Relier des fiches entre elles

Champs de relation, onglets des fiches liées (lier, délier, créer), objets rattachés et accès restreint à une fiche reliée

À quoi ça sert

Une fiche décrit rarement quelque chose d'isolé : un contact appartient à une société, un chantier appartient à un client, une intervention concerne un équipement. Les champs de relation servent à rattacher une fiche à une autre, dans la même entité ou dans une autre.

Une fois la relation posée, elle se lit dans les deux sens : la fiche qui porte le champ affiche le nom de la fiche liée, et la fiche liée gagne un onglet qui liste toutes les fiches pointant vers elle. Les objets d'autres modules rattachés à la fiche, les tâches en particulier, apparaissent eux aussi dans leur propre onglet.

Le type de relation et l'entité visée sont décidés à la création du champ, dans l'administration du CRM. Voir Créer et configurer un champ.

Concepts clés

Lookup — référence simple vers une fiche d'une autre entité. La fiche liée reste indépendante : la supprimer n'entraîne rien sur la vôtre.
Master-Detail — relation forte avec suppression en cascade : « Si vous supprimez cet enregistrement, tous les enregistrements liés seront également supprimés. »
Many-to-Many — relation multiple : le champ accepte plusieurs fiches à la fois, jusqu'à 100 sauf configuration contraire.
One-to-Many — champ en lecture seule qui affiche, sous forme de tableau, les fiches d'une autre entité qui pointent vers la vôtre. Rien ne s'y sélectionne : la relation se saisit de l'autre côté.
Compteur de relations — champ en lecture seule qui affiche le nombre de fiches d'une autre entité pointant vers celle-ci, éventuellement restreint par un filtre (« Nombre de véhicules actifs : 3 »). Le nombre ouvre la liste des fiches comptées.
Propriété liée — champ en lecture seule qui reprend la valeur d'un champ de la fiche pointée par un Lookup ou un Master-Detail. Elle est relue à chaque affichage, jamais recopiée.
Onglet de relation — sur une fiche, un onglet par entité qui la référence. Il porte le nom de cette entité au pluriel et affiche le nombre de fiches liées.
Accès restreint — ce qui s'affiche à la place du nom d'une fiche liée quand elle appartient à un périmètre auquel vous n'avez pas accès.

Comment faire

Relier une fiche à une autre

Ouvrez la fiche et cliquez sur « Modifier », ou créez une nouvelle fiche.
Placez-vous sur le champ de relation.
Sur un Lookup, cliquez sur le champ : une liste s'ouvre avec une zone de recherche. Tapez quelques lettres, la liste se filtre.
Sur un Master-Detail, choisissez la fiche dans la liste déroulante.
Sur un Many-to-Many, sélectionnez autant de fiches que nécessaire : « Vous pouvez sélectionner plusieurs enregistrements ».
Enregistrez la fiche.

Sur un champ Lookup ou Master-Detail qui n'est pas obligatoire, l'entrée « -- Aucun -- » retire la relation. Sur un Lookup, la croix à droite du champ efface également la valeur.

Créer la fiche liée sans quitter le formulaire

Dans le formulaire de création ou de modification, repérez le bouton « + » à droite du libellé du champ de relation.
Cliquez dessus. Un formulaire de création s'ouvre par-dessus, intitulé « Nouveau » ou « Nouvelle » suivi du nom de l'entité visée.
Renseignez les champs, puis cliquez sur « Créer ».

Le message « Ressource créée » s'affiche, le formulaire se referme et la fiche qui vient d'être créée est sélectionnée dans le champ. Le bouton « + » n'est proposé que si un périmètre est déjà choisi sur la fiche en cours et si le champ n'est pas en lecture seule.

Consulter les fiches liées à une fiche

Ouvrez la fiche.
À droite de l'onglet « Informations », cliquez sur l'onglet portant le nom de l'entité qui vous intéresse. Le compteur indique le nombre de fiches liées.
Le tableau affiche le nom de chaque fiche liée, suivi des premières colonnes (quatre au plus) de la vue liste par défaut de cette entité. Le champ qui pointe vers votre fiche n'est pas répété. Utilisez la zone de recherche « Rechercher une fiche… » pour retrouver une ligne, les en-têtes pour trier, et la pagination en bas pour parcourir le reste.
Cliquez sur une ligne pour ouvrir la fiche liée.

