Champs personnalisés par catégorie

À quoi ça sert

Les champs standard d'une fiche produit — nom, prix, TVA, unité — ne suffisent pas toujours. Un champ personnalisé permet d'ajouter ce qui manque : une durée de garantie, un fournisseur, une marge cible, une case « soumis à écotaxe ».

Ces champs sont définis par catégorie : une catégorie « Pièce détachée » peut porter un numéro de série que « Prestation » n'a pas. Ils apparaissent sous le formulaire d'un produit de cette catégorie, en colonne dans la liste, et parmi les critères de « Filtres ».

Un champ peut aussi être calculé : sa valeur est déduite d'une formule portant sur les prix de la fiche et sur ses autres champs numériques.

Cette page est réservée aux administrateurs du module Catalogue.

Concepts clés

• Label — le nom affiché du champ, en tête de colonne et dans le formulaire.
• Nom technique — l'identifiant du champ, proposé automatiquement à partir du label et non modifiable après la création.
• Type de champ — ce que le champ accepte : texte, nombre, date, liste, montant, relation vers une autre fiche, formule…
• Champ obligatoire — un champ dont la valeur est exigée à l'enregistrement d'un produit de cette catégorie.
• Groupes autorisés à modifier — la liste des groupes dont les membres peuvent changer la valeur du champ. Laissée vide, tout le monde peut le modifier ; un champ obligatoire ne peut pas porter cette restriction.
• Champ « Formule » — un champ calculé, en lecture seule. Sa valeur est recalculée à chaque enregistrement du produit, à partir des champs numériques de la même catégorie et des prix natifs de la fiche.
• Nom réservé — un nom technique interdit parce qu'il correspond déjà à une propriété standard de la fiche produit.

Comment faire

Ouvrir les champs personnalisés d'une catégorie

1. Dans le menu, ouvrez « Catalogue » puis « Administration ».
2. Cliquez sur la vignette de la catégorie.
3. Faites défiler jusqu'à « Champs personnalisés ».

La section n'apparaît que sur une catégorie déjà créée et non archivée.

Ajouter un champ

1. Dans la section « Champs personnalisés », lancez la création d'un champ.
2. Saisissez le « Label ». Le « Nom technique » se remplit automatiquement.
3. Choisissez le « Type de champ ».
4. Renseignez les réglages propres au type retenu (options d'une liste, devise d'un montant, bornes d'un nombre, « Autoriser plusieurs images » pour un champ Image…).
5. Activez « Champ obligatoire » si la valeur doit être exigée.
6. Enregistrez.

Le champ apparaît aussitôt dans le formulaire des produits de cette catégorie et en colonne dans la liste.

Créer un champ calculé

1. Ajoutez un champ et choisissez le type « Formule ».
2. Sous « Formule de calcul », saisissez l'« Expression ». Utilisez « Insérer une variable » pour ajouter un champ référencé plutôt que de le saisir à la main.
3. Choisissez le nombre de « Décimales » et, si besoin, un « Suffixe » affiché après la valeur.
4. Enregistrez.

La mention « Formule valide » confirme que l'expression est acceptée. Les valeurs sont ensuite recalculées sur les produits existants de la catégorie.

Réordonner les champs

1. Ouvrez la catégorie.
2. Dans « Champs personnalisés », faites glisser un champ par sa poignée pour le placer où vous voulez.
3. Cliquez sur « Enregistrer », en bas du panneau.

Le nouvel ordre s'applique au formulaire d'un produit et aux colonnes de la liste des produits. Tant que « Enregistrer » n'a pas été cliqué, le déplacement n'est pas conservé.

Restreindre la modification d'un champ à certains groupes

1. Ouvrez le champ depuis la catégorie.
2. Sous « Groupes autorisés à modifier », choisissez un ou plusieurs groupes.
3. Enregistrez.

« Laissez vide pour que tout le monde puisse modifier ce champ. Sinon, seuls les membres des groupes sélectionnés pourront en modifier la valeur — les autres le verront en lecture seule. » Un utilisateur qui n'appartient à aucun des groupes choisis voit le champ, avec sa valeur, mais ne peut pas la changer, dans le formulaire du produit comme dans l'édition en tableau.

