Importer des fiches depuis un fichier CSV

À quoi ça sert

L'import CSV sert à créer ou à mettre à jour des fiches en masse : reprise d'un fichier client existant, mise à jour annuelle des tarifs, ajout d'un lot de contacts. Il peut aussi déposer les pièces jointes qui accompagnent ces fiches, livrées dans un dossier ou une archive.

L'assistant se trouve dans « CRM », « Administration », carte « Import CSV ». Il est réservé aux administrateurs du module CRM.

Concepts clés

• Entité cible — le type de fiche dans lequel les lignes seront importées.
• Groupe de destination — le groupe auquel les fiches importées appartiendront. Il est obligatoire.
• Mode d'import — la façon dont les données du fichier interagissent avec les fiches déjà présentes : ajout, remplacement, insertion et mise à jour, ou mise à jour seule.
• Mapping — l'association entre chaque colonne du fichier et un champ de l'entité.
• Champ de correspondance — pour une colonne associée à un champ de liaison, le champ de la fiche cible sur lequel la valeur du fichier est recherchée.
• Transformation — un traitement appliqué à la valeur avant l'import (majuscules, conversion en date, normalisation d'un téléphone…).
• Source de fichiers — le dossier ou l'archive .zip qui contient les pièces jointes référencées par le fichier.

Comment faire

Étape 1 — Configuration

1. Ouvrez « CRM », « Administration », puis « Import CSV ».
2. Sous « Sélection de l'entité cible », choisissez l'« Entité ».
3. Sous « Groupe de destination », choisissez le « Groupe ». Seuls vos propres groupes sont proposés.
4. Si vous partez de zéro, cliquez sur « Télécharger le template pour {entité} » : vous obtenez un fichier aux bonnes colonnes, avec une ligne d'exemple.
5. Sous « Mode d'import », choisissez le mode voulu (voir la section Référence).
6. Sous « Paramètres de parsing », vérifiez le « Délimiteur », l'« Encodage », « La première ligne contient les en-têtes » et « Ignorer les lignes vides ».
7. Cliquez sur « Continuer vers l'upload ».

Le bouton reste indisponible tant que l'entité et le groupe ne sont pas tous deux renseignés.

Étape 2 — Upload

1. Déposez votre fichier dans la zone « Sélection du fichier CSV », ou cliquez pour le choisir. Seuls les fichiers .csv sont acceptés : « Veuillez sélectionner un fichier CSV ».
2. Vérifiez le résumé affiché : nombre de lignes, nombre de colonnes, délimiteur reconnu, encodage, et l'« Aperçu des colonnes ».
3. Si l'entité comporte des champs « Fichiers » ou « Images », la zone « Fichiers à importer » apparaît. Déposez-y le dossier ou l'archive .zip contenant les pièces jointes.
4. Cliquez sur « Continuer ».

Étape 3 — Mapping des colonnes

1. Pour chaque colonne du fichier, choisissez le « Champ de l'entité » correspondant, ou « Ignorer cette colonne ». Une première association est proposée automatiquement d'après les noms de colonnes.
2. Si nécessaire, choisissez une « Transformation » et une « Valeur par défaut » (appliquée seulement quand la cellule est vide).
3. Pour une colonne associée à un champ de liaison, renseignez le « Champ de correspondance » dans l'encart bleu.
4. Si des valeurs de liste ne sont pas reconnues, l'encart « Mapping des valeurs de liste » les énumère : associez chacune à une option existante, ou choisissez « Ignorer cette valeur ».
5. Vérifiez le bloc « Résumé », puis cliquez sur « Prévisualiser ».

Étape 4 — Prévisualisation

1. Parcourez le tableau : il montre les cinq premières lignes après transformation, avec la valeur d'origine sous la valeur transformée quand elles diffèrent.
2. Si le bandeau « Erreurs détectées » apparaît, dépliez « Voir les données de cette ligne » pour comprendre le problème, puis revenez par « Modifier le mapping ».
3. Si une source de fichiers est attachée, vérifiez le panneau « Archive de fichiers » : nombre de fichiers à téléverser et anomalies détectées, ligne par ligne.
4. Cliquez sur « Lancer l'import ».

