Périmètres, rôles et permissions

À quoi ça sert

Dans une organisation qui compte plusieurs agences, services ou filiales, tout le monde n'a pas à voir toutes les fiches, ni à pouvoir tout faire. Le CRM combine pour cela deux notions de l'organisation :

• le périmètre décide ce que chacun voit : chaque fiche est rangée dans un ou plusieurs périmètres, et un utilisateur ne voit que les fiches de ses périmètres ;
• le rôle décide ce que chacun peut faire : voir une entité, y créer, y modifier ou y supprimer des fiches, voir la valeur d'un champ.

Les périmètres et les rôles se créent dans l'administration de l'organisation : voir Périmètres et rôles.

Concepts clés

• Périmètre de la fiche — le ou les périmètres auxquels une fiche appartient. Au moins un est obligatoire à la création ; ce sont eux qui déterminent qui peut la consulter.
• Fiches multi-périmètres — un réglage de l'organisation qui autorise une fiche à appartenir à plusieurs périmètres à la fois. Désactivé, une fiche n'appartient qu'à un seul périmètre.
• Rôle — un ensemble d'utilisateurs auquel des droits sont accordés. Un rôle ne porte aucune fiche : il ne change pas ce que ses membres voient, seulement ce qu'ils peuvent faire.
• Voir l'entité — la liste des rôles autorisés à afficher l'entité dans le menu et à consulter ses fiches. Vide, l'entité est ouverte à tout le monde. Les fiches restent limitées aux périmètres de l'utilisateur.
• Créer, modifier et supprimer des enregistrements — trois listes de rôles distinctes. Vides, l'opération reste ouverte à tout le monde. Supprimer exige en plus le droit de modifier.
• Réservé au créateur — un réglage de l'entité, distinct des rôles, qui limite en plus la modification et la suppression d'une fiche à la personne qui l'a créée. Les administrateurs de l'organisation ne sont pas concernés. Voir Créer et configurer une entité.
• Voir le champ — la liste des rôles qui voient et saisissent la valeur d'un champ. Vide, le champ est visible par tout le monde.
• Limitation d'accès (sur un champ) — des rôles et des personnes à qui la valeur est interdite. Elle se cumule aux autorisations et l'emporte sur elles.
• Visible uniquement par l'auteur — un champ dont seule la personne ayant saisi la valeur la voit.

Les listes de rôles du CRM ne dispensent pas les administrateurs de l'organisation : un administrateur reste soumis aux rôles renseignés.

Comment faire

Restreindre une entité à certains rôles

1. Ouvrez « CRM », « Administration », « Gérer mes entités », puis l'entité.
2. Restez sur l'onglet « Informations » et descendez à la carte « Voir l'entité ».
3. Choisissez « Seulement certains rôles » puis sélectionnez les rôles autorisés. Le choix « Tout le monde » laisse l'entité ouverte à tous les utilisateurs qui ont accès au module.
4. Cliquez sur « Enregistrer la visibilité ».

Le message « Visibilité mise à jour » s'affiche. Aucune fiche n'est déplacée : les fiches restent dans leurs périmètres, seuls les utilisateurs qui ne détiennent aucun des rôles choisis perdent l'entité.

Autoriser la création, la modification et la suppression par rôle

1. Ouvrez l'entité, onglet « Informations », carte « Création, modification et suppression des enregistrements ».
2. Renseignez « Créer des enregistrements », « Modifier des enregistrements » et « Supprimer des enregistrements ». Chaque liste est indépendante ; « Tout le monde » laisse l'opération ouverte à tous.
3. Cliquez sur « Enregistrer les permissions ».

Le message « Permissions mises à jour » s'affiche. Un utilisateur qui ne détient aucun des rôles autorisés n'obtient pas le formulaire correspondant. Pour supprimer une fiche, il faut en plus le droit de modifier : « Pour supprimer, il faut aussi le droit de modifier. »

Limiter la visibilité d'un champ

1. Ouvrez l'entité, onglet « Propriétés », puis le champ en modification.
2. Ouvrez l'onglet « Comportement ».
3. Dans la carte « Voir le champ », choisissez « Seulement certains rôles » et sélectionnez les rôles qui voient la valeur. « Tout le monde » laisse le champ visible par tous.
4. Dans la carte « Limitation d'accès », renseignez au besoin « Masquer le champ » (les rôles exclus) et les « Personnes interdites ».
5. Cliquez sur « Enregistrer ».

