Gérer les champs et les onglets d'une entité

À quoi ça sert

Les champs sont les informations que porte une fiche : un nom, une date, un montant, un lien vers une autre fiche. Vous les créez, vous choisissez leur type, vous décidez lesquels sont obligatoires, et vous les répartissez dans des onglets pour que le formulaire reste lisible.

Tout se passe dans « CRM », « Administration », « Gérer mes entités », puis l'entité voulue, onglet « Propriétés ». Cet écran est réservé aux administrateurs du module CRM.

Le catalogue des types disponibles et leurs options sont décrits dans Les types de champs disponibles.

Concepts clés

• Champ — une information de la fiche. Il porte un label, un type et un nom technique.
• Nom technique — l'identifiant interne du champ, proposé automatiquement à partir du label. Il est définitif une fois le champ créé.
• Onglet — un regroupement de champs dans le formulaire et sur la fiche. Chaque champ appartient à un onglet et un seul.
• Champ système — un champ fourni avec l'application. Il ne peut être ni supprimé, ni déplacé par glisser-déposer.
• Requis / Unique / Recherchable / Visible / Lecture seule — les cinq comportements d'un champ, réglés dans l'onglet « Comportement » de son formulaire.
• Onglet général — l'onglet par défaut de toute entité. Il ne peut pas être supprimé.

Comment faire

Ajouter un champ

1. Ouvrez l'entité, puis l'onglet « Propriétés ».
2. Cliquez sur « Ajouter un champ ». Un volet s'ouvre sur la droite.
3. Onglet « Détails » : saisissez le « Label d'affichage ». Le « Nom technique » est proposé automatiquement ; vous pouvez le corriger tant que le champ n'est pas créé.
4. Choisissez l'« Onglet » dans lequel le champ doit apparaître.
5. Choisissez le « Type de champ ». La liste est classée par catégorie et chaque type est décrit d'une phrase.
6. Complétez la « Description » et le « Texte d'aide » si nécessaire, puis choisissez une « Icône ».
7. Onglet « Configuration » : réglez les options propres au type choisi.
8. Onglet « Comportement » : réglez « Obligatoire », « Unique », « Recherchable », « Visible », « Lecture seule » et, si besoin, « Visible uniquement par l'auteur ».
9. Cliquez sur « Créer ».

Le message « Champ "{label}" créé avec succès » s'affiche et le champ apparaît dans le tableau de son onglet.

Modifier un champ

1. Ouvrez l'entité, onglet « Propriétés », puis l'onglet qui contient le champ.
2. Cliquez sur « Modifier » sur la ligne du champ.
3. Modifiez les valeurs voulues, puis cliquez sur « Enregistrer ».

Le message « Champ "{label}" mis à jour avec succès » s'affiche. Le type et le nom technique ne sont plus modifiables : « Le type ne peut pas être modifié après création. »

Changer le type d'un champ

1. Ouvrez le champ en modification.
2. Cliquez sur « Changer le type ».
3. Dans « Nouveau type », choisissez la cible parmi les types compatibles.
4. Lisez les avertissements, puis cliquez sur « Migrer le type ».

Le message « Champ "{label}" migré vers {type} » s'affiche. Seules trois migrations sont proposées : « Texte » vers « Texte long », « Texte » vers « Texte enrichi », et « Texte long » vers « Texte enrichi ». Pour tout autre champ, le bouton n'apparaît pas. Le dialogue prévient que « Cette opération est irréversible. Le type d'un champ ne pourra pas être restauré. » et liste les paramètres qui seront réinitialisés.

Réordonner les champs d'un onglet

1. Ouvrez l'entité, onglet « Propriétés », puis l'onglet voulu.
2. Faites glisser une ligne par sa poignée jusqu'à sa nouvelle position.

Le message « L'ordre d'affichage des champs a été modifié. » s'affiche. L'ordre est enregistré immédiatement. Les champs système ne se déplacent pas : leur poignée est inactive.

Créer un onglet

1. Ouvrez l'entité, onglet « Propriétés ».
2. Cliquez sur l'icône « Gérer les onglets », à droite de la barre d'onglets.
3. Cliquez sur « Ajouter un onglet ».
4. Choisissez une icône et saisissez le nom de l'onglet.
5. Validez.

Le message « L'onglet a été créé. » s'affiche.

Renommer, réordonner ou supprimer un onglet

1. Ouvrez « Gérer les onglets ».
2. Pour renommer : cliquez sur « Modifier l'onglet », changez le nom ou l'icône, puis « Enregistrer ». Message : « L'onglet a été renommé. »
3. Pour réordonner : faites glisser l'onglet par sa poignée. Message : « L'ordre des onglets a été modifié. »
4. Pour supprimer : cliquez sur « Supprimer l'onglet », puis confirmez par « Supprimer ». Message : « L'onglet a été supprimé. »

Un onglet ne peut pas être supprimé dans trois cas, indiqués par une infobulle : « L'onglet général ne peut pas être supprimé », « L'onglet système ne peut pas être supprimé », « Impossible de supprimer : l'onglet contient des champs ». Videz l'onglet de ses champs avant de le supprimer.

