Enregistrer une saisie
Remplir le formulaire de saisie d’un pool pour consigner une utilisation de ressource et son client facturé
À quoi ça sert
Certains pools portent un formulaire de saisie : un relevé rempli après chaque utilisation d'une ressource, indépendamment de toute réservation. On y consigne la ressource utilisée, le client à facturer, et les informations propres au métier — relevé de compteur, durée, commentaire, personnes présentes.
Le formulaire vit en haut de la page du pool, sous le titre que l'administrateur lui a donné. Il reste disponible en permanence : une fois enregistré, il se vide et attend la saisie suivante.
Quand la facturation à la saisie est configurée sur le formulaire, chaque enregistrement produit automatiquement une facture ou une proforma au brouillon pour le client désigné.
La composition du formulaire relève de l'administration du module : voir Configurer le formulaire de saisie.
Concepts clés
- Saisie — un enregistrement du formulaire : une ressource, un acheteur et les valeurs des champs configurés.
- Acheteur (client facturé) — la fiche client à qui la saisie est imputée. C'est le destinataire de la facture lorsque la facturation est active. Son libellé peut avoir été renommé par l'administrateur.
- Champ horamètre — un champ à deux relevés, « Avant » et « Après ». Le relevé « Avant » est pré-rempli avec le relevé « Après » de la dernière saisie de la même ressource.
- Formulaire visible sur l'espace client — quand il l'est, les clients saisissent eux-mêmes depuis leur espace, et l'acheteur est alors forcément le compte qui saisit. Voir Mes saisies.
Comment faire
Enregistrer une saisie
- Ouvrez le pool. Le formulaire est la première section sous les équipes ; sur un téléphone, touchez son titre pour le déplier.
- Sélectionnez la ressource dans la première liste, intitulée du nom du pool. Seules les ressources actives sont proposées.
- Choisissez l'« Acheteur (client facturé) ». Si plusieurs types de clients sont autorisés, sélectionnez d'abord le « Type de client », puis « Sélectionnez le client ».
- Renseignez les champs du formulaire.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
« Saisie enregistrée » confirme l'enregistrement. Le formulaire se vide et la saisie apparaît dans la section « Saisies du formulaire », plus bas sur la page.
Renseigner un champ horamètre
- Sélectionnez d'abord la ressource : le relevé « Avant » se remplit avec le dernier relevé « Après » enregistré pour elle, et « Après » est pré-rempli à la même valeur.
- Corrigez « Avant » si nécessaire.
- Saisissez le relevé « Après ».
Le relevé « Après » ne peut pas être inférieur au relevé « Avant », sauf si le compteur a fait le tour de son cadran : sans cette indication, l'enregistrement est refusé par « Le relevé de fin ne peut pas être inférieur au relevé de début. »
Corriger ou consulter une saisie
Une saisie déjà enregistrée se relit et se corrige depuis la section « Saisies du formulaire ». Voir Récapitulatif et correction des saisies.
Référence
Champs du formulaire
| Champ | Obligatoire | Remarque |
|---|---|---|
| Ressource | Oui | Intitulée du nom du pool ; ressources actives uniquement |
| Acheteur (client facturé) | Oui | Libellé personnalisable ; masqué pour un instructeur, qui est facturé par défaut |
| Champs configurés | Selon leur réglage | Composés par un administrateur |
Le bouton « Enregistrer » reste inactif tant que la ressource et l'acheteur ne sont pas renseignés.
D'où viennent les clients proposés
| Cas | Clients proposés |
|---|---|
| Formulaire visible sur l'espace client | Les types de fiches exposés à l'espace client |
| Formulaire interne uniquement | Les types de fiches choisis par l'administrateur sur le formulaire |
Le sélecteur ne propose que les fiches de vos périmètres. Un client absent de la liste doit d'abord être créé dans le CRM : voir Fiches.
Refus possibles
- « Le champ « Durée » est requis. » — un champ obligatoire est vide ou mal renseigné.
- « L'acheteur est requis pour enregistrer cette saisie. »
- « La ressource sélectionnée est introuvable ou inactive. »
- « La ressource sélectionnée « Instructeur » est introuvable ou inactive. » — un champ pointant vers une autre ressource n'est plus valable.
- « Le relevé de fin ne peut pas être inférieur au relevé de début. »
- « Aucun formulaire de saisie n'est actif sur ce pool. »
- « Une saisie de formulaire existe déjà pour cette soumission. » — le même enregistrement a déjà été pris en compte ; rien n'est enregistré deux fois.
- « Seul un gestionnaire de ressources peut consulter les saisies de ce pool. »
Messages du sélecteur de client
- « Aucune entité acheteur configurée. Ajoutez-les dans l'administration du formulaire de saisie. » — formulaire interne sans type de client configuré.
- « Aucune entité CRM n'est exposée au portail. Configurez-les dans la configuration du portail client. » — formulaire visible sur l'espace client sans type de fiche exposé.
- « Impossible de charger les entités acheteur. »
Sans client sélectionnable, aucune saisie ne peut être enregistrée.
Facturation à la saisie
Lorsque la facturation est configurée sur le formulaire, l'enregistrement crée en plus une facture ou une proforma au brouillon, à partir des lignes configurées et du produit du catalogue associé. Le résultat est visible dans la colonne « Facturation » du récapitulatif : « Non facturable », « En attente », « Facture générée » ou « Échec ». La saisie est enregistrée même si la facture échoue. Voir Récapitulatif et correction des saisies.
Qui peut saisir
Le formulaire n'apparaît que si l'un de vos rôles a le droit « Gérer les ressources du pool » ou « Corriger les saisies du pool ». Deux exceptions :
- un instructeur saisit depuis son espace, sans passer par la page du pool. Voir Espace instructeur ;
- un client saisit depuis son espace lorsque le formulaire y est exposé. Voir Mes saisies.
Questions fréquentes
Puis-je modifier une saisie enregistrée ?
Pas depuis le formulaire : passez par « Corriger la saisie » dans le récapitulatif, réservé aux rôles qui ont le droit « Corriger les saisies du pool ». Voir Récapitulatif et correction des saisies.
Que se passe-t-il si je clique deux fois sur « Enregistrer » ?
Rien n'est enregistré deux fois : la seconde tentative est reconnue comme un doublon de la même soumission.
Pourquoi le formulaire n'apparaît-il pas sur la page du pool ?
Soit aucun formulaire n'est actif sur ce pool, soit aucun de vos rôles n'a le droit « Gérer les ressources du pool » ni « Corriger les saisies du pool ».
Puis-je saisir pour un client qui n'est pas dans la liste ?
Non. Le client doit exister dans le CRM et appartenir à un type de fiche autorisé sur le formulaire, dans un périmètre auquel vous avez accès.