Détecter et fusionner les doublons

À quoi ça sert

Deux fiches pour le même client, saisies à six mois d'intervalle par deux personnes différentes : la détection de doublons sert à repérer ces cas, à prévenir la personne au moment où elle s'apprête à créer la fiche de trop, et à fusionner ce qui a déjà été créé en double.

Trois écrans se répondent :

• les règles de détection, définies par entité, dans son onglet « Détection de doublons » ;
• l'alerte à la saisie, qui prévient l'utilisateur au moment d'enregistrer ;
• la réconciliation des doublons, dans « CRM » puis « Administration », qui liste les doublons déjà présents et permet de les fusionner.

Concepts clés

• Règle de détection — un ou plusieurs champs à comparer. Une règle composée ne correspond que si tous ses champs sont identiques.
• Niveau de confiance — « Faible », « Moyenne » ou « Forte ». C'est une indication affichée à l'utilisateur ; elle ne bloque rien et ne filtre rien.
• Groupe de doublons — un ensemble d'au moins deux fiches qui partagent les mêmes valeurs pour une règle donnée.
• Fiche à conserver — celle qui survit à la fusion, dite aussi survivante.
• Doublon à fusionner — la fiche perdante, archivée à la fin de l'opération.
• Pas un doublon — la décision d'écarter définitivement un groupe de la réconciliation, sans rien modifier aux fiches.

Comment faire

Activer la détection sur une entité

1. Ouvrez « CRM », « Administration », « Gérer mes entités », puis l'entité.
2. Ouvrez l'onglet « Détection de doublons ».
3. Activez « Activer la détection de doublons ».

Le message « La détection de doublons est maintenant activée » s'affiche. Tant que l'interrupteur est désactivé, le bouton « Nouvelle règle » reste indisponible et aucune règle ne s'applique.

Créer une règle de détection

1. Ouvrez l'entité, onglet « Détection de doublons ».
2. Cliquez sur « Nouvelle règle ». Un volet s'ouvre sur la droite.
3. Saisissez le « Nom de la règle » — par exemple « Email », ou « Nom + Prénom ».
4. Dans « Champs à comparer », sélectionnez un ou plusieurs champs.
5. Choisissez le « Niveau de confiance ».
6. Laissez « Règle active » activée, puis cliquez sur « Créer ».

Le message « La règle de détection de doublons a été créée avec succès » s'affiche.

Donnez toujours un nom explicite à vos règles : c'est ce nom que l'utilisateur lit dans l'alerte (« Correspondance : … »). Laissé vide, le nom est reconstitué à partir des noms techniques des champs, ce qui est nettement moins lisible.

Modifier ou désactiver une règle

1. Ouvrez l'entité, onglet « Détection de doublons ».
2. Cliquez sur « Modifier » sur la carte de la règle, ajustez, puis cliquez sur « Modifier ».
3. Pour la neutraliser sans la supprimer, basculez l'interrupteur de la carte : « La règle a été désactivée ».

Supprimer une règle

1. Sur la carte de la règle, choisissez « Supprimer ».
2. Confirmez : « Êtes-vous sûr de vouloir supprimer cette règle de détection de doublons ? »

Le message « La règle de détection de doublons a été supprimée avec succès » s'affiche.

Examiner les doublons d'une entité

1. Ouvrez « CRM » puis « Administration ».
2. Cliquez sur la carte « Réconciliation des doublons ».
3. Choisissez l'entité à examiner. Chaque tuile indique le nombre de groupes de doublons trouvés.
4. Parcourez les cartes de groupes : chacune donne la règle qui a détecté le doublon, le niveau de confiance, les « Valeurs communes » et les « Fiches concernées ».

Une entité dont la détection est désactivée affiche « Détection désactivée » et n'est pas cliquable ; une entité sans doublon affiche « Aucun doublon ».

