Obtenir un graphique ou une analyse chiffrée

À quoi ça sert

Vous posez une question chiffrée en langage courant — « répartis mes contacts par statut », « le chiffre d'affaires mois par mois depuis janvier » — et l'assistant répond avec son commentaire. Tout graphique passe par le module KPI : si vous y avez accès, un graphique KPI s'affiche sous la réponse ; sinon, l'assistant répond en texte, éventuellement sous forme de tableau.

Les données comptées sont toujours les vôtres : l'assistant agrège ce que vous avez le droit de voir, dans vos modules et dans vos périmètres.

Concepts clés

• Graphique KPI direct — pour un utilisateur qui a accès au module KPI et dont l'organisation a activé les widgets KPI, la forme que prend toute réponse chiffrée : un graphique affiché sous la réponse, réglable et épinglable en un clic, sans carte de validation. Voir « Régler et épingler un graphique KPI directement » ci-dessous.
• Widget KPI — un graphique transformé en objet durable, que vous placez ensuite sur un de vos tableaux composés. Contrairement au graphique affiché dans la conversation, il survit à celle-ci. Voir Widgets.
• Jeu de données — le résultat complet d'une requête KPI, gardé sur la conversation (5 000 lignes au plus). L'assistant n'en voit que les colonnes et quelques lignes d'exemple : il s'en sert pour un diagramme ou un export sans recopier les lignes.
• Sources — la ligne « Sources : » sous la réponse, qui nomme les éléments (fiche, tâche, devis, facture, contrat…) d'où viennent les chiffres.
• Période d'analyse — une plage de dates fixée dans la zone de saisie, qui cadre les questions chiffrées de vos messages suivants. Elle n'apparaît que si votre administrateur l'a activée.

Comment faire

Demander une analyse

1. Ouvrez l'assistant, depuis le menu « Assistant IA » ou avec le bouton d'étincelle en bas à droite d'une page.
2. Formulez votre question en indiquant ce que vous voulez compter et selon quelle dimension : « combien de tâches par statut ce mois-ci ».
3. Envoyez le message.

La réponse s'écrit normalement. Avec l'accès au module KPI, le graphique apparaît sous la réponse quand il est prêt. Sans cet accès, vous lisez le résultat dans le texte de la réponse.

Régler et épingler un graphique KPI directement

Si vous avez accès au module KPI et que votre organisation a activé les widgets KPI, l'assistant répond à toute question chiffrée par un graphique KPI : il se règle et s'épingle directement, sans carte de validation, puisque l'afficher ne modifie rien. Voir Administration des tableaux composés et des widgets.

1. Posez votre question chiffrée. Le graphique apparaît sous la réponse, à la taille d'une tuile de tableau composé.
2. Si vous avez le droit « Créer et modifier des graphiques et tableaux KPI », cliquez sur « Régler » pour ouvrir l'éditeur habituel des graphiques KPI, préchargé avec le graphique affiché, et ajustez-le (titre, type, couleurs, lien au clic…).
3. Cliquez sur « Épingler au dashboard » pour choisir un tableau composé existant ou en créer un nouveau, ou choisissez « Créer le widget sans le placer » pour l'ajouter seulement au catalogue.

Cliquer sur « Épingler au dashboard » crée aussitôt le graphique dans votre catalogue de widgets : c'est vous qui déclenchez l'écriture, pas l'assistant qui vous la propose. Une fois épinglé, le graphique de la conversation devient ce widget et porte désormais le nom que lui donne le module KPI, y compris après un renommage ultérieur. Vos réglages et l'épinglage sont conservés si vous rouvrez la conversation plus tard.

Si ce droit est réservé à des rôles dont vous n'êtes pas membre, le graphique s'affiche sans les boutons « Régler » ni « Épingler au dashboard » : la prévisualisation reste ouverte à tout lecteur du module KPI, dans la limite de vos propres périmètres. Dans ce cas, l'assistant ne dispose pas non plus des outils qui créent ou modifient des graphiques et des tableaux KPI. Ce droit se règle dans Rôles et droits.

Travailler sur un gros volume de données

1. Posez votre question sur l'ensemble des données : « combien de tâches au total par statut ? », « le chiffre d'affaires par client, avec toutes les lignes ».
2. Suivez les étapes du déroulé : « analyser un grand volume de données » pour un total, un regroupement, un comptage ou un recoupement ; « mettre de côté toutes les lignes d'une requête » pour garder un jeu de données.
3. Lisez la réponse, ou demandez l'export : l'étape « exporter un jeu de données vers Excel » produit un fichier Excel contenant toutes les lignes.

L'assistant lit les listes en entier — fiches CRM, tâches, devis, factures, produits du catalogue — au lieu d'une seule page. Quand une liste est coupée, il reprend à la ligne exacte où elle s'est arrêtée : aucune n'est sautée ni répétée. Il peut aussi alimenter un diagramme interactif avec un jeu de données.

