Gérer vos réservations
Modifier ou annuler une réservation, régler les ressources secondaires, programmer des rappels et l'ajouter à votre agenda
À quoi ça sert
Une fois la réservation posée, tout se pilote depuis le planning de votre espace : déplacer le créneau, changer les ressources associées, annuler, ajouter la réservation à votre agenda personnel et vous faire rappeler avant l'échéance.
Ces actions ne sont proposées que sur vos propres réservations. Les créneaux des autres clients apparaissent comme « Occupé », sans détail ni action. La création d'une réservation est décrite dans Réserver un créneau.
Concepts clés
- Délai d'annulation — le nombre d'heures avant le début en deçà duquel l'annulation n'est plus possible. Il est propre à chaque planning et rappelé dans la fenêtre de confirmation.
- Replanifier — déplacer la réservation dans le temps, sur la même ressource.
- Ressources secondaires — les ressources associées à la réservation. Elles restent modifiables tant que la réservation n'a pas commencé.
- Rappel — une notification envoyée avant le début de la réservation, à un délai que vous choisissez. Les rappels sont personnels : ils ne concernent que vous.
Comment faire
Ouvrir les actions d'une réservation
- Ouvrez votre espace et repérez le bloc « Réservations ».
- Cliquez sur votre réservation dans la grille.
Un panneau s'ouvre avec le nom de la réservation et les actions disponibles.
Sur mobile, en vue « Jour », un appui sur la réservation ouvre la même liste d'actions dans le volet « Ma réservation ».
Déplacer une réservation
- Ouvrez les actions de la réservation.
- Cliquez sur « Modifier ».
- Dans « Modifier la réservation », ajustez « Début » et « Fin ».
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Le message « Réservation modifiée » s'affiche. En cas d'échec : « La modification a échoué », accompagné de la raison lorsqu'elle est connue.
Sur ordinateur, vous pouvez aussi faire glisser le bloc de la réservation vers un autre créneau de la même ligne. Un déplacement vers une autre ressource est refusé : « Pour changer de ressource, annulez cette réservation puis créez-en une nouvelle. »
Sur mobile, l'action « Replanifier par la grille » permet de désigner le nouveau créneau directement dans la grille du jour. Un volet « Replanifier ma réservation » récapitule le « Nouveau créneau » avant confirmation ; si le créneau visé est complet ou indisponible, il précise « Ce créneau est complet ou indisponible : la réservation peut basculer en liste d'attente. » Validez par « Replanifier », ou revenez en arrière par « Retour ».
Changer les ressources secondaires
- Ouvrez les actions de la réservation.
- Dans la section « Ressources secondaires », choisissez la ressource voulue pour chaque ligne.
- Cliquez sur « Mettre à jour ».
« Ressources mises à jour » confirme l'enregistrement. En cas d'échec : « Échec de la mise à jour des ressources ».
Le bouton reste inactif tant qu'aucune ressource n'a changé, et tant qu'une des lignes est vide : toutes doivent rester renseignées. La section est désactivée une fois la réservation commencée, et sur une réservation annulée.
Annuler une réservation
- Ouvrez les actions de la réservation.
- Cliquez sur « Annuler ».
- Lisez la fenêtre « Annuler cette réservation ? » : elle rappelle « La réservation « Réservation Exemple » sera définitivement annulée. Cette action est irréversible. », le délai d'annulation applicable, et — sur une réservation confirmée — « Si une personne est en liste d'attente sur ce créneau, votre annulation lui libèrera la place. »
- Cliquez sur « Annuler la réservation » pour confirmer, ou sur « Conserver » pour renoncer.
« Réservation annulée » confirme l'opération.
Lorsque le délai d'annulation est dépassé, le bouton « Annuler » est inactif et la mention « Le délai d'annulation (24 h avant le début) est dépassé. » s'affiche en dessous.
Programmer des rappels
- Ouvrez les actions de la réservation.
