Contrôle IA des documents

À quoi ça sert

Quand un client ou un collaborateur dépose une pièce jointe, personne ne relit systématiquement ce qui arrive : une carte grise périmée, un scan illisible ou un fichier sans rapport passent inaperçus jusqu'au moment où ils posent problème.

Le contrôle IA lit chaque document déposé et le compare à ce que vous avez décrit comme attendu. Il pose un indicateur à côté du fichier, avec un verdict et la raison. « Le résultat est indicatif : il n'empêche jamais un dépôt et ne conditionne aucune étape métier. »

Le réglage se fait en deux endroits, complémentaires : cette page l'active et définit son comportement pour toute l'organisation ; c'est ensuite dans chaque module que vous décrivez, type de document par type de document, ce qui est attendu.

Concepts clés

• Modèle de reconnaissance — le modèle d'IA qui lit le document. « Doit être un modèle multimodal, capable de traiter images et PDF. »
• Connexion IA — les identifiants du fournisseur utilisé. Voir Connexions IA.
• Niveau de signalement — la sévérité du contrôle : « Tolérant », « Équilibré » ou « Strict ». Il ne change pas la lecture du document, mais ce qui vaut la peine d'être signalé.
• Pages analysées au maximum — le nombre de pages lues sur un document. « Au delà, seules les premières pages sont analysées. »
• Quota mensuel — un plafond de contrôles par mois. « Garde-fou contre un emballement (import massif, boucle de relance). Ce n'est pas une limite commerciale. »
• Ce qui est attendu — la description que vous écrivez sur un type de pièce jointe ou sur un champ de fichier. Sans elle, aucun contrôle n'a lieu.

Comment faire

Activer le contrôle

1. Ouvrez le menu utilisateur, puis « Administration » et « Contrôle IA des documents ».
2. Dans « Modèle de reconnaissance », choisissez une « Connexion IA » et saisissez l'identifiant du « Modèle ».
3. Activez « Activer le contrôle ».
4. Cliquez sur « Enregistrer ».

Le message « Configuration enregistrée » confirme. Sans connexion ni modèle, l'activation est refusée : « Sélectionnez une connexion et saisissez un modèle pour activer le contrôle. »

À l'activation, les documents déjà déposés sont mis en file : « {n} documents déjà déposés mis en file de contrôle. » Si la reprise a été écourtée, le message indique ce qu'il reste : « {n} documents mis en file, {r} restants. Réenregistrez pour continuer. » Si rien n'était à reprendre, aucun message de reprise n'apparaît.

Choisir le niveau de signalement

1. Sur la page « Contrôle IA des documents », section « Comportement », ouvrez « Niveau de signalement ».
2. Choisissez « Tolérant », « Équilibré » ou « Strict ». La description sous le champ décrit ce que le niveau signale.
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

Régler les limites

1. Dans « Comportement », ajustez « Pages analysées au maximum » et « Quota mensuel ».
2. Cliquez sur « Enregistrer ».

Le nombre de pages va de 1 à 30. Le quota mensuel accepte 0, ce qui revient à ne contrôler aucun document. Il compte des documents et non des analyses : relancer le contrôle d'un document déjà contrôlé ne consomme pas une unité de plus.

Décrire ce qui est attendu sur un document

Le contrôle ne s'applique qu'aux documents pour lesquels une attente est écrite. Deux endroits selon le module :

1. Pour une pièce jointe de contrat, renseignez « Contrôle IA du document » sur le type de pièce jointe. Voir Types de pièces jointes.
2. Pour un document du CRM, renseignez « Contrôle IA du document » sur le champ de type « Fichiers ». Voir Types de champs.

Sans description, le document est déposé sans être contrôlé.

Désactiver le contrôle

1. Désactivez « Activer le contrôle ».
2. Cliquez sur « Enregistrer ».

« Tant que le contrôle est désactivé, aucun document n'est envoyé à un service d'IA. Le désactiver supprime les contrôles déjà effectués. » Les indicateurs disparaissent donc des documents.

Référence

Réglages

Les trois niveaux de signalement

Un niveau plus strict ne rend pas la lecture plus fine : il abaisse le seuil à partir duquel une remarque est remontée à l'utilisateur.

Verdicts affichés à l'utilisateur

L'infobulle rappelle qu'il s'agit d'une « Analyse automatisée, à titre indicatif », et propose de relancer le contrôle ou de valider le document. Voir Pièces jointes.

Portée du contrôle

Le widget « Pièces jointes à vérifier » de l'écran d'accueil n'est proposé que lorsque le contrôle est activé. Voir Page d'accueil.

Questions fréquentes

Le contrôle peut-il refuser un document ?

Non. « Le résultat est indicatif : il n'empêche jamais un dépôt et ne conditionne aucune étape métier. » Il signale, c'est un humain qui décide.

Mes documents partent-ils chez un fournisseur d'IA ?

Seulement quand le contrôle est activé et qu'une attente est décrite sur le type de document concerné. « Tant que le contrôle est désactivé, aucun document n'est envoyé à un service d'IA. »

Pourquoi un document n'a-t-il aucun indicateur ?

Parce que rien n'est attendu de lui : la case « Contrôle IA du document » du type de pièce jointe ou du champ est vide. Renseignez-la pour que les dépôts suivants soient contrôlés.

Que se passe-t-il si j'atteins le quota mensuel ?

Le quota est un garde-fou contre un emballement, pas une limite commerciale. Relevez-le si votre volume normal l'exige.

Le contrôle relit-il un document déjà contrôlé quand je change de niveau ?

Non. La reprise des documents déjà déposés a lieu à l'activation. Depuis l'indicateur d'un document, un utilisateur peut relancer le contrôle au cas par cas.