Gérer les modèles de document de l'assistant

Importer, activer, désactiver et supprimer les modèles que l'assistant remplit, et fixer ses instructions de design pour les documents HTML

À quoi ça sert

L'assistant génère des documents à partir de modèles. Cet onglet réunit ceux qu'il peut utiliser : vous en importez un fichier, vous retirez de la circulation ceux qui ne doivent plus être proposés, et vous donnez à l'assistant des consignes de style pour les documents qu'il met en page lui-même.

Il s'adresse aux administrateurs du module Assistant IA. Les utilisateurs trouvent le résultat dans Générer un document avec l'assistant.

Concepts clés

Modèle de l'assistant — un fichier avec des champs à remplir, proposé par l'assistant : PDF à champs de formulaire, Word, Excel, PowerPoint, page HTML ou pièce 3D.
Version — chaque nouveau fichier d'un modèle ajoute une version ; les documents générés gardent la version dont ils viennent.
Modèle désactivé — un modèle que l'assistant ne propose plus, mais que vous pouvez réactiver.
Instructions de design — un texte libre ajouté au guide de mise en page intégré quand l'assistant rédige un modèle HTML.

Comment faire

Ouvrir l'onglet

Dans le menu, ouvrez « Assistant IA », puis « Administration ».
Dans la navigation de gauche, cliquez sur « Modèles de document ».

L'onglet affiche d'abord « Instructions de design », puis la liste « Modèles de document ».

Importer un modèle

Cliquez sur « Importer un modèle pour l'assistant ».
Choisissez le fichier : un PDF à champs de formulaire, un fichier Word, Excel ou PowerPoint, ou une page HTML.
Attendez « Analyse du fichier… » : les « Champs détectés » sont listés avec leur nature (texte, texte long, nombre, case à cocher, liste déroulante, choix unique, liste, image).
Vérifiez le « Nom du modèle », proposé d'après le nom du fichier, et corrigez-le si besoin.
Cliquez sur « Importer ».

Le message « Modèle importé. » s'affiche et le modèle rejoint la liste.

Dans un fichier Word, Excel ou PowerPoint, chaque variable s'écrit entre accolades, par exemple {client}. Une image s'écrit {@logo}, seule dans son paragraphe, en Word, et {%logo}, seule dans sa cellule ou sa forme, en Excel et PowerPoint. Dans une page HTML, les variables s'écrivent {{client}}. Dans un fichier Word, Excel ou PowerPoint, une double accolade est refusée.

Prévisualiser un modèle

Cliquez sur « Aperçu » sur la ligne du modèle.

Le fichier s'ouvre dans une fenêtre. Une pièce 3D s'affiche en 3D, avec son plan coté sur un second onglet.

Désactiver ou réactiver un modèle

Utilisez l'interrupteur à droite de la ligne.

Désactivé, le modèle porte le badge « Désactivé » et le message « Modèle désactivé » s'affiche ; l'assistant ne le propose plus. Réactivé : « Modèle de nouveau proposé ».

Supprimer un modèle

Cliquez sur la corbeille de la ligne.
Confirmez avec « Supprimer » dans « Supprimer ce modèle ? ».

« Modèle supprimé » s'affiche. Le modèle ne sera plus proposé par l'assistant ; cette action est définitive. Les documents déjà générés restent consultables, sans modification possible.

Fixer les instructions de design

Dans « Instructions de design », saisissez le texte : style typographique, ton, éléments récurrents, mentions légales. Par exemple : « mise en page sobre, police à empattements, mentions légales en pied de page ».
Cliquez sur « Enregistrer ».

Le texte se saisit par langue (FR, EN, IT, DE) : seul le français compte, les autres langues sont facultatives. Il se limite à 4 000 caractères. Vider le texte français supprime les instructions.

Elles s'appliquent aux modèles que l'assistant crée ensuite, pas à ceux qui existent déjà.

Faire créer ou modifier un modèle par l'assistant

Demandez-le dans la conversation : l'assistant peut importer un fichier joint, concevoir un modèle de zéro aux couleurs et avec le logo de l'organisation, poser des champs sur un fichier sans balise, redessiner un modèle, retirer, renommer ou ajouter des champs d'un modèle PDF, ou ajouter des formules et des conditions.

Valider la création ou la modification d'un modèle de document

Chacune de ces demandes passe par une carte de validation, comme toute action de l'assistant qui modifie vos données (voir Valider les actions de l'assistant). Son titre est « Créer le modèle de document « … » », « Mettre à jour le modèle de document « … » » ou « Modifier les champs du modèle « … » ».

Lisez la carte : le nom du modèle et, pour une modification de champs, les champs ajoutés, renommés ou « Retiré » ; une formule s'affiche « calculé : … » et une condition « Seulement si : … ».
Regardez le fichier que l'action produirait : il s'affiche à droite de la conversation avec le badge « Proposition ». Si vous êtes revenu à la conversation, le bouton « Afficher » de la carte le rouvre.
Cliquez sur « Valider », ou refusez.

Rien n'est enregistré avant votre validation, et un refus ne laisse aucun modèle. Une fois validée, une carte « Conception du modèle… » (« Mise à jour du modèle… », « Modification des champs… ») laisse place à la carte du modèle : nom, format, version et nombre de champs.

Référence

Ce que montre une ligne

Élément	Contenu
Nom	Le nom du modèle
Badge	Le format du fichier
Badge « Désactivé »	Le modèle n'est plus proposé
Détail	« Version n », nombre de champs, « Mis à jour le … »

Règles sur les champs

Règle	Effet
Champ calculé	Une formule donne sa valeur ; il n'est jamais demandé ni modifiable
Champ conditionnel	Il n'est demandé et écrit que si sa condition est vraie
Type « Nombre »	Saisi avec un contrôle numérique

Ces règles ne se posent que par l'assistant : il n'y a pas d'écran pour les éditer. Une formule invalide, qui cite un champ inconnu ou qui dépend d'elle-même est refusée à l'enregistrement. Dans une page HTML, {{#champ}}…{{/champ}} garde un bloc si le champ est rempli ou coché, {{^champ}}…{{/champ}} s'il ne l'est pas.

Formules et conditions

Une formule et une condition portent sur les noms d'autres champs.

Opérateurs : + - * / ^, comparaisons == != < <= > >=, and, or, not, et le choix condition ? valeur1 : valeur2.
Fonctions : min, max, abs, sqrt, ceil, floor, round (arrondi au demi supérieur), sin, cos, tan, asin, acos, atan2 (angles en degrés) et pick(i, a, b, …), qui retourne le terme de rang i.
Une valeur pas encore saisie compte comme vide : la condition correspondante est fausse, sans erreur.

Messages de refus

Message	Situation
« Ce fichier ne contient aucun champ ni aucune variable : l'assistant n'aurait rien à remplir. »	Le fichier n'a rien à remplir ; « Importer » reste inactif
« Le fichier n'a pas pu être analysé. »	Format non pris en charge ou fichier illisible
« Le modèle n'a pas pu être créé. »	L'enregistrement a échoué
« Le modèle HTML contient un élément non autorisé : … »	Un script, un formulaire, un cadre ou une ressource externe se trouve dans la page
« Le modèle contient des balises mal formées : … »	Variable écrite avec une double accolade ou une accolade manquante
« Seul un modèle PDF se modifie champ par champ : … »	Retrait ou renommage d'un champ sur un modèle qui n'est pas un PDF
« L'opération a échoué »	Activation, désactivation ou suppression impossible

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