Espace instructeur

À quoi ça sert

L'espace instructeur est la vue réduite de Deltia destinée à un intervenant qui saisit ses propres prestations sans gérer le pool. Il y enregistre ses saisies, déclare ses présences et ses indisponibilités sur son planning, et consulte les proformas émises pour ses propres achats.

Cet espace est confiné : un instructeur ne voit ni la page du pool, ni les saisies des autres, ni les listes de devis et de factures. Le menu ne lui propose que « Mes saisies » et « Mon planning » dans « Ressources », et « Mes proformas » dans « Facturation ».

Le compte est créé par un gestionnaire depuis la ressource de l'instructeur, voir Inviter un instructeur.

Concepts clés

• Instructeur — un utilisateur rattaché à une ressource humaine active, elle-même liée à une fiche CRM. Ce rattachement est ce qui déclenche le confinement dans l'espace.
• Formulaire — le formulaire de saisie d'un pool. Quand plusieurs pools en exposent un, un sélecteur en haut de « Mes saisies » permet de passer de l'un à l'autre ; il porte le nom du pool.
• Acheteur — le client facturé par la saisie. Par défaut, c'est l'instructeur lui-même ; il peut désigner un autre client dans la liste proposée.
• Champ instructeur — le champ du formulaire qui désigne l'instructeur d'une prestation. Quand l'administrateur en a défini un, les saisies où vous êtes désigné apparaissent aussi dans « Mes saisies ».
• Saisie verrouillée — une saisie dont la proforma a déjà été émise. Elle n'est plus modifiable par l'instructeur.

Comment faire

Enregistrer une saisie

1. Dans le menu, ouvrez « Ressources » puis « Mes saisies ».
2. Si plusieurs formulaires vous sont accessibles, choisissez-en un dans le sélecteur en haut à droite.
3. Sélectionnez la ressource concernée dans la première liste. Elle porte le nom du pool.
4. Vérifiez l'acheteur : votre propre fiche est proposée par défaut, suivie de la mention « (moi) ». Pour facturer un autre client, ouvrez la liste et recherchez-le ; la recherche interroge le serveur, un client absent de la première page reste donc atteignable.
5. Remplissez les champs du formulaire.
6. Cliquez sur « Enregistrer ».

La saisie apparaît dans le tableau en dessous et le formulaire se vide pour la suivante. Le bouton reste inactif tant qu'aucune ressource n'est sélectionnée.

Quand aucun formulaire ne vous est accessible, la page affiche « Aucun formulaire de saisie disponible. »

Modifier une de ses saisies

1. Dans « Mes saisies », repérez la ligne concernée.
2. Cliquez sur « Modifier ». Le bouton n'est présent que si la saisie n'a pas encore de document, ou si son document est encore un brouillon.
3. Corrigez les valeurs, puis cliquez sur « Enregistrer ».

La saisie est mise à jour et le brouillon de proforma correspondant suit. La modification est tracée dans l'historique de la saisie.

Quand la proforma a déjà été émise, la ligne porte le badge « Validée » à la place du bouton : « Cette saisie est verrouillée : la proforma a déjà été émise. » Seul un gestionnaire peut alors la corriger, voir Récapitulatif et correction des saisies.

Si vous fermez le volet avec des modifications non enregistrées, une confirmation vous est demandée avant de les abandonner.

Déclarer ses présences et ses indisponibilités

1. Dans le menu, ouvrez « Ressources » puis « Mon planning ».
2. Choisissez la période : « Semaine » ou « Mois ». Les flèches et « Aujourd'hui » déplacent l'affichage.
3. Cliquez sur une case du calendrier — ou faites glisser sur plusieurs jours — pour ouvrir le formulaire de saisie d'entrée.
4. Renseignez les dates, éventuellement les heures ou la demi-journée, une raison si le pool en demande une, puis « Enregistrer ».

Le calendrier ne montre qu'une seule ligne : la vôtre. Pour modifier une entrée existante, cliquez dessus. Voir Saisir les disponibilités d'une ressource pour le détail des types d'entrées.

Si votre compte n'est rattaché à aucune ressource de planning, la page affiche « Vous n'êtes rattaché à aucune ressource de planning. »

Consulter ses proformas

1. Dans le menu, ouvrez « Facturation » puis « Mes proformas ».
2. Filtrez ou recherchez dans la liste, puis ouvrez une proforma pour la consulter ou la télécharger.

La liste ne contient que les proformas émises pour vos propres achats. Voir Proformas et transmission au cabinet comptable.

Référence

Ce que contient l'espace

Aucune autre entrée de la Facturation n'est proposée à un instructeur, et les pages des pools lui sont fermées : y accéder le renvoie vers « Mes saisies ».

L'entrée « Mes saisies » n'apparaît que si au moins un pool expose un formulaire de saisie actif. « Mon planning » apparaît dès que le compte est rattaché à une ressource.

Colonnes de la liste des saisies

Sur mobile, chaque saisie est présentée sous forme de carte reprenant les mêmes informations. En l'absence de saisie : « Aucune saisie pour le moment. »

Périmètre de « Mes saisies » et de « Mes proformas »

L'écart est voulu : la prestation que vous avez encadrée pour un client est bien votre saisie, mais elle est facturée à ce client, pas à vous.

Modification d'une saisie par l'instructeur

Un compte qui n'est plus rattaché à une ressource liée au CRM perd l'accès à ces actions : « Vous n'êtes pas instructeur. »

Questions fréquentes

Puis-je facturer une saisie à un autre client que moi ?

Oui. Ouvrez la liste de l'acheteur et choisissez la fiche voulue parmi les clients proposés. Sans changement, la saisie est facturée à votre propre fiche.

Pourquoi ne puis-je pas ouvrir la page du pool ?

Un compte instructeur est confiné à son espace. Les pages de gestion du pool, le récapitulatif de toutes les saisies et les listes de devis et de factures ne lui sont pas accessibles.

Puis-je supprimer une saisie que j'ai enregistrée par erreur ?

Non. Tant que le document n'est pas émis, vous pouvez la corriger avec « Modifier ». Une fois la proforma émise, adressez-vous au gestionnaire du pool.

Puis-je déclarer une absence pour un collègue ?

Non. « Mon planning » ne montre que votre propre ressource.