icône à côté ouvre l'autre mode. Sur téléphone, le bouton rond en bas à droite ouvre le formulaire.
- Vérifiez le « Groupe ». Si vous n'appartenez qu'à un seul groupe, il est déjà choisi ; si vous en avez plusieurs, votre groupe favori est proposé.
- Renseignez les champs. Ceux marqués d'un astérisque sont obligatoires : « Les champs marqués d'un astérisque (*) sont obligatoires ».
- Si l'entité gère une photo de profil, déposez l'image dans le champ « Photo ».
- Cliquez sur « Créer ».
Le message « Enregistrement créé avec succès » confirme, et la fiche s'ouvre.
Si des fiches ressemblantes existent, un avertissement apparaît avant l'enregistrement. La saisie n'est jamais bloquée : vous pouvez enregistrer quand même. Voir Détecter et fusionner les doublons.
Consulter une fiche
- Depuis la liste, cliquez sur le nom de la fiche.
La fiche s'ouvre dans le volet latéral ou en pleine page selon votre préférence. L'entête affiche le nom de la fiche, sa photo le cas échéant, et les dates « Créé le » et « Modifié le ». L'onglet « Informations » présente les champs, section par section, et rappelle le groupe en bas de la première section (« Groupe : »).
Selon les modules auxquels vous avez accès et ce qui est rattaché à la fiche, d'autres onglets apparaissent : les fiches liées, « Contrats », « Facturation », « Tâches » et « Saisies ». Voir Relier des fiches entre elles, Les onglets « Contrats », « Tâches » et « Saisies » d'une fiche et L'onglet « Facturation » d'une fiche.
Retrouver un champ dans une fiche qui en compte beaucoup
- Ouvrez la fiche.
- Cliquez sur « Rechercher dans les champs », en haut de la fiche.
- Saisissez au moins trois caractères.
Les champs correspondants sont proposés ; en choisir un fait défiler la fiche jusqu'à lui et le met brièvement en évidence. En dessous de trois caractères, le panneau indique « Saisissez au moins 3 caractères » ; sans correspondance, « Aucun champ trouvé ».
Modifier une fiche
- Ouvrez la fiche, puis cliquez sur « Modifier ».
- Changez les valeurs voulues.
- Cliquez sur « Sauvegarder ».
Le message « Enregistrement mis à jour avec succès » confirme. Si vous fermez le volet avec des modifications non enregistrées, une fenêtre vous demande de confirmer l'abandon. Voir Volet latéral et ouverture en plein écran.
Pour corriger une seule valeur sans ouvrir la fiche, utilisez le tableau. Voir Modifier une valeur directement dans le tableau.
Changer le groupe d'une fiche
- Ouvrez la fiche en modification.
- Dans la première section, changez le « Groupe ».
- Cliquez sur « Sauvegarder ».
Vous ne pouvez choisir qu'un groupe dont vous êtes membre. Les fiches rattachées par une relation maître-détail suivent le déplacement. Attention : après le changement, la fiche n'est plus visible par les membres de l'ancien groupe. Voir Visibilité et permissions par groupe.
Faire avancer une fiche avec le fil d'avancement
- Ouvrez la fiche en consultation.
- En haut de la fiche, cliquez sur l'étape voulue du fil d'avancement.
Le message « Statut mis à jour : Qualifié » confirme. En cas d'échec, « Impossible de mettre à jour le statut » s'affiche et l'étape ne change pas. Le fil est en lecture seule si vous n'êtes pas autorisé à modifier les fiches de l'entité.
Supprimer une fiche
- Ouvrez la fiche, puis cliquez sur « Supprimer ».
- Confirmez la fenêtre « Confirmer la suppression » : « Êtes-vous sûr de vouloir supprimer cet enregistrement ? Cette action est irréversible. »
- Cliquez sur « Supprimer définitivement ».
Le message « Société Exemple a été supprimé » confirme. Depuis le volet, celui-ci se referme ; depuis la pleine page, vous revenez à la liste de l'entité. Le bouton n'existe pas si l'entité n'autorise pas la suppression.
Consulter l'historique d'une fiche
- Ouvrez la fiche.
