Créer et configurer une entité

À quoi ça sert

Une entité est un type de fiche que votre organisation manipule : entreprise, contact, véhicule, dossier. Vous en créez autant que votre métier en demande, et vous décidez pour chacune de son nom, de son icône, de ses champs, de ses onglets et de sa place dans la navigation.

L'administration des entités se trouve dans « CRM » puis « Administration », sur la carte « Gérer mes entités ». Elle est réservée aux administrateurs du module CRM.

Cette page couvre l'entité elle-même. Les champs qu'elle porte sont décrits dans Gérer les champs et les onglets d'une entité.

Concepts clés

• Label d'affichage — le nom au singulier, celui que l'interface emploie partout (« Contact »).
• Label pluriel — le nom au pluriel, employé dans les listes et les raccourcis (« Contacts »).
• Genre du label — masculin ou féminin. Il commande les accords autour du nom de l'entité (un/une, nouveau/nouvelle, aucun/aucune).
• Nom technique — l'identifiant interne, calculé automatiquement à partir du label à la création. Il n'est plus modifiable ensuite.
• Entité active — une entité inactive n'est plus accessible aux utilisateurs, mais ses données sont conservées.
• Réservé au créateur — un réglage qui limite la modification et la suppression d'une fiche à la personne qui l'a créée. Les administrateurs de l'organisation ne sont pas concernés. Il s'ajoute aux rôles autorisés à modifier et à supprimer, il ne les remplace pas. Voir Périmètres, rôles et permissions.
• Commentaires — un réglage qui affiche un fil de commentaires sur chaque fiche de l'entité, dans l'onglet « Commentaires ». Désactivé par défaut. Voir Commenter une fiche.
• Modèle de nom d'affichage — la formule qui compose le titre d'une fiche à partir de ses champs.
• Libellés personnalisés — des textes propres à l'entité qui remplacent les formulations par défaut (bouton de création, message de liste vide…).

Comment faire

Créer une entité

1. Ouvrez « CRM », puis « Administration », puis « Gérer mes entités ».
2. Cliquez sur « Nouvelle entité ».
3. Saisissez le « Label d'affichage ». Le « Label pluriel » et le nom technique sont proposés automatiquement à partir de ce que vous tapez ; corrigez le pluriel si la forme proposée ne convient pas.
4. Choisissez le « Genre du label » : « Masculin » ou « Féminin ».
5. Renseignez la « Description » si vous le souhaitez, puis choisissez une « Icône » dans la liste (un champ de recherche est disponible).
6. Réglez « Image de profil » si les fiches de cette entité doivent pouvoir porter une photo.
7. Réglez « Visible dans le menu » selon que l'entité doit apparaître dans les raccourcis de navigation.
8. Dans la colonne « Configuration », laissez « Entité active » activée, et ajustez « Autoriser la création », « Autoriser l'édition », « Autoriser la suppression » et « Réservé au créateur ».
9. Cliquez sur « Créer l'entité ».

Le message « Entité créée avec succès » s'affiche. L'entité est créée sans champ : enchaînez avec Gérer les champs et les onglets d'une entité.

Modifier une entité

1. Dans « Gérer mes entités », cliquez sur la ligne de l'entité.
2. Restez sur l'onglet « Informations ».
3. Modifiez les valeurs voulues. Le bouton « Sauvegarder les modifications » s'active dès qu'une valeur change.
4. Cliquez sur « Sauvegarder les modifications ».

Le message « Entité mise à jour avec succès » s'affiche. Le nom technique est rappelé sous les champs, avec la mention « (non modifiable) ». Quand le serveur refuse la modification, le message d'erreur s'affiche à la place de cette confirmation et rien n'est enregistré.

Sept onglets composent la fiche d'administration d'une entité : « Informations », « Propriétés », « Règles conditionnelles », « Détection de doublons », « Vues », « Libellés » et « Onglets de fiche ».

Composer le nom d'affichage des fiches

1. Ouvrez l'entité, onglet « Informations ».
2. Descendez à « Configuration avancée », rubrique « Modèle de nom d'affichage ».
3. Composez la formule, soit en la saisissant directement, soit en utilisant « Champs disponibles » pour insérer un champ, « Séparateurs JOIN() » pour insérer un séparateur, ou « Modèles suggérés » pour partir d'une formule toute faite.
4. Vérifiez le rendu sous « Aperçu ».
5. Cliquez sur « Sauvegarder les modifications ».

Quatre syntaxes sont disponibles, rappelées par l'icône d'aide à côté du titre :

• {nom_du_champ} insère la valeur d'un champ ;
• JOIN( ) joint deux champs avec un séparateur, qui n'apparaît que si les deux champs ont une valeur ;
• || définit un repli pour toute la formule : {name} || {email} || "Sans nom" — dès que {name} a une valeur, le reste de la formule est ignoré ;
• | à l'intérieur des accolades définit un repli propre à un seul champ : {nom_d_usage|nom} JOIN( ) {prenom} garde le reste de la formule (ici JOIN( ) {prenom}) et se contente d'essayer nom si nom_d_usage est vide.

Chaque champ nommé dans un repli doit exister, même celui qui ne sert jamais en pratique : une faute de frappe dans un repli rarement utilisé est signalée tout de suite plutôt que le jour où une fiche en a besoin.

Personnaliser les libellés d'une entité

1. Ouvrez l'entité, puis l'onglet « Libellés ».
2. Renseignez les textes voulus, en « Français » et en « Anglais ».
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

Le message « Libellés enregistrés avec succès » s'affiche. Un champ laissé vide conserve le texte par défaut de l'application. Six textes sont personnalisables, listés dans la section Référence.

