Saisir les disponibilités d’une ressource

À quoi ça sert

Le calendrier d'un pool indique, ressource par ressource et jour par jour, quand chaque ressource peut être réservée. C'est lui qui alimente la planification : une réservation ne peut être confirmée que sur un créneau disponible.

Selon le mode de suivi du pool, vous déclarez soit les moments où la ressource est disponible, soit ceux où elle ne l'est pas. Chaque déclaration est une entrée du calendrier, avec une date de début, une date de fin, éventuellement des heures, une raison et une note.

Concepts clés

• Entrée — une déclaration posée sur le calendrier pour une ressource et une plage de dates.
• Mode de suivi — le mode du pool décide de ce que vous déclarez : « Disponibilités » (la ressource est indisponible par défaut) ou « Indisponibilités » (elle est disponible par défaut).
• Granularité — sur un pool en « Demi-journée », chaque jour est coupé en « M » (matin) et « AM » (après-midi) ; sur un pool en « Journée », la case couvre le jour entier.
• Raison — le motif d'une indisponibilité, choisi parmi ceux configurés sur le pool. Il donne sa couleur et sa lettre à l'entrée dans le calendrier.
• Heure de début / heure de fin — facultatives. Renseignées, elles limitent l'entrée à une plage horaire dans la journée ; sinon l'entrée couvre la période entière.
• Réservation impactée — une réservation déjà posée sur un créneau que votre entrée rend indisponible. L'application la compte avant d'enregistrer.
• Réaffectation — quand le pool est configuré pour replanifier, une réservation impactée est reposée sur une autre ressource éligible plutôt qu'annulée ; l'application peut aussi la décaler à un autre horaire. Voir Créer et configurer un pool.

Comment faire

Déclarer une entrée sur une case

1. Ouvrez le pool et repérez le calendrier de la section « Ressources ».
2. Cliquez sur la case de la ressource et du jour concernés. Sur un pool en demi-journée, cliquez sur la moitié « M » ou « AM ».
3. Le volet s'ouvre, titré selon le pool : « Nouvelle présence », « Nouvelle absence », « Nouvelle disponibilité » ou « Nouvelle indisponibilité ». Les dates et les heures sont pré-remplies d'après les horaires de la ressource, ou à défaut ceux du pool.
4. Ajustez « Date de début » et « Date de fin ». Le bouton d'heure à côté de chaque date permet de préciser une heure ou de la retirer.
5. Choisissez une « Raison » si le pool en propose plusieurs.
6. Ajoutez une « Note » si nécessaire.
7. Cliquez sur « Enregistrer ».

Le message « Entrée créée » confirme la saisie et l'entrée apparaît sur le calendrier.

Déclarer une entrée sur plusieurs jours d'un coup

1. Sur le calendrier, maintenez le bouton de la souris enfoncé sur la première case.
2. Faites glisser jusqu'à la dernière case de la même ressource.
3. Relâchez : le volet s'ouvre avec la plage déjà renseignée.

Sur un pool en demi-journée, la sélection démarre et s'arrête sur une demi-journée précise.

Modifier une entrée

1. Cliquez sur l'entrée dans le calendrier.
2. Ajustez les dates, les heures, la raison ou la note.
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

« Entrée mise à jour » confirme la modification. Si la nouvelle plage prive des réservations de leur créneau, la confirmation décrite plus bas s'affiche d'abord.

Déplacer une entrée

• Sur ordinateur : faites glisser l'entrée jusqu'à la case de destination. Elle garde sa durée et se recale sur la nouvelle date.
• Sur téléphone : touchez l'entrée, choisissez « Déplacer », puis touchez la case de destination. Un bandeau « Choisissez la destination » reste affiché pendant l'opération ; confirmez par « Déplacer ». Une entrée ne peut être déplacée que sur la ligne de sa propre ressource.

Annuler une entrée

1. Cliquez sur l'entrée dans le calendrier.
2. Cliquez sur « Annuler » en bas à gauche du volet.
3. Confirmez : « Annuler cette entrée ? — Cette action est irréversible. »

« Entrée annulée » confirme la suppression. Si l'entrée annulée apportait de la disponibilité, l'application compte d'abord les réservations qui deviendraient impossibles et vous demande de confirmer.

