Créer et configurer une entité

À quoi ça sert

Une entité est un type de fiche que votre organisation manipule : entreprise, contact, véhicule, dossier. Vous en créez autant que votre métier en demande, et vous décidez pour chacune de son nom, de son icône, de ses champs, de ses onglets et de sa place dans la navigation.

L'administration des entités se trouve dans « CRM » puis « Administration », sur la carte « Gérer mes entités ». Elle est réservée aux administrateurs du module CRM.

Cette page couvre l'entité elle-même. Les champs qu'elle porte sont décrits dans Gérer les champs et les onglets d'une entité.

Concepts clés

• Label d'affichage — le nom au singulier, celui que l'interface emploie partout (« Contact »).
• Label pluriel — le nom au pluriel, employé dans les listes et les raccourcis (« Contacts »).
• Genre du label — masculin ou féminin. Il commande les accords autour du nom de l'entité (un/une, nouveau/nouvelle, aucun/aucune).
• Nom technique — l'identifiant interne, calculé automatiquement à partir du label à la création. Il n'est plus modifiable ensuite.
• Entité active — une entité inactive n'est plus accessible aux utilisateurs, mais ses données sont conservées.
• Personnalisée / Système — une entité « Personnalisée » a été créée par votre organisation ; une entité « Système » est fournie avec l'application. Seule une entité personnalisée peut être supprimée.
• Modèle de nom d'affichage — la formule qui compose le titre d'une fiche à partir de ses champs.
• Libellés personnalisés — des textes propres à l'entité qui remplacent les formulations par défaut (bouton de création, message de liste vide…).

Comment faire

Créer une entité

1. Ouvrez « CRM », puis « Administration », puis « Gérer mes entités ».
2. Cliquez sur « Nouvelle entité ».
3. Saisissez le « Label d'affichage ». Le « Label pluriel » et le nom technique sont proposés automatiquement à partir de ce que vous tapez ; corrigez le pluriel si la forme proposée ne convient pas.
4. Choisissez le « Genre du label » : « Masculin » ou « Féminin ».
5. Renseignez la « Description » si vous le souhaitez, puis choisissez une « Icône » dans la liste (un champ de recherche est disponible).
6. Réglez « Image de profil » si les fiches de cette entité doivent pouvoir porter une photo.
7. Réglez « Visible dans le menu » selon que l'entité doit apparaître dans les raccourcis de navigation.
8. Dans la colonne « Configuration », laissez « Entité active » activée, et ajustez « Autoriser la création », « Autoriser l'édition » et « Autoriser la suppression ».
9. Cliquez sur « Créer l'entité ».

Le message « Entité créée avec succès » s'affiche. L'entité est créée sans champ : enchaînez avec Gérer les champs et les onglets d'une entité.

Modifier une entité

1. Dans « Gérer mes entités », cliquez sur la ligne de l'entité.
2. Restez sur l'onglet « Informations ».
3. Modifiez les valeurs voulues. Le bouton « Sauvegarder les modifications » s'active dès qu'une valeur change.
4. Cliquez sur « Sauvegarder les modifications ».

Le message « Entité mise à jour avec succès » s'affiche. Le nom technique est rappelé sous les champs, avec la mention « (non modifiable) ».

Six onglets composent la fiche d'administration d'une entité : « Informations », « Propriétés », « Règles conditionnelles », « Détection de doublons », « Vues » et « Libellés ».

Composer le nom d'affichage des fiches

1. Ouvrez l'entité, onglet « Informations ».
2. Descendez à « Configuration avancée », rubrique « Modèle de nom d'affichage ».
3. Composez la formule, soit en la saisissant directement, soit en utilisant « Champs disponibles » pour insérer un champ, « Séparateurs JOIN() » pour insérer un séparateur, ou « Modèles suggérés » pour partir d'une formule toute faite.
4. Vérifiez le rendu sous « Aperçu ».
5. Cliquez sur « Sauvegarder les modifications ».

