Ce que l'assistant peut faire à votre place
Opérations de lecture et d'écriture exposées par module, et périmètre de données auquel l'assistant accède
À quoi ça sert
Une fois connecté, votre assistant dispose d'un catalogue d'opérations sur les données Deltia : chercher, lire, créer, modifier. Cette page dit lesquelles, et surtout où s'arrêtent ses pouvoirs.
Le principe tient en une phrase, rappelée dans l'onglet « Assistants IA (MCP) » : « L'assistant IA agit toujours en votre nom. Il ne voit et ne modifie que les données auxquelles vous avez accès via vos périmètres et vos modules activés. » Un assistant connecté ne vous ouvre aucune donnée que vous ne pourriez pas ouvrir vous-même dans l'application.
Concepts clés
- Lecture — une opération qui consulte : décrire la structure d'un module, rechercher, ouvrir une fiche, compter, agréger. Elle ne change rien.
- Écriture — une opération qui crée ou modifie une donnée. Elle est soumise aux mêmes règles métier que la même action faite à la main dans l'application.
- Opérations de description — les opérations qui renvoient la structure d'un module : types de tâches, champs d'une entité CRM, catégories du catalogue, modèles de contrat, jeux de données interrogeables pour un graphique KPI. L'assistant les appelle avant d'écrire, pour connaître les champs obligatoires et leurs valeurs acceptées.
- Source de données externe — une base de données ou une API propre à votre organisation, déclarée par un administrateur du module Connecteurs et cartographiée par un administrateur du module KPI. Quand une ou plusieurs sont publiées, l'assistant peut les interroger en lecture au même titre que les jeux de données internes de Deltia. Voir Sources de données externes et Jeux de données des sources externes.
- Périmètre propriétaire — le périmètre auquel appartient un élément créé. Voir Périmètres et rôles.
- Brouillon — l'état dans lequel l'assistant crée un devis, une facture, un contrat, une opération de stock, une commande fournisseur, une réception ou un bon de livraison. La finalisation, l'envoi et la signature restent des actions manuelles dans Deltia.
- Graphique privé — l'état dans lequel l'assistant crée un graphique KPI : visible du seul utilisateur qui l'a demandé, jusqu'à ce qu'il change son partage. Voir Widgets.
Comment faire
Voir les opérations disponibles pour votre compte
- Cliquez sur votre avatar, puis sur « Mon profil » et sur l'onglet « Assistants IA (MCP) ».
- Descendez à la carte « Opérations disponibles ».
Les opérations sont regroupées par module, et séparées en « Lecture » et « Écriture ». La section « KPI — jeux de données » ne s'affiche dans votre client que si un administrateur a publié au moins un jeu de données que vous pouvez lire. Seuls les modules auxquels vous avez accès sont affichés. Si aucun ne l'est : « Aucun module exposé via MCP n'est activé sur votre compte. Demandez à votre admin d'ajouter les modules concernés. »
Faire créer un élément dans le bon périmètre
- Demandez la création à votre assistant.
- Si vous appartenez à plusieurs périmètres, nommez le périmètre dans votre demande.
- Vérifiez le périmètre sur l'élément créé, dans Deltia.
Si vous n'appartenez qu'à un seul périmètre, il est retenu sans que vous ayez à le préciser. Si vous appartenez à plusieurs périmètres et que vous n'en nommez aucun, l'opération est refusée et l'assistant vous demande lequel choisir : aucun périmètre n'est choisi à votre place. Si vous n'appartenez à aucun périmètre, la création est refusée : « Vous n'êtes membre d'aucun périmètre », et vous devez demander à un administrateur de vous y ajouter.
Reprendre la main sur ce qui a été créé
- Ouvrez le module concerné dans Deltia.
- Retrouvez l'élément créé, comme n'importe quel autre.
Rien n'est mis à part : un devis créé par votre assistant est un devis ordinaire, en brouillon, dans la liste des devis.
