Choisir un déclencheur
Les modules et événements qui déclenchent une règle : CRM, facturation, tâches, catalogue et contrats
À quoi ça sert
Le déclencheur répond à la question « quand ». Il se compose d'un module, d'une entité à l'intérieur de ce module, et d'un évènement. Une règle n'a qu'un déclencheur : pour réagir à deux évènements différents, créez deux règles.
Cinq modules déclenchent des règles : CRM, Facturation, Tâches, Catalogue et Contrats. Aucun autre module n'en déclenche.
Concepts clés
- Module — le domaine surveillé. Il détermine les évènements proposés et les champs disponibles dans la condition et les actions.
- Entité — l'objet précis. Pour le CRM, c'est une entité CRM au choix ; pour les tâches, un type de tâche ; pour la facturation, un « Type de document » parmi « Facture », « Devis » et « Proforma ». Le catalogue et les contrats n'offrent pas de sélecteur : la règle porte sur tous les produits ou sur tous les contrats.
- Évènement — le changement qui met la règle en marche. Un même enregistrement peut correspondre à plusieurs évènements.
- Champ surveillé — sur « À la modification d'un champ », le champ dont le changement doit compter. Sans champ surveillé, tout changement compte.
- Transition — le fait qu'une valeur passe d'un état à un autre. Les évènements « À la signature », « À la finalisation », « À l'encaissement de la facture », « À l'annulation » et « Au refus » sont des transitions : ils ne se redéclenchent pas à l'enregistrement suivant d'un objet déjà dans cet état.
Comment faire
Réagir à la création d'un objet
- Choisissez le module et l'entité.
- Dans « Évènement », choisissez « À la création ».
La règle part à chaque nouvel objet de cette entité. Aucun champ surveillé n'est demandé.
Attention aux conditions écrites avec l'état antérieur : à la création, il n'y a pas d'état antérieur, tous les champs valent alors la valeur vide. Voir Restreindre une règle par une condition.
Réagir au changement d'un champ
- Choisissez le module et l'entité.
- Dans « Évènement », choisissez « À la modification d'un champ ».
- Ouvrez « Champs surveillés » et sélectionnez les champs qui doivent compter.
La règle ne part que si l'un des champs sélectionnés a réellement changé de valeur. Un enregistrement qui ne modifie aucune valeur ne déclenche rien, même avec « Tous les champs ».
Réagir à la clôture d'une tâche
- Choisissez le module « Tâches » et le type de tâche.
- Choisissez « À la modification d'un champ ».
- Dans « Champs surveillés », sélectionnez « Statut ».
- Dans la condition, testez la valeur du statut après le changement.
Il n'y a pas d'évènement dédié à la clôture : un changement de statut est un changement de champ comme un autre. Voir Statuts et clôture.
Réagir à la création d'une suite
- Choisissez le module « Tâches ».
- Dans « Type de tâche », choisissez le type de la tâche sur laquelle la suite est créée, et non celui de la suite.
- Dans « Évènement », choisissez « À la création d'une suite ».
La règle part quand quelqu'un clique « Créer suite » depuis une tâche de ce
type. L'objet déclencheur est la tâche source : record porte ses champs,
la condition les teste, et une action « Mettre à jour une tâche » la vise par
{{trigger.record.sequentialId}}.
La suite qui vient d'être créée déclenche, elle, son propre évènement « À la création » sur son type à elle. Les deux sont indépendants.
Aucun champ surveillé n'est demandé : rien ne change sur la tâche source.
Exemple — donner un responsable à la tâche source quand elle n'en a pas :
- Condition « Filtre » : « Responsables » « est vide ».
- Action « Mettre à jour une tâche », cibles : « Numéro » égal à
{{trigger.record.sequentialId}}. - Dans les modifications, champ « Responsables » : choisissez « L'auteur du déclenchement ».
Voir Créer une suite et Configurer les actions.
Réagir à l'encaissement d'une facture
- Choisissez le module « Facturation ».
- Dans « Type de document », choisissez « Facture ».
- Dans « Évènement », choisissez « À l'encaissement de la facture ».
La règle part au moment où la facture bascule en encaissée, et une seule fois. Voir Émettre et suivre une facture.
Référence
Évènements disponibles par module
| Module | Entité choisie | Évènements proposés |
|---|---|---|
| CRM | Une entité CRM | À la création, À la modification d'un champ |
| Facturation | Facture | À la création, À la modification d'un champ, À la finalisation, À l'encaissement de la facture, À l'annulation |
| Facturation | Devis | À la création, À la modification d'un champ, À la finalisation |
| Facturation | Proforma | À la création, À la modification d'un champ, À l'annulation |
| Tâches | Un type de tâche | À la création, À la modification d'un champ, À la création d'une suite |
| Catalogue | Tous les produits | À la création, À la modification d'un champ |
| Contrats | Tous les contrats | À la création, À la modification d'un champ, À la signature, À la complétion par le client, Au refus |
Aucun autre couple n'existe. Il n'y a notamment pas d'évènement à la suppression d'un objet, ni sur les modules Ressources, Chiffrage, Achats, Talents ou Support.
