Modifier, supprimer et exporter en masse

À quoi ça sert

Le tableau des fiches permet d'agir sur plusieurs fiches à la fois : cocher des lignes, puis leur appliquer la même valeur sur un champ, les déplacer dans un autre périmètre, ou les supprimer définitivement.

L'export, lui, ne dépend pas de la sélection : il produit un fichier Excel de toutes les fiches qui correspondent à votre recherche et à vos filtres, avec les colonnes affichées à l'écran.

Concepts clés

• Sélection — les cases à cocher de la première colonne du tableau. La case de l'entête (« Tout sélectionner » / « Tout désélectionner ») prend ou libère les lignes de la page affichée.
• Modification en masse — le panneau ouvert par « Modifier », qui applique une même valeur, sur un seul champ, à toutes les fiches cochées.
• « Périmètre » — une option particulière de ce panneau : elle ne modifie pas un champ mais déplace les fiches dans un autre périmètre.
• Succès partiel — une opération où certaines fiches ont été traitées et d'autres non. Les fiches traitées le restent : un échec partiel n'annule pas les réussites. Sur une entité réservée à son créateur, les fiches créées par quelqu'un d'autre comptent systématiquement comme des échecs.
• Export — un fichier Excel produit à la demande. Il reprend la recherche, les filtres et les tris en cours, pas la sélection. La recherche porte sur les mêmes données que dans la liste : champs texte, fiches liées et fiches associées.

Comment faire

Sélectionner des fiches

1. Ouvrez l'entité et restez sur l'affichage « Liste ».
2. Cochez les lignes voulues, ou la case de l'entête pour prendre toutes les lignes de la page.

Si vous pouvez modifier les fiches de l'entité, une barre flottante apparaît en bas de l'écran. Elle contient, dans cet ordre, « Supprimer (3) » (si l'entité autorise la suppression), « Modifier (3) », puis une croix « Annuler ». Chaque bouton porte le nombre de fiches cochées. La croix vide la sélection et fait disparaître la barre.

Modifier un champ sur plusieurs fiches

1. Cochez les fiches concernées.
2. Cliquez sur « Modifier ». Le panneau « Modification en masse » s'ouvre.
3. Dans « Champ à modifier », choisissez le champ. La liste est cherchable (« Rechercher un champ... »).
4. Renseignez la nouvelle valeur avec l'éditeur du champ.
5. Cliquez sur « Enregistrer », puis confirmez la fenêtre « Confirmer la modification ».

Le message de confirmation rappelle ce qui va se passer : « Vous allez modifier le champ "Statut" pour 3 enregistrement(s). Souhaitez-vous continuer ? ». Après « Confirmer », le résultat s'affiche : « 3 enregistrement(s) modifié(s) avec succès », ou « 2 enregistrement(s) modifié(s), 1 échec(s) ». Le panneau se ferme et la sélection est vidée.

Le bouton « Enregistrer » reste inactif tant qu'aucun champ n'est choisi.

Déplacer des fiches dans un autre périmètre

1. Cochez les fiches concernées.
2. Cliquez sur « Modifier ».
3. Dans « Champ à modifier », choisissez « Périmètre », en tête de liste.
4. Choisissez le périmètre de destination dans « Sélectionner un périmètre » — ou, quand votre organisation a activé les « Fiches multi-périmètres », cochez un ou plusieurs périmètres dans « Sélectionnez un ou plusieurs périmètres ».
5. Cliquez sur « Enregistrer », puis confirmez : « Vous allez déplacer 3 enregistrement(s) vers un autre périmètre. Souhaitez-vous continuer ? ».

Vous ne pouvez déplacer des fiches que vers un ou des périmètres dont vous êtes membre. Les fiches rattachées par une relation maître-détail suivent le déplacement. Voir Périmètres, rôles et permissions.

Supprimer plusieurs fiches

1. Cochez les fiches concernées.
2. Cliquez sur « Supprimer ». La fenêtre « Supprimer 3 enregistrements ? » s'ouvre.
3. Lisez l'avertissement : « Cette action est irréversible. 3 enregistrements seront définitivement supprimés. »
4. Cliquez sur « Supprimer définitivement ».

Le résultat s'affiche : « 3 enregistrements supprimés », « 2 supprimé(s), 1 en échec » ou « Aucun enregistrement n'a pu être supprimé ». Une fiche peut être refusée parce que d'autres fiches en dépendent, ou parce que l'entité la réserve à son créateur et que vous n'en êtes pas l'auteur ; les fiches rattachées par une relation maître-détail sont, elles, supprimées avec leur fiche maître.

Le bouton « Supprimer » n'apparaît pas si l'entité n'autorise pas la suppression.

Exporter la liste vers Excel

1. Réglez d'abord la liste : recherche, filtres, tris, et surtout les colonnes affichées et leur ordre.
2. Cliquez sur « Exporter ».

Le fichier est téléchargé par votre navigateur et le message « Export terminé » s'affiche. Le nom du fichier reprend l'entité et l'horodatage, par exemple export-contacts-2026-08-28-1042.xlsx.

Le bouton n'apparaît que si un administrateur vous a accordé le droit d'export sur le module CRM.

Référence

Champs modifiables en masse

Un seul champ est modifié par opération : pour en changer deux, faites deux passes.

Limites

Au-delà de 10 000 résultats, le bouton « Exporter » est désactivé et son info-bulle indique : « L'export est limité à 10 000 lignes. Utilisez des filtres pour réduire le nombre de résultats. » Réduisez la liste avec un filtre, puis exportez en plusieurs fois si nécessaire.

Ce que contient le fichier exporté

Si la liste ne renvoie aucune fiche, l'export est refusé avec le message « Aucune donnée à exporter ».

Messages de résultat

Droits requis

Questions fréquentes

Puis-je sélectionner toutes les fiches d'un filtre, au-delà de la page affichée ? Non. La case de l'entête coche les lignes de la page en cours. Augmentez le nombre de lignes par page si vous devez en traiter davantage.

La suppression en masse est-elle réversible ? Non. « Cette action est irréversible. » Les fiches et leurs données sont supprimées définitivement.

Puis-je exporter uniquement les fiches que j'ai cochées ? Non. L'export suit la recherche et les filtres, pas la sélection. Filtrez la liste pour obtenir exactement les fiches voulues.

Pourquoi le bouton « Exporter » n'apparaît-il pas ? Le droit d'export est accordé utilisateur par utilisateur sur le module CRM. Demandez-le à un administrateur.

Puis-je faire tout cela depuis le Kanban ? Non. La sélection multiple, l'édition en masse, la suppression en masse et l'export sont proposés sur l'affichage « Liste ». Voir Vue Kanban.