Référence
Domaines exposés et nature des opérations
| Module | Lecture | Écriture |
|---|---|---|
| Tâches | Structure des types de tâches, recherche, détail d'une tâche, statistiques, tags, réservations et disponibilités liées | Créer et modifier une tâche, changer le statut de plusieurs tâches, créer, replanifier ou annuler une planification, créer, modifier et archiver un tag |
| CRM | Liste des entités, structure d'une entité, recherche de fiches, détail d'une fiche, notes d'une fiche (champ « Notes »), statistiques | Créer et modifier une fiche, ajouter une version de fichier sur une fiche, mettre à jour la date d'expiration d'un fichier |
| Base de connaissances | Recherche dans la base de connaissances, par mots-clés ou par sens | — |
| Utilisateurs | Rechercher un utilisateur, ouvrir sa fiche, lister vos périmètres | — |
| Catalogue | Structure du catalogue, recherche de produits, détail d'un produit | Créer et modifier un produit, l'activer, l'archiver |
| Stocks | Structure du stock (catégories, entrepôts et leurs emplacements, réglages de valorisation et de destockage), recherche d'un article par texte, référence ou code-barres, détail d'un article avec ce qu'il contient par entrepôt, emplacement, lot et numéro de série, articles à ou sous leur seuil de réapprovisionnement, liste des opérations de stock | Préparer en brouillon une opération de stock (réception, sortie ou transfert) ; préparer en brouillon un ajustement de stock et valider une opération (le stock bouge), pour les administrateurs du stock et les rôles autorisés à ajuster ; créer et modifier un fournisseur ; préparer une commande fournisseur en brouillon (elle n'est jamais envoyée) ; préparer une réception sur une commande ; préparer un bon de livraison sur le reste à livrer d'un devis ou d'une facture ; ouvrir un inventaire et saisir les quantités comptées ; importer ou mettre à jour jusqu'à 100 articles par référence (administrateurs du stock) ; agir sur une unité du registre de matériel (lieu, réparation, dates, retrait) et ouvrir un retour fournisseur |
| Devis | Structure du module, entités juridiques, recherche de devis, détail d'un devis | Créer un devis en brouillon |
| Factures | Recherche de factures, détail d'une facture, statistiques | Créer une facture en brouillon |
| Ressources | Structure des pools, ressources d'un pool, entrées de disponibilité, impact prévisionnel d'un changement de disponibilité sur les réservations en cours | Créer une ressource, créer, modifier et annuler une entrée de disponibilité |
| Contrats | Structure du module et modèles, recherche de contrats, détail d'un contrat | Créer et modifier un contrat en brouillon, enregistrer d'un seul coup un contrat déjà signé hors de Deltia, ajouter une pièce jointe, y compris sur un contrat déjà finalisé (remplacer un document ou le classer dans une catégorie du contrat), renouveler un document qui expire, mettre à jour la date d'expiration d'une pièce jointe, envoyer au client un rappel pour un document qui expire |
| Assistant IA | Lister les compétences publiées et en charger une | Pour les administrateurs du module Assistant IA : rédiger en brouillon une compétence ou un agent, puis en améliorer le brouillon |
| KPI | Jeux de données interrogeables pour construire un graphique, y compris vos sources de données externes publiées, et leur interrogation en lecture ; liste de vos tableaux composés, avec leur structure complète (onglets, sections, tuiles, filtres, apparence, partage) et les graphiques du catalogue ; pour l'assistant IA intégré, dessiner un graphique KPI réglable directement sous sa réponse (voir Obtenir un graphique ou une analyse chiffrée) | Créer un graphique, y compris un graphique qui combine plusieurs requêtes, modifier un graphique dont l'assistant est l'auteur (requête, apparence), en ne changeant que ce qui est demandé : renommer ou recolorer un graphique laisse sa requête intacte ; créer un tableau composé, le réorganiser (placer un graphique, un bloc de texte, un séparateur ou une « Analyse IA » rédigée à partir de 1 à 10 graphiques du tableau, renommer, redimensionner, déplacer ou retirer une tuile, gérer sections et onglets), le renommer, changer son apparence ou son partage, régler sa barre de filtres, le supprimer |
