Journal de saisies

À quoi ça sert

Un champ « Journal de saisies » garde la trace de contrôles ou de relevés répétés sur une fiche : un contrôle technique, une visite, un relevé. Chaque passage s'enregistre comme une saisie datée, et le champ résume ce qu'il faut retenir : la dernière réalisation, la prochaine échéance, et si elle est dépassée.

Une saisie se compose des colonnes que l'administrateur a définies pour ce champ (texte, nombre, devise, pourcentage, case à cocher, date ou liste). Deux rôles particuliers peuvent être posés sur une colonne de type Date : « Date de réalisation » et « Date d'échéance ». Ce sont eux qui alimentent le résumé, le tri et le filtre des fiches en retard.

Sauf réglage contraire, une saisie ne se corrige plus une fois enregistrée : comme pour un champ « Crédit », on en ajoute une nouvelle plutôt que de modifier l'ancienne.

Concepts clés

• Saisie — un enregistrement daté et signé : la date et l'heure de sa création, l'adresse e-mail de son auteur, et une valeur pour chaque colonne configurée.
• Colonne — un champ du journal, défini par l'administrateur : un nom, un type, un caractère obligatoire ou non, une valeur par défaut.
• Rôle d'une colonne — « Date de réalisation » ou « Date d'échéance », réservé à une colonne de type Date. Au plus une colonne de chaque rôle.
• Résumé — ce qu'affiche le champ sans ouvrir l'historique : la dernière réalisation, la prochaine échéance avec un badge si elle est dépassée, et le nombre de saisies.
• Saisies modifiables — un réglage du champ, propre à chaque champ « Journal de saisies ». Désactivé par défaut : les saisies s'accumulent sans jamais se corriger ni se supprimer. Activé, toute personne pouvant modifier la fiche peut corriger ou supprimer une saisie, et l'historique cesse d'être une preuve.

Comment faire

Ajouter une saisie depuis une fiche

1. Ouvrez la fiche.
2. Sous le champ, cliquez sur « Ajouter une saisie ».
3. Renseignez chaque colonne. Une colonne « Date de réalisation » est pré-remplie avec la date du jour si le champ le prévoit ; les colonnes marquées obligatoires bloquent l'enregistrement tant qu'elles sont vides.
4. Cliquez sur « Enregistrer la saisie ».

La date et l'auteur de la saisie sont enregistrés automatiquement : ils ne se saisissent pas. Le résumé et l'historique se mettent à jour aussitôt.

Ajouter une saisie depuis la liste

1. Ouvrez la liste de l'entité.
2. Cliquez sur la cellule du champ « Journal de saisies » de la ligne voulue. Un crayon apparaît au survol de la cellule.
3. Renseignez les colonnes, puis validez.

Renseigner une première saisie à la création d'une fiche

1. Créez une nouvelle fiche.
2. Sur le champ « Journal de saisies », renseignez les colonnes de la première saisie. Le champ précise que cette saisie sera enregistrée à la création de la fiche.
3. Enregistrez la fiche.

Consulter l'historique des saisies

1. Ouvrez la fiche.
2. Sous le résumé, la section « Historique des saisies » liste les saisies, de la plus récente à la plus ancienne.
3. Utilisez « Saisies plus récentes » et « Saisies plus anciennes » pour parcourir l'historique.

Sans aucune saisie : « Aucune saisie pour le moment ».

Corriger ou supprimer une saisie

1. Ouvrez la fiche.
2. Sur la saisie voulue, cliquez sur « Modifier la saisie » ou « Supprimer la saisie ».
3. Pour une suppression, confirmez : « Cette saisie sera définitivement supprimée de l'historique. »

Ces deux actions n'apparaissent que si l'administrateur a activé « Autoriser la modification et la suppression des saisies » pour ce champ. La date et l'auteur d'origine d'une saisie corrigée restent affichés ; l'info-bulle « Saisie modifiée par {email} » signale qu'elle a été retouchée.

Filtrer et trier sur un journal

1. Sur la liste de l'entité, ouvrez le panneau « Filtres ».
2. Choisissez l'un des trois filtres du champ : « … (prochaine échéance) », « … (dernière réalisation) » ou « … (nombre de saisies) ».

Voir Parcourir, rechercher et filtrer les fiches. Un champ « Journal de saisies » ne se filtre ni ne se trie comme une colonne ordinaire : ces trois filtres, disponibles uniquement dans le panneau, sont le seul moyen d'agir dessus.

Modifier plusieurs fiches à la fois

Un champ « Journal de saisies » est proposé dans la modification en masse, mais avec un comportement particulier : la saisie renseignée est ajoutée à toutes les fiches cochées, elle ne remplace aucune saisie existante. Voir Modifier, supprimer et exporter en masse.

Suivre les échéances depuis l'accueil

Chaque champ « Journal de saisies » que vous pouvez voir ajoute un widget « Prochaines échéances » au catalogue de la page d'accueil, avec un horizon réglable de 7, 30 ou 90 jours. Voir Page d'accueil.

Référence

Types de colonne disponibles

Texte, Nombre, Devise, Pourcentage, Booléen, Date, Liste.

Rôle d'une colonne

Un rôle exige une colonne de type Date, et au plus une colonne de chaque rôle. La prochaine échéance affichée est celle indiquée par la saisie la plus récente en date de réalisation, pas la date la plus proche dans le temps : rattraper un contrôle en retard met à jour l'échéance suivante sans en faire apparaître une plus ancienne.

Ce qu'affiche le résumé

Ce qu'on peut et ne peut pas faire

Messages

Dans les listes et l'export

• La colonne de liste met en avant la prochaine échéance et le badge « en retard » ; la dernière réalisation et le nombre de saisies sont affichés en second.
• L'export Excel résume le champ (dernière réalisation, prochaine échéance, nombre de saisies) plutôt que de détailler chaque saisie. Voir Modifier, supprimer et exporter en masse.

Questions fréquentes

Puis-je corriger une saisie enregistrée par erreur ?

Seulement si l'administrateur a activé « Autoriser la modification et la suppression des saisies » pour ce champ. Sinon, ajoutez une nouvelle saisie pour corriger l'information.

Que se passe-t-il si un administrateur change le rôle d'une colonne ?

Les saisies déjà enregistrées conservent les dates qu'elles portaient au moment de leur saisie : seules les saisies à venir suivent le nouveau rôle.

Une saisie sans échéance est-elle considérée en retard ?

Non. « Pas de prochaine échéance » s'affiche tant qu'aucune saisie ne renseigne la colonne d'échéance, ou que le champ n'en a pas.

Puis-je ajouter une saisie via l'assistant IA ou une automatisation ?

Non. Une saisie ne s'ajoute que depuis l'interface : la fiche, la cellule de liste, ou la modification en masse.