Configurer les pré-prompts et les suggestions

À quoi ça sert

Deux leviers permettent d'adapter l'assistant à votre organisation sans toucher au reste de l'application.

Les pré-prompts système sont des instructions permanentes ajoutées aux consignes de l'assistant : un ton, un vocabulaire maison, une règle métier, une préférence de format. L'utilisateur ne les voit jamais ; il en constate seulement l'effet dans les réponses.

Les suggestions contextuelles sont les boutons proposés au démarrage d'une conversation. Vous décidez de leur libellé, de leur icône, du message qu'ils envoient et, si besoin, des informations que l'utilisateur doit renseigner avant l'envoi.

Les deux se règlent sur la même page et s'enregistrent en une seule fois. La page est réservée aux administrateurs du module Assistant IA.

Concepts clés

• Pré-prompt système — une instruction ajoutée aux consignes de l'assistant. « Instructions injectées dans le prompt système de l'IA selon le contexte de la page. Invisibles pour l'utilisateur final. »
• Suggestion contextuelle — un bouton proposé à l'utilisateur. « Le clic envoie automatiquement le message à l'IA. »
• Portée — le contexte dans lequel un pré-prompt ou une suggestion s'applique : « Global », « Par module », « Par module + type d'entité », et pour les suggestions « Sur un enregistrement ouvert ».
• Variable — pour une suggestion, une information que l'utilisateur doit fournir avant l'envoi, référencée dans le message par sa clé.
• Modèle de rendu — pour une variable qui désigne une fiche, une tâche ou un produit, la façon dont l'élément choisi est réécrit dans le message.
• Nom interne — le nom d'un pré-prompt, visible ici seulement, qui sert à vous y retrouver dans la liste.

Comment faire

Ouvrir la page

1. Dans le menu, ouvrez « Assistant IA ».
2. Dans la navigation du module, cliquez sur « Administration ».

La page « Administration de l'Assistant IA » s'ouvre sur l'onglet « Pré-prompts et suggestions », sélectionné par défaut dans la navigation de gauche. L'autre onglet, « Widget embarqué », donne accès aux réglages d'embarquement — voir Embarquer l'assistant sur un site externe.

Ajouter un pré-prompt système

1. Dans « Pré-prompts système », cliquez sur « Ajouter un pré-prompt ».
2. Dépliez la ligne créée en cliquant dessus.
3. Choisissez la « Portée ».
4. Selon la portée, renseignez le « Module » puis l'« ID du type d'entité ».
5. Laissez « Projet (optionnel) » sur « Global (tous projets) », ou choisissez un projet pour n'appliquer l'instruction qu'aux conversations de ce projet.
6. Renseignez le « Nom interne (admin uniquement) ».
7. Rédigez l'« Instruction injectée dans le prompt système » dans l'onglet FR, puis dans les autres langues si vous le souhaitez.
8. Cliquez sur « Enregistrer », en bas de page.

Le compteur sous le champ affiche une estimation de la longueur du texte (« ≈ 120 tokens ») : chaque instruction est renvoyée au modèle à chaque message, donc pèse sur la consommation.

Désactiver un pré-prompt sans le supprimer

1. Dépliez le pré-prompt.
2. En bas de la ligne, désactivez « Activé » : « Si désactivé, ce pré-prompt n'est plus injecté. »
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

La ligne porte alors la mention « Désactivé » dans la liste.

Ordonner ou supprimer un pré-prompt

1. Utilisez les flèches « Monter » et « Descendre » à droite de la ligne.
2. Ou cliquez sur l'icône de corbeille pour le retirer.
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

L'ordre compte : à portée égale, les instructions sont ajoutées dans l'ordre de la liste.

Insérer une date dans un pré-prompt

1. Dans le texte de l'instruction, écrivez la variable voulue entre doubles accolades, par exemple {{today}}.
2. Reportez-vous à l'encadré « Variables disponibles » sous le champ : chaque variable y est expliquée et suivie de la valeur qu'elle prend aujourd'hui.

La variable est remplacée à chaque message. Une variable inconnue est laissée telle quelle dans le texte, ce qui rend une faute de frappe visible.

Ajouter une suggestion

1. Dans « Suggestions contextuelles », cliquez sur « Ajouter une suggestion ».
2. Dépliez la ligne créée.
3. Choisissez la « Portée », puis le « Module » et l'« ID du type d'entité » si la portée les demande.
4. Choisissez une « Icône », ou laissez le champ vide.
5. Renseignez le « Texte du bouton (visible utilisateur) ».
6. Renseignez si besoin le « Texte d'action (sous le label, optionnel) » : il s'affiche en infobulle au survol du bouton.
7. Rédigez le « Message envoyé à l'IA au clic ».
8. Cliquez sur « Enregistrer ».

