Documents à échéance

À quoi ça sert

Certains documents attachés à une fiche périment : une pièce d'identité, une attestation d'assurance, un certificat, une carte grise provisoire. Un champ fichier peut être configuré pour les suivre : il porte alors une date d'expiration, prévient avant l'échéance, conserve les versions successives et sait recevoir un dépôt fait par le client depuis son espace.

La carte affichée sur la fiche rassemble tout cela : le document en cours, sa date, son état, les rappels envoyés, les versions précédentes, et les actions pour renouveler, relancer ou statuer sur un dépôt en attente.

La configuration du suivi, notamment les délais de rappel, se fait sur le champ. Voir Créer et configurer un champ.

Concepts clés

• Document courant — le ou les fichiers actuellement en vigueur sur le champ. Un champ qui accepte plusieurs fichiers (un recto et un verso, par exemple) partage une seule date d'expiration pour l'ensemble.
• Date d'expiration — la date à laquelle le document cesse d'être valable. Elle est obligatoire dès qu'un document est déposé.
• Forme définitive — l'inverse d'une date : le document ne périme pas, il clôt le cycle. Un document déclaré définitif n'a plus de date d'expiration et ne déclenche plus aucun rappel. Cette possibilité n'existe que si le champ la prévoit ; la case porte alors le libellé choisi par l'administrateur, à défaut « Ce document est définitif ».
• Version précédente — un document remplacé. Il reste consultable, avec sa date de remplacement et, s'il a été refusé, le motif du refus.
• Version en attente — un document déposé par le client depuis son espace, qui ne remplace rien tant que personne ne l'a validé.
• Rappel — un e-mail envoyé avant l'échéance. Il part automatiquement aux délais prévus sur le champ, ou à la demande avec « Relancer ».

Comment faire

Déposer un premier document depuis une fiche

1. Ouvrez la fiche.
2. Sur la carte du champ, sous la mention « Aucun document », cliquez sur « Ajouter un document ».
3. Renseignez la date d'expiration, ou cochez la case de forme définitive si le champ la propose.
4. Cliquez sur « Choisir un fichier » (ou « Choisir des fichiers ») et sélectionnez le document, ou faites-le glisser sur la zone.
5. Cliquez sur « Enregistrer ».

Le message « Nouvelle version enregistrée » s'affiche et le document apparaît sur la carte. Le bouton « Enregistrer » reste inactif tant qu'aucun fichier n'est choisi et qu'aucune date ni forme définitive n'est indiquée.

Déposer un document en créant la fiche

1. Créez une nouvelle fiche.
2. Sur le champ, renseignez la date d'expiration, ou cochez la forme définitive.
3. Déposez le fichier dans la zone prévue.
4. Enregistrez la fiche.

Le document est classé au moment où la fiche est créée. Si vous annulez la création, rien n'est déposé.

Renouveler un document

1. Ouvrez la fiche.
2. Sur la carte du champ, cliquez sur « Renouveler ».
3. Renseignez la nouvelle date d'expiration, ou cochez la forme définitive.
4. Choisissez le nouveau fichier.
5. Cliquez sur « Enregistrer ».

Le nouveau document devient le document courant, l'ancien rejoint les versions précédentes avec sa date de remplacement, et les rappels repartent sur la nouvelle échéance. Un dépôt du client en attente de revue est annulé par ce renouvellement, mais reste conservé dans les versions précédentes.

Corriger la date d'expiration sans changer de document

1. Ouvrez la fiche.
2. Sur la carte, modifiez la date dans le champ prévu.
3. Cliquez en dehors du champ.

Le message « Date d'expiration enregistrée » confirme l'enregistrement. En cas d'échec : « Échec de l'enregistrement de la date d'expiration ».

Depuis un formulaire de modification, la date fait partie du formulaire : elle n'est enregistrée qu'avec le bouton d'enregistrement de la fiche.

Déclarer qu'un document est définitif

1. Ouvrez la fiche.
2. Sur la carte, cochez la case de forme définitive.

Le champ de date se désactive et l'état passe à « Définitif ». Les rappels cessent. Pour revenir en arrière, saisissez une date d'expiration : décocher la case seule ne suffit pas, puisque le document doit toujours dire soit une date, soit qu'il est définitif.

Relancer le client

1. Ouvrez la fiche.
2. Sur la carte, cliquez sur « Relancer ».

Le message « Relance envoyée » confirme l'envoi, et la relance apparaît dans l'historique des rappels. Si personne n'est joignable : « Aucun destinataire joignable pour ce document ». Le bouton n'apparaît que si le document porte une date d'expiration.

Une relance manuelle ne consomme pas de délai de rappel : le rappel automatique prévu partira quand même.