Au-dessus du tableau, le nombre de fiches s'écrit « 3 fiches ». Quand aucune fiche n'est liée, l'onglet affiche « Aucune fiche liée pour le moment. », ou le message que l'administrateur a prévu pour cette entité. Si plusieurs champs d'une même entité pointent vers votre fiche, l'onglet présente un tableau par champ, sous le nom du champ. Les mêmes onglets s'affichent en consultation et en modification de la fiche, en page pleine comme dans le volet latéral.

Sur une relation Many-to-Many, le tableau liste toutes les fiches qui désignent la vôtre, et le compteur les compte toutes.

Lier une fiche existante

Ouvrez la fiche, puis l'onglet de l'entité voulue.
Cliquez sur « Lier {un/une} {entité} », par exemple « Lier une Affaire » : le texte reprend le « Label d'affichage » et le « Genre du label » de l'entité liée. Dans le volet latéral, le bouton est une icône : survolez-la pour lire le même texte. Un administrateur peut le remplacer par un « Bouton de liaison » (voir Gérer les entités).
Tapez quelques lettres dans « Rechercher une fiche… », puis choisissez la fiche. Les fiches déjà liées à la vôtre ne sont pas proposées.
Si la fiche choisie est déjà liée à une autre fiche (la liste indique « Liée à » suivi du nom), une confirmation « Remplacer le lien ? » s'affiche : « La lier à cette fiche retire ce lien. » Cliquez sur « Remplacer le lien ».

Le message « Fiche liée » s'affiche et la fiche rejoint le tableau. Sur une relation Many-to-Many, la fiche s'ajoute aux autres, sans rien retirer. Le bouton n'est proposé qu'à une personne autorisée à modifier l'entité visée.

Délier une fiche

Ouvrez la fiche, puis l'onglet de l'entité voulue.
Ouvrez le menu de la ligne et choisissez « Délier ».
Confirmez « Délier cette fiche ? ».

Le message « Fiche déliée » s'affiche. Aucune fiche n'est supprimée : « Aucune fiche n'est supprimée. » L'action n'est pas proposée sur une relation obligatoire ni sur un Master-Detail. Une fiche obligatoirement rattachée se déplace depuis sa propre fiche, en changeant son champ de relation : « Cette relation est obligatoire : rattachez la fiche à une autre depuis sa propre fiche. »

Créer une fiche déjà rattachée

Ouvrez la fiche, puis l'onglet de l'entité voulue.
En haut à droite du tableau, cliquez sur « Créer {un/une} {entité} », par exemple « Créer une Affaire », ou sur le libellé de création que l'administrateur a choisi pour cette entité (il prime sur le texte par défaut).
Renseignez le formulaire, puis enregistrez.

La relation vers la fiche de départ est déjà renseignée. Le bouton n'apparaît que si la création est autorisée sur l'entité visée.

Ouvrir une fiche liée

Depuis l'onglet « Informations », cliquez sur le nom affiché en bleu dans un champ Lookup, Many-to-Many ou One-to-Many.

La fiche liée s'ouvre par-dessus la précédente dans le volet latéral, avec un bouton de retour, ou en page pleine selon votre préférence d'ouverture. Chaque référence est un vrai lien : un clic avec Ctrl, Cmd ou Maj, ou le bouton du milieu, l'ouvre dans un nouvel onglet. Dans un volet déjà ouvert, un clic empile toujours un nouveau niveau, quelle que soit la préférence. Vous pouvez enchaîner les niveaux et revenir en arrière pas à pas.

Consulter les tâches rattachées à une fiche

Ouvrez la fiche.
Cliquez sur l'onglet portant le nom du type de tâche concerné. Le compteur indique le nombre de tâches rattachées.
Chaque ligne affiche le nom de la tâche et, à droite, les informations retenues pour ce type de tâche : statut, type, nombre d'assignés, échéance, date de démarrage souhaitée, avancement, étiquettes.
Cliquez sur une ligne pour ouvrir la tâche.