Éditer les valeurs d'une liste déroulante

1. Ouvrez le champ en modification, onglet « Configuration ».
2. Sous « Ajouter une nouvelle valeur », saisissez le « Libellé », choisissez la couleur, indiquez si la valeur est « Par défaut » et si elle est « Actif », puis cliquez sur « Ajouter ».
3. Sous « Valeurs configurées », réordonnez les valeurs par glisser-déposer, modifiez un libellé ou une couleur, désactivez une valeur devenue obsolète.
4. Cliquez sur « Enregistrer ».

Une valeur en doublon est refusée : « Cette valeur existe déjà ». Deux options gouvernent le comportement de la liste : « Ordre alphabétique » trie les valeurs à l'affichage, « Option d'édition » ajoute un bouton d'édition à côté du champ sur la fiche pour que les utilisateurs puissent eux-mêmes compléter la liste.

Supprimer un champ

1. Ouvrez l'entité, onglet « Propriétés », puis l'onglet du champ.
2. Cliquez sur « Supprimer » sur la ligne du champ.
3. Confirmez par « Supprimer ».

Le message « Champ "{label}" supprimé avec succès » s'affiche. Le dialogue prévient : « Cette action est irréversible et supprimera définitivement ce champ ainsi que toutes ses données associées. » Un champ système ne peut pas être supprimé : « Les champs système ne peuvent pas être supprimés ».

Si le champ est utilisé ailleurs (voir « Champ utilisé ailleurs » ci-dessous), le dialogue de suppression le rappelle avant de confirmer ; ce n'est qu'informatif, la suppression reste possible.

Référence

Le formulaire d'un champ

Comportements d'un champ

Quatre types de champs ne peuvent pas être rendus obligatoires, l'option étant alors désactivée : « One-to-Many », « Propriété liée », « Web Service » et « Source Web Service ». Un champ fichier configuré avec une gestion d'expiration non plus : « Non applicable a un champ fichier avec gestion d'expiration ».

Trois types sont toujours en lecture seule et l'indiquent : « Les champs somme sont toujours en lecture seule », « Les champs formule sont toujours en lecture seule », « Toujours activé pour les champs One-to-Many ».

Les réglages « Groupes autorisés » et « Limitation d'accès » sont décrits dans Visibilité et permissions par groupe.

Contraintes sur le nom technique

Le formulaire rappelle la règle sous le champ : « Lettres non accentuées, chiffres et underscores uniquement. Définitif une fois le champ créé. »

Le tableau des champs

Colonnes : « Ordre », « Nom », « Type », « Propriétés », « Description », « Actions ». La colonne « Propriétés » porte les badges « Requis », « Unique », « Recherchable », « Masqué », « Lecture seule » et « Système ».

Quatre compteurs figurent en haut de l'onglet « Propriétés » : « Total champs », « Obligatoires », « Système », « Visibles ». Chaque onglet de la barre affiche le nombre de champs qu'il contient.

Migrations de type autorisées

Un champ système n'est jamais migrable.

Champ utilisé ailleurs

Quand un champ est référencé par une règle d'automatisation ou lu par un widget KPI, une carte « Utilisé ailleurs » s'affiche dans le formulaire du champ, quel que soit l'onglet ouvert, et dans le dialogue de suppression. Elle liste les règles d'automatisation concernées (les modifier ou renommer le champ peut affecter leur fonctionnement) et les widgets KPI qui le lisent, avec leur propriétaire quand ce n'est pas vous (le renommer, changer son type ou le supprimer peut vider ces widgets). Elle est informative : elle n'empêche ni l'enregistrement, ni la suppression du champ.

Questions fréquentes

Puis-je changer le type d'un champ après coup ? Seulement entre types de texte : « Texte » vers « Texte long » ou « Texte enrichi », et « Texte long » vers « Texte enrichi ». Pour tout autre changement, créez un nouveau champ.

Puis-je déplacer un champ d'un onglet à un autre ? Oui : ouvrez le champ en modification et changez la valeur du champ « Onglet ». Le glisser-déposer, lui, ne réordonne les champs qu'à l'intérieur d'un même onglet.

Pourquoi ne puis-je pas supprimer cet onglet ? Trois raisons possibles, indiquées par l'infobulle du bouton : c'est l'onglet général, c'est un onglet système, ou l'onglet contient encore des champs.

Un champ masqué est-il supprimé ? Non. Décocher « Visible » retire le champ des formulaires mais conserve les valeurs déjà saisies ; il reste marqué « Masqué » dans le tableau des champs.