Vues enregistrées et partage

À quoi ça sert

Une vue enregistre une façon de regarder la liste d'une entité : les filtres, les tris, les colonnes affichées et leur ordre, et le nombre de lignes par page. Vous la retrouvez d'un clic au lieu de tout reconstruire.

Une vue peut rester privée, être partagée avec un ou plusieurs groupes, ou avec toute l'organisation. Une vue partagée n'est pas imposée : les autres utilisateurs la trouvent dans une bibliothèque et l'ajoutent à leurs vues s'ils le souhaitent.

Enfin, vous pouvez désigner la vue qui s'ouvre par défaut quand vous arrivez sur l'entité.

Concepts clés

• « Général » — l'affichage de base de l'entité, sans vue. C'est ce qui s'applique quand aucune vue par défaut n'est définie.
• Vue — une configuration nommée : filtres, tris, colonnes visibles et leur ordre, résultats par page.
• Vue par défaut — la vue appliquée automatiquement à l'ouverture de l'entité. Elle est signalée par une étoile dans le sélecteur.
• Partage — la portée de la vue : « Privée (moi uniquement) », « Groupes spécifiques » ou « Toute l'organisation ». Une vue partagée est signalée par une icône de partage.
• « Partagées avec moi » — les vues d'autres utilisateurs que vous avez ajoutées à vos vues depuis la bibliothèque.
• Défaut de l'organisation — la vue appliquée à tous ceux qui n'ont pas fixé leur propre vue par défaut. Elle est réservée aux administrateurs du CRM.

Comment faire

Appliquer une vue

1. Ouvrez l'entité.
2. Cliquez sur le sélecteur de vue, tout à gauche de la barre d'outils.
3. Choisissez une vue, ou « Général » pour revenir à l'affichage de base.

La liste se recharge avec les filtres, tris et colonnes de la vue. L'adresse de la page ne porte que la vue choisie : ses filtres et ses tris n'y apparaissent pas, ce qui garde le lien court et partageable. Revenir à « Général » retire la vue de l'adresse.

Créer une vue

1. Réglez d'abord la liste comme vous la voulez : filtres, tris, colonnes, lignes par page.
2. Ouvrez le sélecteur de vue, puis cliquez sur « Créer une nouvelle vue ». Le panneau d'édition s'ouvre, prérempli avec la configuration en cours.
3. Saisissez le « Nom de la vue » (100 caractères au maximum).
4. Choisissez le « Partage ». Avec « Groupes spécifiques », cochez au moins un groupe.
5. Ajustez si besoin les blocs « Colonnes », « Filtres », « Tris » et « Affichage ».
6. Activez « Définir comme ma vue par défaut » si vous voulez qu'elle s'ouvre automatiquement.
7. Cliquez sur « Sauvegarder ».

Le message « Vue Prospects chauds sauvegardée » confirme la création et la vue est appliquée.

Modifier une vue

1. Ouvrez le sélecteur de vue.
2. Sur la ligne de la vue, cliquez sur le menu « … » puis « Modifier ».
3. Changez ce qui doit l'être, puis cliquez sur « Sauvegarder ».

« Modifier » n'est proposé que sur vos propres vues. Une vue partagée par quelqu'un d'autre ne se modifie pas : dupliquez-la.

Les changements que vous faites directement sur la liste (un filtre ajouté, une colonne masquée) ne sont pas enregistrés dans la vue. Ils restent temporaires, le temps de votre visite. Pour les conserver, passez par le panneau d'édition.

Dupliquer une vue

1. Ouvrez le sélecteur de vue.
2. Sur la ligne de la vue, cliquez sur « … » puis « Dupliquer ».
3. Le panneau s'ouvre avec la même configuration et le nom suivi de « (copie) ». Ajustez, puis « Sauvegarder ».

La copie vous appartient et repart en « Privée (moi uniquement) », même si l'originale était partagée.

Définir sa vue par défaut

1. Ouvrez le sélecteur de vue.
2. Sur la ligne de la vue, cliquez sur « … » puis « Définir par défaut ».

Le message « Vue « Prospects chauds » définie par défaut » s'affiche et l'étoile se déplace sur cette vue. Pour revenir à « Général », choisissez « Retirer le défaut » sur la vue concernée.

Vous pouvez faire la même chose depuis le panneau d'édition, avec l'interrupteur « Définir comme ma vue par défaut ».