Étape 5 — Import

1. Suivez la progression : « Téléversement des fichiers {n}/{total} » puis « Import des lignes {n}/{total} ».
2. À la fin, lisez le résultat : « Enregistrements créés » et « Erreurs ».
3. Si des erreurs subsistent, dépliez « Détail des erreurs » : chaque ligne fautive est identifiée par son numéro, avec le champ et le message en cause.
4. Cliquez sur « Voir les enregistrements » pour vérifier le résultat, ou sur « Nouvel import » pour recommencer.

Il n'y a pas d'annulation en cours d'import.

Importer des pièces jointes avec les fiches

1. À l'étape Configuration, choisissez une entité qui porte au moins un champ « Fichiers » ou « Images ».
2. Dans votre fichier, faites porter à la colonne de ce champ le chemin du fichier dans le dossier ou l'archive, par exemple photos/portrait.jpg. Pour un champ qui accepte plusieurs fichiers, séparez les chemins par un point-virgule.
3. À l'étape Upload, déposez le dossier ou l'archive .zip dans « Fichiers à importer ».
4. À l'étape Prévisualisation, vérifiez le compte de fichiers et la liste des anomalies.

Un fichier introuvable ou refusé ne bloque pas l'import : la ligne est créée sans la pièce jointe, et l'anomalie est signalée.

Référence

Les cinq étapes

Le fil d'étapes en haut de page permet de revenir sur une étape déjà franchie, jamais d'en sauter une.

Les quatre modes d'import

Le mode « Remplacer » affiche un avertissement : « Attention : cette action supprime définitivement tous les enregistrements existants du groupe sélectionné. »

Le mode « Mettre à jour uniquement » exige qu'une colonne soit associée au champ « Identifiant (ID) » ; sinon le bloc « Colonne ID non mappée » bloque le passage à l'étape suivante. Il précise aussi : « Seules les colonnes mappées sont modifiées ; les autres restent inchangées. » Le template téléchargé ne contient pas de colonne d'identifiant : ajoutez-la vous-même.

Paramètres de parsing

Le template téléchargé est encodé en UTF-8 et séparé par des points-virgules.

Transformations disponibles

« Aucune », « Supprimer espaces », « MAJUSCULES », « minuscules », « Convertir en date », « Convertir en nombre », « Normaliser téléphone », « Convertir en booléen ».

Certaines conversions sont appliquées d'office selon le type du champ visé, même avec « Aucune » : les dates sont normalisées, les téléphones mis au format international du pays configuré sur le champ, et la virgule décimale française est acceptée sur les champs numériques. Les valeurs booléennes reconnues sont true, false, oui, non, 1, 0, yes, no.

Ce qui bloque le passage à la prévisualisation

Pièces jointes : limites et anomalies

Les six anomalies possibles : fichier introuvable dans l'archive, fichier trop volumineux, type de fichier non autorisé, extension non prise en charge, champ n'acceptant qu'un seul fichier, échec du téléversement.

Autres limites

Les compteurs « Lignes valides » et « Lignes avec erreurs » de la prévisualisation portent sur les cinq lignes affichées, pas sur tout le fichier. Seul le compteur « Lignes totales » couvre l'ensemble.

Messages d'erreur

Questions fréquentes

Puis-je importer dans plusieurs groupes en un seul import ? Non. Un import vise un seul groupe de destination. Découpez votre fichier en un lot par groupe.

Que deviennent les lignes en erreur ? Elles ne créent pas de fiche. Elles sont listées à la fin de l'import, avec leur numéro de ligne, le champ et le message en cause, ce qui permet de corriger le fichier et de relancer.

Puis-je mettre à jour des fiches à partir d'une référence métier plutôt que de l'identifiant ? Non. Les modes « Insérer / Mettre à jour » et « Mettre à jour uniquement » s'appuient sur l'identifiant de la fiche. Une colonne peut en revanche viser une autre fiche par une référence métier, via le champ de correspondance d'un champ de liaison.

Comment récupérer les identifiants de mes fiches existantes ? Exportez-les depuis la liste de l'entité : voir Actions en masse et export.

Puis-je importer un document à échéance ? Non. Ces champs sont exclus de l'import : le document doit être déposé depuis la fiche. Voir Documents à échéance.

Puis-je annuler un import en cours ? Non. Il n'existe pas de bouton d'annulation pendant l'exécution, ni de retour en arrière une fois l'import terminé. Vérifiez soigneusement la prévisualisation, en particulier avant un import en mode « Remplacer ».