Lier les ressources d’un pool au CRM
Rendre la fiche CRM obligatoire sur les ressources d'un pool et alimenter le compte instructeur
À quoi ça sert
Lier un pool à une entité CRM impose que chaque ressource du pool désigne une fiche de cette entité. C'est ce lien qui permet à Deltia de savoir qui est la personne — ou quel est l'objet — derrière une ressource : son identité vient alors du CRM, pas d'une saisie parallèle dans le module Ressources.
Le lien sert à deux choses concrètes. Il rend la fiche obligatoire à la création d'une ressource, ce qui évite les doublons entre le CRM et le planning. Et il ouvre la création d'un compte pour la personne, dont le profil est lu sur sa fiche.
Le réglage se fait dans « Ressources » puis « Administration », à la création d'un pool comme dans sa configuration.
Concepts clés
- Entité CRM — le type de fiche auquel les ressources du pool sont rattachées : membres, contacts, sociétés. Voir Créer, consulter et modifier une fiche.
- Filtre des fiches sélectionnables — une restriction facultative sur les fiches proposées dans le sélecteur d'une ressource.
- Champs du compte instructeur — les trois champs CRM (e-mail, prénom, nom) utilisés pour créer un compte depuis la ressource.
- Groupe de la fiche — le groupe porté par la fiche CRM. C'est lui que reprend le compte créé depuis la ressource.
Comment faire
Lier un pool à une entité CRM
- Dans le menu, ouvrez « Ressources » puis « Administration ».
- Ouvrez le pool concerné, ou créez-en un.
- Activez « Lier les ressources à une entité CRM ».
- Choisissez l'entité dans « Sélectionner une entité ».
- Cliquez sur « Enregistrer ».
« Quand c'est activé, chaque ressource du pool doit pointer sur une fiche CRM de cette entité. » Le bloc n'apparaît pas si votre organisation n'a pas le module CRM.
Restreindre les fiches proposées
- Dans le bloc de liaison, dépliez « Filtrer les fiches sélectionnables ».
- Composez les conditions sur les champs de l'entité choisie.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
« Restreindre les fiches proposées dans le sélecteur (ex. uniquement les contacts instructeurs). » Le filtre n'agit que sur la liste proposée au moment de choisir une fiche ; il ne retire rien aux ressources déjà créées.
Désigner les champs du compte
- Dans le bloc de liaison, allez à « Champs du compte instructeur ».
- Renseignez le « Champ e-mail », le « Champ prénom » et le « Champ nom » en choisissant parmi les champs de l'entité liée.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
« Champs CRM utilisés pour créer le compte instructeur lors de l'invitation (récupérés sur la fiche CRM liée). » Sans ces trois champs, aucun compte ne peut être créé depuis une ressource, voir Inviter un instructeur.
Rattacher une ressource à une fiche
- Ouvrez le pool, puis « Ajouter une ressource » — ou une ressource existante.
- Renseignez le nom de la ressource.
- Dans « Fiche CRM », choisissez la fiche correspondante. Le bouton « + » à droite du libellé crée une nouvelle fiche sans quitter le formulaire ; elle est sélectionnée dès sa création.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Le champ est marqué obligatoire. Sans fiche, l'enregistrement ne part pas, et le serveur refuse également : « Ce pool est lié à une entité CRM : une fiche CRM est requise pour ses ressources. »
Changer l'entité liée
- Ouvrez la configuration du pool.
- Choisissez une autre entité dans la liste.
- Reconfigurez le filtre et les trois champs du compte : ils sont remis à zéro, parce qu'ils portaient sur les champs de l'entité précédente.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Retirer la liaison
- Ouvrez la configuration du pool.
- Désactivez « Lier les ressources à une entité CRM ».
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Le champ « Fiche CRM » disparaît du formulaire des ressources et n'est plus exigé. Le changement est tracé dans l'historique du pool sous « Entité CRM des ressources modifiée ».
Référence
Ce que change la liaison
| Élément | Sans liaison | Avec liaison |
|---|---|---|
| Formulaire d'une ressource | Nom, groupe, champs personnalisés | S'y ajoute « Fiche CRM », obligatoire |
| Création d'un compte pour la ressource | Impossible | Possible sur un pool humain, si les trois champs sont désignés |
| Choix de la fiche | Sans objet | Limité à l'entité liée, et au filtre s'il est défini |
Le nom de la ressource reste saisi à la main : il n'est pas repris de la fiche et ne suit pas ses modifications.
Champs du bloc de liaison
| Champ | Obligatoire | Remarque |
|---|---|---|
| Lier les ressources à une entité CRM | Non | Absent si l'organisation n'a pas le module CRM |
| Entité | Oui quand la liaison est activée | Un changement remet à zéro le filtre et les trois champs |
| Filtrer les fiches sélectionnables | Non | N'agit que sur la liste proposée |
| Champ e-mail, Champ prénom, Champ nom | Nécessaires pour créer un compte | Choisis parmi les champs de l'entité liée |
Messages rencontrés
| Message | Cause |
|---|---|
| « Ce pool est lié à une entité CRM : une fiche CRM est requise pour ses ressources. » | Enregistrement d'une ressource sans fiche |
| « Liez d'abord cette ressource à une fiche CRM. » | Invitation demandée sur une ressource non liée |
| « Configurez le mapping des champs CRM du compte instructeur dans la configuration du pool. » | Les trois champs ne sont pas tous désignés |
| « La fiche CRM sélectionnée est introuvable. » | La fiche désignée n'existe plus |
Questions fréquentes
La ressource se met-elle à jour quand la fiche CRM change ?
Non. Le nom de la ressource et ses champs restent ceux que vous avez saisis. La fiche fournit l'identité au moment où un compte est créé, pas en continu.
Puis-je lier un pool matériel à une entité CRM ?
Oui, la liaison est proposée sur les deux types de pool. En revanche, la création d'un compte n'est possible que sur un pool humain.
Que deviennent les ressources déjà créées si j'active la liaison ensuite ?
Elles restent en place sans fiche. Le champ devient obligatoire à leur prochaine modification : il faudra alors leur en désigner une.
Où retrouver les saisies faites pour une fiche CRM ?
Sur la fiche elle-même, voir Les onglets « Contrats », « Tâches » et « Saisies » d'une fiche.