Configurer le formulaire de saisie

À quoi ça sert

Un pool peut exposer un formulaire de saisie : un formulaire libre, sans lien avec une réservation, que l'on remplit après coup pour consigner l'utilisation d'une ressource. Vous en composez les champs, vous décidez qui est le client facturé, et vous pouvez demander qu'une facture ou une proforma brouillon soit produite à chaque saisie.

C'est le seul endroit où se règle ce formulaire. Une fois actif, il apparaît sur la page du pool, dans l'espace instructeur et — si vous l'autorisez — sur l'espace client.

Le formulaire se configure dans « Ressources » puis « Administration », en ouvrant le pool concerné.

Concepts clés

• Formulaire de saisie détachée — le formulaire du pool, indépendant des réservations. Il est désactivé tant que « Formulaire actif » n'est pas mis.
• Champ du formulaire — un champ que l'utilisateur remplit. Les types disponibles vont du texte à la relation vers une ressource ou un compteur.
• Acheteur — le client facturé par la saisie. Ce n'est pas un champ du formulaire : c'est une entrée intégrée, dont vous choisissez seulement les entités CRM éligibles et le libellé.
• Ligne de facturation — le lien entre un champ de quantité et un produit du catalogue. Une ligne produit une ligne sur le document généré ; un formulaire peut en compter plusieurs.
• Ratio, pas, arrondi — la conversion entre l'unité saisie et la quantité facturée.
• Condition d'une ligne — un champ dont la valeur, vide ou non vide, détermine si la ligne est facturée.
• Groupe de correction — le groupe autorisé à corriger les saisies du pool. À défaut, c'est le groupe de gestion des ressources.

Comment faire

Activer le formulaire

1. Dans le menu, ouvrez « Ressources » puis « Administration ».
2. Cliquez sur la carte du pool.
3. Descendez à « Formulaire de saisie détachée » et activez « Formulaire actif ».
4. Renseignez si besoin le « Titre du formulaire », langue par langue. Laissé vide, il prend le titre par défaut en interne et le nom du pool sur l'espace client.
5. Cliquez sur « Enregistrer ».

La section « Formulaire de saisie » apparaît alors sur la page du pool, voir Enregistrer une saisie.

Composer les champs du formulaire

1. Dans la section « Formulaire de saisie détachée », descendez à « Champs du formulaire ».
2. Ajoutez les champs voulus, avec leur type et leur libellé.
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

La ressource concernée par la saisie n'est pas un champ à créer : elle est proposée d'office en tête du formulaire, sous le nom du pool. Un formulaire ne peut comporter qu'un seul champ de type compteur.

Les champs ajoutés deviennent des colonnes du récapitulatif des saisies, voir Récapitulatif et correction des saisies.

Choisir le client facturé

1. Dans la section, allez à « Acheteur (client facturé) ».
2. Renseignez si besoin un libellé propre, langue par langue. Laissé vide, le champ s'appelle « Acheteur ».
3. Si le formulaire n'est pas visible sur l'espace client, sélectionnez dans « Sélectionnez les entités CRM… » les entités parmi lesquelles l'acheteur sera choisi à la saisie.
4. Cliquez sur « Enregistrer ».

Quand « Visible sur l'espace client » est activé, cette liste n'est plus demandée : « Formulaire visible au portail : l'acheteur est automatiquement le compte portail qui effectue la saisie ; en interne, il est choisi parmi les entités CRM des comptes portail. » La configuration des entités exposées se fait alors côté portail, voir Configurer les invitations du portail.

Si la facturation est active et qu'aucune entité n'est sélectionnée, un avertissement s'affiche : « Sans entité acheteur, la facturation échouera à chaque saisie interne — sélectionnez au moins une entité CRM. »

Facturer automatiquement chaque saisie

1. Dans la section, activez « Facturer à la saisie ».
2. Choisissez l'« Entité juridique » qui émettra les documents.
3. Sur la « Ligne 1 », choisissez le « Champ de quantité » et le « Produit du catalogue ».
4. Réglez le « Ratio », le « Pas », l'« Arrondi », le « Nombre de décimales » et le « Libellé de l'unité ».
5. Ajoutez d'autres lignes avec « Ajouter une ligne » si une saisie doit produire plusieurs lignes facturées.
6. Cliquez sur « Enregistrer ».