| Documents (module Assistant IA) | Les modèles de document que vous pouvez utiliser, avec leur format et leurs champs | Générer un document dans le format de son modèle (PDF, Word, Excel, PowerPoint, page HTML ou modèle 3D) à partir des valeurs que vous donnez, et dessiner une image à y placer quand cette fonction est configurée pour l'organisation ; pour les administrateurs du module Assistant IA : enregistrer un modèle, le modifier, ajouter des règles sur ses champs |
| Chiffrage (module Chiffrage) | Rechercher les projets de chiffrage (nom, client, statut) | Importer un tableur DPGF envoyé à l'assistant dans un nouveau chiffrage d'un projet existant, voir Importer un fichier DPGF ; ses lignes sont ensuite rapprochées de la bibliothèque en arrière-plan |
Pour le stock, l'assistant compte chaque ligne dans un conditionnement de l'article (« 2 cartons de 100 m » font 200 m), jamais dans l'unité de base. Les prix d'achat, les valorisations et les marges lui sont masqués, et s'affichent vides, quand l'organisation n'autorise pas votre compte à voir les coûts : ce n'est pas une valeur manquante, l'assistant n'en déduit aucun montant. Une opération préparée ne déplace aucun stock tant que quelqu'un ne la valide pas : à l'écran, ou par l'assistant lui-même, qui ne lance la validation que si vous l'avez demandée pour ce brouillon précis et que vous approuvez la carte qu'il affiche. Une validation ne s'annule pas : une erreur se corrige par une nouvelle opération. Envoyer une unité du registre de matériel en réparation, la remettre en stock ou la retirer ne passe pas par un brouillon : le stock bouge immédiatement. Une commande fournisseur préparée par l'assistant n'est jamais envoyée au fournisseur, et un inventaire se valide à l'écran. Quand un document (la facture, le bon de livraison ou les pièces consommées sur une tâche) sort déjà le stock selon le réglage de l'organisation, l'assistant ne propose pas de sortie manuelle qui ferait sortir les marchandises deux fois.
Un contrat enregistré d'un seul coup comme déjà signé est créé sur son modèle, reçoit ses pièces justificatives et ses documents signés, puis passe au statut signé à la date de signature indiquée. Rien n'est généré et aucune signature électronique n'est lancée. La date de signature se lit sur le document signé ; une date future est refusée. Si une pièce obligatoire manque, l'enregistrement est refusé. Si la signature échoue après la création, le contrat reste en brouillon et l'assistant vous le dit : vous le signez alors depuis l'écran de signature de Deltia. Pour tout autre contrat, la signature reste manuelle.
Un document qui expire peut être déposé même si sa date est déjà passée : il est alors rangé avec sa vraie date, marqué comme expiré, et l'assistant vous l'indique. Le rappel manuel au client est refusé sur un contrat en brouillon (le rappel part tout seul une fois le contrat envoyé en signature), sur un contrat qui n'attend plus rien du client, et pour un document sans date d'expiration.
Sur un contrat qui n'est plus en brouillon (en attente de signature, signé…), l'assistant ne peut déposer que deux choses : un document qui en remplace un autre, ou un document classé dans l'une des catégories du contrat. Une pièce sans catégorie, ou un fichier du CRM sans remplacement, est refusé avant la validation. Une catégorie qui n'expire pas (un RIB, par exemple) se remplace sans date d'expiration ; une catégorie qui expire exige la nouvelle date ou la version finale. Un document du lot signé ne se remplace pas : il faut une nouvelle signature ou un avenant. Un fichier déjà présent sur le contrat n'est pas rattaché une seconde fois : l'assistant vous le signale au lieu de le compter parmi les échecs.