Choisir l'ordre des onglets d'une fiche

1. Ouvrez l'entité, puis l'onglet « Onglets de fiche ».
2. Faites glisser une ligne par sa poignée jusqu'à sa nouvelle place. Au clavier : placez-vous sur la poignée, appuyez sur Espace, déplacez la ligne avec les flèches, puis appuyez de nouveau sur Espace.

Le message « L'ordre des onglets de fiche a été modifié. » s'affiche : l'ordre est enregistré à chaque déplacement, sans bouton de validation. Il s'applique à tous les utilisateurs, sur les fiches de cette entité ouvertes en panneau latéral, en pleine page et en modification.

La liste présente tous les onglets qu'une fiche de cette entité peut afficher : les entités qui la relient (badge « Fiches liées »), les types de tâche rattachés par un champ de relation CRM (badge « Objets liés », avec le champ concerné), les modules « Contrats », « Facturation », « Tâches » et « Saisies » activés dans votre organisation (badge « Module »), et l'onglet « Commentaires » quand le réglage « Commentaires » de l'entité est activé (badge « Commentaires »), et un onglet par champ de type « Notes » (badge « Notes », voir Notes d'une fiche). « Informations » reste toujours en premier et ne se déplace pas.

Pour revenir à l'ordre d'origine, cliquez sur « Rétablir l'ordre par défaut ». Le message « L'ordre par défaut des onglets de fiche a été rétabli. » s'affiche.

L'ordre ne fait pas apparaître un onglet : sur une fiche, chaque onglet garde ses propres conditions d'affichage (voir Relier des fiches entre elles). Il ne concerne pas non plus les onglets du formulaire, qui regroupent les champs dans « Informations » et se règlent dans « Propriétés » (voir Gérer les champs et les onglets d'une entité).

Ordonner les entités

1. Ouvrez « Gérer mes entités ».
2. Cliquez sur « Réordonner ».
3. Faites glisser les lignes par leur poignée jusqu'à l'ordre voulu.
4. Cliquez sur « Terminer ».

Le message « Ordre des entités mis à jour avec succès » s'affiche. Cet ordre est celui des raccourcis de navigation ; il se règle aussi depuis Raccourcis de navigation et blocs d'accueil.

Supprimer une entité

1. Ouvrez l'entité, onglet « Informations ».
2. En bas à gauche du formulaire, cliquez sur « Supprimer {nom de l'entité} ».
3. Lisez la liste des conséquences, puis cliquez sur « Supprimer définitivement ».

Le message « Entité supprimée avec succès » s'affiche.

Référence

Champs de l'entité

Le « Modèle de nom d'affichage » et « Afficher par défaut à l'accueil » n'apparaissent pas dans le formulaire de création : ouvrez l'entité après l'avoir créée pour les régler.

Limites de saisie

Libellés personnalisables

Chaque libellé se saisit dans les deux langues, « Français » et « Anglais », et accepte 200 caractères au maximum.

Colonnes de la liste des entités

« Label », « Nom », « Statut » (Active ou Inactive), « Menu » (Visible ou Invisible), « Champs », « Enregistrements » et « Créé ». Les colonnes « Label », « Nom » et « Créé » sont triables.

Ce que supprime la suppression d'une entité

Le dialogue de confirmation énumère : l'entité, tous ses champs personnalisés, toutes les données associées, toutes les configurations et permissions. L'opération est irréversible.

Entités par défaut et blueprint

Le menu « … » de la liste des entités propose « Créer les entités par défaut » (qui crée d'un coup les entités Entreprise, Contact et EntrepriseRelation avec leurs champs et leurs onglets) et « Importer un blueprint » (qui recrée une structure d'entités complète à partir d'un fichier JSON, avec un bouton « Télécharger le prompt » pour préparer ce fichier). Ces deux entrées, ainsi que « Supprimer les données du CRM », sont réservées aux intervenants Deltia et n'apparaissent pas pour un administrateur de votre organisation. Cette dernière demande de choisir entre « Les données uniquement » (les entités, leurs champs et leurs règles de relation sont conservés) et « Les données et la structure », dans tous les périmètres.

Questions fréquentes

Puis-je renommer le nom technique d'une entité ? Non. Il est calculé à la création à partir du label et n'est plus modifiable ensuite : « Le nom technique ne peut pas être modifié après la création. » Le label d'affichage, lui, se change à tout moment.

J'ai ajouté une relation : où apparaît son onglet sur les fiches ? Un onglet que l'ordre enregistré ne mentionne pas encore s'affiche après les onglets ordonnés, à sa place par défaut. Déplacez-le dans « Onglets de fiche » pour le placer ailleurs.

Que se passe-t-il si je désactive une entité au lieu de la supprimer ? L'entité devient invisible pour les utilisateurs et ses données sont conservées. Réactiver « Entité active » la fait réapparaître telle quelle.

À quoi sert exactement le genre du label ? Il commande les accords grammaticaux que l'interface construit autour du nom de l'entité. Avec « Féminin », l'application écrit « Nouvelle » là où elle écrirait « Nouveau ».

Que fait le réglage « Commentaires » ? Il affiche un onglet « Commentaires » sur chaque fiche de l'entité. Le désactiver masque l'onglet sans supprimer les commentaires. Voir Commenter une fiche.

Que fait « Réservé au créateur » ? Seule la personne qui a créé une fiche peut ensuite la modifier ou la supprimer, en plus des rôles autorisés à le faire. Les administrateurs de l'organisation ne sont pas concernés, et le bouton correspondant disparaît pour tout autre utilisateur. Voir Créer, consulter et modifier une fiche.