Créer, consulter et modifier une fiche

À quoi ça sert

La fiche est l'unité de travail du CRM : un client, un contact, une opportunité, un dossier — selon les entités que votre organisation a définies. Vous la créez depuis la liste de l'entité, vous la consultez pour voir ses champs et tout ce qui s'y rattache, et vous la modifiez au fil de la relation.

Chaque fiche appartient à un périmètre — ou, si votre organisation a activé les « Fiches multi-périmètres », à plusieurs. C'est ce ou ces périmètres qui décident qui la voit ; ce que chacun peut y faire dépend de ses rôles.

Concepts clés

• Nom de la fiche — le libellé qui identifie la fiche dans les listes, les liens et les recherches. Il est composé automatiquement à partir de certains champs, selon un modèle défini par l'administrateur de l'entité.
• Périmètre — le rattachement de la fiche. Obligatoire à la création : au moins un périmètre. Il détermine qui accède à la fiche. Voir « Fiches multi-périmètres » dans Périmètres, rôles et permissions.
• Onglet du formulaire — un regroupement de champs défini sur l'entité. Quand l'entité en a plusieurs, le formulaire les affiche en sections repliables avec le nombre de champs de chacune.
• Champ obligatoire — un champ marqué d'un astérisque. La fiche ne peut pas être enregistrée tant qu'il est vide.
• Bandeau — la ligne de valeurs affichée en haut de la fiche en consultation. Elle reprend les champs que l'administrateur a marqués « Afficher dans le bandeau ».
• Fil d'avancement — une liste déroulante affichée en haut de la fiche sous forme d'étapes cliquables, quand l'administrateur a activé « Afficher comme fil d'avancement » sur ce champ. Une seule par fiche.

Comment faire

Créer une fiche

1. Ouvrez l'entité depuis le menu.
2. Cliquez sur le bouton de création, en haut à droite (« Créer un contact »). Le bouton est scindé : la partie principale ouvre le formulaire selon votre préférence d'ouverture, l'icône à côté ouvre l'autre mode. Sur téléphone, le bouton rond en bas à droite ouvre le formulaire.
3. Vérifiez le « Périmètre ». Si vous n'appartenez qu'à un seul périmètre, il est déjà choisi ; si vous en avez plusieurs, votre périmètre favori est proposé. Quand votre organisation a activé les « Fiches multi-périmètres », le champ devient une sélection à plusieurs valeurs : cochez tous les périmètres qui doivent accéder à la fiche.
4. Renseignez les champs. Ceux marqués d'un astérisque sont obligatoires : « Les champs marqués d'un astérisque (*) sont obligatoires ».
5. Si l'entité gère une photo de profil, déposez l'image dans le champ « Photo ».
6. Cliquez sur « Créer ».

Le message « Enregistrement créé avec succès » confirme, et la fiche s'ouvre.

Dans un champ fichier, chaque image déposée s'affiche en miniature dans la liste des fichiers du formulaire : cliquer sur la miniature (« Agrandir l'image ») l'ouvre en grand, dans la même galerie que sur la fiche. Un clic sur le nom d'un fichier PDF, en consultation comme en modification, l'ouvre dans une fenêtre d'aperçu, avec les actions imprimer, télécharger et ouvrir dans un onglet. Un clic sur le nom d'une image l'ouvre de même dans la visionneuse d'images ; une photo HEIC d'iPhone est d'abord convertie en JPEG dans la page, et téléchargée si la conversion échoue. Un autre type de fichier s'ouvre dans un nouvel onglet. Ctrl, Cmd ou Maj + clic ouvre toujours le fichier dans un onglet.

Si des fiches ressemblantes existent, un avertissement apparaît avant l'enregistrement. La saisie n'est jamais bloquée : vous pouvez enregistrer quand même. Voir Détecter et fusionner les doublons.

Dupliquer une fiche

Dupliquer ouvre le formulaire de création rempli avec les valeurs d'une fiche existante. Rien n'est créé tant que vous n'avez pas enregistré.

1. Depuis la liste, ouvrez le menu d'actions de la ligne et cliquez sur « Dupliquer ». Depuis une fiche ouverte, cliquez sur « Dupliquer » parmi les boutons d'action.
2. Le formulaire s'ouvre, intitulé « Copie de Société Exemple » dans le volet. En pleine page, il indique : « Les valeurs de « Société Exemple » ont été reprises. Vérifiez-les avant d'enregistrer. »
3. Corrigez ce qui doit l'être, puis cliquez sur « Créer ».

