Suggestions et formulaires proposés par l'assistant
Utiliser les suggestions cliquables, renseigner leurs variables et compléter un formulaire affiché dans la conversation
À quoi ça sert
Deux dispositifs vous évitent de tout écrire à la main.
Les suggestions sont des boutons préparés par votre administrateur et proposés au démarrage d'une conversation. Un clic envoie à votre place un message déjà rédigé. Certaines demandent d'abord de désigner une fiche, une tâche, un produit ou un document : une petite carte s'ouvre pour que vous les renseigniez.
Les formulaires sont l'inverse : c'est l'assistant qui, en cours d'échange, vous présente un encadré à remplir quand il lui manque des informations pour continuer. Vous répondez avec de vrais champs — listes, dates, cases à cocher, dépôts de documents — plutôt qu'en dictant les valeurs une par une.
Remplir un formulaire n'écrit rien. Si l'assistant enchaîne sur une création ou une modification, elle vous sera soumise séparément — voir Valider les actions de l'assistant.
Concepts clés
- Suggestion — un bouton portant une icône et un libellé, affiché sous « Suggestions » tant que la conversation est vide.
- Texte d'action — la précision qui apparaît en infobulle au survol d'une suggestion, quand l'administrateur en a défini une.
- Variable — une information que vous devez fournir avant qu'une suggestion ne parte : un texte libre, une fiche CRM, une tâche, un produit du catalogue ou un document.
- Carte de variables — l'encadré qui s'ouvre au clic sur une suggestion à variables, avec le libellé de la suggestion en titre et un bouton « Envoyer ».
- Formulaire — l'encadré présenté par l'assistant, avec un titre, une description facultative et un bouton « Compléter ».
- Champ obligatoire — un champ marqué d'un astérisque. Tant qu'il est vide, le bouton d'envoi reste inactif.
Comment faire
Utiliser une suggestion
- Ouvrez l'assistant, ou démarrez une nouvelle conversation.
- Sous la zone de saisie, repérez le bloc « Suggestions ».
- Survolez un bouton pour lire son texte d'action, s'il en a un.
- Cliquez dessus.
Le message part immédiatement et la conversation démarre. Les suggestions proposées dépendent de la page depuis laquelle vous ouvrez l'assistant : une même organisation peut en avoir de générales et d'autres propres à un module ou à une fiche ouverte.
Les boutons sont indisponibles pendant qu'une réponse s'écrit.
Renseigner les variables d'une suggestion
- Cliquez sur une suggestion à variables : au lieu d'envoyer, une carte s'ouvre.
- Renseignez chaque champ. Un champ de recherche (fiche, tâche, produit) se déroule au clic : tapez pour chercher, puis choisissez dans la liste.
- Cliquez sur « Envoyer ».
Le message est composé avec vos valeurs puis envoyé ; la carte disparaît et la conversation démarre. « Fermer » (croix en haut à droite) abandonne la carte sans rien envoyer.
Le bouton reste inactif tant qu'un champ obligatoire est vide ou qu'un document est encore en cours d'envoi ; il affiche « Envoi… » pendant la préparation.
Joindre un document à une suggestion
- Dans la carte de variables, repérez le champ de dépôt.
- Cliquez sur « Choisir un fichier » — ou « Choisir des fichiers » lorsque le champ en accepte plusieurs — ou faites glisser vos fichiers sur la zone (« ou glissez-déposez ici »).
- Attendez la fin de l'envoi : la progression s'affiche sous la forme « 60% · 2 fichiers restants ».
- Cliquez sur « Envoyer ».
« Retirer le fichier » enlève un document déposé par erreur. Un champ à plusieurs documents accepte un dossier entier déposé d'un coup, dans la limite du nombre autorisé.
Compléter un formulaire
- Lisez le titre et, s'il y en a une, la description de l'encadré.
- Renseignez les champs. Les champs obligatoires portent un astérisque.
- Cliquez sur « Compléter ». Depuis un champ texte, la touche Entrée fait la même chose.
L'assistant reprend sa réponse avec vos valeurs. Le bouton affiche « Envoi… » pendant la transmission, et reste inactif tant qu'un champ obligatoire est vide ou qu'un document est en cours d'envoi.
Le bouton ne dit jamais ce que vos réponses vont servir à faire : il annonce seulement que vous complétez ce qui manquait.