L'« Analyse IA » d'un tableau composé n'est proposée à l'assistant que si un modèle est configuré pour rédiger ces analyses ; sans lui, l'opération n'existe pas pour l'assistant.
Les compétences et les agents rédigés par l'assistant sont toujours des brouillons : leur publication reste un geste manuel. Les opérations qui les rédigent ne sont proposées qu'aux administrateurs du module Assistant IA ; le chargement d'une compétence est ouvert à tout utilisateur du module.
Un module absent de ce tableau n'est pas exposé : l'assistant ne peut rien y faire, même si vous y avez accès dans l'application.
Quand votre organisation a publié une source de données externe, l'assistant peut aussi construire un graphique qui combine, dans une même réponse, des données Deltia et des données de cette source — ou plusieurs requêtes entre elles. Sans source publiée que vos rôles puissent lire, ces opérations ne sont même pas proposées à l'assistant.
Un graphique créé par l'assistant rejoint le catalogue de graphiques de votre organisation, comme un graphique créé depuis l'interface. L'assistant peut le placer sur un tableau composé, ou créer un tableau composé neuf, privé tant que vous ne le partagez pas ; ces écritures sont regroupées : une réorganisation est appliquée en une seule fois, en entier ou pas du tout. Partager un tableau n'ouvre pas ses graphiques : l'assistant signale ceux que le nouveau public ne peut pas encore lire, et leur auteur les partage depuis le tableau. Voir Widgets et Tableaux composés.
Ajouter un document sur un champ fichier d'une fiche CRM qui en contient déjà ne supprime pas les documents présents : le nouveau s'y ajoute. Les remplacer reste possible, mais seulement si vous le choisissez explicitement — voir plus bas « Ce qui protège vos documents CRM ».
Modifier ou supprimer une disponibilité qui toucherait des réservations déjà prises ne s'exécute pas sans votre accord — voir plus bas « Ce qui protège vos réservations ».
Deux opérations transverses complètent la liste : demander une adresse d'envoi pour téléverser un fichier avant de le rattacher, et construire un lien direct vers une liste de l'application déjà filtrée sur une valeur (tâches, fiches CRM, contrats, devis, factures, ressources, produits du catalogue). Seules les listes des modules auxquels vous avez accès sont proposées. Le lien s'ouvre filtré par vos périmètres et vos modules au moment où vous le cliquez, comme n'importe quelle liste. Les graphiques passent tous par le module KPI : l'assistant ne se connecte à aucun outil d'analyse externe. Voir Analyses et graphiques.
Ce que l'assistant ne peut pas faire
- Supprimer, sauf un tableau composé KPI. Aucune autre opération de suppression n'est exposée : un tag et un produit s'archivent, une entrée de disponibilité et une planification s'annulent, mais rien n'est effacé. La suppression d'un tableau composé n'est acceptée que de son propriétaire ou d'un administrateur du module KPI ; ses graphiques sont conservés.
- Finaliser un document. Un devis, une facture ou un contrat est créé en brouillon ; la finalisation, l'envoi et la signature restent manuels dans Deltia. Seule exception : un contrat déjà signé hors de Deltia peut être enregistré directement au statut signé. De même, une opération, un ajustement, une commande, une réception ou un bon de livraison de stock préparé par l'assistant reste un brouillon. La validation d'une opération de stock, qui mouvemente le stock, est la seule exception : elle exige votre demande explicite et votre approbation.
- Désactiver un graphique KPI ou restaurer une version antérieure. Ce sont des opérations réservées à l'administration du module KPI. Voir Administration des tableaux composés et des widgets.
- Changer vos droits. Ni les modules, ni les périmètres, ni les rôles ne sont modifiables par cette voie.
- Sortir de votre organisation. L'organisation est déduite de votre compte à chaque appel.