Le bouton « Créer » est actif d'emblée, sans modification préalable. La copie est une fiche neuve ; la fiche d'origine reste inchangée. Le contrôle des doublons s'applique comme pour toute création : voir Détecter et fusionner les doublons.

Si la fiche d'origine n'existe plus, le formulaire affiche « La fiche à dupliquer est introuvable. ». L'action n'apparaît que si l'entité autorise la création et que l'un de vos rôles y est autorisé.

Consulter une fiche

1. Depuis la liste, cliquez sur le nom de la fiche.

La fiche s'ouvre dans le volet latéral ou en pleine page selon votre préférence. L'entête affiche le nom de la fiche, sa photo le cas échéant, et les dates « Créé le » et « Modifié le ». L'onglet « Informations » présente les champs, section par section, et rappelle le périmètre en bas de la première section (« Périmètre : »).

Selon les modules auxquels vous avez accès et ce qui est rattaché à la fiche, d'autres onglets apparaissent : les fiches liées, « Contrats », « Facturation », « Tâches », « Saisies », « Matériel installé » et, si l'entité les a activés, « Commentaires », ainsi qu'un onglet par champ « Notes » (voir Notes d'une fiche). L'onglet « Matériel installé » liste en lecture seule le matériel suivi à l'unité qui se trouve chez cette fiche ; il n'apparaît que si vous avez accès au module « Stock » et que la fiche porte au moins un matériel (voir Stock). Voir Relier des fiches entre elles, Les onglets « Contrats », « Tâches » et « Saisies » d'une fiche, L'onglet « Facturation » d'une fiche et Commenter une fiche.

Les onglets de fiches liées portent une pastille avec le nombre de fiches qui pointent vers cette fiche. Un onglet masqué par une règle conditionnelle n'a pas de pastille, et une relation vers une entité ou un champ que vous n'avez pas le droit de lire affiche 0.

Retrouver un champ dans une fiche qui en compte beaucoup

1. Ouvrez la fiche.
2. Cliquez sur « Rechercher dans les champs », en haut de la fiche.
3. Saisissez au moins trois caractères.

Les champs correspondants sont proposés ; en choisir un fait défiler la fiche jusqu'à lui et le met brièvement en évidence. En dessous de trois caractères, le panneau indique « Saisissez au moins 3 caractères » ; sans correspondance, « Aucun champ trouvé ».

Modifier une fiche

1. Ouvrez la fiche, puis cliquez sur « Modifier ».
2. Changez les valeurs voulues.
3. Cliquez sur « Sauvegarder ».

Le message « Enregistrement mis à jour avec succès » confirme. Si vous fermez le volet avec des modifications non enregistrées, une fenêtre vous demande de confirmer l'abandon. Voir Volet latéral et ouverture en plein écran.

Pour corriger une seule valeur sans ouvrir la fiche, utilisez le tableau. Voir Modifier une valeur directement dans le tableau.

Changer le périmètre d'une fiche

1. Ouvrez la fiche en modification.
2. Dans la première section, changez le « Périmètre » (ou, en mode multi-périmètres, cochez et décochez les périmètres voulus).
3. Cliquez sur « Sauvegarder ».

Vous ne pouvez choisir que des périmètres dont vous êtes membre. Les fiches rattachées par une relation maître-détail suivent le déplacement. Attention : après le changement, la fiche n'est plus visible par les membres d'un périmètre retiré. Voir « Fiches multi-périmètres » dans Périmètres, rôles et permissions.

Faire avancer une fiche avec le fil d'avancement

1. Ouvrez la fiche en consultation.
2. En haut de la fiche, cliquez sur l'étape voulue du fil d'avancement.

Le message « Statut mis à jour : Qualifié » confirme. En cas d'échec, « Impossible de mettre à jour le statut » s'affiche et l'étape ne change pas. Le fil est en lecture seule si vous n'êtes pas autorisé à modifier les fiches de l'entité.

Supprimer une fiche

1. Ouvrez la fiche, puis cliquez sur « Supprimer ».
2. Confirmez la fenêtre « Confirmer la suppression » : « Êtes-vous sûr de vouloir supprimer cet enregistrement ? Cette action est irréversible. »
3. Cliquez sur « Supprimer définitivement ».

Le message « Société Exemple a été supprimé » confirme. Depuis le volet, celui-ci se referme ; depuis la pleine page, vous revenez à la liste de l'entité. Le bouton n'existe pas si l'entité n'autorise pas la suppression.

Consulter l'historique d'une fiche

1. Ouvrez la fiche.
2. Cliquez sur l'icône « Historique », dans l'entête.

Voir Historique des modifications.

