Ce que l'assistant peut faire à votre place
Opérations de lecture et d'écriture exposées par module, et périmètre de données auquel l'assistant accède
À quoi ça sert
Une fois connecté, votre assistant dispose d'un catalogue d'opérations sur les données Deltia : chercher, lire, créer, modifier. Cette page dit lesquelles, et surtout où s'arrêtent ses pouvoirs.
Le principe tient en une phrase, rappelée sur la page « MCP » : « L'assistant IA agit toujours en votre nom. Il ne voit et ne modifie que les données auxquelles vous avez accès via vos groupes et vos modules activés. » Un assistant connecté ne vous ouvre aucune donnée que vous ne pourriez pas ouvrir vous-même dans l'application.
Concepts clés
- Lecture — une opération qui consulte : décrire la structure d'un module, rechercher, ouvrir une fiche, compter, agréger. Elle ne change rien.
- Écriture — une opération qui crée ou modifie une donnée. Elle est soumise aux mêmes règles métier que la même action faite à la main dans l'application.
- Opérations de description — les opérations qui renvoient la structure d'un module : types de tâches, champs d'une entité CRM, catégories du catalogue, modèles de contrat, jeux de données interrogeables pour un graphique KPI. L'assistant les appelle avant d'écrire, pour connaître les champs obligatoires et leurs valeurs acceptées.
- Groupe propriétaire — le groupe auquel appartient un élément créé. Voir Groupes.
- Brouillon — l'état dans lequel l'assistant crée un devis, une facture ou un contrat. La finalisation, l'envoi et la signature restent des actions manuelles dans Deltia.
- Graphique privé — l'état dans lequel l'assistant crée un graphique KPI : visible du seul utilisateur qui l'a demandé, jusqu'à ce qu'il change son partage. Voir Widgets.
Comment faire
Voir les opérations disponibles pour votre compte
- Dans le menu, cliquez sur « MCP ».
- Descendez à la carte « Opérations disponibles ».
Les opérations sont regroupées par module, et séparées en « Lecture » et « Écriture ». Seuls les modules auxquels vous avez accès sont affichés. Si aucun ne l'est : « Aucun module exposé via MCP n'est activé sur votre compte. Demandez à votre admin d'ajouter les modules concernés. »
Faire créer un élément dans le bon groupe
- Demandez la création à votre assistant.
- Si vous appartenez à plusieurs groupes, nommez le groupe dans votre demande.
- Vérifiez le groupe sur l'élément créé, dans Deltia.
Si vous n'appartenez qu'à un seul groupe, il est retenu sans que vous ayez à le préciser. Si vous appartenez à plusieurs groupes et que vous n'en nommez aucun, l'opération est refusée et l'assistant vous demande lequel choisir : aucun groupe n'est choisi à votre place. Si vous n'appartenez à aucun groupe, la création est refusée et vous devez demander à un administrateur de vous ajouter à un groupe.
Reprendre la main sur ce qui a été créé
- Ouvrez le module concerné dans Deltia.
- Retrouvez l'élément créé, comme n'importe quel autre.
Rien n'est mis à part : un devis créé par votre assistant est un devis ordinaire, en brouillon, dans la liste des devis.
