Paramétrer les vues et le Kanban d'une entité

À quoi ça sert

Une entité s'affiche toujours en liste. Vous pouvez en plus lui donner un ou plusieurs tableaux Kanban, où les fiches se répartissent en colonnes selon la valeur d'une liste déroulante : un pipeline commercial par statut, un planning d'atelier par étape.

Ce réglage se fait par entité, dans « CRM », « Administration », « Gérer mes entités », puis l'entité voulue, onglet « Vues ». Il vaut pour tous les utilisateurs de l'entité.

L'usage quotidien du Kanban est décrit dans Kanban, et les vues enregistrées par les utilisateurs dans Vues.

Concepts clés

• Vue Liste — le tableau des fiches. Toujours disponible, elle ne se configure pas ici.
• Vue Kanban — un tableau de colonnes alimenté par un champ « Liste déroulante ». Une entité peut en porter plusieurs, chacune avec son propre champ de colonnes.
• Champ pour les colonnes Kanban — le champ « Liste déroulante » dont chaque valeur devient une colonne.
• Champs affichés sur les cartes — les champs que chaque carte du Kanban montre, sous le nom de la fiche.
• Vue d'affichage par défaut — Liste ou Kanban, ce que voit un utilisateur qui ouvre l'entité.

Comment faire

Activer la vue Kanban

1. Ouvrez l'entité, puis l'onglet « Vues ».
2. Activez « Activer la vue Kanban ».
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

Le message « Configuration des vues enregistrée » s'affiche. Une première vue est créée automatiquement sous le nom « Nouvelle vue », avec le premier champ « Liste déroulante » disponible.

L'interrupteur reste inactif tant que l'entité ne porte aucun champ « Liste déroulante » visible : « Aucun champ Liste visible n'est disponible. » Créez d'abord ce champ (voir Gérer les champs et les onglets d'une entité).

Ajouter une vue Kanban

1. Ouvrez l'entité, onglet « Vues ».
2. Cliquez sur « Ajouter une vue Kanban ».
3. Saisissez le « Nom de la vue », par exemple « Par statut ».
4. Choisissez le « Champ pour les colonnes Kanban ». Chaque champ proposé indique le nombre de valeurs qu'il contient.
5. Cliquez sur « Enregistrer ».

Quand plusieurs vues Kanban existent, les utilisateurs choisissent la leur via « Choisir une vue Kanban », à côté du bouton de bascule Liste / Kanban.

Choisir les champs affichés sur les cartes

1. Ouvrez l'entité, onglet « Vues », sur la vue Kanban concernée.
2. Sous « Champs disponibles », cochez les champs à faire apparaître. Ils s'ajoutent en fin de liste.
3. Sous « Champs affichés (glisser-déposer pour réordonner) », faites glisser les lignes pour fixer leur ordre. Décochez une ligne pour retirer le champ.
4. Cliquez sur « Enregistrer ».

Réordonner ou supprimer une vue Kanban

1. Ouvrez l'entité, onglet « Vues ».
2. Pour réordonner : faites glisser la vue par sa poignée — « Glissez pour réorganiser ».
3. Pour supprimer : cliquez sur « Supprimer cette vue ».
4. Cliquez sur « Enregistrer ».

Supprimer la dernière vue Kanban désactive la vue Kanban de l'entité et ramène la vue par défaut sur « Vue Liste ».

Fixer la vue par défaut de l'entité

1. Ouvrez l'entité, onglet « Vues ».
2. Sous « Vue d'affichage par défaut », choisissez « Vue Liste » ou « Vue Kanban ».
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

« Vue Kanban » n'est sélectionnable que si le Kanban est activé.

Fixer une vue enregistrée comme défaut de l'organisation

1. Ouvrez la liste de l'entité, côté utilisateur.
2. Ouvrez le sélecteur de vues, puis le menu « … » de la vue voulue.
3. Choisissez « Définir comme défaut de l'organisation ».

Le message « Vue « {nom} » définie comme défaut de l'organisation » s'affiche. Cette vue s'applique alors à tous ceux qui n'ont pas défini leur propre vue par défaut.

L'entrée n'apparaît que si vous êtes administrateur du module CRM et si la vue est partagée avec « Toute l'organisation ». Une vue privée ou limitée à certains groupes ne peut pas devenir le défaut de l'organisation : « Seule une vue partagée avec toute l'organisation peut être définie comme défaut de l'organisation ».

Référence

Contenu de l'onglet « Vues »

Conditions d'activation du Kanban

L'encart « Champs disponibles » liste les champs éligibles aux colonnes, avec leur nombre de valeurs.

Champs éligibles à l'affichage sur les cartes

Un champ est proposé s'il est visible, non système, différent du champ de colonnes de la vue, et s'il n'est pas de type « Texte long », « Texte riche », « Images », « Fichiers » ou « Tableau de propriétés ». Les champs de liaison sont éligibles : la carte affiche alors le nom de la fiche liée, cliquable.

Le nombre de champs affichés sur une carte n'est pas limité par l'application. Au-delà de quelques champs, la carte devient difficile à lire.

Enregistrement

Un seul bouton « Enregistrer » valide l'ensemble de l'onglet : vue par défaut, activation du Kanban, vues et champs de carte. Il reste indisponible tant que rien n'a changé.

Vue par défaut : les trois niveaux

Le défaut personnel l'emporte sur celui de l'organisation.

Questions fréquentes

Puis-je désactiver la vue Liste ? Non. Elle est marquée « Toujours disponible » et ne se désactive pas.

Puis-je avoir plusieurs Kanban sur la même entité ? Oui. Ajoutez autant de vues Kanban que nécessaire, chacune avec son nom et son champ de colonnes. Les utilisateurs basculent entre elles depuis « Choisir une vue Kanban ».

Que se passe-t-il si je supprime le champ qui sert de colonnes ? La vue Kanban concernée cesse d'être proposée aux utilisateurs. Rouvrez l'onglet « Vues » pour lui désigner un autre champ « Liste déroulante ».

Puis-je retirer le défaut de l'organisation une fois posé ? Aucun écran ne le retire aujourd'hui. Vous pouvez en revanche désigner une autre vue partagée avec toute l'organisation comme nouveau défaut.