Récapitulatif et correction des saisies

À quoi ça sert

Chaque pool dont le formulaire de saisie est actif tient la liste de toutes les saisies qui y ont été enregistrées, quelle que soit leur provenance : depuis la page du pool, depuis l'espace client ou depuis l'espace instructeur. Ce récapitulatif sert à retrouver une saisie, vérifier ce qui a été facturé, et corriger une valeur erronée.

Une correction n'efface jamais la saisie d'origine : elle s'ajoute à son historique, et le document de facturation déjà produit est repris automatiquement. C'est la seule façon de modifier une saisie une fois qu'elle est enregistrée.

Pour la saisie elle-même, voir Enregistrer une saisie.

Concepts clés

• Saisie — un enregistrement du formulaire du pool : une ressource, un acheteur, et les champs configurés par l'administrateur.
• Acheteur — le client facturé, choisi au moment de la saisie. Il est figé : une correction ne peut pas le changer. Son libellé peut avoir été renommé par l'administrateur du formulaire.
• Quantité facturée — la quantité déduite d'un champ de la saisie, après application du ratio et de l'arrondi configurés. Vide quand le formulaire ne facture pas.
• Statut de facturation — « Non facturable », « En attente », « Facture générée » ou « Échec ». Quand vous avez accès à la Facturation, la cellule affiche à la place le statut réel du document et ouvre celui-ci.
• Cohérence — comparaison entre le relevé de début d'une saisie et le relevé de fin de la saisie précédente sur la même ressource. N'existe que sur un formulaire comportant un champ compteur.
• Groupe de correction — le groupe autorisé à corriger les saisies du pool. À défaut, c'est le groupe de gestion des ressources. Voir Configurer le formulaire de saisie.

Comment faire

Ouvrir le récapitulatif d'un pool

1. Dans le menu, ouvrez « Ressources », puis le pool concerné.
2. Descendez jusqu'à la section « Saisies du formulaire ».

La section n'apparaît que si le formulaire de saisie du pool est actif et si vous appartenez au groupe de gestion des ressources ou au groupe de correction. Sinon, le serveur répond : « Seul un gestionnaire de ressources peut consulter les saisies de ce pool. »

Retrouver une saisie

1. Saisissez un texte dans le champ « Rechercher… » : la recherche porte sur les valeurs des saisies.
2. Cliquez sur une pastille de ressource pour ne garder que ses saisies.
3. Cliquez sur « Filtres » pour composer des conditions plus précises, puis appliquez-les.
4. Cliquez sur l'en-tête d'une colonne pour trier ou filtrer sur cette colonne.

Le nombre de conditions actives s'affiche sur le bouton « Filtres ». Quand aucun résultat ne correspond, la liste affiche « Aucune saisie ne correspond aux filtres. » ; quand le pool n'a encore rien reçu, « Aucune saisie enregistrée. »

Sur mobile, la recherche, les pastilles et les filtres sont regroupés derrière le bouton « Filtres et options », et chaque saisie est présentée sous forme de carte.

Consulter le détail d'une saisie

1. Cliquez sur la ligne de la saisie.
2. Le détail « Détail de la saisie » s'ouvre en volet latéral ou en page complète, selon votre préférence d'ouverture. L'icône d'agrandissement de la première colonne ouvre l'autre mode.

Le détail affiche l'acheteur, toutes les valeurs saisies, et — si la saisie a été facturée et que vous avez accès à la Facturation — un encart « Facture » ou « Proforma » avec le numéro, le statut et le montant TTC. Cet encart ouvre le document.

Si vous n'appartenez ni au groupe de correction ni au groupe de gestion des ressources, le détail s'ouvre en lecture seule : aucun champ n'est modifiable et aucun bouton d'enregistrement n'apparaît.