Précisions sur les évènements de contrat
| Évènement | Ce qui le déclenche |
|---|---|
| À la signature | Le contrat passe au statut signé, quelle que soit la voie : signature électronique, signature manuelle, import d'un contrat déjà signé |
| À la complétion par le client | Le destinataire externe a soumis le formulaire de complétion. Cela se produit avant la signature |
| Au refus | Le contrat passe au statut refusé |
Voir Signature électronique, Trame à compléter et Refus et version corrigée.
Champs surveillés proposés
| Module | Champs proposés |
|---|---|
| CRM | Tous les champs visibles de l'entité, champs système compris |
| Tâches | Les champs du type de tâche, champs personnalisés compris |
| Catalogue | Nom, Description, Catégorie, Prix d'achat, Prix de vente, Taux de TVA, Unité, Référence, Statut, Groupe |
| Contrats | Nom, Statut, Création, Signature, Groupe, Avec dépassement crédits, Date de début, Date de fin |
| Facturation | Une liste fixe par type de document, affichée avec les noms internes des champs |
Champs proposés pour les documents de facturation :
| Type de document | Champs |
|---|---|
| Facture | invoiceNumber, status, paymentStatus, totalTtc, paidAmount, remainingAmount, currency, paidAt, linkedCrmEntityId, linkedCrmRecordId |
| Devis | quoteNumber, status, totalTtc, currency, validityDays, expirationDate, linkedCrmEntityId, linkedCrmRecordId |
| Proforma | proformaNumber, status, source, totalTtc, currency, factureConfigId, contractId, linkedCrmEntityId, linkedCrmRecordId |
Ces noms sont aussi ceux à employer dans les conditions et dans les variables des actions.
Règles de déclenchement
- Une règle désactivée n'est jamais déclenchée.
- « À la modification d'un champ » ne part que si au moins un champ a changé de valeur. Un enregistrement sans changement réel ne déclenche rien.
- « À la modification d'un champ » ne part jamais à la création d'un objet : la création est couverte par son propre évènement.
- « À la création d'une suite » ne part que sur une suite : un lien « fait suite à » posé après coup entre deux tâches existantes n'est pas une création de suite et ne déclenche rien.
- Un enregistrement peut allumer plusieurs évènements à la fois. Une facture importée déjà finalisée déclenche « À la création » et « À la finalisation » ; la soumission du formulaire de complétion d'un contrat déclenche « À la complétion par le client » et, si elle lance la signature, l'évènement correspondant. Chaque évènement est traité séparément, donc chaque règle concernée part une fois.
- Les évènements de transition ne se répètent pas : un contrat déjà signé n'émet plus « À la signature » aux enregistrements suivants.
Questions fréquentes
Sur quel type de tâche se configure « À la création d'une suite » ?
Sur celui de la tâche source, celle depuis laquelle la suite est créée. La règle se lit « quand une suite est créée sur une tâche de ce type ». Pour réagir au type de la suite elle-même, utilisez « À la création » sur ce type.
Puis-je déclencher une règle sur la suppression d'un objet ?
Non. Aucun module ne propose d'évènement de suppression.
Puis-je déclencher une règle depuis l'espace client ?
Indirectement : une action réalisée par un client dans son espace, comme la complétion d'un contrat ou la création d'une demande, enregistre un objet et déclenche donc les règles qui le surveillent. Dans ce cas aucune confirmation n'est demandée et la règle s'exécute directement. Voir Demander une confirmation avant d'exécuter.
Une règle CRM peut-elle porter sur plusieurs entités ?
Non, une règle vise une seule entité CRM. Il faut une règle par entité.
Pourquoi le catalogue et les contrats n'ont-ils pas de sélecteur d'entité ?
Parce qu'ils n'ont qu'un seul type d'objet. Pour ne viser qu'une catégorie de produits ou qu'un modèle de contrat, posez-le dans la condition de la règle : la condition reste ainsi combinable avec d'autres critères.
Mon évènement est bien arrivé mais aucune exécution n'apparaît. Pourquoi ?
Trois causes possibles : la règle est désactivée, son champ surveillé n'a pas changé, ou sa condition est fausse. Une condition fausse ne laisse aucune trace dans l'onglet « Exécutions ».