Confirmer l'impact sur les réservations

Quand votre saisie retire de la disponibilité sur un créneau déjà réservé, une fenêtre s'ouvre avant l'enregistrement :

1. Si le pool ne replanifie pas (ou si aucune ressource ne convient), « Annuler les réservations ? » indique le nombre concerné : « 2 réservations seront annulées. Confirmer ? »
2. Si le pool est configuré pour replanifier, « Réorganiser les réservations ? » détaille séparément les réservations réaffectées à une autre ressource sur le même créneau, celles décalées à un autre horaire, et celles qui restent annulées faute de solution. Les personnes concernées par une réaffectation ou un décalage en sont averties. Sous le texte, « Détail des changements » liste chaque réservation touchée avec son créneau et son sort : ressource de remplacement, « décalée à » suivi du nouvel horaire, ou « annulée ». « Aperçu du planning » montre ensuite le planning des ressources concernées, un jour à la fois (« Jour précédent », « Jour suivant »), avec la légende « Inchangée », « Quitte ce créneau », « Nouvelle place » et « Annulée ». Sans accès au module Tâches, le nom des réservations n'est pas lisible : elles s'affichent comme « Réservation non visible ».
3. Le texte et l'aperçu du planning défilent dans la fenêtre : le bouton « Confirmer » reste accessible même quand l'aperçu est long.
4. Cliquez sur « Confirmer » pour enregistrer, ou sur « Annuler » pour renoncer.

Sans confirmation, rien n'est enregistré. Si le planning a changé entre la proposition affichée et votre confirmation, l'enregistrement est refusé et vous devez recommencer pour voir la proposition à jour. À l'inverse, une saisie qui ajoute de la disponibilité peut confirmer des réservations en attente sur le créneau libéré. Voir Réservations et Liste d'attente.

Référence

Ce que vous déclarez, selon le pool

Champs d'une entrée

Règles et refus

• « Une raison doit être sélectionnée pour cette indisponibilité. » — le pool propose plusieurs raisons et aucune n'a été choisie.
• « Cette raison n'appartient pas à ce pool. »
• « Cette modification annulera 2 réservations actives. Confirmez pour continuer. » — la confirmation d'impact n'a pas été donnée.
• « Impossible de vérifier l'impact sur les réservations » — le calcul de l'impact a échoué à la création, à la modification ou à l'annulation d'une entrée : la fenêtre de confirmation ne s'ouvre pas et rien n'est enregistré. Réessayez.
• « Cette ressource n'appartient pas à ce pool. » — la ressource visée par la saisie ne fait pas partie du pool sur lequel vous agissez.
• « Le planning a changé depuis la proposition de replanification. Vérifiez la nouvelle proposition. » — une autre modification est survenue entre l'aperçu et la confirmation.
• Une raison désactivée n'est plus proposée à la saisie, mais les entrées qui la portent gardent sa couleur et son libellé.
• Les jours non travaillés du pool et, lorsqu'ils sont exclus, les jours fériés français apparaissent grisés. Vous pouvez malgré tout y poser une entrée.

Qui peut saisir

La même règle vaut pour la modification et l'annulation. Sur le pool « Utilisateurs », la saisie suit des règles propres : voir Absences des collaborateurs.

Questions fréquentes

Puis-je saisir une entrée qui court sur plusieurs mois ?

Oui. Les dates de début et de fin sont libres ; le calendrier n'affiche que la période sélectionnée, mais l'entrée reste entière.

Une entrée annulée peut-elle être rétablie ?

Non : « Cette action est irréversible. » Recréez-la si nécessaire.

Pourquoi la ligne d'une ressource n'accepte-t-elle aucune saisie ?

Soit aucun de vos rôles n'a le droit « Gérer les disponibilités du pool » et la ressource n'est pas la vôtre, soit le pool est désactivé.

Les réservations annulées par ma saisie sont-elles signalées ?

Leur nombre vous est annoncé avant l'enregistrement, et vous devez le confirmer. Le suivi des réservations elles-mêmes se fait depuis le planning des tâches, voir Réservations.