« Génère automatiquement une facture brouillon à chaque saisie du formulaire. » Selon le réglage de l'entité juridique, le document produit est une facture ou une proforma, voir Proformas et transmission au cabinet comptable.

Si une ligne est incomplète, l'enregistrement est refusé avec le message « Complétez ou désactivez la ligne de facturation avant d'enregistrer. »

Ne facturer une ligne que dans certains cas

1. Sur la ligne concernée, descendez à « Conditions » et cliquez sur « Ajouter une condition ».
2. Choisissez le champ, puis l'opérateur : « est vide » ou « est non vide ».
3. Ajoutez d'autres conditions si nécessaire, puis « Enregistrer ».

« La ligne n'est facturée que si tous les champs ci-dessous respectent leur condition. Sans condition, elle s'applique toujours. »

Faire figurer des informations en note sur le document

1. Dans le bloc de facturation, allez à « Champs affichés en note sur le document ».
2. Sélectionnez les champs à reporter, puis « Enregistrer ».

« Ces champs de la saisie apparaissent en note avant les lignes sur la proforma/facture (ex. « Instructeur : Nicolas »). Un champ vide n'est pas affiché. » La note ne change jamais le montant.

Désigner qui peut corriger les saisies

1. Dans la section, allez à « Groupe de correction » et choisissez un groupe.
2. Cliquez sur « Enregistrer ».

Sans groupe désigné, la correction revient au groupe de gestion des ressources du pool. Voir Récapitulatif et correction des saisies.

Désigner le champ qui identifie l'intervenant

1. Dans la section, ouvrez « Champ instructeur (place droite) ».
2. Choisissez un champ de type ressource, ou « Aucun ».
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

« Le champ ressource désignant l'instructeur du vol. L'instructeur retrouve alors dans son espace les saisies où il est en place droite (ses proformas restent limitées à ses propres achats). » Ce réglage, et le vocabulaire qui l'accompagne, correspondent à une configuration aéronautique ; sur un autre métier, il désigne simplement l'intervenant à retrouver dans son espace. Voir Espace instructeur.

Référence

Réglages du formulaire

Paramètres d'une ligne de facturation

Toutes les lignes d'un formulaire partagent la même entité juridique : le document produit est unique, avec une ligne par ligne configurée. Voir Créer et modifier un produit et Configurer une entité juridique.

Conditions pour activer la facturation

Les deux premières conditions sont vérifiées avant même la saisie : l'interrupteur « Facturer à la saisie » reste alors inactif et le motif est affiché au-dessus. Seules les entités juridiques non archivées et capables d'émettre — connexion à une plateforme ou mode proforma — sont proposées dans la liste.

Types de champ acceptés selon l'usage

Messages rencontrés à la saisie

Questions fréquentes

Une modification de la facturation change-t-elle les saisies déjà enregistrées ?

Non. Le tarif, le produit et les arrondis sont figés au moment de la saisie. Une saisie corrigée est recalculée avec la configuration qui était en vigueur quand elle a été enregistrée.

Puis-je facturer plusieurs produits depuis une même saisie ?

Oui : ajoutez une ligne par produit avec « Ajouter une ligne ». Chaque ligne a son propre champ de quantité et ses propres conditions, et toutes aboutissent sur un seul document.

Le pool « Utilisateurs » peut-il avoir un formulaire de saisie ?

Non. Le formulaire se configure sur les pools humains et matériels que vous créez, voir Créer et configurer un pool.

Puis-je mettre plusieurs champs compteur sur un même formulaire ?

Non. Un formulaire n'accepte qu'un seul champ de ce type.

Que se passe-t-il si la facturation échoue à la saisie ?

La saisie reste enregistrée : elle apparaît au récapitulatif avec le statut « Échec » et le motif. Aucune donnée n'est perdue, et une correction peut relancer la production du document.