Référence
Domaines exposés et nature des opérations
| Module | Lecture | Écriture |
|---|---|---|
| Tâches | Structure des types de tâches, recherche, détail d'une tâche, statistiques, tags, réservations et disponibilités liées, recherche dans la base de connaissances | Créer et modifier une tâche, changer le statut de plusieurs tâches, créer, replanifier ou annuler une planification, créer, modifier et archiver un tag |
| CRM | Liste des entités, structure d'une entité, recherche de fiches, détail d'une fiche, statistiques | Créer et modifier une fiche, ajouter une version de fichier sur une fiche, mettre à jour la date d'expiration d'un fichier |
| Utilisateurs | Rechercher un utilisateur, ouvrir sa fiche, lister vos groupes | — |
| Catalogue | Structure du catalogue, recherche de produits, détail d'un produit | Créer et modifier un produit, l'activer, l'archiver |
| Devis | Structure du module, entités juridiques, recherche de devis, détail d'un devis | Créer un devis en brouillon |
| Factures | Recherche de factures, détail d'une facture, statistiques | Créer une facture en brouillon |
| Ressources | Structure des pools, ressources d'un pool, entrées de disponibilité | Créer une ressource, créer, modifier et annuler une entrée de disponibilité |
| Contrats | Structure du module et modèles, recherche de contrats, détail d'un contrat | Créer et modifier un contrat en brouillon, ajouter une pièce jointe, mettre à jour la date d'expiration d'une pièce jointe |
| KPI | Jeux de données interrogeables pour construire un graphique, liste de vos tableaux composés et des graphiques qui y figurent | Créer un graphique, modifier sa disposition sur un tableau composé, modifier un graphique dont l'assistant est l'auteur (requête, apparence) |
Un module absent de ce tableau n'est pas exposé : l'assistant ne peut rien y faire, même si vous y avez accès dans l'application.
Un graphique créé par l'assistant rejoint le catalogue de graphiques de votre organisation, comme un graphique créé depuis l'interface : vous le placez vous-même sur un tableau composé, l'assistant ne le fait pas à votre place. Voir Widgets et Tableaux composés.
Ajouter un document sur un champ fichier d'une fiche CRM qui en contient déjà ne supprime pas les documents présents : le nouveau s'y ajoute. Les remplacer reste possible, mais seulement si vous le choisissez explicitement — voir plus bas « Ce qui protège vos documents CRM ».
Trois opérations transverses complètent la liste : demander une adresse d'envoi pour téléverser un fichier avant de le rattacher, lorsque les analyses sont configurées pour votre organisation, interroger en lecture les données d'analyse, et construire un lien direct vers une liste de l'application déjà filtrée sur une valeur (tâches, fiches CRM, contrats, devis, factures, ressources, produits du catalogue). Ce lien s'ouvre filtré par vos groupes et vos modules au moment où vous le cliquez, comme n'importe quelle liste. Voir Analyses et graphiques.
Ce que l'assistant ne peut pas faire
- Supprimer. Aucune opération de suppression n'est exposée. Un tag et un produit s'archivent, une entrée de disponibilité et une planification s'annulent, mais rien n'est effacé.
- Finaliser un document. Un devis, une facture ou un contrat est créé en brouillon ; la finalisation, l'envoi et la signature restent manuels dans Deltia.
- Désactiver un graphique KPI ou restaurer une version antérieure. Ce sont des opérations réservées à l'administration du module KPI. Voir Administration des tableaux composés et des widgets.
- Changer vos droits. Ni les modules, ni les groupes, ni les rôles ne sont modifiables par cette voie.
- Sortir de votre organisation. L'organisation est déduite de votre compte à chaque appel.
Ce qui borne chaque opération
| Limite | Effet |
|---|---|
| Modules activés sur votre compte | Les opérations des autres modules ne sont même pas proposées à l'assistant |
| Vos groupes | Une donnée hors de vos groupes n'est ni lisible ni modifiable |
| Droit d'accès aux factures | Sans ce droit, les opérations sur les factures sont refusées ; les devis restent accessibles |
| Widgets KPI activés pour l'organisation | Sans ce réglage, aucune opération KPI n'est proposée à l'assistant, même avec accès au module. Si la création de graphiques est réservée à certains groupes, en créer ou en modifier un est refusé en dehors de ces groupes. Voir Administration des tableaux composés et des widgets |
| Règles métier du module | Les mêmes qu'à la main : un contrat qui n'est plus en brouillon n'est plus modifiable, un produit non actif ne peut pas être archivé |
| Type et taille d'un fichier envoyé par l'assistant | Seuls certains types sont acceptés (images, PDF, documents Office, texte, CSV, archives, e-mails) et un fichier de plus de 50 Mo est refusé |
| Limite d'appels par minute | Au-delà, les opérations suivantes sont refusées jusqu'à la minute suivante. Voir Limiter les appels et régler la conservation du journal |
Validation avant écriture
Deltia n'ajoute pas d'écran de confirmation pour un assistant externe : c'est votre outil qui décide de vous demander votre accord avant d'exécuter une écriture, et la plupart le font. L'assistant IA intégré à Deltia, lui, fait toujours valider les écritures avant de les exécuter — voir Actions et validations. Chaque aperçu nomme l'action proposée, par exemple « Créer le produit “Chaise de bureau” » ou « Ajouter une indisponibilité », avant que vous ne la validiez.
