Valider les actions de l'assistant

À quoi ça sert

Pour répondre, l'assistant ne se contente pas de lire vos messages : il cherche dans vos données, ouvre des fiches, et peut aussi créer ou modifier des enregistrements dans vos modules.

Les deux ne sont pas traitées de la même façon. Les actions qui consultent s'exécutent seules pendant la réponse. Les actions qui modifient s'arrêtent et vous demandent votre accord : une carte s'affiche dans la conversation, elle liste ce qui va être fait et avec quelles valeurs, et rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas répondu.

L'assistant agit toujours avec vos droits : il n'atteint que les modules auxquels vous avez accès, et à l'intérieur, que les données de vos périmètres.

Concepts clés

• Action de lecture — une recherche, une lecture de fiche, une description de structure. Elle s'exécute sans vous demander quoi que ce soit.
• Action d'écriture — une création, une mise à jour, une suppression, un archivage. Elle suspend la réponse et attend votre validation.
• Carte de validation — l'encadré qui s'affiche dans la conversation : « L'assistant souhaite {action} » — par exemple « créer une fiche CRM » — pour une seule action, ou « L'assistant souhaite exécuter ces 3 actions » lorsqu'il en propose plusieurs d'un coup.
• Paramètres — les valeurs que l'assistant s'apprête à écrire, listées sous chaque action. Quand il n'y en a aucune : « Aucun paramètre ».
• Aperçu — la phrase et les champs que l'action elle-même annonce vouloir écrire, avant exécution : ce qui change, ce qui reste tel quel, et la valeur actuelle d'un champ modifié.
• Résumé / Expert — les deux onglets d'une carte de validation. « Résumé » affiche les valeurs en clair ; « Expert » affiche les paramètres bruts que l'assistant enverra.
• Périmètre — le périmètre auquel appartiendra l'objet créé. Voir Périmètres et rôles.
• Étape — la trace d'une action dans le fil de la conversation, avec son état : « en cours », « en attente de validation », « terminé », « échec ».

Comment faire

Valider toutes les actions proposées

1. Lisez la carte : chaque ligne nomme une action et, en dessous, ce qu'elle va écrire. Pour une création ou une modification, la carte annonce d'abord l'effet en une phrase (« Créer une fiche Contact », par exemple), puis un compte des champs modifiés : « 3 champ(s) modifié(s) sur 12 » quand le nombre total de champs est connu (fiche CRM), sinon « 3 champs modifiés ». Dépliez-le pour voir chaque champ ; quand une valeur change, l'ancienne valeur s'affiche en grisé, suivie de « → » et de la nouvelle.
2. Cliquez sur « Valider ».

Les actions s'exécutent, puis l'assistant reprend sa réponse là où il s'était arrêté et vous annonce le résultat.

Tant que la carte est affichée, la zone de saisie est indisponible et indique « Validez ou annulez les actions ci-dessus pour continuer. »

Si vous avez autorisé les notifications du navigateur, vous êtes averti qu'une action attend votre validation même si vous n'avez plus cet onglet sous les yeux. Voir Poser une question et gérer ses conversations.

Basculer entre le résumé et le détail technique

1. En haut de la carte, cliquez sur l'onglet « Résumé » ou « Expert ».

« Résumé » affiche les valeurs en clair, avec leurs libellés. « Expert » affiche les paramètres bruts que l'assistant enverra, avec un bouton pour les copier. Passer d'un onglet à l'autre ne change rien à votre décision : les boutons « Valider », « Annuler » ou les cases par action restent accessibles quel que soit l'onglet ouvert.

Refuser les actions proposées

1. Sur la carte, cliquez sur « Annuler ».

Rien n'est écrit. L'assistant reprend la main, informé de votre refus, et vous répond sans avoir modifié quoi que ce soit.

Répondre par un message plutôt que valider

1. Sur la carte, écrivez une précision dans le champ situé sous les actions proposées (« Une précision ? Écrivez-la, l'action sera reprise en tenant compte de votre message. »).
2. Cliquez sur « Modifier ».

Toutes les actions proposées sont abandonnées et l'assistant reprend à partir de votre message, sans en exécuter aucune. C'est la seule façon de répondre en mots tant qu'une carte de validation est affichée : elle remplace « Valider » et « Annuler » dès que vous avez écrit quelque chose dans ce champ.

