Notes d'une fiche

À quoi ça sert

Un champ de type « Notes » garde sur une fiche des textes longs qui s'accumulent : comptes rendus de réunion, transcriptions d'appel, suivi d'un dossier. Chaque champ « Notes » ajoute un onglet à la fiche. On y ajoute des notes les unes après les autres, de la plus récente à la plus ancienne, et on les retrouve par une recherche.

Le type se distingue du champ « Texte riche » : une note n'est pas une valeur de la fiche. Elle n'apparaît ni dans le formulaire, ni dans les colonnes de la liste, ni dans les filtres. Elle se lit et s'écrit uniquement dans son onglet.

Il se distingue aussi du fil de commentaires : une note ne mentionne pas de collègue et ne porte ni fichier ni image. Seuls le texte, sa mise en forme et les liens sont conservés.

Un administrateur ajoute le champ à l'entité, comme n'importe quel champ. Voir Les types de champs disponibles.

Concepts clés

• Champ « Notes » — le champ posé sur l'entité. Son libellé devient le nom de l'onglet. Une entité peut en porter plusieurs : chacun a son onglet et ses propres notes.
• Note — un texte signé de son auteur et daté. Une note ne peut pas être vide, ni dépasser 500 000 caractères.
• Onglet des notes — l'onglet de la fiche qui liste les notes d'un champ. Un compteur indique leur nombre.
• Recherchable — le réglage du champ qui ajoute ses notes à la recherche libre de la liste des fiches.
• Résumé IA — un encadré en tête de l'onglet qui résume les notes les plus récentes avec le modèle d'IA choisi par l'administrateur. Il est désactivé tant qu'un administrateur ne l'a pas activé.

Comment faire

Ajouter une note

1. Ouvrez la fiche, puis l'onglet portant le nom du champ « Notes ».
2. Saisissez le texte dans la zone de saisie.
3. Cliquez sur « Ajouter la note ».

Le message « Note ajoutée » s'affiche, la note apparaît en tête de la liste et le compteur de l'onglet augmente d'une unité.

Modifier ou supprimer une de ses notes

1. Dans l'onglet, repérez votre note.
2. Pour la corriger, cliquez sur « Modifier », changez le texte, puis validez. Le message « Note modifiée » s'affiche.
3. Pour la retirer, cliquez sur « Supprimer la note », puis confirmez « Supprimer cette note ? ». Le message « Note supprimée » s'affiche.

La suppression est définitive : « La note sera définitivement supprimée. »

Lire le résumé IA des notes

Quand l'administrateur a activé le résumé sur le champ et que la fiche compte au moins une note, l'onglet affiche en tête l'encadré « Résumé IA ».

1. Ouvrez la fiche, puis l'onglet du champ « Notes ».
2. En mode « À la demande (bouton) », cliquez sur « Générer le résumé ». En mode « Automatique », le résumé se génère à l'ouverture de l'onglet quand il manque ou qu'il est périmé.
3. Lisez le résumé et la mention « Généré le {date} ».

Le résumé est conservé : rouvrir l'onglet ne rappelle pas le modèle. Quand une note a été ajoutée, modifiée ou supprimée, ou que les réglages du champ ont changé, le badge « Des notes ont changé depuis ce résumé » apparaît ; cliquez sur « Régénérer » pour le mettre à jour. Si la génération échoue, la cause s'affiche avec le bouton « Réessayer » (par exemple si le fournisseur du modèle refuse la demande).

Rechercher dans les notes d'une fiche

1. Dans l'onglet, saisissez votre texte dans « Rechercher dans les notes... ».
2. La liste ne garde que les notes qui contiennent tous les mots saisis.

Si aucune note ne correspond, le message « Aucune note ne correspond à la recherche » s'affiche. Effacer le texte rétablit la liste complète.

Retrouver une fiche d'après ses notes

1. Ouvrez la liste des fiches de l'entité.
2. Saisissez votre texte dans la zone de recherche de la barre d'outils.

La fiche s'affiche si une de ses notes correspond, à condition que l'administrateur ait marqué le champ « Recherchable ». Voir Parcourir, rechercher et filtrer les fiches.