- Cliquez sur « Rappels ».
- Cochez un ou plusieurs délais sous « Me rappeler » : « 15 minutes avant », « 30 minutes avant », « 1 heure avant », « 2 heures avant », « 1 jour avant », « 1 semaine avant ».
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Les rappels vous parviennent sous forme de notification — voir Notifications. Décocher un délai puis enregistrer le supprime. L'action n'est pas proposée sur une réservation annulée.
Ajouter la réservation à votre agenda
- Ouvrez les actions de la réservation.
- Cliquez sur « Ajouter à mon agenda ».
- Choisissez « Google Calendar », « Outlook.com », « Office 365 » ou « Apple / iCal (.ics) ».
Les trois premiers ouvrent le service dans un nouvel onglet avec l'événement
pré-rempli. Le dernier télécharge un fichier .ics à ouvrir dans votre agenda,
et affiche « Fichier .ics téléchargé ». L'action n'est pas proposée sur une
réservation annulée.
Référence
Disponibilité des actions
| Action | Conditions |
|---|---|
| Modifier | Vos réservations. Le nouveau créneau doit être dans le futur |
| Replanifier par la grille | Mobile, vue « Jour » |
| Glisser-déposer | Ordinateur, sur la même ressource uniquement |
| Annuler | Vos réservations, tant que le délai d'annulation n'est pas dépassé |
| Ressources secondaires | Le planning en comporte, et la réservation n'a pas commencé |
| Rappels | Réservation non annulée |
| Ajouter à mon agenda | Réservation non annulée |
Règles appliquées à la modification
| Règle | Effet |
|---|---|
| La fin doit suivre le début | « La fin doit être postérieure au début. » et validation bloquée |
| Le nouveau début doit être dans le futur | La modification est refusée |
| Durée maximale d'une réservation | 92 jours |
| Changement de ressource | Refusé : « Pour changer de ressource, annulez cette réservation puis créez-en une nouvelle. » |
| Créneau pris entre-temps | « Ce créneau vient d'être pris. Choisissez un autre horaire ou une autre ressource. » |
| Ressource indisponible sur le nouveau créneau | « La ressource n'est pas disponible sur ce créneau (absence, fermeture ou jour férié). Choisissez un autre horaire. » |
| Délai d'annulation dépassé | « Le délai d'annulation (24 h avant le début) est dépassé. » |
Comportements automatiques
- Une annulation libère la place : si quelqu'un attend sur le créneau, sa réservation est confirmée à votre place.
- Un déplacement vers un créneau complet ou indisponible ne bloque pas la modification : la réservation peut basculer en liste d'attente.
- Une modification, une annulation ou une confirmation depuis la liste d'attente déclenche une notification — voir Notifications.
- Les horaires affichés et les rappels envoyés suivent le fuseau horaire réglé sur votre compte — voir Régler votre compte.
Questions fréquentes
Puis-je changer la ressource réservée sans tout refaire ?
Non pour la ressource principale : annulez la réservation et créez-en une nouvelle sur la bonne ressource. Les ressources secondaires, elles, se changent depuis la section « Ressources secondaires » tant que la réservation n'a pas commencé.
Puis-je annuler à la dernière minute ?
Seulement si le planning n'impose pas de délai d'annulation, ou si ce délai n'est pas encore dépassé. Passé ce délai, le bouton « Annuler » est inactif : adressez votre demande à votre prestataire.
Puis-je revenir sur une annulation ?
Non. « Cette action est irréversible » : la réservation annulée reste visible avec l'état « Annulée », mais ne peut pas être réactivée. Créez-en une nouvelle.
Puis-je modifier la note saisie à la création ?
Non. La note n'est plus modifiable depuis votre espace une fois la réservation créée.
Mes rappels sont-ils visibles par les autres ?
Non. Un rappel n'appartient qu'à vous : deux personnes qui voient la même réservation ont chacune les leurs.