Si vous aviez déjà réglé un graphique KPI proposé avant d'écrire votre message (voir « Prévisualiser et régler un graphique avant de le créer » ci-dessous), vos réglages ne sont pas perdus : l'assistant reprend sa proposition à partir de ce que vous aviez ajusté, pas de sa proposition d'origine.

Décider action par action

1. Sur une carte qui propose plusieurs actions, utilisez les deux petits boutons à droite de chaque ligne : « Approuver » (coche) ou « Refuser » (croix).
2. Dès qu'une première décision est prise, « Valider » et « Annuler » laissent place à un bouton unique : « Appliquer (2 approuvés, 1 refusés) ».
3. Prononcez-vous sur chaque ligne : le bouton reste inactif tant qu'il en reste une sans décision.
4. Cliquez sur « Appliquer ».

Seules les actions approuvées sont exécutées ; les autres sont abandonnées.

Choisir le périmètre d'un objet créé

1. Si vous appartenez à plusieurs périmètres, la carte affiche en haut une liste « Périmètre » portant le texte « Choisir un périmètre ». Quand plusieurs actions attendent un périmètre, chaque liste est précédée du nom de l'action concernée.
2. Sélectionnez le périmètre.
3. Cliquez sur « Valider ».

Le bouton de validation reste inactif tant qu'un périmètre n'est pas choisi. L'assistant ne devine jamais le périmètre à votre place : une valeur qu'il aurait proposée de lui-même est écartée avant de vous être soumise. Seuls vos périmètres sont proposés, jamais un rôle.

Si vous n'appartenez qu'à un seul périmètre, aucune liste n'apparaît : c'est celui-là qui est utilisé.

Valider une action de stock proposée par l'assistant

Si le module Stocks vous est ouvert, l'assistant lit vos articles, vos quantités par entrepôt, lot ou numéro de série, les articles sous leur seuil de réapprovisionnement et vos opérations de stock. Il peut aussi agir, dans les limites de vos droits et de votre périmètre. Selon l'impact de l'action, une carte de validation s'affiche ; elle est toujours demandée pour la validation d'une opération.

Actions qui préparent un brouillon, sans rien envoyer ni déplacer le stock :

• « créer une opération de stock (brouillon) » ;
• « créer un ajustement de stock (brouillon) », par exemple pour un écart constaté à l'inventaire ;
• « créer une commande fournisseur (brouillon) » : elle n'est jamais envoyée au fournisseur ;
• « créer une réception de stock sur une commande (brouillon) » ;
• « préparer un bon de livraison (brouillon) » ;
• « ouvrir un inventaire », puis « saisir des comptages dans un inventaire » ;
• « ouvrir un retour fournisseur » ;
• « créer un fournisseur de stock » et « modifier un fournisseur de stock ».

Actions qui s'appliquent tout de suite :

• « valider une opération de stock (déplace le stock) » : irréversible, une erreur se corrige par une nouvelle opération ;
• « importer ou mettre à jour des articles de stock par référence », 100 articles au plus, sans rien supprimer ;
• « modifier un matériel du parc ».

1. Lisez la carte, puis cliquez sur « Valider ».

Un brouillon se relit et se valide ensuite dans le module Stocks. La validation d'un inventaire, l'envoi d'une commande, d'un retour ou d'un bon de livraison restent des gestes manuels. L'ajustement et la validation d'une opération ne sont proposés qu'aux utilisateurs qui ont le droit d'ajuster le stock, et l'import d'articles qu'aux administrateurs du module Stocks ; pour les autres, l'assistant ne sait pas les exécuter.

Vérifier les documents qu'une action va classer

1. Sur la carte, repérez la ligne de paramètres qui porte des documents.
2. Chaque document apparaît par son nom de fichier, suivi le cas échéant de sa destination (« permis-de-conduire.pdf → Permis de conduire ») et, quand cette destination a une durée de validité, de « expire le 2029-11-30 ».

C'est le nom que vous avez vu au moment de déposer le fichier — ou celui que vous avez donné à la pièce lors d'un découpage — jamais un identifiant. Voir Pièces jointes et Découper un PDF en plusieurs documents.