Les deux réglages se cumulent : une personne visée par une interdiction ne verra jamais la valeur, même si un rôle autorisé la lui donnerait.

Réserver un champ à celui qui l'a rempli

1. Ouvrez le champ en modification, onglet « Comportement ».
2. Activez « Visible uniquement par l'auteur ».
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

Seule la personne ayant renseigné la valeur la voit, dans la liste, sur la fiche et dans l'historique. Les autres utilisateurs ne voient rien à cet emplacement.

Changer le périmètre d'une fiche

1. Ouvrez la fiche en modification.
2. Changez la valeur du champ « Périmètre ».
3. Enregistrez.

La fiche bascule dans le nouveau périmètre et n'est plus visible que par ses membres. Vous ne pouvez la déplacer que vers un périmètre dont vous êtes membre : sinon « Vous ne pouvez pas assigner l'enregistrement à ce périmètre ».

Changer le périmètre de plusieurs fiches d'un coup

1. Ouvrez la liste de l'entité et sélectionnez les fiches.
2. Lancez la modification en masse et choisissez le champ « Périmètre ».
3. Sélectionnez le périmètre de destination.
4. Confirmez : « Vous allez déplacer {n} enregistrement(s) vers un autre périmètre. Souhaitez-vous continuer ? »

Voir Actions en masse et export.

Autoriser les fiches multi-périmètres

1. Ouvrez « Administration », « Modules ».
2. Sur la ligne « CRM », ouvrez le volet des réglages, onglet « Paramètres ».
3. Activez « Fiches multi-périmètres ».

Une fois activé, le champ « Périmètre » d'une fiche devient une sélection à plusieurs valeurs partout dans le CRM : à la création, en modification, dans la modification en masse et sur la fusion de doublons. Désactiver le réglage ensuite ne retire aucun périmètre aux fiches qui en portent déjà plusieurs : seule la saisie repasse à un seul périmètre pour les nouvelles fiches et les modifications suivantes.

Référence

Les niveaux de contrôle

Ces droits se retrouvent, avec ceux des autres modules, sur l'écran « Rôles et droits » de l'administration de l'organisation, qui les présente par droit et par rôle. Voir Rôles et droits.

Ces contrôles se cumulent : une fiche n'est visible que si l'utilisateur voit l'entité (par un de ses rôles) et appartient à un périmètre de la fiche.

Autorisation et interdiction sur un champ

Les personnes interdites nommément se règlent uniquement sur le champ, dans l'administration du CRM.

Ce que couvre chaque droit

Messages

Questions fréquentes

Que voit un utilisateur qui ne détient aucun rôle autorisé à voir l'entité ? Rien de l'entité : elle n'apparaît pas dans sa navigation, et un accès direct renvoie « Vous n'avez pas accès à cette entité. »

Restreindre une entité déplace-t-il des fiches ? Non. Les fiches restent dans leurs périmètres ; seuls les rôles autorisés voient l'entité. Il n'y a plus de dialogue de reprise.

Un champ masqué à un rôle est-il masqué aussi dans la recherche et les filtres ? Oui. Une recherche ou un tri ne peut pas révéler une valeur que la fiche masque.

Un champ restreint est-il visible dans une automatisation ? Non. Dès qu'un champ porte une restriction, quelle qu'elle soit — rôles autorisés, visible uniquement par l'auteur, rôles ou personnes interdits — une automatisation ne le voit pas, y compris sur une fiche liée.

Qui peut supprimer une fiche si je ne restreins pas la suppression ? Tous ceux qui ont le droit de modifier les fiches de l'entité, à condition que l'entité autorise elle-même la suppression.

Un rôle change-t-il les fiches que je vois ? Non. Les fiches visibles dépendent uniquement de vos périmètres. Un rôle ne fait qu'accorder ou retirer des actions.

Puis-je rendre une fiche visible par plusieurs périmètres ? Oui, si vous avez activé « Fiches multi-périmètres » : sélectionnez alors plusieurs périmètres sur la fiche, elle devient visible de chacun d'eux. Sinon, une fiche appartient à un seul périmètre ; pour la partager plus largement, placez-la dans un périmètre dont les deux populations sont membres.