Valider ou refuser un document déposé depuis l'espace client

1. Ouvrez la fiche. Le dépôt en attente s'affiche dans un encadré orange : « Nouvelle version déposée le … par … ».
2. Ouvrez le fichier pour le vérifier.
3. Pour l'accepter, cliquez sur « Valider ». Le message « Nouvelle version validée » s'affiche et le document devient le document courant.
4. Pour le refuser, cliquez sur « Refuser », saisissez le « Motif du refus », puis cliquez sur « Confirmer le refus ». Le bouton reste inactif tant que le motif est vide.

Un refus laisse le document courant et la date d'expiration inchangés. Le document refusé rejoint les versions précédentes avec son motif.

Si le client a déposé une autre version entre l'affichage de la page et votre décision : « Une nouvelle version a été déposée entre-temps. Rafraîchissez la page pour la consulter avant de décider. »

Consulter les versions précédentes et les rappels

1. Ouvrez la fiche.
2. Cliquez sur la ligne « … version(s) précédente(s) » pour déplier la liste : chaque version indique son nom de fichier, sa date de remplacement et, le cas échéant, « refusée : … ».
3. Cliquez sur la ligne « … rappel(s) envoyé(s) » pour voir les rappels : leur date, leur nature (automatique ou manuelle) et leurs destinataires.

Référence

États d'un document

Quand le champ prévoit un libellé pour la forme définitive, c'est ce libellé qui s'affiche à la place de « Définitif ».

Règles

• Un document déposé doit toujours indiquer soit une date d'expiration, soit sa forme définitive. Jamais les deux, jamais aucune des deux.
• Tant qu'un document présent sur la fiche n'a pas de date, la fiche ne peut plus être enregistrée : « Indiquez la date d'expiration de ce document ». Renseignez la date, ou cochez la forme définitive.
• Un champ suivi en expiration ne peut pas être rendu obligatoire. Une fiche dont le document n'a jamais été fourni reste donc enregistrable.
• Le contenu d'un tel champ ne se modifie que par un dépôt, une revue ou une correction de date : les modifications en masse et les imports le laissent intact.
• Un fichier d'un type non autorisé par le champ est refusé à la sélection : « … : type de fichier non autorisé ». Un fichier trop lourd également : « … : fichier trop volumineux (maximum …) ».
• Une version déposée ne se supprime pas. Elle est remplacée, ou refusée.

Rappels automatiques

• Les rappels partent une fois par jour, aux délais fixés sur le champ, comptés en jours avant l'échéance.
• Ils s'adressent d'abord aux comptes de l'espace client rattachés à la fiche. À défaut, ce sont les membres du groupe de la fiche qui sont prévenus.
• Un rappel envoyé pour un délai solde également les délais plus larges : un retard de traitement ne déclenche pas une rafale de rappels.
• Renouveler le document ou changer sa date relance le cycle des rappels sur la nouvelle échéance. Le déclarer définitif y met fin.

Sur la page d'accueil

Deux cartes de tableau de bord reprennent ces documents, mêlés à ceux des contrats : « Pièces jointes à renouveler » pour les échéances qui approchent, et « Pièces à contrôler » pour les dépôts venus de l'espace client. Voir Pièces jointes à échéance.

Contrôle du document

Quand le champ le prévoit, un indicateur s'affiche à côté du nom du fichier et résume ce que le contrôle automatique a conclu : rien à signaler, à vérifier, ne semble pas correspondre, non analysable, ou validé manuellement. Le document en attente de revue est contrôlé lui aussi, de sorte que le verdict soit disponible avant la décision.

Questions fréquentes

Le client peut-il déposer lui-même un document ?

Oui, depuis son espace, quand le champ le permet. Son dépôt n'écrase rien : il attend votre validation. Voir Mes documents.

Puis-je supprimer une version déposée par erreur ?

Non. Déposez une nouvelle version : l'ancienne rejoint l'historique et reste consultable.

Puis-je enlever la date d'expiration d'un document ?

Non, sauf en le déclarant définitif, si le champ le prévoit. Un document présent sur la fiche doit toujours dire quand il expire, ou qu'il n'expire pas.

Pourquoi la fiche refuse-t-elle de s'enregistrer alors que je n'ai rien touché ?

Parce qu'un document déjà présent n'a pas de date d'expiration : le message « Indiquez la date d'expiration de ce document » s'affiche sous le champ. C'est le cas des documents déposés avant que le suivi d'expiration ne soit activé sur ce champ.

Une relance manuelle remplace-t-elle le rappel automatique ?

Non. Elle s'ajoute à l'historique et le rappel automatique prévu partira à sa date.