Enregistrer une saisie

À quoi ça sert

Certains pools portent un formulaire de saisie : un relevé rempli après chaque utilisation d'une ressource, indépendamment de toute réservation. On y consigne la ressource utilisée, le client à facturer, et les informations propres au métier — relevé de compteur, durée, commentaire, personnes présentes.

Le formulaire vit en haut de la page du pool, sous le titre que l'administrateur lui a donné. Il reste disponible en permanence : une fois enregistré, il se vide et attend la saisie suivante.

Quand la facturation à la saisie est configurée sur le formulaire, chaque enregistrement produit automatiquement une facture ou une proforma au brouillon pour le client désigné.

La composition du formulaire relève de l'administration du module : voir Configurer le formulaire de saisie.

Concepts clés

• Saisie — un enregistrement du formulaire : une ressource, un acheteur et les valeurs des champs configurés.
• Acheteur (client facturé) — la fiche client à qui la saisie est imputée. C'est le destinataire de la facture lorsque la facturation est active. Son libellé peut avoir été renommé par l'administrateur.
• Champ horamètre — un champ à deux relevés, « Avant » et « Après ». Le relevé « Avant » est pré-rempli avec le relevé « Après » de la dernière saisie de la même ressource.
• Formulaire visible sur l'espace client — quand il l'est, les clients saisissent eux-mêmes depuis leur espace, et l'acheteur est alors forcément le compte qui saisit. Voir Mes saisies.

Comment faire

Enregistrer une saisie

1. Ouvrez le pool. Le formulaire est la première section sous les équipes ; sur un téléphone, touchez son titre pour le déplier.
2. Sélectionnez la ressource dans la première liste, intitulée du nom du pool. Seules les ressources actives sont proposées.
3. Choisissez l'« Acheteur (client facturé) ». Si plusieurs types de clients sont autorisés, sélectionnez d'abord le « Type de client », puis « Sélectionnez le client ».
4. Renseignez les champs du formulaire.
5. Cliquez sur « Enregistrer ».

« Saisie enregistrée » confirme l'enregistrement. Le formulaire se vide et la saisie apparaît dans la section « Saisies du formulaire », plus bas sur la page.

Renseigner un champ horamètre

1. Sélectionnez d'abord la ressource : le relevé « Avant » se remplit avec le dernier relevé « Après » enregistré pour elle, et « Après » est pré-rempli à la même valeur.
2. Corrigez « Avant » si nécessaire.
3. Saisissez le relevé « Après ».

Le relevé « Après » ne peut pas être inférieur au relevé « Avant », sauf si le compteur a fait le tour de son cadran : sans cette indication, l'enregistrement est refusé par « Le relevé de fin ne peut pas être inférieur au relevé de début. »

Corriger ou consulter une saisie

Une saisie déjà enregistrée se relit et se corrige depuis la section « Saisies du formulaire ». Voir Récapitulatif et correction des saisies.

Référence

Champs du formulaire

Le bouton « Enregistrer » reste inactif tant que la ressource et l'acheteur ne sont pas renseignés.

D'où viennent les clients proposés

Le sélecteur ne propose que les fiches de vos groupes. Un client absent de la liste doit d'abord être créé dans le CRM : voir Fiches.

Refus possibles

• « Le champ « Durée » est requis. » — un champ obligatoire est vide ou mal renseigné.
• « L'acheteur est requis pour enregistrer cette saisie. »
• « La ressource sélectionnée est introuvable ou inactive. »
• « La ressource sélectionnée « Instructeur » est introuvable ou inactive. » — un champ pointant vers une autre ressource n'est plus valable.
• « Le relevé de fin ne peut pas être inférieur au relevé de début. »
• « Aucun formulaire de saisie n'est actif sur ce pool. »
• « Une saisie de formulaire existe déjà pour cette soumission. » — le même enregistrement a déjà été pris en compte ; rien n'est enregistré deux fois.
• « Seul un gestionnaire de ressources peut consulter les saisies de ce pool. »

Messages du sélecteur de client

• « Aucune entité acheteur configurée. Ajoutez-les dans l'administration du formulaire de saisie. » — formulaire interne sans type de client configuré.
• « Aucune entité CRM n'est exposée au portail. Configurez-les dans la configuration du portail client. » — formulaire visible sur l'espace client sans type de fiche exposé.
• « Impossible de charger les entités acheteur. »

Sans client sélectionnable, aucune saisie ne peut être enregistrée.

Facturation à la saisie

Lorsque la facturation est configurée sur le formulaire, l'enregistrement crée en plus une facture ou une proforma au brouillon, à partir des lignes configurées et du produit du catalogue associé. Le résultat est visible dans la colonne « Facturation » du récapitulatif : « Non facturable », « En attente », « Facture générée » ou « Échec ». La saisie est enregistrée même si la facture échoue. Voir Récapitulatif et correction des saisies.

Qui peut saisir

Le formulaire n'apparaît que si vous appartenez au groupe gestion des ressources du pool ou à son groupe de correction. Deux exceptions :

• un instructeur saisit depuis son espace, sans passer par la page du pool. Voir Espace instructeur ;
• un client saisit depuis son espace lorsque le formulaire y est exposé. Voir Mes saisies.

Questions fréquentes

Puis-je modifier une saisie enregistrée ?

Pas depuis le formulaire : passez par « Corriger la saisie » dans le récapitulatif, réservé au groupe de correction du pool. Voir Récapitulatif et correction des saisies.

Que se passe-t-il si je clique deux fois sur « Enregistrer » ?

Rien n'est enregistré deux fois : la seconde tentative est reconnue comme un doublon de la même soumission.

Pourquoi le formulaire n'apparaît-il pas sur la page du pool ?

Soit aucun formulaire n'est actif sur ce pool, soit vous n'appartenez ni à son groupe gestion des ressources ni à son groupe de correction.

Puis-je saisir pour un client qui n'est pas dans la liste ?

Non. Le client doit exister dans le CRM et appartenir à un type de fiche autorisé sur le formulaire, dans un groupe auquel vous avez accès.