Partager une ressource par lien public
Envoyer à une personne extérieure un lien de consultation ou de saisie des disponibilités, le renvoyer ou le révoquer
À quoi ça sert
Un lien public donne accès au calendrier d'une seule ressource à une personne qui n'a pas de compte : un sous-traitant, un intérimaire, un prestataire. Vous choisissez l'adresse à qui l'envoyer et ce que la personne pourra faire : consulter, ou saisir elle-même ses disponibilités.
Le lien est envoyé par courriel au destinataire dès sa création. Vous voyez ensuite combien de fois il a été ouvert, vous pouvez le renvoyer, et vous pouvez le révoquer à tout moment.
Concepts clés
- Lien public — une adresse propre à une ressource et à un destinataire. Chaque lien est indépendant : une même ressource peut en porter plusieurs.
- Consultation uniquement — le destinataire voit le calendrier de la ressource, sans pouvoir rien y écrire.
- Saisie dispo/indispo — le destinataire voit le calendrier et peut y créer et annuler des entrées, exactement comme depuis l'application.
- Validité (jours) — la durée de vie du lien. Laissée vide, le lien n'expire pas.
- Statut — « Actif », « Révoqué » ou « Expiré ». Seul un lien actif peut être renvoyé ou révoqué.
- Consultations — le nombre d'ouvertures de la page par le destinataire.
Comment faire
Créer un lien public
- Ouvrez le pool, puis la ressource à partager : sa fiche s'ouvre dans le volet latéral.
- Faites défiler jusqu'à la section « Liens publics ».
- Cliquez sur « Créer un lien ».
- Renseignez l'« Email du destinataire ».
- Choisissez le « Type d'accès » : « Consultation uniquement » ou « Saisie dispo/indispo ».
- Renseignez la « Validité (jours) », ou laissez le champ vide : « Laisser vide = pas d'expiration ».
- Cliquez sur « Créer ».
« Lien créé et envoyé par email » confirme l'opération. Le destinataire reçoit un courriel contenant l'adresse du calendrier.
Renvoyer un lien
- Dans la section « Liens publics », repérez la carte du lien.
- Cliquez sur « Renvoyer ».
« Lien renvoyé par email » confirme l'envoi. Le lien reste le même : c'est le courriel qui est réexpédié.
Révoquer un lien
- Repérez la carte du lien.
- Cliquez sur « Révoquer ».
- Confirmez : « Révoquer ce lien ? — La personne ne pourra plus accéder à la ressource via ce lien. »
« Lien révoqué » confirme l'opération. La carte reste affichée avec l'étiquette « Révoqué » et ses boutons d'action disparaissent.
Consulter l'historique d'un lien
- Repérez la carte du lien.
- Cliquez sur l'icône d'historique, en haut à droite de la carte.
L'historique liste les étapes datées : « Lien créé », « Lien renvoyé », « Page consultée », « Entrée créée », « Entrée modifiée », « Entrée annulée », « Lien révoqué ».
Ce que voit le destinataire
- Le destinataire ouvre le lien reçu par courriel.
- La page affiche le nom de la ressource, le nom du pool et le calendrier de cette seule ressource, aux couleurs et au logo de votre organisation.
- Il navigue entre les semaines et les mois avec la barre du haut.
- Avec un lien de saisie, il clique sur une case libre pour ouvrir le formulaire, renseigne les dates et les heures, puis enregistre. Il peut aussi sélectionner plusieurs jours à la souris.
- Toujours avec un lien de saisie, cliquer sur une entrée existante en affiche le détail, avec la possibilité de l'annuler.
Les entrées créées depuis un lien public apparaissent aussitôt dans le calendrier du pool, comme celles saisies depuis l'application.
Référence
Champs du formulaire de création
| Champ | Obligatoire | Remarque |
|---|---|---|
| Email du destinataire | Oui | Le bouton « Créer » reste inactif tant qu'il est vide |
| Type d'accès | Oui | « Consultation uniquement » par défaut |
| Validité (jours) | Non | Nombre entier positif ; vide = pas d'expiration |
Statuts d'un lien
| Statut | Signification | Actions proposées |
|---|---|---|
| Actif | Ni révoqué ni expiré | « Renvoyer », « Révoquer » |
| Révoqué | Révoqué manuellement | Aucune |
| Expiré | La durée de validité est écoulée | Aucune |
Ce que permet chaque type d'accès
| Action du destinataire | Consultation uniquement | Saisie dispo/indispo |
|---|---|---|
| Voir le calendrier de la ressource | Oui | Oui |
| Changer de période | Oui | Oui |
| Créer une entrée | Non | Oui |
| Annuler une entrée | Non | Oui |
| Voir les autres ressources du pool | Non | Non |
Refus possibles
- « Ce lien public est expiré, impossible de le renvoyer »
- « Erreur lors de la création du lien », « Erreur lors du renvoi », « Erreur lors de la révocation »
- Côté destinataire, un lien révoqué, expiré ou tronqué affiche « Lien indisponible — Ce lien public n'est plus valide. Il a peut-être été révoqué ou a expiré. Si vous pensez qu'il s'agit d'une erreur, veuillez contacter la personne qui vous a partagé ce lien. »
Qui peut créer un lien
Créer, renvoyer ou révoquer un lien public demande d'appartenir au groupe gestion des ressources du pool. La section « Liens publics » n'apparaît que sur une ressource existante, jamais pendant sa création.
Questions fréquentes
Le destinataire voit-il les autres ressources du pool ?
Non. La page publique ne montre que la ressource partagée ; la colonne des ressources n'y est même pas affichée.
Puis-je récupérer l'adresse d'un lien déjà créé ?
Le lien est transmis par courriel. Utilisez « Renvoyer » pour le réexpédier au destinataire.
Puis-je changer le type d'accès d'un lien existant ?
Non. Révoquez le lien et créez-en un nouveau avec le type voulu.
Le destinataire doit-il créer un compte ?
Non. Le lien suffit. Pour donner un véritable accès à l'application, créez un compte : voir Inviter un instructeur pour une ressource, ou Inviter un client pour un client.