Partager une vue

1. Ouvrez le panneau d'édition de la vue.
2. Dans le bloc « Partage », choisissez la portée :
   • « Privée (moi uniquement) » — « Seul vous voyez cette vue. »
   • « Groupes spécifiques » — cochez les groupes ; « Les membres des groupes sélectionnés pourront trouver et ajouter cette vue. »
   • « Toute l'organisation » — « Toute personne de l'organisation pourra trouver et ajouter cette vue. »
3. Cliquez sur « Sauvegarder ».

Vous ne pouvez partager qu'avec des groupes dont vous êtes membre. La vue n'apparaît pas d'office chez les autres : elle devient disponible dans la bibliothèque des vues partagées.

Ajouter une vue partagée par un collègue

1. Ouvrez le sélecteur de vue.
2. Cliquez sur « Parcourir les vues partagées… ». Le panneau « Vues partagées » s'ouvre.
3. Cherchez la vue au besoin, puis cliquez sur « Ajouter ».

Le message « Vue « Prospects chauds » ajoutée à vos vues » confirme l'ajout. La vue apparaît désormais dans votre sélecteur, sous « Partagées avec moi ». Pour l'enlever, ouvrez son menu « … » et choisissez « Retirer de mes vues » : la vue n'est pas supprimée, elle sort seulement de votre liste.

Vos propres vues partagées apparaissent aussi dans la bibliothèque, avec la mention « Votre vue » et un bouton « Appliquer » : elles sont déjà dans vos vues.

Supprimer une vue

1. Ouvrez le sélecteur de vue.
2. Sur la ligne de la vue, cliquez sur « … » puis « Supprimer ». Vous pouvez aussi utiliser « Supprimer » dans le panneau d'édition.
3. Confirmez : « Êtes-vous sûr de vouloir supprimer la vue "Prospects chauds" ? Cette action est irréversible et supprimera tous les filtres, tris et paramètres associés à cette vue. »

Le message « Vue "Prospects chauds" supprimée avec succès » s'affiche et la liste repasse sur « Général ». Seul le propriétaire d'une vue peut la supprimer. Les utilisateurs qui l'avaient ajoutée à leurs vues la perdent également.

Consulter l'historique d'une vue

1. Ouvrez le panneau d'édition de la vue.
2. Cliquez sur l'icône « Historique », en haut du bloc du nom.

Voir Historique des modifications.

Référence

Ce qu'une vue enregistre

Portées de partage

Actions disponibles sur une vue

Quelle vue s'ouvre à l'arrivée

Dans l'ordre : votre vue par défaut, sinon la vue par défaut de l'organisation, sinon « Général ». Voir Paramétrer les vues et le Kanban d'une entité.

Si l'adresse de la page porte déjà une vue, c'est celle-là qui s'applique. Un filtre écrit explicitement dans l'adresse prend le pas sur celui de la vue.

Messages et refus

Comportements automatiques

• La dernière vue utilisée sur une entité est mémorisée par votre navigateur : en revenant sur l'entité sans paramètre dans l'adresse, elle est réappliquée.
• Supprimer une vue retire aussi le « par défaut » de ceux qui l'avaient choisie et la sort des vues de ceux qui l'avaient ajoutée.
• Une vue reçue par lien s'ouvre même si vous ne l'avez pas encore ajoutée à vos vues, à condition qu'elle soit partagée avec vous.

Questions fréquentes

Mes filtres du moment sont-ils enregistrés automatiquement dans la vue ? Non. Une vue ne change que par le panneau d'édition. Vos réglages temporaires disparaissent quand vous changez de vue.

Puis-je modifier une vue qu'un collègue a partagée ? Non. Dupliquez-la : la copie vous appartient et vous pouvez la modifier librement.

Une vue partagée apparaît-elle automatiquement chez mes collègues ? Non, sauf si un administrateur l'a désignée comme défaut de l'organisation. Sinon, chacun l'ajoute depuis « Parcourir les vues partagées… ».

Puis-je partager une vue avec une seule personne ? Non. Le partage se fait par groupe ou pour toute l'organisation.

La recherche que j'ai tapée est-elle mémorisée dans la vue ? Non. Seuls les filtres avancés le sont. Voir Parcourir, rechercher et filtrer les fiches.