Dans tous les cas, chaque opération est enregistrée dans le journal d'audit, avec ses paramètres, qu'elle réussisse ou échoue. Voir Consulter le journal d'audit.
Ce qui protège vos documents CRM
Modifier une fiche CRM par un champ fichier qui contient déjà un ou plusieurs documents ne les efface pas par défaut : le document envoyé s'ajoute à ceux déjà présents. Les remplacer reste possible, mais jamais sans que vous l'ayez choisi. Les autres champs à plusieurs valeurs (« Sélection multiple », « Many-to-Many ») se comportent autrement : une modification par l'assistant remplace toute la liste de valeurs.
Quand l'assistant IA intégré à Deltia propose une modification qui supprimerait des documents déjà présents, l'aperçu avant validation les nomme et propose deux boutons : « Ajouter aux pièces existantes » ou « Remplacer (n pièces supprimées) ». Sans ce choix explicite, l'écriture ajoute le document sans rien supprimer.
De la même façon, modifier un champ personnalisé d'une tâche ou d'un produit du catalogue ne touche que ce champ : les autres champs personnalisés de la fiche restent inchangés.
Motifs de refus
| Motif | Ce qui l'a provoqué |
|---|---|
| Validation | Un paramètre manquant ou invalide, une règle métier non respectée |
| Introuvable | L'élément demandé n'existe pas, ou n'est pas visible depuis vos groupes |
| Refusé | Le module, le groupe ou le droit nécessaire manque |
| Quota dépassé | La limite d'appels par minute est atteinte |
| Erreur interne | Un incident côté application |
Ces mêmes motifs servent de filtres dans le journal d'audit.
Questions fréquentes
L'assistant peut-il voir les données de mes collègues ? Seulement celles que vous voyez déjà, c'est-à-dire celles de vos groupes. Le périmètre est recalculé à chaque appel : perdre l'accès à un groupe le retire aussitôt à l'assistant.
Puis-je lui faire envoyer un devis à un client ? Non. Il crée le devis en brouillon ; la finalisation et l'envoi se font dans Deltia. Voir Créer et suivre un devis.
Puis-je lui faire supprimer une fiche CRM ? Non, aucune opération de suppression n'est exposée. Faites-le dans l'application.
Si je fais ajouter un document sur une fiche CRM, les documents déjà présents sont-ils perdus ? Non par défaut : le nouveau document s'ajoute à ceux déjà présents. Les remplacer est possible, mais seulement si vous le choisissez au moment où l'assistant IA intégré vous montre les documents qui seraient supprimés.
Puis-je lui faire créer un graphique KPI ? Oui, si les widgets KPI sont activés pour votre organisation. Le graphique créé est privé à vous seul tant que vous ne le partagez pas, et vous devez ensuite le placer vous-même sur un tableau composé. Voir Tableaux composés.
Que se passe-t-il si mon assistant se trompe de groupe ? La création est refusée : un groupe dont vous n'êtes pas membre est rejeté, et un groupe qui ne peut pas porter de données l'est également.
Comment savoir ce que mon assistant a réellement fait ? Un administrateur du module MCP le lit dans le journal d'audit, opération par opération, avec les paramètres envoyés.