Champs personnalisés par catégorie

À quoi ça sert

Les champs standard d'une fiche produit — nom, prix, TVA, unité — ne suffisent pas toujours. Un champ personnalisé permet d'ajouter ce qui manque : une durée de garantie, un fournisseur, une marge cible, une case « soumis à écotaxe ».

Ces champs sont définis par catégorie : une catégorie « Pièce détachée » peut porter un numéro de série que « Prestation » n'a pas. Ils apparaissent sous le formulaire d'un produit de cette catégorie, en colonne dans la liste, et parmi les critères de « Filtres ».

Un champ peut aussi être calculé : sa valeur est déduite d'une formule portant sur les prix de la fiche et sur ses autres champs numériques.

Cette page est réservée aux administrateurs du module Catalogue.

Concepts clés

• Label — le nom affiché du champ, en tête de colonne et dans le formulaire.
• Nom technique — l'identifiant du champ, proposé automatiquement à partir du label et non modifiable après la création.
• Type de champ — ce que le champ accepte : texte, nombre, date, liste, montant, relation vers une autre fiche, formule…
• Champ obligatoire — un champ dont la valeur est exigée à l'enregistrement d'un produit de cette catégorie.
• Qui peut modifier la valeur — la liste des rôles dont les membres peuvent changer la valeur du champ. Laissée sur « Tout le monde », chacun peut le modifier ; un champ obligatoire ne peut pas porter cette restriction.
• Champ « Formule » — un champ calculé, en lecture seule. Sa valeur est recalculée à chaque enregistrement du produit, à partir des champs numériques de la même catégorie et des prix natifs de la fiche.
• Valeur par défaut — la valeur proposée d'avance dans le formulaire quand le champ est vide ; l'utilisateur peut la modifier à la saisie.
• Format d'échange — sur un champ « Texte riche », le format dans lequel l'assistant IA et l'API lisent et écrivent sa valeur : HTML ou Markdown. Le contenu affiché sur la fiche et sa mise en forme ne changent pas.
• Nom réservé — un nom technique interdit parce qu'il correspond déjà à une propriété standard de la fiche produit.

Comment faire

Ouvrir les champs personnalisés d'une catégorie

1. Dans le menu, ouvrez « Catalogue » puis « Administration ».
2. Cliquez sur la vignette de la catégorie.
3. Faites défiler jusqu'à « Champs personnalisés ».

La section n'apparaît que sur une catégorie déjà créée et non archivée.

Ajouter un champ

1. Dans la section « Champs personnalisés », lancez la création d'un champ.
2. Saisissez le « Label ». Le « Nom technique » se remplit automatiquement.
3. Choisissez le « Type de champ ».
4. Renseignez les réglages propres au type retenu (options d'une liste, devise d'un montant, bornes d'un nombre, « Autoriser plusieurs images » pour un champ Image…).
5. Activez « Champ obligatoire » si la valeur doit être exigée.
6. Enregistrez.

Le champ apparaît aussitôt dans le formulaire des produits de cette catégorie et en colonne dans la liste.

Créer un champ calculé

1. Ajoutez un champ et choisissez le type « Formule ».
2. Sous « Formule de calcul », saisissez l'« Expression ». Utilisez « Insérer une variable » pour ajouter un champ référencé plutôt que de le saisir à la main.
3. Choisissez le nombre de « Décimales » et, si besoin, un « Suffixe » affiché après la valeur.
4. Enregistrez.

La mention « Formule valide » confirme que l'expression est acceptée. Les valeurs sont ensuite recalculées sur les produits existants de la catégorie.

Définir une valeur par défaut

1. Ajoutez un champ, ou ouvrez-en un existant.
2. Sous « Valeur par défaut », saisissez ou choisissez la valeur. La mention « Pré-remplie dans le formulaire, modifiable à la saisie » le rappelle.
3. Enregistrez.

Le champ « Valeur par défaut » n'apparaît que pour les types Texte court, Texte long, Email, URL, Nombre, Montant, Booléen, Liste déroulante (choix unique ou multiple), Date et Heure. Changer le type du champ efface la valeur par défaut. Une valeur vide, ou qui désigne une option retirée de la liste, n'est pas enregistrée.

Choisir le format d'échange d'un champ Texte riche

1. Ajoutez un champ, ou ouvrez-en un existant, de type « Texte riche ».
2. Sous « Format d'échange (assistant IA et API) », choisissez « HTML » ou « Markdown ».
3. Enregistrez.

Avec « Markdown », le texte suivant précise l'effet : « L'assistant IA et l'API lisent et écrivent ce champ en Markdown. Le contenu reste stocké tel quel ; en lecture, couleurs, alignements et soulignés ne sont pas transmis. » « HTML », le choix par défaut, ne convertit rien. Ce réglage ne modifie ni l'affichage de la fiche ni la mise en forme disponible dans l'éditeur.

Réordonner les champs

1. Ouvrez la catégorie.
2. Dans « Champs personnalisés », faites glisser un champ par sa poignée pour le placer où vous voulez.
3. Cliquez sur « Enregistrer », en bas du panneau.

Le nouvel ordre s'applique au formulaire d'un produit et aux colonnes de la liste des produits. Tant que « Enregistrer » n'a pas été cliqué, le déplacement n'est pas conservé.

Restreindre la modification d'un champ à certains rôles

1. Ouvrez le champ depuis la catégorie.
2. Sous « Qui peut modifier la valeur », choisissez « Seulement certains rôles », puis un ou plusieurs rôles.
3. Enregistrez.

« Les autres utilisateurs verront ce champ en lecture seule. » Un utilisateur qui ne détient aucun des rôles choisis voit le champ, avec sa valeur, mais ne peut pas la changer, dans le formulaire du produit comme dans l'édition en tableau.