Référence

Droits requis

Quand une opération n'est pas permise, le bouton n'apparaît pas, ou la page affiche « Vous n'êtes pas autorisé à créer des enregistrements pour cette entité. », « Vous n'êtes pas autorisé à modifier des enregistrements pour cette entité. » ou « Vous n'êtes pas autorisé à supprimer des enregistrements pour cette entité. » Sur une entité réservée à son créateur, les boutons « Modifier » et « Supprimer » disparaissent des fiches créées par quelqu'un d'autre ; les administrateurs de l'organisation les gardent partout. Une fiche hors de vos périmètres affiche « Accès refusé » et « Vous n'avez pas accès à cet enregistrement. » Voir Périmètres, rôles et permissions et Créer et configurer une entité.

Boutons du formulaire

Contrôles à l'enregistrement

La fiche n'est pas enregistrée tant qu'un contrôle échoue. Les messages les plus courants :

Le nombre d'erreurs par section est affiché sur son entête : vous voyez tout de suite quelle section replier ou ouvrir.

Ce qui compose le nom d'une fiche

Le nom est construit à partir des champs choisis dans le modèle de nom d'affichage de l'entité. Il se recalcule automatiquement quand l'un de ces champs change. Voir Créer et configurer une entité.

Comportements automatiques

• Le périmètre est présélectionné : automatiquement si vous n'avez qu'un périmètre, sinon avec votre périmètre favori s'il est proposé pour cette entité.
• Certains champs peuvent apparaître, disparaître, devenir obligatoires ou passer en lecture seule selon les valeurs saisies. Voir Afficher des champs et des onglets sous condition.
• Créer une fiche depuis une colonne du Kanban préremplit la valeur de cette colonne. Voir Vue Kanban.
• Toutes les modifications sont tracées. Voir Historique des modifications.

Ce que la duplication reprend

La copie reprend les valeurs saisies de la fiche d'origine. Elle ne reprend pas :

• les champs que l'application calcule ou tient à jour : « ID », « Auto-numéro », « Créateur », « Formule », « Somme », « Compteur de relations », « Propriété liée » et « One-to-Many » ;
• les champs « Crédit » et « Journal de saisies », qui repartent vides ;
• les champs « Images » et « Fichiers » ;
• les champs « Web Service » et « Source Web Service » ;
• les champs en lecture seule et les champs vides ;
• les images et pièces jointes déposées dans un champ texte enrichi de la fiche d'origine : le texte est repris, pas ces éléments.

Pour le périmètre, seuls ceux de la fiche d'origine dont vous êtes membre sont repris. Si vous n'en êtes membre d'aucun, la règle habituelle s'applique : choisi automatiquement si vous n'avez qu'un périmètre, à choisir sinon. Un champ « Utilisateur » limité au périmètre de la fiche n'est pas repris quand le périmètre principal change.

Questions fréquentes

Puis-je dupliquer une fiche avec ses fichiers ? Non. Les champs « Images » et « Fichiers » ne sont pas copiés : ajoutez-les sur la copie.

Puis-je récupérer une fiche supprimée ? Non. La suppression est définitive : « Cette action est irréversible. »

Pourquoi ne puis-je pas choisir un périmètre dans la liste ? Vous ne pouvez rattacher une fiche qu'à un périmètre dont vous êtes membre.

Une fiche peut-elle appartenir à plusieurs périmètres ? Oui, si votre organisation a activé les « Fiches multi-périmètres ». Sinon, une fiche n'appartient qu'à un seul périmètre. Voir « Fiches multi-périmètres » dans Périmètres, rôles et permissions.

Pourquoi certains champs n'apparaissent-ils pas dans mon formulaire ? Soit une règle conditionnelle les masque en fonction des valeurs saisies, soit le champ est réservé à d'autres rôles que les vôtres.

Pourquoi les boutons « Modifier » et « Supprimer » ont-ils disparu sur cette fiche ? Soit vos rôles ne le permettent pas, soit l'entité réserve la modification et la suppression au créateur de la fiche et vous n'en êtes pas l'auteur. Un administrateur de l'organisation garde ces boutons dans tous les cas.

Pourquoi le nom de ma fiche n'est-il pas celui que j'ai saisi ? Le nom est composé automatiquement à partir des champs prévus par le modèle de l'entité. Modifiez ces champs, et le nom suivra.

Puis-je modifier une fiche depuis la liste, sans l'ouvrir ? Oui, cellule par cellule. Voir Modifier une valeur directement dans le tableau.