Suivre le classement d'un dossier de plusieurs pièces

Quand vous joignez au moins deux fichiers, ou un PDF qui peut contenir plusieurs pièces, et que vous demandez de les ranger sur une fiche ou un contrat :

1. Avant d'écrire, l'assistant annonce son plan : une ligne par fichier et par pièce issue d'un découpage, « nom → catégorie » ou « nom → sans catégorie ».
2. Le plan se termine toujours par une ligne « Non classées » (« aucune » si tout est rangé) et, le cas échéant, une ligne « Écartées » avec la raison.
3. Validez la carte d'écriture.
4. Relisez la réponse : l'assistant nomme chaque pièce rangée, chaque échec avec sa raison et chaque fichier qu'aucune écriture n'a rangé.

Une pièce que l'assistant ne sait pas identifier est jointe sans catégorie et nommée, au lieu d'être laissée de côté. Après la création d'un contrat ou l'ajout d'une pièce, Deltia calcule la liste exacte des fichiers du dossier restés sans classement ; l'assistant propose de les joindre tous en une seule action, qui demande sa propre validation et qu'il ne lance jamais seul. Le plan lui-même suit les consignes de l'assistant et n'est pas garanti ; seule la liste des fichiers restants est calculée par l'application.

Garder ou remplacer des documents déjà présents

Cette question ne se pose que lors de la mise à jour d'une fiche CRM, sur un champ fichier ou image qui accepte plusieurs documents ou en contient déjà au moins deux. Un champ qui n'accepte qu'un document est remplacé sans question.

1. Quand l'action modifierait un tel champ, la carte affiche, au-dessus du détail de l'action, un message comme « Le champ « Documents » contient déjà 2 pièces, qui seront conservées : », suivi de la liste des documents présents.
2. Choisissez « Ajouter aux pièces existantes » pour les conserver, ou « Remplacer (2 pièces supprimées) » pour les remplacer par le nouveau document.
3. Cliquez sur « Valider ».

Quand l'action apporte au moins un document, « Ajouter aux pièces existantes » est le choix retenu tant que vous ne choisissez rien : aucun document déjà présent n'est perdu par défaut. Quand l'action vide le champ sans apporter de document, seul le bouton « Remplacer » est proposé, et c'est le choix retenu.

Avec « Remplacer », le message devient « Le champ « Documents » contient déjà 2 pièces que cette action supprimerait : » et la liste des documents perdus est encadrée en rouge, pour qu'elle se distingue nettement de l'ajout.

Prévisualiser et régler un graphique avant de le créer

Quand l'action propose de créer ou de modifier un graphique KPI, la carte dessine directement le graphique tel qu'il sera enregistré, avec un bouton « Régler » pour l'ajuster (titre, type, couleurs, taille de l'aperçu, destination d'un clic) avant de valider : c'est ce que vous réglez qui est écrit, pas la proposition d'origine de l'assistant. La carte applique par avance les mêmes contrôles que l'écriture et nomme ce qui serait refusé. Voir Garder un chiffre à jour dans le temps.

Si vous avez accès aux widgets KPI, cette carte n'apparaît que pour une demande explicite de garder un chiffre à jour dans le temps : un graphique KPI affiché directement sous une réponse se règle et s'épingle sur place, sans carte de validation puisque l'afficher ne modifie rien. Voir Obtenir un graphique ou une analyse chiffrée.

Si vous répondez ensuite par un message plutôt que de valider (voir « Répondre par un message plutôt que valider » ci-dessus), l'assistant retravaille sa proposition en conservant vos réglages. Si sa nouvelle proposition change malgré tout l'un d'eux, la carte l'indique sous « Modifié par rapport à vos réglages », avec l'ancienne valeur barrée devant la nouvelle. Vos réglages sont conservés de la même façon si l'écriture, une fois validée, échoue et repart pour une correction.

Créer ou modifier un tableau de bord KPI

Si vous avez accès au module KPI, l'assistant peut créer un tableau de bord, l'agencer, le renommer, en changer l'apparence, le partager, régler ses filtres ou le supprimer. Chaque écriture passe par une carte de validation, dont le titre annonce l'opération : « Créer le tableau « {nom} » », « Modifier la disposition d'un tableau », « Modifier un tableau KPI », « Modifier les filtres d'un tableau KPI » ou « Supprimer un tableau KPI ».