Répondre à un formulaire par un message
- Laissez l'encadré affiché et écrivez votre réponse dans la zone de saisie.
- Envoyez le message.
Le formulaire est abandonné et votre message part normalement. C'est l'assistant qui décide de la suite à partir de ce que vous avez écrit. Contrairement à une demande de validation, un formulaire ne bloque jamais la saisie.
Référence
Où apparaissent les suggestions
| Situation | Suggestions affichées |
|---|---|
| Conversation vide, page « Assistant IA » | Les suggestions générales |
| Conversation vide, volet ouvert depuis un module | Les générales, plus celles de ce module |
| Conversation vide, volet ouvert sur une fiche | Les précédentes, plus celles réservées à ce type de fiche, et celles réservées à une fiche ouverte |
| Conversation déjà commencée | Aucune |
Les suggestions apparaissent dans l'ordre défini par votre administrateur, du plus général au plus précis.
Types de variables d'une suggestion
| Type | Ce que vous faites |
|---|---|
| Texte libre | Vous saisissez une valeur |
| Enregistrement CRM | Vous cherchez et choisissez une fiche |
| Tâche | Vous cherchez et choisissez une tâche |
| Produit catalogue | Vous cherchez et choisissez un produit |
| Fichier | Vous déposez un ou plusieurs documents |
Les recherches affichent « Chargement… » pendant l'interrogation, puis « Aucun résultat » si rien ne correspond.
Types de champs d'un formulaire
| Type | Contrôle affiché |
|---|---|
| Texte | Une ligne de saisie, éventuellement au format e-mail, adresse web ou téléphone |
| Texte long | Une zone de saisie sur plusieurs lignes |
| Nombre | Un champ numérique |
| Date | Un sélecteur de date |
| Date et heure | Un sélecteur de date et d'heure |
| Choix unique | Une liste déroulante, avec « Sélectionner… » tant que rien n'est choisi |
| Choix multiple | Une liste à sélection multiple |
| Case à cocher | Une case |
| Document | Une zone de dépôt |
Un formulaire compte au plus 12 champs, dont au plus 8 champs de document. Un champ de document acceptant plusieurs pièces en prend jusqu'à 15. Une valeur qui ne correspond pas à ce que le champ annonce est refusée avant d'atteindre l'assistant.
Documents dans un formulaire
Quand l'envoi de documents est désactivé pour votre organisation, ou que l'assistant est consulté depuis un site externe, la zone de dépôt est remplacée par « L'envoi de fichiers n'est pas disponible ici. » Voir Régler le module Assistant IA et Embarquer l'assistant sur un site externe.
Messages d'erreur
| Message | Situation |
|---|---|
| « Impossible de préparer le message. » | Le message de la suggestion n'a pas pu être composé |
| « Type de fichier non supporté. » | Le format du document déposé n'est pas accepté |
| « Fichier trop volumineux (10 Mo max). » | Le document dépasse la taille autorisée |
| « Échec de l'envoi du fichier. » | Le transfert du document a échoué |
| « 3 documents maximum pour ce champ. » | Vous avez déposé plus de documents que le champ n'en accepte |
| « 5 fichiers ignorés (type non supporté ou trop volumineux) » | Plusieurs documents d'un même dépôt ont été écartés |
| « « dossier.zip » : archive illisible ou protégée par mot de passe » | L'archive déposée n'a pas pu être ouverte |
Questions fréquentes
Puis-je créer mes propres suggestions ? Non. Elles sont définies pour toute l'organisation par un administrateur du module — voir Configurer les pré-prompts et les suggestions.
Pourquoi je ne vois aucune suggestion ? Soit aucune n'est configurée pour la page où vous êtes, soit la conversation a déjà commencé : les suggestions ne s'affichent qu'avant le premier message.
Puis-je modifier le message d'une suggestion avant qu'il parte ? Non. Un clic l'envoie tel quel. Pour une formulation différente, écrivez votre message vous-même.
Remplir un formulaire déclenche-t-il directement l'action ? Non. Vos réponses sont transmises à l'assistant ; s'il en tire une création ou une modification, elle vous est soumise ensuite pour validation.
Puis-je revenir sur un formulaire que j'ai abandonné ? Non. Écrire un message à la place ferme le formulaire définitivement. Demandez à l'assistant de vous le représenter si nécessaire.