Corriger une saisie

1. Ouvrez la saisie depuis le récapitulatif.
2. Modifiez les valeurs à corriger. Le formulaire est le même que celui de la saisie, pré-rempli avec les valeurs actuelles.
3. Renseignez si besoin « Motif de la correction (facultatif) » (500 caractères au maximum).
4. Cliquez sur « Corriger ».

« Renseignez les nouvelles valeurs. La saisie initiale reste conservée dans l'historique. » Le bouton reste inactif tant qu'aucune valeur n'a changé. À la validation, le message « Saisie corrigée » s'affiche et le volet se ferme.

L'acheteur est affiché mais non modifiable : la correction facture toujours le client enregistré au moment de la saisie.

Si vous fermez le volet avec des modifications non enregistrées, une confirmation vous est demandée avant de les abandonner.

Corriger une saisie dont le document est déjà validé

1. Ouvrez la saisie. Un encadré d'avertissement précède le bouton de correction :
   • pour une facture : « La facture liée est validée : enregistrer générera un avoir puis une facture corrigée. »
   • pour une proforma : « Le proforma lié est validé : enregistrer l'annulera et en régénérera un corrigé. »
2. Corrigez les valeurs et cliquez sur « Corriger ».

La correction est enregistrée dans tous les cas ; la reprise du document se fait ensuite. Voir Émettre et suivre une facture et Proformas et transmission au cabinet comptable.

Consulter l'historique d'une saisie

1. Ouvrez la saisie.
2. Cliquez sur l'icône « Historique », en haut du volet ou de la page.

L'historique liste les étapes datées : « Saisie enregistrée », « Facture générée », « Échec de facturation », « Saisie corrigée », « Facturation régularisée ». En l'absence d'événement : « Aucun historique ».

Référence

Colonnes du tableau

Un champ de type compteur occupe cinq colonnes : « Avant », « Après », « Durée », « Départ (UTC) » et « Retour (UTC) ». Les deux dernières sont affichées en temps universel, jamais dans le fuseau du lecteur.

Filtres disponibles

Les champs composites (ressource, compteur) sont affichés mais ne sont pas triables ni filtrables en tant que tels ; un champ compteur l'est en revanche par chacune de ses cinq colonnes dérivées.

Statuts de facturation

Qui peut faire quoi

Refus côté serveur : « Seul un membre du groupe de correction du pool peut corriger une saisie. »

Un instructeur n'a pas accès à ce récapitulatif : il est redirigé vers son espace, qui ne montre que ses propres saisies. Voir Espace instructeur.

Effet d'une correction sur le document facturé

Le tarif appliqué est celui figé au moment de la saisie : modifier la configuration de facturation du pool ne re-tarife jamais une saisie existante.

Cohérence des relevés

Une saisie est signalée « Incohérence compteur » lorsque son relevé de début ne correspond pas au relevé de fin de la saisie précédente sur la même ressource. La ligne s'affiche alors en rouge, et l'infobulle indique la valeur attendue et la valeur trouvée. La première saisie d'une ressource n'a pas de référence : elle est toujours cohérente. Le contrôle n'existe que sur un formulaire comportant un champ compteur.

Questions fréquentes

Puis-je supprimer une saisie ?

Non. Une saisie enregistrée ne peut être que corrigée. La valeur d'origine reste visible dans son historique.

Puis-je changer le client facturé d'une saisie ?

Non. L'acheteur est figé à l'enregistrement. Une correction rectifie les champs du formulaire, jamais le client.

La correction a réussi mais le statut affiche « Échec » : que s'est-il passé ?

La saisie a bien été corrigée — c'est la reprise du document de facturation qui a échoué. Le message d'erreur est conservé sur la saisie ; le document doit être repris manuellement dans la Facturation.

Pourquoi la cellule « Facturation » n'affiche-t-elle qu'un badge sans lien ?

Parce que vous n'avez pas accès au module Facturation. Le statut du document et son lien ne sont montrés qu'aux utilisateurs qui peuvent l'ouvrir.