L'analyse lit les résultats complets sans rien créer ni modifier, et ne renvoie qu'un petit résultat. Si elle échoue (trop longue, trop gourmande en mémoire), le message commence par « L'analyse a échoué : ». Un jeu de données de plus de 5 000 lignes est refusé : « Un jeu de données contient au plus … lignes. »

Garder un chiffre à jour dans le temps

Pour créer un widget durable sans passer par le bouton « Épingler au dashboard », demandez-le explicitement dans votre message : « garde ce chiffre à jour sur un widget ». Comme toute action qui écrit, l'assistant vous soumet une carte de validation avant de créer le widget. Voir Valider les actions de l'assistant.

1. La carte dessine directement le graphique tel qu'il sera enregistré. Pour l'ajuster avant de valider — titre, type de graphique, couleurs des séries, destination d'un clic — cliquez sur « Régler » : l'éditeur habituel des graphiques KPI s'ouvre, préchargé avec la proposition de l'assistant.
2. Cliquez sur « Appliquer à la proposition ». L'éditeur se ferme et vos réglages remplacent la proposition de l'assistant sur la carte.
3. Cliquez sur « Valider ».

Si une couleur ou une option réglée ne correspond à aucune série ou n'existe pas pour ce type de graphique, la carte l'indique sous le graphique ; le graphique reste malgré tout valable et peut être créé. De même, si la destination d'un clic proposée par l'assistant ne peut pas être résolue, un avertissement le signale : le graphique se crée quand même, simplement sans clic possible sur cet élément.

Le widget créé s'affiche en aperçu sous la réponse. Cliquez sur « Ajouter à un tableau de bord » pour choisir le tableau composé sur lequel le placer, ou sur « Créer un tableau de bord et y ajouter » si vous n'en avez aucun.

Exporter un tableau ou un bloc CSV écrit dans la réponse

L'assistant écrit parfois un tableau directement dans son texte, ou un bloc de données au format CSV.

1. Pour un tableau, cliquez sur l'icône « Exporter en CSV », en haut à droite du tableau.
2. Pour un bloc CSV, cliquez sur l'icône « Télécharger le CSV », en haut à droite du bloc.

Le fichier contient exactement ce que l'assistant a écrit : si le tableau est incomplet ou résumé, le fichier l'est aussi.

Les boutons apparaissent une fois la réponse terminée, y compris dans les conversations plus anciennes.

Cadrer les analyses sur une période

1. Dans la zone de saisie, cliquez sur « Période ».
2. Cliquez sur la date de début, puis sur la date de fin. Un double clic sur le même jour donne une période d'un seul jour.
3. Envoyez votre message.

La période s'applique aux questions chiffrées des messages que vous envoyez ensuite. « Effacer la période » la retire. Le bouton n'apparaît que si l'option est activée pour votre organisation — voir Régler le module Assistant IA.

Vérifier d'où viennent les chiffres

1. Sous la réponse, lisez la ligne « Sources : ».
2. À partir de quatre sources, elles sont regroupées derrière un bouton (« 5 sources ») : cliquez dessus pour les dérouler.

Référence

Ce que l'assistant sait analyser

Les analyses ne demandent jamais de validation : elles lisent, elles n'écrivent rien. Voir Valider les actions de l'assistant.

Limites du travail sur un gros volume

Les lecteurs d'une conversation partagée (organisation, personnes choisies, lien public) voient le diagramme et ses données. Un jeu de données disparaît avec la conversation, supprimée ou plus partagée. Tout reste soumis à vos droits.

Aperçu du widget KPI créé

Messages sur un graphique KPI direct

Conversations partagées

Le graphique KPI d'une conversation partagée avec vous s'affiche seulement si vous avez vous-même accès aux widgets KPI ; ses données sont lues avec vos propres périmètres. Sur un lien public de partage, le graphique s'affiche tel que l'auteur l'a partagé. Voir Partager une conversation.

Questions fréquentes

Puis-je épingler un graphique sur un tableau de bord ? Oui, si vous avez accès au module KPI et que votre organisation a activé les widgets KPI : un clic sur « Épingler au dashboard » sous le graphique suffit. Vous pouvez ensuite le placer sur un de vos tableaux composés — voir Widgets.

Pourquoi l'assistant ne dessine-t-il pas de graphique pour moi ? Parce que tout graphique passe par le module KPI. Sans accès à ce module, ou si votre organisation n'a pas activé les widgets KPI, l'assistant répond en texte. L'ancien graphique instantané, avec sa liste « Représentation » et ses exports PNG et CSV, n'existe plus : les graphiques des anciennes conversations ne sont plus dessinés, leur texte reste.

L'assistant peut-il analyser un fichier que je lui envoie ? Le graphique décrit ici porte sur les données de l'application. Pour un document joint, l'assistant en lit le contenu et vous répond en texte — voir Pièces jointes.