Découper un PDF en plusieurs documents
Faire proposer un découpage par l'assistant, l'ajuster page par page et le valider
À quoi ça sert
Un client vous envoie un seul PDF qui contient en réalité plusieurs pièces : deux pages de conditions particulières, un relevé d'identité bancaire, une carte grise. Classer ce bloc tel quel n'a pas de sens, et le découper à la main page par page prend du temps.
Vous joignez le PDF à la conversation et demandez à l'assistant de le classer. Il lit le document page par page, propose un découpage nommé, et vous le soumet. Vous validez, ou vous l'ajustez d'abord : c'est vous qui décidez où passent les coupes et comment chaque pièce s'appelle.
Le découpage produit de nouveaux documents dans la conversation. Les classer ensuite sur une fiche ou un contrat reste une écriture, soumise à validation.
Concepts clés
- Pièce — un morceau du PDF d'origine, formé d'une ou plusieurs pages consécutives, portant un nom.
- Découpage proposé — la carte que l'assistant affiche dans la conversation, avec la liste des pièces et leurs pages.
- Coupe — une séparation entre deux pages. Une coupe ouvre une nouvelle pièce.
- Éditeur de découpage — la fenêtre « Ajuster le découpage », où vous déplacez les coupes et renommez les pièces.
- Couverture complète — la règle à laquelle obéit tout découpage : chaque page appartient à une pièce et à une seule, sans trou ni recouvrement.
Comment faire
Faire proposer un découpage
- Joignez le PDF à la conversation. Voir Pièces jointes.
- Demandez à l'assistant de le traiter : « ce PDF contient plusieurs pièces, découpe-le et classe-les ».
L'assistant lit le document et affiche une carte « Découpage proposé : 3 pièces », avec le nom du fichier, son nombre de pages, et la liste des pièces accompagnées de leurs pages (« p. 3 », « p. 1–2 »).
Quand vous avez joint plusieurs PDF à découper, ils sont réunis sur une seule carte, sous la mention « Réparties sur 2 documents ».
Valider le découpage proposé
- Relisez la liste des pièces et leurs pages.
- Cliquez sur « Valider ce découpage ».
Les pièces sont produites et l'assistant poursuit avec ce que vous lui aviez demandé d'en faire. Aucune seconde confirmation n'est demandée pour la découpe elle-même : votre validation ici en tient lieu.
Ajuster le découpage
- Sur la carte, cliquez sur « Ajuster » sous le document concerné.
- La fenêtre « Ajuster le découpage » s'ouvre, pièce par pièce, avec l'aperçu des pages.
- Pour couper avant une page, cliquez sur l'icône de ciseaux placée entre les deux pages.
- Pour rattacher une pièce à la précédente, cliquez sur l'icône de fusion à gauche de son en-tête.
- Renommez chaque pièce dans le champ à côté de ses pages.
- Cliquez sur « Valider 3 pièces ».
La fenêtre se ferme et la carte reflète votre correction. Rien n'est encore produit : c'est « Valider ce découpage », sur la carte, qui lance le découpage de tous les documents en une fois.
« Annuler », en bas de la fenêtre, referme l'éditeur sans conserver la correction.
Repartir d'un découpage simple
Dans l'éditeur, trois boutons remplacent le découpage courant :
- « 1 page = 1 pièce » sépare toutes les pages.
- « Tout en une pièce » réunit tout le document.
- « Proposition initiale » revient à ce que l'assistant avait proposé.
« Annuler », en haut, revient d'un pas en arrière — d'une coupe ou d'une fusion posée par erreur. Un seul pas est mémorisé.
Reprendre les pièces produites
- Une fois le découpage validé, demandez à l'assistant de classer les pièces là où elles vont : une fiche, un contrat, une tâche.
- Validez la carte d'écriture qu'il vous soumet. Voir Valider les actions de l'assistant.
Référence
Ce qui peut être découpé
| Cas | Résultat |
|---|---|
| PDF avec une couche texte | Découpage proposé à partir du contenu lu |
| PDF scanné | Le document est océrisé si l'organisation le permet, puis découpé |
| PDF illisible | Aucun découpage n'est proposé ; l'assistant vous le dit et vous laissez le document tel quel |
| PDF signé électroniquement | Refusé : le découper invaliderait la signature |
| Fichier qui n'est pas un PDF | Refusé |
| PDF ne contenant qu'un seul document | Non concerné : il est classé tel quel |
Limites
| Élément | Limite |
|---|---|
| Documents réunis sur une même carte | 5 |
| Pièces dans une proposition, par document | 20 |
| Pièces après ajustement, par document | 50 |
| Taille d'une pièce produite | Plafonnée ; au-delà, le découpage est refusé |
Règle de couverture
Un découpage doit couvrir chaque page exactement une fois. L'éditeur ne permet pas d'exprimer autre chose : poser ou retirer une coupe déplace la frontière entre deux pièces voisines, sans jamais laisser de page orpheline.
Cette règle est revérifiée avant que le moindre fichier ne soit écrit : un découpage qui laisserait une page de côté, ou en placerait une dans deux pièces, est refusé en bloc.
Nom des pièces
Le nom que vous saisissez devient le nom du fichier produit : « Carte grise »
donne carte-grise.pdf. Les accents et la ponctuation sont remplacés par des
tirets. Une pièce laissée sans nom prend « Document 2 ».
Messages d'erreur
| Message | Situation |
|---|---|
| « Seul un PDF peut être découpé » | Le fichier n'est pas un PDF |
| « Ce PDF est signé électroniquement : le découper invaliderait la signature » | Le document porte une signature électronique |
| « Ce PDF n'a pas pu être ouvert » | Le fichier est corrompu ou protégé |
| « Ce fichier n'est pas joint à cette conversation » | Le document visé n'est pas dans la conversation |
| « Le découpage doit contenir au moins une partie » | Le découpage est vide |
| « Le découpage doit couvrir chaque page une seule fois » | Une page manque, ou appartient à deux pièces |
| « Une partie sort des pages du document » | Une pièce désigne des pages qui n'existent pas |
| « Une des parties dépasse la taille maximale autorisée » | Une pièce produite est trop volumineuse |
Questions fréquentes
Le document d'origine est-il modifié ? Non. Le découpage produit de nouveaux fichiers ; le PDF que vous avez joint reste intact dans la conversation.
Pourquoi les aperçus de pages ne s'affichent-ils pas toujours ? Quand l'aperçu ne peut pas être chargé, l'éditeur reste utilisable et affiche les numéros de page à la place des vignettes. Les coupes et les noms fonctionnent de la même façon.
Puis-je ajuster plusieurs documents avant de valider ? Oui. Ajustez-les l'un après l'autre : chaque correction est mémorisée sur la carte, et « Valider ce découpage » les envoie tous ensemble.
Puis-je découper un document déjà classé sur une fiche ? Non depuis l'assistant. Le découpage porte sur un document joint à la conversation en cours.
Les pièces produites sont-elles classées automatiquement ? Non. Elles existent d'abord comme documents de la conversation. Leur classement sur une fiche ou un contrat est une écriture qui vous est soumise pour validation.