Ce qui borne chaque opération
| Limite | Effet |
|---|---|
| Modules activés sur votre compte | Les opérations des autres modules ne sont même pas proposées à l'assistant |
| Vos périmètres | Une donnée hors de vos périmètres n'est ni lisible ni modifiable |
| Vos rôles | Les droits (par exemple gérer les ressources d'un pool, ou créer un graphique KPI quand l'organisation le réserve) suivent vos rôles, comme dans l'application |
| Droit d'ajustement du stock | Sans lui, l'opération qui prépare un ajustement de stock n'est même pas proposée à l'assistant ; les autres opérations de stock le sont avec l'accès au module. Ce droit est celui des administrateurs du stock et des rôles d'ajustement |
| Droit d'accès aux factures | Sans ce droit, les opérations sur les factures (recherche, détail, statistiques, création d'un brouillon) ne sont même pas proposées à l'assistant ; les devis restent accessibles |
| Accès au module KPI | Les opérations KPI sont proposées à tout utilisateur qui a accès au module. Si la création de graphiques est réservée à certains rôles, les opérations qui créent ou modifient un graphique ou un tableau composé ne sont pas proposées sans l'un de ces rôles : la lecture, elle, reste proposée. Voir Administration des tableaux composés et des widgets |
| Source de données externe publiée et lisible avec vos rôles | Sans elle, les opérations de lecture sur les sources externes ne sont même pas proposées à l'assistant : interroger vos propres données n'est utile que si une source existe et que vous pouvez la lire |
| Règles métier du module | Les mêmes qu'à la main : un contrat qui n'est plus en brouillon n'est plus modifiable, un produit non actif ne peut pas être archivé |
| Type et taille d'un fichier envoyé par l'assistant | Seuls certains types sont acceptés (images, PDF, documents Office, texte, CSV, archives, e-mails) et un fichier de plus de 50 Mo est refusé |
| Limite d'appels par minute | Au-delà, les opérations suivantes sont refusées jusqu'à la minute suivante. Voir Limiter les appels et régler la conservation du journal |
Validation avant écriture
Deltia n'ajoute pas d'écran de confirmation pour un assistant externe : c'est votre outil qui décide de vous demander votre accord avant d'exécuter une écriture, et la plupart le font. Deltia signale à votre outil quelles opérations ne font que lire et lesquelles sont destructrices : un outil comme Claude ne demande plus de confirmation pour une lecture ni pour une création simple (un graphique ou un tableau KPI, par exemple), mais en demande une pour une écriture qui ne s'annule pas, qui sort de l'organisation ou qui a un fort impact (supprimer un tableau, valider une opération de stock). L'assistant IA intégré à Deltia, lui, fait toujours valider les écritures avant de les exécuter — voir Actions et validations. Chaque aperçu nomme l'action proposée, par exemple « Créer le produit “Chaise de bureau” » ou « Ajouter une indisponibilité », avant que vous ne la validiez.
Dans tous les cas, chaque opération est enregistrée dans le journal d'audit, avec ses paramètres, qu'elle réussisse ou échoue. Voir Consulter le journal d'audit.
Ce qui protège vos documents CRM
Modifier une fiche CRM par un champ fichier qui contient déjà un ou plusieurs documents ne les efface pas par défaut : le document envoyé s'ajoute à ceux déjà présents. Les remplacer reste possible, mais jamais sans que vous l'ayez choisi. Les autres champs à plusieurs valeurs (« Sélection multiple », « Many-to-Many ») se comportent autrement : une modification par l'assistant remplace toute la liste de valeurs.
Quand l'assistant IA intégré à Deltia propose une modification qui supprimerait des documents déjà présents, l'aperçu avant validation les nomme et propose deux boutons : « Ajouter aux pièces existantes » ou « Remplacer (n pièces supprimées) ». Sans ce choix explicite, l'écriture ajoute le document sans rien supprimer.
De la même façon, modifier un champ personnalisé d'une tâche ou d'un produit du catalogue ne touche que ce champ : les autres champs personnalisés de la fiche restent inchangés.