Cette restriction est incompatible avec « Champ obligatoire » : « Un champ obligatoire ne peut pas être restreint : décochez « Champ obligatoire » pour choisir des rôles. » Activer l'une des deux options désactive l'autre.

Réserver un champ aux administrateurs

1. Ouvrez le champ depuis la catégorie.
2. Dans « Visibilité », choisissez « Admin uniquement » à la place de « Tous (Admin + Utilisateurs) ».
3. Enregistrez.

Le champ disparaît pour les utilisateurs du catalogue qui n'administrent pas le module : ils ne le voient plus dans le formulaire d'un produit, en colonne dans la liste, dans l'historique, ni parmi les critères de « Filtres », de tri et de recherche. Un filtre ou un tri posé sur ce champ est ignoré pour eux. Les administrateurs du module le voient et le remplissent comme avant. Quand un utilisateur enregistre un produit, la valeur existante du champ est conservée telle quelle et le champ n'est pas exigé de lui, même s'il est obligatoire.

Rendre un champ obligatoire

1. Ouvrez le champ depuis la catégorie.
2. Activez « Champ obligatoire ».
3. Enregistrez.

Les produits déjà enregistrés sans valeur ne sont pas modifiés, mais leur prochain enregistrement sera refusé tant que le champ reste vide.

Retirer un champ

1. Ouvrez la catégorie.
2. Supprimez le champ depuis la liste et confirmez.

Le champ disparaît du formulaire et de la liste des produits.

Référence

Types de champs disponibles

Le lien d'un champ de relation s'ouvre dans le volet latéral ou en pleine page selon la préférence « Liens en plein écran » ; Ctrl, Cmd ou Maj + clic l'ouvre dans un nouvel onglet. Dans un volet déjà ouvert, la fiche liée s'empile dessus.

Le compte des champs actifs est affiché au format « {nombre} / 150 champs ». À 150, le message « Limite de 150 champs atteinte. Supprimez des champs existants pour en ajouter de nouveaux. » remplace la création.

Variables utilisables dans une formule

Les opérateurs acceptés sont +, -, *, / et les parenthèses. Une division par zéro laisse le champ vide plutôt que d'afficher une valeur trompeuse.

Comportement des champs calculés

• La valeur est recalculée à chaque enregistrement du produit, y compris quand seule une modification de prix la fait bouger.
• Le champ n'est jamais saisissable, ni dans la fiche, ni dans le tableau.
• Il n'est pas exigé à l'enregistrement, même s'il est marqué obligatoire.
• Créer ou modifier un champ de la catégorie recalcule les valeurs des produits existants de cette catégorie, sauf ceux qui sont archivés. Ces produits retrouvent une valeur à jour si vous les désarchivez puis les enregistrez.
• Un recalcul n'ajoute pas d'entrée à l'historique d'un produit dont les valeurs ne changent pas.

Visibilité d'un champ

Seuls les administrateurs du module Catalogue créent, modifient, suppriment et réordonnent les champs personnalisés d'une catégorie : un administrateur de l'organisation qui n'administre pas le module est refusé.

Un champ de type Image n'accepte que des fichiers de l'organisation : une adresse externe ou le fichier d'une autre organisation est refusé à l'enregistrement.

Restriction d'édition par rôle

Cette restriction porte uniquement sur la modification : elle ne masque jamais la valeur du champ, contrairement à la visibilité par périmètre d'une fiche. Seul un administrateur de l'organisation choisit ces rôles : pour un autre administrateur du module, la sélection est affichée sans pouvoir être modifiée (« Seul un administrateur de l'organisation peut choisir qui modifie ce champ. »). Voir Droits d'accès et visibilité par périmètre.

Noms techniques réservés

Un champ personnalisé du catalogue ne peut pas porter le nom d'une propriété standard de la fiche : id, name, description, type, purchasePrice, sellingPrice, vatRate, unit, reference, status, groupId, scopeId, customFields, organizationId, createdBy, createdAt, updatedAt, version.

L'interdiction ne tient pas compte de la casse : Description est refusé au même titre que description. Message affiché : « Le nom technique « {name} » est réservé : il correspond à une propriété native de la fiche. Choisissez un autre nom technique. »

Où les champs apparaissent

Quand une catégorie est sélectionnée dans la liste, seules ses colonnes apparaissent ; sans sélection, les colonnes de toutes les catégories sont affichées.

Messages d'erreur

Questions fréquentes

Puis-je changer le nom technique d'un champ existant ?

Non. Il est fixé à la création : « Le nom technique ne peut pas être modifié ». Le label, lui, reste modifiable à tout moment.

Puis-je changer le type d'un champ existant ?

Non. Créez un nouveau champ du type voulu et retirez l'ancien une fois les valeurs reportées.

La duplication d'un produit copie-t-elle un champ dont je n'ai pas le droit de modifier ?

Oui. La copie reprend sa valeur telle quelle, même si vous ne détenez aucun des rôles autorisés à la modifier : vous ne faites que la reporter, pas la changer. Voir Créer et modifier un produit.

Un même champ peut-il servir à plusieurs catégories ?

Non. Les champs sont propres à une catégorie ; définissez-les dans chacune des catégories concernées.

Que deviennent les valeurs quand je change la catégorie d'un produit ?

Les valeurs des champs de l'ancienne catégorie ne sont pas reportées, sauf pour un champ qui porte le même nom technique dans la nouvelle catégorie.

Puis-je saisir un champ calculé à la main ?

Non. Sa valeur vient uniquement de la formule et est recalculée à chaque enregistrement.