Fusionner deux fiches

1. Sur la carte du groupe, cliquez sur « Fusionner ». Un volet s'ouvre sur la droite.
2. Sous « Fiche à conserver », choisissez la fiche qui survit. Le nombre de références portées par chaque fiche est indiqué, pour vous aider à garder la plus rattachée.
3. Si le groupe compte plus de deux fiches, choisissez aussi le « Doublon à fusionner ».
4. Sous « Champs en conflit », choisissez pour chaque champ la valeur à conserver. Les champs identiques ne sont pas listés.
5. Vérifiez « Éléments liés impactés » : ce sont les objets d'autres modules qui seront rattachés à la fiche conservée.
6. Cliquez sur « Fusionner », puis, si le dialogue apparaît, sur « Confirmer la fusion ».

Le message « Fiches fusionnées » s'affiche. La fiche perdante est archivée : elle disparaît des listes et des recherches. Le volet le rappelle : « Cette fusion est irréversible depuis l'écran, mais récupérable via l'historique des événements. »

Écarter un faux doublon

1. Ouvrez le volet de fusion depuis la carte du groupe.
2. Cliquez sur « Pas un doublon ».

Le message « Marqué comme non-doublon » s'affiche. Aucune fiche n'est modifiée : seul le groupe cesse d'être compté et listé dans la réconciliation, pour cette règle. Une fiche créée plus tard avec les mêmes valeurs rejoint ce groupe écarté et ne réapparaît pas. Il n'existe pas d'écran pour revenir sur cette décision.

Référence

Ce que compare une règle

• La comparaison est insensible à la casse et aux accents : « Müller » et « muller » correspondent.
• Les espaces de début et de fin sont ignorés ; les espaces internes ne le sont pas.
• Une règle est ignorée dès qu'un de ses champs est vide sur la fiche : les fiches incomplètes ne se déclarent pas doublons les unes des autres.
• Une règle composée exige que tous ses champs correspondent.
• La comparaison ne fonctionne que sur des valeurs simples : texte, nombre, booléen. Une règle portant sur une sélection multiple, une relation ou un tableau de propriétés est acceptée par le formulaire mais ne remontera jamais de doublon.

Niveau de confiance

C'est un indicateur d'affichage, comme le rappelle le formulaire : « Indicateur d'affichage dans la confirmation. Ne bloque pas l'enregistrement. » Quand une fiche correspond à plusieurs règles, c'est le niveau le plus fort qui est affiché.

L'alerte à la saisie

Elle intervient à la création comme à la modification d'une fiche, sous deux formes :

Le dialogue liste les fiches suspectes avec leur niveau de confiance et la ligne « Correspondance : {règles} ». Chaque ligne s'ouvre dans un nouvel onglet, ce qui laisse le formulaire en cours intact. Deux boutons : « Annuler », qui laisse le formulaire tel quel, et « Enregistrer quand même », qui enregistre.

La saisie n'est jamais bloquée. Si la détection échoue pour une raison technique, l'enregistrement part directement.

Ce que fait la fusion

Les éléments liés sont regroupés par module : « Fiches CRM liées », « Devis / factures », « Contrats », « Comptes portail », « Tâches / planning ».

Une fusion traite deux fiches à la fois. Un groupe de N fiches demande donc N-1 fusions successives.

Portée et limites

Qui peut faire quoi

Questions fréquentes

La détection empêche-t-elle de créer un vrai homonyme ? Non. L'alerte se contente de signaler : « Enregistrer quand même » crée la fiche.

Puis-je annuler une fusion ? Pas depuis l'interface. La fiche perdante est archivée et non détruite, et l'opération reste tracée dans l'historique, mais aucun écran ne rejoue la fusion en sens inverse. Vérifiez donc le choix de la fiche à conserver avant de confirmer.

Puis-je revenir sur un « Pas un doublon » ? Non, il n'existe pas d'écran pour le faire à ce jour. Le groupe reste écarté de la réconciliation.

Pourquoi ma règle sur un champ « Sélection multiple » ne trouve-t-elle rien ? La comparaison ne porte que sur des valeurs simples. Choisissez des champs texte, numériques ou booléens.

Une fiche dont le champ comparé est vide est-elle vue comme un doublon des autres fiches vides ? Non. Dès qu'un champ de la règle est vide, la règle est ignorée pour cette fiche.