Ce qui protège vos réservations
Créer, modifier ou annuler une disponibilité sur une ressource peut priver de créneau une ou plusieurs réservations déjà prises sur cette période. Avant d'écrire un tel changement, l'assistant doit d'abord en vérifier l'impact.
- Si aucune réservation n'est touchée, le changement s'applique directement.
- Sinon, l'assistant vous indique combien de réservations seraient déplacées vers une autre ressource ou décalées dans le temps (quand le pool le permet) et combien seraient annulées, puis attend votre accord explicite avant d'exécuter le changement.
Sans cet accord, l'écriture est refusée. Si la disponibilité du pool a changé entre-temps, l'assistant doit revérifier l'impact avant de réessayer.
Motifs de refus
| Motif | Ce qui l'a provoqué |
|---|---|
| Validation | Un paramètre manquant ou invalide, une règle métier non respectée |
| Introuvable | L'élément demandé n'existe pas, ou n'est pas visible depuis vos périmètres |
| Refusé | Le module, le périmètre ou le droit nécessaire manque |
| Quota dépassé | La limite d'appels par minute est atteinte |
| Erreur interne | Un incident côté application |
Ces mêmes motifs servent de filtres dans le journal d'audit.
Questions fréquentes
L'assistant peut-il voir les données de mes collègues ? Seulement celles que vous voyez déjà, c'est-à-dire celles de vos périmètres. Les périmètres sont recalculés à chaque appel : en perdre un le retire aussitôt à l'assistant.
Puis-je lui faire envoyer un devis à un client ? Non. Il crée le devis en brouillon ; la finalisation et l'envoi se font dans Deltia. Voir Créer et suivre un devis.
Puis-je lui faire supprimer une fiche CRM ? Non, aucune opération de suppression n'est exposée, hors celle d'un tableau composé KPI. Faites-le dans l'application.
Si je fais ajouter un document sur une fiche CRM, les documents déjà présents sont-ils perdus ? Non par défaut : le nouveau document s'ajoute à ceux déjà présents. Les remplacer est possible, mais seulement si vous le choisissez au moment où l'assistant IA intégré vous montre les documents qui seraient supprimés.
Puis-je lui faire créer un graphique KPI, ou un tableau composé ? Oui, si vous avez accès au module KPI (et un rôle autorisé à créer des graphiques quand l'organisation le réserve). Le graphique créé est privé à vous seul tant que vous ne le partagez pas, et l'assistant peut le placer sur un tableau composé, qu'il crée aussi en privé. Voir Tableaux composés.
L'assistant peut-il lire une base de données propre à mon organisation ? Oui, si un administrateur des connecteurs l'a déclarée, qu'un administrateur du module KPI l'a publiée, et que vos rôles vous en donnent l'accès. La lecture s'arrête là : l'assistant ne peut ni écrire dans cette source, ni en changer la configuration.
Que se passe-t-il si mon assistant se trompe de périmètre ? La création est refusée : un périmètre dont vous n'êtes pas membre est rejeté, et un rôle, qui ne peut pas porter de données, l'est également.
Pourquoi mon assistant ne propose-t-il aucune opération sur les factures, ou sur la création de graphiques ? Ces opérations ne sont proposées que si vous y avez droit : le droit d'accès aux factures pour les factures, un rôle autorisé à créer des graphiques pour créer ou modifier un graphique ou un tableau composé. Sans ce droit, l'assistant ne les voit pas et ne les mentionne pas.
Comment savoir ce que mon assistant a réellement fait ? Un administrateur du module MCP le lit dans le journal d'audit, opération par opération, avec les paramètres envoyés.
Puis-je faire annuler une disponibilité qui porte des réservations ? Oui, mais pas sans le savoir : l'assistant doit d'abord vous dire combien de réservations seraient déplacées, décalées ou annulées, et attendre votre accord avant d'exécuter le changement.