Une échéance dépassée sur une tâche qui n'est pas terminée s'affiche en rouge. L'onglet n'apparaît que si au moins une tâche pointe vers la fiche. Une tâche qui appartient à un périmètre auquel vous n'avez pas accès reste dans la liste, sans nom : « Accès restreint », avec l'infobulle « Vous n'avez pas accès à cette tâche ».

Filtrer une liste sur un champ de relation

Ouvrez la liste de l'entité.
Ouvrez le panneau de filtres, puis ajoutez une condition.
Choisissez le champ de relation.
Sur un Lookup, l'opérateur d'égalité est proposé par défaut et un sélecteur de fiche apparaît. Sur un Many-to-Many, c'est l'opérateur d'appartenance.
Les opérateurs « est vide » et « n'est pas vide » masquent le sélecteur : ils testent seulement la présence d'une valeur.

Voir Rechercher et filtrer les fiches.

Référence

Types de champs de relation

Type	Nombre de fiches	Saisissable	Effet d'une suppression
Lookup	Une	Oui	Aucun sur la fiche porteuse
Master-Detail	Une	Oui	Supprimer la fiche pointée supprime la fiche porteuse
Many-to-Many	Plusieurs, 100 par défaut	Oui	Aucun
One-to-Many	Plusieurs	Non, lecture seule	Sans objet
Compteur de relations	Un nombre	Non, lecture seule	Sans objet
Propriété liée	Sans objet	Non, lecture seule	La valeur cesse d'être affichée

Affichage d'une fiche liée

Situation	Ce qui s'affiche
Fiche liée accessible	Son nom, en bleu, cliquable
Fiche liée dans un périmètre interdit	« Accès restreint », avec l'infobulle « Vous n'avez pas accès à cet enregistrement »
Fiche liée absente ou supprimée	« Aucun enregistrement trouvé »
Champ de relation mal configuré	« Configuration invalide »
Chargement en échec	« Erreur de chargement »

L'entité visée par un Lookup ou un Master-Detail peut elle-même être inaccessible : le champ affiche alors « Accès restreint » à la place de la liste, en création comme en modification, et aucune valeur ne peut être choisie.

Champ One-to-Many

Les cinq premières lignes sont affichées ; « Afficher plus » déplie le reste des fiches chargées, « Afficher moins » les replie.
Au-delà, le total est rappelé sous le tableau et « Charger plus... » ramène les fiches suivantes.
Les colonnes du tableau sont celles retenues dans la configuration du champ. Sans colonne retenue, seul le nom de la fiche est affiché.
Quand aucune fiche ne pointe vers la vôtre : « Aucun enregistrement lié ».

Onglets d'une fiche

Onglet	Quand il apparaît
« Informations »	Toujours
Nom d'une entité au pluriel	Au moins une relation déclarée depuis cette entité vers celle que vous consultez
Nom d'un type de tâche	Au moins une tâche rattachée à la fiche par un champ de relation CRM
« Contrats », « Facturation », « Tâches », « Saisies »	Voir L'onglet « Facturation » d'une fiche et Les onglets « Contrats », « Tâches » et « Saisies » d'une fiche

Un onglet de relation peut être masqué par une règle conditionnelle. Voir Règles conditionnelles.

« Informations » est toujours le premier onglet. Par défaut, viennent ensuite les onglets des entités liées, ceux des types de tâche, puis « Contrats », « Facturation », « Tâches », « Saisies » et, si l'entité les a activés, « Commentaires » puis les onglets des champs « Notes ». Un administrateur du CRM peut changer cet ordre pour chaque entité. Voir Choisir l'ordre des onglets d'une fiche.

Accès et périmètres

Une fiche liée appartenant à un périmètre auquel vous n'avez pas accès n'est jamais nommée : ni dans le champ, ni dans un filtre, ni dans un tri.
Une propriété liée qui pointe vers une fiche inaccessible reste vide.
Un compteur de relations ne compte que les fiches que vous pouvez voir. Si l'entité comptée ou son champ de liaison vous est masqué, le compteur n'apparaît pas.
La liste d'un champ de relation ne propose que les fiches que vous pouvez voir.

Voir Périmètres, rôles et permissions.