Inviter un instructeur
Créer le compte d’un instructeur depuis sa ressource, l’associer à une fiche CRM et lui renvoyer son invitation
À quoi ça sert
Un instructeur est une personne qui enregistre ses propres saisies dans Deltia sans gérer le pool. Pour cela il lui faut un compte, créé depuis sa ressource : Deltia reprend son nom, son prénom et son e-mail sur la fiche CRM à laquelle la ressource est liée, puis lui envoie une invitation à définir son mot de passe.
Rien n'est saisi à la main : tout le profil vient du CRM. C'est ce qui garantit que la personne connectée et le client facturé désignent bien la même fiche.
Une fois le compte activé, l'instructeur accède à son espace réservé, voir Espace instructeur.
Concepts clés
- Ressource liée au CRM — une ressource humaine qui pointe sur une fiche d'une entité CRM. Le lien est obligatoire quand le pool est lié à une entité, voir Lier les ressources d'un pool au CRM.
- Champs du compte instructeur — les trois champs CRM (e-mail, prénom, nom) que Deltia lit pour composer le profil. Ils sont désignés dans la configuration du pool.
- Invitation — l'e-mail envoyé à l'instructeur avec un lien d'activation, valable 24 heures, pour choisir son mot de passe.
- Groupe du compte — le groupe de la fiche CRM liée. Il devient celui du compte créé et détermine les clients que l'instructeur pourra facturer. Voir Groupes et visibilité des données.
Comment faire
Préparer le pool
- Dans le menu, ouvrez « Ressources » puis « Administration ».
- Ouvrez le pool humain concerné.
- Activez « Lier les ressources à une entité CRM » et choisissez l'entité.
- Sous « Champs du compte instructeur », désignez le « Champ e-mail », le « Champ prénom » et le « Champ nom ».
- Enregistrez.
Sans ce paramétrage, la section « Compte instructeur » d'une ressource affiche « Configurez le mapping des champs du compte instructeur dans la configuration du pool. » et aucune invitation n'est possible.
Créer le compte en même temps que la ressource
- Ouvrez le pool, puis « Ajouter une ressource ».
- Renseignez le nom, et si besoin le groupe de visibilité de la ressource.
- Sélectionnez la « Fiche CRM » de la personne. Le bouton en regard du libellé permet de créer une fiche à la volée si elle n'existe pas encore.
- Laissez cochée la case « Inviter au portail instructeur à la création ».
- Vérifiez le bloc « Compte instructeur » : le prénom, le nom et l'e-mail s'affichent en lecture seule avec le badge « Depuis le CRM ».
- Cliquez sur « Enregistrer ».
La ressource est créée, le compte est provisionné et l'invitation part vers l'adresse lue sur la fiche.
Un champ vide porte le badge « Manquant » et un bouton « Compléter dans le CRM » : il ouvre la fiche en modification, positionnée sur le champ concerné. Tant qu'un des trois champs manque, l'enregistrement reste bloqué si la case d'invitation est cochée. Décochez-la pour créer la ressource sans compte.
Créer le compte sur une ressource existante
- Ouvrez le pool, puis la ressource concernée.
- Vérifiez que la « Fiche CRM » est renseignée, et complétez au besoin les champs manquants signalés dans « Compte instructeur ».
- Ouvrez le menu « Actions » du pied de page et choisissez « Inviter / créer un compte ».
L'action n'est proposée que sur une ressource humaine, liée à une fiche CRM et n'ayant pas encore de compte. Elle reste inactive tant que le profil lu sur la fiche est incomplet.
Renvoyer l'invitation
- Ouvrez la ressource dont le compte existe déjà.
- Ouvrez le menu « Actions » et choisissez « Renvoyer le lien d'invitation ».
- Confirmez : « Renvoyer l'invitation ? — Un nouveau lien d'activation sera envoyé à l'adresse email du compte lié. L'ancien lien reste valable jusqu'à son expiration. »
- Cliquez sur « Renvoyer ».
Le message « Invitation renvoyée à {adresse} » confirme l'envoi. Le renvoi utilise l'adresse enregistrée sur le compte, pas celle de la fiche CRM : si l'e-mail a changé sur la fiche depuis la création, le lien part à l'ancienne adresse.
Référence
Conditions à remplir
| Condition | Message si elle n'est pas remplie |
|---|---|
| Le pool désigne les trois champs du compte | « Configurez le mapping des champs CRM du compte instructeur dans la configuration du pool. » |
| La ressource est liée à une fiche CRM | « Liez d'abord cette ressource à une fiche CRM. » |
| La fiche CRM existe encore | « La fiche CRM sélectionnée est introuvable. » |
| La fiche porte les trois valeurs | « La fiche CRM ne contient pas toutes les informations du compte (e-mail, prénom, nom). » |
| La ressource est humaine | « Seules les ressources humaines peuvent avoir un compte. » |
| La ressource n'a pas déjà un compte | « Cette ressource a déjà un compte. » |
Le renvoi d'invitation exige à l'inverse un compte existant : « Cette ressource n'a pas de compte associé. »
La création comme le renvoi sont réservés aux membres du groupe de gestion des ressources du pool.
Ce que reçoit l'instructeur
| Élément | Valeur |
|---|---|
| Profil | Prénom, nom et e-mail lus sur la fiche CRM liée |
| Groupe | Celui de la fiche CRM liée |
| Modules accessibles | Ressources et Facturation, en accès réduit |
| Une invitation à définir son mot de passe, valable 24 heures |
Le compte est un utilisateur ordinaire de l'organisation, visible dans Gérer les utilisateurs. Son confinement dans l'espace instructeur vient du rattachement à la ressource, pas d'un rôle particulier.
Badges du bloc « Compte instructeur »
| Badge | Signification |
|---|---|
| Depuis le CRM | La valeur a été lue sur la fiche ; elle est affichée en lecture seule |
| Manquant | Le champ est vide sur la fiche ; « Compléter dans le CRM » l'ouvre en modification |
Le message « La fiche CRM liée est introuvable. » s'affiche lorsque la fiche désignée par la ressource n'existe plus.
Questions fréquentes
Puis-je saisir l'e-mail de l'instructeur directement dans Deltia ?
Non. Le profil est toujours lu sur la fiche CRM liée à la ressource. Pour corriger une adresse, modifiez la fiche : le bouton « Compléter dans le CRM » y mène directement.
Que se passe-t-il si l'instructeur ne reçoit pas son e-mail ?
Utilisez « Renvoyer le lien d'invitation » depuis le menu « Actions » de la ressource. Un nouveau lien est envoyé ; l'ancien reste valable jusqu'à son expiration.
Puis-je retirer son compte à un instructeur ?
Pas depuis la ressource. La désactivation ou la suppression du compte se fait dans l'administration des utilisateurs de l'organisation.
La case d'invitation est cochée mais je veux créer la ressource sans compte
Décochez « Inviter au portail instructeur à la création ». La ressource est alors créée seule, et l'invitation reste possible plus tard depuis le menu « Actions ».
Pourquoi le bloc « Compte instructeur » n'apparaît-il pas ?
Il ne s'affiche que sur un pool humain lié à une entité CRM, et seulement tant que la ressource n'a pas encore de compte.
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