Suivre un solde avec un champ « Crédit »

À quoi ça sert

Un champ « Crédit » tient un cahier de comptes sur une fiche : une cagnotte, un compteur d'heures achetées, un solde d'avoirs. Il ne se saisit pas comme un nombre ordinaire. On y ajoute des entrées, positives ou négatives, et le champ affiche la somme de toutes les entrées.

Une entrée déposée ne se corrige plus et ne se supprime plus : pour annuler un mouvement, on en ajoute un autre de sens inverse. Chaque entrée conserve sa date, son heure, l'adresse e-mail de la personne qui l'a saisie et, si le champ le prévoit, une information sur le motif du mouvement.

Un écran consolidé rassemble, pour un champ « Crédit » donné, toutes les entrées de toutes les fiches de l'entité.

Concepts clés

• Entrée — un mouvement daté et signé : un montant, positif ou négatif, une date, l'auteur, et une information facultative.
• Solde — la somme de toutes les entrées du champ sur cette fiche. C'est ce qui s'affiche en gros à côté du libellé du champ, et dans la colonne de la liste.
• Information — le motif attaché à une entrée. Selon la configuration du champ, elle n'existe pas, se saisit librement, ou se choisit dans une liste. Elle peut être obligatoire. Son libellé est celui choisi à la configuration ; par défaut « Information ».
• Unité — le suffixe affiché après le montant (par exemple des euros ou des heures), quand le champ en déclare un.
• Vue crédits — la page qui liste toutes les entrées d'un champ « Crédit », toutes fiches confondues.

Comment faire

Ajouter une entrée depuis une fiche

1. Ouvrez la fiche.
2. À droite du libellé du champ, à côté du solde, cliquez sur le bouton « + ».
3. Saisissez le « Montant ». Un montant négatif est autorisé.
4. Si le champ demande une information, renseignez-la : zone de saisie libre ou liste de choix.
5. Cliquez sur « Ajouter une entrée ».

Le rappel « Nouvelle entrée — le solde est complété, jamais modifié. » figure au-dessus du bouton. Le solde et l'historique se mettent à jour aussitôt.

Ajouter une entrée depuis la liste

1. Ouvrez la liste de l'entité.
2. Cliquez n'importe où sur la cellule du champ « Crédit » de la ligne voulue. Un crayon apparaît au survol de la cellule.
3. Renseignez le montant, puis l'information si elle est demandée.
4. Cliquez sur « Ajouter une entrée », ou appuyez sur Entrée depuis le champ montant.

Renseigner un solde de départ à la création d'une fiche

1. Créez une nouvelle fiche.
2. Sur le champ « Crédit », saisissez le montant de départ. Le champ précise « Montant initial (crée la première entrée) ».
3. Renseignez l'information si elle est demandée, puis enregistrez la fiche.

La première entrée du cahier de comptes est créée avec ce montant.

Consulter l'historique des entrées d'une fiche

1. Ouvrez la fiche.
2. Sous le solde, la section « Historique des entrées » liste les mouvements, du plus récent au plus ancien.
3. Trois entrées sont affichées à la fois. Les flèches en bas à droite parcourent les « Entrées plus récentes » et les « Entrées plus anciennes ».

Chaque ligne affiche la date et l'heure, l'adresse e-mail de l'auteur, l'information s'il y en a une, et le montant signé. Sans aucune entrée : « Aucune entrée pour le moment ».

Ouvrir la vue crédits d'un champ

1. Ouvrez la liste de l'entité.
2. Dans la barre d'outils, cliquez sur l'icône « Vues crédits ».
3. Si l'entité comporte plusieurs champs « Crédit » visibles, choisissez le champ dans le menu qui s'ouvre.

La page liste toutes les entrées de ce champ, pour toutes les fiches de l'entité. Le total affiché en haut à gauche est la somme des entrées qui correspondent aux filtres en cours.

Filtrer et trier une vue crédits

1. Sur la page de la vue crédits, cliquez sur « Filtres ».
2. Ajoutez une ou plusieurs conditions, puis appliquez.
3. Cliquez sur un en-tête de colonne pour trier, ou pour poser un filtre depuis ce même en-tête.

Le compteur à côté de « Filtres » indique le nombre de conditions actives, et le total se recalcule sur le résultat filtré. Sans résultat : « Aucune entrée ne correspond aux filtres. »

Ouvrir la fiche d'une entrée

1. Sur la vue crédits, cliquez sur le nom de la fiche dans la colonne « Entité ».

La fiche s'ouvre dans le volet latéral. L'icône « Ouvrir la fiche » l'ouvre en page pleine.

Référence

Ce qu'on peut et ne peut pas faire

Un montant vide ou égal à zéro n'ajoute aucune entrée : le bouton « Ajouter une entrée » reste inactif, et l'enregistrement de la fiche laisse le cahier de comptes tel quel.

Colonnes de la vue crédits

La colonne « Date » se filtre par comparaison ou par intervalle, jamais par égalité. Quand l'information est une liste de choix, la colonne « Note » se filtre en cochant les valeurs.

Messages

Couleurs et unité

• Le solde et chaque montant sont colorés selon leur signe. Par défaut, vert au dessus de zéro et rouge en dessous. Les deux couleurs se choisissent à la configuration du champ parmi : Vert, Rouge, Bleu, Orange, Violet, Gris.
• L'unité déclarée sur le champ suit le montant partout : solde, historique, colonne de liste, vue crédits.

Dans les listes et les tableaux de bord

• La colonne d'un champ « Crédit » affiche le solde. Elle se filtre et se trie comme un nombre : le filtre porte sur le solde, pas sur les entrées.
• Un tableau de bord peut porter une carte par champ « Crédit », qui reprend le même tableau d'entrées. Le lien « Voir tout » ouvre la vue crédits complète.

Questions fréquentes

Puis-je corriger une entrée saisie par erreur ?

Non. Ajoutez une entrée du montant opposé : le solde revient à sa valeur précédente et les deux mouvements restent visibles dans l'historique.

Puis-je remettre le solde à zéro d'un coup ?

Pas directement. Ajoutez une entrée égale à l'opposé du solde affiché.

Qui apparaît comme auteur d'une entrée ?

La personne connectée au moment de l'ajout. La date, l'heure et l'adresse e-mail sont enregistrées par l'application et ne se saisissent pas.

Puis-je ajouter une entrée sur une fiche que je ne peux pas modifier ?

Non. Le bouton « + » et le crayon de la cellule n'apparaissent pas sur un champ en lecture seule.