Vue Kanban

À quoi ça sert

Le Kanban affiche les fiches d'une entité en colonnes, une colonne par valeur d'une liste déroulante. C'est la vue à utiliser pour suivre une progression : un statut d'opportunité, une étape de qualification, un état de dossier.

Déplacer une carte d'une colonne à l'autre change directement la valeur du champ sur la fiche. Vous n'avez pas à ouvrir la fiche pour la faire avancer.

Le Kanban n'est pas disponible partout : il doit être activé sur l'entité par un administrateur, qui choisit aussi la liste déroulante servant de colonnes et les champs affichés sur les cartes. Voir Paramétrer les vues et le Kanban d'une entité.

Concepts clés

• Colonne — une valeur active de la liste déroulante choisie par l'administrateur. Les colonnes suivent l'ordre défini sur cette liste, et reprennent la couleur de chaque valeur.
• « Sans valeur » — la première colonne, qui regroupe les fiches dont le champ n'est pas renseigné.
• Carte — une fiche. Elle affiche son nom, puis les champs retenus dans la configuration du Kanban. Un champ vide n'apparaît pas sur la carte.
• Compteur — le nombre affiché à côté du nom de la colonne. C'est le total des fiches de cette colonne, pas seulement celles déjà chargées.
• Vue Kanban — une configuration Kanban nommée. Une entité peut en avoir plusieurs, par exemple une par liste déroulante ; un sélecteur permet alors de passer de l'une à l'autre.

Comment faire

Passer en Kanban

1. Ouvrez l'entité depuis le menu.
2. Dans la barre d'outils, à côté du sélecteur de vue, utilisez l'interrupteur « Liste » / « Kanban » et cliquez sur « Kanban ».

Le tableau est remplacé par le tableau de colonnes. L'adresse de la page retient le choix : vous pouvez la mettre en favori ou l'envoyer à un collègue. Cliquez sur « Liste » pour revenir au tableau.

L'interrupteur n'apparaît pas si le Kanban n'est pas activé sur l'entité, ou si aucune configuration Kanban n'est utilisable — par exemple parce que le champ qui devait faire les colonnes a été masqué ou n'est plus une liste déroulante.

Choisir une autre vue Kanban

1. Quand l'entité a plusieurs vues Kanban, une flèche apparaît à droite de l'interrupteur (« Choisir une vue Kanban »).
2. Cliquez dessus et choisissez la vue voulue dans la liste.

La vue active est cochée. L'affichage bascule en Kanban et se réorganise selon la liste déroulante de cette configuration.

Déplacer une fiche d'une colonne à l'autre

1. Attrapez la carte et faites-la glisser jusqu'à la colonne voulue.
2. Relâchez.

La carte se place immédiatement dans la colonne d'arrivée et le message « Société Exemple déplacé vers Qualifié » confirme l'enregistrement. Si l'enregistrement échoue, la carte revient à sa place et le message « Impossible de déplacer cette entrée » s'affiche.

Déposer une carte dans « Sans valeur » efface la valeur du champ sur la fiche.

Sur téléphone et tablette, gardez le doigt appuyé sur la carte un instant avant de la déplacer : un simple glissement fait défiler les colonnes horizontalement.

Créer une fiche dans une colonne

1. Dans l'en-tête de la colonne, cliquez sur l'icône « + » (« Créer dans cette colonne »).
2. Renseignez le formulaire, puis créez la fiche.

La fiche est créée avec la valeur de la colonne déjà renseignée. L'icône n'apparaît pas sur la colonne « Sans valeur ».

Replier une colonne

1. Dans l'en-tête de la colonne, cliquez sur l'icône en chevron (« Replier la colonne »).

La colonne se réduit à une bande verticale portant sa pastille de couleur, son nom et son compteur. Cliquez à nouveau (« Déplier la colonne ») pour la rouvrir. Les colonnes repliées sont mémorisées dans votre navigateur, pour chaque entité : vous les retrouvez repliées à votre prochaine visite, et vos collègues ne sont pas affectés.

Ouvrir une fiche depuis une carte

1. Cliquez sur la carte, ou sur son titre.

La fiche s'ouvre selon votre préférence d'ouverture. Un Ctrl+clic (Cmd+clic sur Mac) ou un clic du bouton du milieu ouvre la fiche en pleine page dans un nouvel onglet. Voir Volet latéral et ouverture en plein écran.

Filtrer ce qui apparaît dans les colonnes

1. Restez en Kanban.
2. Utilisez la recherche et le bouton « Filtres » de la barre d'outils comme sur le tableau.

Toutes les colonnes sont filtrées en même temps et leurs compteurs se mettent à jour. Voir Parcourir, rechercher et filtrer les fiches.

Référence

Conditions d'affichage du Kanban

Si aucune configuration ne remplit ces conditions, l'entité reste en tableau.

Contenu des colonnes

Ce que la vue Kanban ne fait pas

• Elle n'a pas de pied de pagination : chaque colonne charge ses fiches au fil du défilement.
• Elle ne propose ni sélection multiple, ni modification en masse, ni export : repassez en « Liste » pour ces actions. Voir Modifier, supprimer et exporter en masse.
• Elle ne permet pas de modifier un autre champ que celui des colonnes. Pour cela, ouvrez la fiche ou utilisez le tableau. Voir Modifier une valeur directement dans le tableau.

Messages

Questions fréquentes

Puis-je choisir moi-même le champ qui fait les colonnes ? Non. Le champ est défini dans la configuration du Kanban par un administrateur du CRM. Si plusieurs vues Kanban existent, vous pouvez passer de l'une à l'autre, mais pas en créer.

Le Kanban tient-il compte de ma vue enregistrée ? Il applique la recherche et les filtres actifs sur la liste. Le tri, lui, est celui de la configuration Kanban lorsqu'elle en définit un.

Pourquoi le compteur d'une colonne est-il plus grand que le nombre de cartes affichées ? Le compteur donne le total de la colonne ; les cartes se chargent par paquets à mesure que vous faites défiler la colonne.

Puis-je réordonner les cartes à l'intérieur d'une colonne ? Non. Le glisser-déposer sert uniquement à changer de colonne ; l'ordre des cartes suit le tri.