Demander une information avant l'envoi

1. Dépliez la suggestion et descendez jusqu'à « Variables ».
2. Cliquez sur « Ajouter une variable ».
3. Renseignez la « Clé » (par exemple client) et le « Libellé » affiché à l'utilisateur.
4. Choisissez le « Type ».
5. Pour une fiche, une tâche ou un produit : choisissez le « Type d'entité » ou la « Catégorie », puis renseignez le « Modèle de rendu ». Un « Filtre (optionnel) » restreint ce que l'utilisateur pourra choisir.
6. Pour un document : réglez le « Nombre de documents ».
7. Laissez « Obligatoire » activé si la suggestion n'a pas de sens sans cette valeur.
8. Copiez la référence affichée sous la variable (« Copier la référence », confirmée par « Référence copiée ») et collez-la dans le message de la suggestion.
9. Cliquez sur « Enregistrer ».

Au clic, l'utilisateur voit une carte reprenant le libellé de la suggestion et ses champs. Voir Suggestions et formulaires.

Traduire un libellé ou une instruction

1. Au-dessus de chaque champ traduisible, utilisez les onglets FR, EN, IT, DE.
2. Rédigez d'abord le français : « Le français est obligatoire (langue de référence, utilisée en repli). »
3. Complétez les autres langues si nécessaire : « Optionnel. Si vide, le français sera utilisé pour cette langue. »

L'onglet FR porte un astérisque, et un point signale les langues déjà renseignées. Chaque ligne de la liste rappelle les langues qu'elle contient.

Annuler ses modifications avant d'enregistrer

1. Cliquez sur « Annuler les modifications », en bas de page.
2. Confirmez l'abandon.

Tant que vous n'avez pas enregistré, rien n'est appliqué : la page travaille sur une copie de la configuration.

Consulter l'historique

1. En haut de la carte, cliquez sur « Historique ».

Le volet liste les enregistrements successifs, sous le libellé « Configuration mise à jour », avec leur date et leur auteur. Quand il n'y en a aucun : « Aucun historique disponible ».

Référence

Portées d'un pré-prompt

À portée différente, l'ordre d'application va du plus général au plus précis.

Portées d'une suggestion

Une suggestion n'est proposée que tant que la conversation est vide.

Types de variables d'une suggestion

Une variable se référence dans le message par {{var:clé}}. La clé commence par une lettre et ne contient que des lettres, des chiffres et des tirets bas. Deux variables d'une même suggestion ne peuvent pas porter la même clé, et une clé citée dans le message doit correspondre à une variable déclarée.

Le « Modèle de rendu » utilise les noms de champs entre accolades simples, par exemple {name} — {city} : ils sont remplacés par les valeurs de l'élément que l'utilisateur a choisi.

Variables de date d'un pré-prompt

Les dates sont produites au format AAAA-MM-JJ, {{now}} y ajoutant l'heure.

Variables de contexte d'une suggestion

Le message d'une suggestion peut aussi reprendre la page depuis laquelle l'utilisateur ouvre l'assistant : {{displayName}} (le nom de l'élément ouvert), {{entityId}}, {{entityTypeId}} et {{moduleKey}}. Hors de ce contexte, elles sont remplacées par du vide. Ces quatre noms ne peuvent pas servir de clé de variable.

Limites

Un compteur de caractères s'affiche sous chaque champ traduisible — pré-prompt comme message d'une suggestion —, dans chaque langue, et devient rouge une fois la limite atteinte.

Enregistrement

Le bouton « Enregistrer » ne s'active qu'après une modification et affiche « Enregistrement… » pendant l'opération, puis « Configuration enregistrée ». Un seul enregistrement couvre les deux sections.

Questions fréquentes

Les utilisateurs voient-ils les pré-prompts ? Non. Ils sont ajoutés aux consignes de l'assistant sans jamais apparaître dans la conversation.

Un pré-prompt garantit-il que l'assistant obéira ? Non. C'est une instruction forte, pas une règle appliquée par l'application. Pour une contrainte qui ne doit jamais être contournée, réglez-la dans le module concerné.

Puis-je désactiver une suggestion sans la supprimer ? Pas aujourd'hui : retirez-la de la liste, ou restreignez sa portée pour qu'elle n'apparaisse plus qu'où elle est utile.

Une suggestion peut-elle apparaître au milieu d'une conversation ? Non. Les suggestions ne s'affichent que tant que la conversation est vide.

Où se règlent les modèles de l'assistant ? Pas ici. Voir Régler le module Assistant IA.