- Cliquez sur l'icône « Historique », dans l'entête.
Voir Historique des modifications.
Référence
Droits requis
| Action | Condition |
|---|---|
| Voir une fiche | Appartenir au groupe de la fiche, et l'entité doit être visible pour vos groupes |
| Créer une fiche | L'entité autorise la création, et votre groupe y est autorisé |
| Modifier une fiche | L'entité autorise la modification, et votre groupe y est autorisé |
| Supprimer une fiche | L'entité autorise la suppression, et votre groupe est autorisé à modifier |
| Changer le groupe | Être membre du groupe de destination |
Quand une opération n'est pas permise, le bouton n'apparaît pas, ou la page affiche « Vous n'êtes pas autorisé à créer des enregistrements pour cette entité. » ou « Vous n'êtes pas autorisé à modifier des enregistrements pour cette entité. » Une fiche hors de vos groupes affiche « Accès refusé » et « Vous n'avez pas accès à cet enregistrement. »
Boutons du formulaire
| Écran | Boutons |
|---|---|
| Création | « Annuler », « Créer » (« Création... » pendant l'enregistrement) |
| Modification | « Supprimer », « Retour », « Sauvegarder » (« Sauvegarde... » pendant l'enregistrement) |
| Consultation | « Supprimer », « Modifier » |
Contrôles à l'enregistrement
La fiche n'est pas enregistrée tant qu'un contrôle échoue. Les messages les plus courants :
| Contrôle | Message |
|---|---|
| Groupe non renseigné | « Le groupe est obligatoire » |
| Champ obligatoire vide | « Nom est obligatoire » |
| Adresse e-mail mal formée | « Email invalide » |
| Numéro de téléphone mal formé | « Numéro de téléphone invalide » |
| Adresse web mal formée | « URL invalide » |
| Texte trop court ou trop long | « Minimum 3 caractères », « Maximum 255 caractères » |
| Nombre hors bornes | « Valeur minimum : 0 », « Valeur maximum : 100 » |
| Trop de décimales | « Maximum 2 décimale(s) autorisée(s) » |
| Sélection multiple hors bornes | « Minimum 1 sélection(s) requise(s) », « Maximum 3 sélection(s) autorisée(s) » |
| Un seul fichier ou une seule image attendue | « Photo ne peut contenir qu'une seule image » |
Le nombre d'erreurs par section est affiché sur son entête : vous voyez tout de suite quelle section replier ou ouvrir.
Ce qui compose le nom d'une fiche
Le nom est construit à partir des champs choisis dans le modèle de nom d'affichage de l'entité. Il se recalcule automatiquement quand l'un de ces champs change. Voir Créer et configurer une entité.
Comportements automatiques
- Le groupe est présélectionné : automatiquement si vous n'avez qu'un groupe, sinon avec votre groupe favori s'il est proposé pour cette entité.
- Certains champs peuvent apparaître, disparaître, devenir obligatoires ou passer en lecture seule selon les valeurs saisies. Voir Afficher des champs et des onglets sous condition.
- Créer une fiche depuis une colonne du Kanban préremplit la valeur de cette colonne. Voir Vue Kanban.
- Toutes les modifications sont tracées. Voir Historique des modifications.
Questions fréquentes
Puis-je récupérer une fiche supprimée ? Non. La suppression est définitive : « Cette action est irréversible. »
Pourquoi ne puis-je pas choisir un groupe dans la liste ? Vous ne pouvez rattacher une fiche qu'à un groupe dont vous êtes membre, et l'entité peut restreindre les groupes autorisés.
Pourquoi certains champs n'apparaissent-ils pas dans mon formulaire ? Soit une règle conditionnelle les masque en fonction des valeurs saisies, soit le champ est restreint à d'autres groupes que les vôtres.
Pourquoi le nom de ma fiche n'est-il pas celui que j'ai saisi ? Le nom est composé automatiquement à partir des champs prévus par le modèle de l'entité. Modifiez ces champs, et le nom suivra.
Puis-je modifier une fiche depuis la liste, sans l'ouvrir ? Oui, cellule par cellule. Voir Modifier une valeur directement dans le tableau.