Cette restriction est incompatible avec « Champ obligatoire » : « Un champ obligatoire ne peut pas être restreint : décochez « Champ obligatoire » pour choisir des groupes. » Activer l'une des deux options désactive l'autre.

Rendre un champ obligatoire

1. Ouvrez le champ depuis la catégorie.
2. Activez « Champ obligatoire ».
3. Enregistrez.

Les produits déjà enregistrés sans valeur ne sont pas modifiés, mais leur prochain enregistrement sera refusé tant que le champ reste vide.

Retirer un champ

1. Ouvrez la catégorie.
2. Supprimez le champ depuis la liste et confirmez.

Le champ disparaît du formulaire et de la liste des produits.

Référence

Types de champs disponibles

Le compte des champs actifs est affiché au format « {nombre} / 150 champs ». À 150, le message « Limite de 150 champs atteinte. Supprimez des champs existants pour en ajouter de nouveaux. » remplace la création.

Variables utilisables dans une formule

Les opérateurs acceptés sont +, -, *, / et les parenthèses. Une division par zéro laisse le champ vide plutôt que d'afficher une valeur trompeuse.

Comportement des champs calculés

• La valeur est recalculée à chaque enregistrement du produit, y compris quand seule une modification de prix la fait bouger.
• Le champ n'est jamais saisissable, ni dans la fiche, ni dans le tableau.
• Il n'est pas exigé à l'enregistrement, même s'il est marqué obligatoire.
• Créer ou modifier un champ de la catégorie recalcule les valeurs des produits existants de cette catégorie, sauf ceux qui sont archivés. Ces produits retrouvent une valeur à jour si vous les désarchivez puis les enregistrez.
• Un recalcul n'ajoute pas d'entrée à l'historique d'un produit dont les valeurs ne changent pas.

Restriction d'édition par groupe

Cette restriction porte uniquement sur la modification : elle ne masque jamais la valeur du champ, contrairement à la visibilité par groupe d'une fiche. Voir Droits d'accès et visibilité par groupe.

Noms techniques réservés

Un champ personnalisé du catalogue ne peut pas porter le nom d'une propriété standard de la fiche : id, name, description, type, purchasePrice, sellingPrice, vatRate, unit, reference, status, groupId, customFields, organizationId, createdBy, createdAt, updatedAt, version.

L'interdiction ne tient pas compte de la casse : Description est refusé au même titre que description. Message affiché : « Le nom technique « {name} » est réservé : il correspond à une propriété native de la fiche. Choisissez un autre nom technique. »

Où les champs apparaissent

Quand une catégorie est sélectionnée dans la liste, seules ses colonnes apparaissent ; sans sélection, les colonnes de toutes les catégories sont affichées.

Messages d'erreur

Questions fréquentes

Puis-je changer le nom technique d'un champ existant ?

Non. Il est fixé à la création : « Le nom technique ne peut pas être modifié ». Le label, lui, reste modifiable à tout moment.

Puis-je changer le type d'un champ existant ?

Non. Créez un nouveau champ du type voulu et retirez l'ancien une fois les valeurs reportées.

La duplication d'un produit copie-t-elle un champ dont je n'ai pas le droit de modifier ?

Oui. La copie reprend sa valeur telle quelle, même si vous n'êtes membre d'aucun des groupes autorisés à la modifier : vous ne faites que la reporter, pas la changer. Voir Créer et modifier un produit.

Un même champ peut-il servir à plusieurs catégories ?

Non. Les champs sont propres à une catégorie ; définissez-les dans chacune des catégories concernées.

Que deviennent les valeurs quand je change la catégorie d'un produit ?

Les valeurs des champs de l'ancienne catégorie ne sont pas reportées, sauf pour un champ qui porte le même nom technique dans la nouvelle catégorie.

Puis-je saisir un champ calculé à la main ?

Non. Sa valeur vient uniquement de la formule et est recalculée à chaque enregistrement.