Rendre les notes recherchables depuis la liste

1. Dans l'administration du CRM, ouvrez l'entité, puis le champ « Notes ».
2. Activez « Recherchable ».
3. Enregistrez le champ.

La recherche libre de la liste cherche alors aussi dans les notes de ce champ.

Référence

Ce qu'une personne peut faire

Sans droit de modification sur l'entité, ou sur un champ en lecture seule, la zone de saisie et les boutons de modification disparaissent : l'onglet se consulte seulement. Un champ « Notes » masqué à un rôle l'est aussi pour ses notes. Si l'entité restreint la modification au créateur de la fiche, seul le créateur ajoute des notes.

Messages de refus : « Vous ne pouvez modifier que vos propres notes. » et « Vous ne pouvez supprimer que vos propres notes. ».

Règles de la recherche

• Elle ignore la casse et les accents.
• Elle trouve une partie de mot à partir de trois lettres : « union » trouve « réunion ».
• Les mots saisis s'ajoutent : chacun doit apparaître quelque part dans la note.
• Les guillemets et le signe moins n'ont pas de sens particulier.
• Les résultats restent classés du plus récent au plus ancien, sans classement par pertinence, et une faute de frappe n'est pas rattrapée.

Affichage

• 10 notes par page par défaut ; le sélecteur propose 10, 20 et 50.
• Une nouvelle recherche revient à la première page.
• L'onglet suit les autres onglets de la fiche. Un administrateur règle sa place dans l'administration de l'entité. Voir Choisir l'ordre des onglets d'une fiche.

Réglages d'un champ « Notes »

Dans le formulaire du champ, « Obligatoire », « Unique » et le réglage réservant la valeur à son auteur sont désactivés : « Non applicable aux champs Notes ». « Recherchable » reste libre.

La section « Résumé IA des notes » règle le résumé :

Un champ « Notes » existant ne change pas tant que le résumé n'est pas activé. Les notes prises en compte sont envoyées au fournisseur de la connexion choisie ; chaque génération est comptée dans la consommation IA de la connexion, sous le module « CRM ». Si le résumé est désactivé sur le champ, la génération est refusée avec « Le résumé IA est désactivé pour ce champ Notes. », et sans note avec « Il n'y a aucune note à résumer. ».

Doublons

Quand deux fiches sont fusionnées, les notes de la fiche absorbée passent sur la fiche conservée. Voir Détecter et fusionner les doublons.

Limites actuelles

• Une note ne s'écrit pas par l'import CSV : une colonne associée à un champ « Notes » fait échouer la ligne avec « Les notes se saisissent depuis l'onglet du champ : elles ne peuvent pas être écrites comme une valeur. ».
• Les notes n'ont pas de colonne dans l'export, ni de filtre ni de tri dans la liste.
• Le portail client et l'API publique ne les exposent pas.
• Supprimer une fiche ou un champ rend ses notes inaccessibles.

Questions fréquentes

Puis-je mentionner un collègue ou joindre un fichier dans une note ?

Non. Une note contient du texte, sa mise en forme et des liens. Pour mentionner un collègue, utilisez le fil de commentaires.

Une automatisation peut-elle ajouter une note ?

Oui. Une règle d'automatisation dispose de l'action « Ajouter une note à une fiche CRM ». La note est signée « Automatisation » et personne ne peut ensuite la modifier ni la supprimer. Si l'exécution est rejouée, la note n'est pas ajoutée une seconde fois.

L'assistant IA lit-il les notes ?

Oui. Il peut lire les notes d'un champ « Notes », de la plus récente à la plus ancienne, avec une recherche par mots. Voir Opérations et permissions.

Pourquoi une recherche de deux lettres ne trouve-t-elle rien ?

Un mot de un ou deux caractères n'est cherché que comme mot entier, et les petits mots courants (« la », « de ») sont ignorés. À partir de trois lettres, la recherche accepte une partie de mot.