Trois syntaxes sont disponibles, rappelées par l'icône d'aide à côté du titre :

• {nom_du_champ} insère la valeur d'un champ ;
• JOIN( ) joint deux champs avec un séparateur, qui n'apparaît que si les deux champs ont une valeur ;
• || définit un repli : {name} || {email} || "Sans nom".

Personnaliser les libellés d'une entité

1. Ouvrez l'entité, puis l'onglet « Libellés ».
2. Renseignez les textes voulus, en « Français » et en « Anglais ».
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

Le message « Libellés enregistrés avec succès » s'affiche. Un champ laissé vide conserve le texte par défaut de l'application. Six textes sont personnalisables, listés dans la section Référence.

Ordonner les entités

1. Ouvrez « Gérer mes entités ».
2. Cliquez sur « Réordonner ».
3. Faites glisser les lignes par leur poignée jusqu'à l'ordre voulu.
4. Cliquez sur « Terminer ».

Le message « Ordre des entités mis à jour avec succès » s'affiche. Cet ordre est celui des raccourcis de navigation ; il se règle aussi depuis Raccourcis de navigation et blocs d'accueil.

Supprimer une entité

1. Ouvrez l'entité, onglet « Informations ».
2. En bas à gauche du formulaire, cliquez sur « Supprimer {nom de l'entité} ».
3. Lisez la liste des conséquences, puis cliquez sur « Supprimer définitivement ».

Le message « Entité supprimée avec succès » s'affiche. Le bouton n'existe que sur une entité « Personnalisée » : une entité « Système » ne peut pas être supprimée.

Référence

Champs de l'entité

Le « Modèle de nom d'affichage » et « Afficher par défaut à l'accueil » n'apparaissent pas dans le formulaire de création : ouvrez l'entité après l'avoir créée pour les régler.

Limites de saisie

Libellés personnalisables

Chaque libellé se saisit dans les deux langues, « Français » et « Anglais », et accepte 200 caractères au maximum.

Colonnes de la liste des entités

« Label », « Nom », « Type » (Personnalisée ou Système), « Statut » (Active ou Inactive), « Menu » (Visible ou Invisible), « Champs », « Enregistrements » et « Créé ». Les colonnes « Label », « Nom » et « Créé » sont triables.

Ce que supprime la suppression d'une entité

Le dialogue de confirmation énumère : l'entité, tous ses champs personnalisés, toutes les données associées, toutes les configurations et permissions. L'opération est irréversible.

Entités par défaut et blueprint

Le menu « … » de la liste des entités propose « Créer les entités par défaut » (qui crée d'un coup les entités Entreprise, Contact et EntrepriseRelation avec leurs champs et leurs onglets) et « Importer un blueprint » (qui recrée une structure d'entités complète à partir d'un fichier JSON, avec un bouton « Télécharger le prompt » pour préparer ce fichier). Ces deux entrées, ainsi que « Supprimer toutes les données du CRM », sont réservées aux intervenants Deltia et n'apparaissent pas pour un administrateur de votre organisation.

Questions fréquentes

Puis-je renommer le nom technique d'une entité ? Non. Il est calculé à la création à partir du label et n'est plus modifiable ensuite : « Le nom technique ne peut pas être modifié après la création. » Le label d'affichage, lui, se change à tout moment.

Que se passe-t-il si je désactive une entité au lieu de la supprimer ? L'entité devient invisible pour les utilisateurs et ses données sont conservées. Réactiver « Entité active » la fait réapparaître telle quelle.

Puis-je supprimer une entité fournie avec l'application ? Non. Le bouton de suppression n'apparaît que sur les entités marquées « Personnalisée ». Une entité « Système » peut en revanche être désactivée ou masquée du menu.

À quoi sert exactement le genre du label ? Il commande les accords grammaticaux que l'interface construit autour du nom de l'entité. Avec « Féminin », l'application écrit « Nouvelle » là où elle écrirait « Nouveau ».