1. Demandez par exemple : « Place ce graphique sur mon tableau Ventes » ou « Ajoute une section « Pilotage » au tableau ».
2. Sur la carte, déroulez les champs. Pour un changement de disposition, chaque opération est listée sur sa propre ligne : « Placer un graphique », « Ajouter un bloc de texte », « Ajouter un séparateur », « Modifier une tuile », « Déplacer une tuile », « Retirer une tuile », « Ajouter une section », « Modifier une section », « Supprimer une section », « Ajouter un onglet », « Renommer un onglet » ou « Supprimer un onglet ». La ligne « Tableau » nomme le tableau concerné.
3. Cliquez sur « Valider » : toutes les opérations sont appliquées d'un seul bloc.

Le partage d'un tableau ouvre le tableau, pas ses graphiques : si certains graphiques restent réservés à leur auteur, l'assistant vous le signale. La suppression n'a lieu que sur demande explicite. Voir Tableaux composés. Pour une tuile rédigée par l'IA à partir des graphiques du tableau, la carte s'intitule « Ajouter l'analyse IA « … » » : voir Tuile Analyse IA.

Afficher ou masquer les actions dans le fil

1. Ouvrez la page « Assistant IA ».
2. Dans le panneau latéral, ouvrez l'onglet « Réglages ».
3. Activez ou désactivez « Afficher les actions dans le fil ».

Le réglage est propre à ce navigateur. Désactivé — c'est le cas par défaut — les étapes restent masquées et vous ne voyez que le texte de la réponse. Les cartes de validation, elles, s'affichent toujours.

Dans la fenêtre flottante de l'assistant ouverte depuis les autres pages, les étapes ne sont jamais affichées. Voir Conversations.

Consulter le détail d'une étape

1. Dans le fil, cliquez sur la ligne d'une étape.
2. Pour voir les paramètres tels qu'ils ont été envoyés, cliquez sur « Afficher les données brutes » ; « Afficher le résumé » revient à la présentation en clair.

Une étape est titrée par la phrase de l'action quand celle-ci en fournit une (« Créer une fiche Contact », par exemple), sinon par le libellé de l'action. Les valeurs employées se déplient sous la ligne, avec le même aperçu que sur la carte de validation. Une étape en attente de validation est dépliée d'emblée.

Référence

Ce qui demande une validation

Libellés des actions

Chaque outil interne porte sa propre formulation, au plus près de ce qu'il fait : « rechercher des tâches », « créer une fiche CRM », « modifier un contrat en brouillon »… La liste complète des opérations disponibles est dans Ce que l'assistant peut faire à votre place.

Un outil d'un service externe relié depuis « Connecteurs » porte le libellé générique « exécuter une action sur un système externe » : Deltia ne connaît pas son effet précis, seul le serveur externe le sait. Voir Relier un service à l'assistant.

États d'une étape

Avertissement sur une proposition

Quand l'assistant insiste avec des valeurs que l'application refuse (un contenu vide, une valeur hors liste), la carte affiche l'action assortie du motif de refus, précédé d'un triangle d'avertissement. Vous pouvez alors la refuser et reformuler votre demande plutôt que de laisser passer une écriture incomplète.

Après une écriture qui échoue

Si une action que vous avez approuvée échoue, l'assistant reçoit l'erreur et dispose d'une tentative de correction dans le même échange : il vous représente une carte avec des valeurs corrigées. Au deuxième échec d'écriture du même échange, le tour s'arrête sur le message « L'action a échoué : » suivi du motif renvoyé par le module concerné (ou « L'action a échoué. » si aucun motif n'est disponible), et c'est à vous de reprendre la main.

Messages d'erreur

Après une validation, la reprise de la réponse peut aussi afficher toutes les erreurs de réponse (« Réponse coupée », « Modèle IA incompatible », « Service IA temporairement saturé »…). Si la connexion est coupée pendant la reprise, l'assistant la relance automatiquement une fois ; au deuxième échec, la carte « Connexion au service IA impossible » s'affiche. Voir « Erreurs de réponse » dans Poser une question et gérer ses conversations.

Une carte d'erreur reste affichée dans la conversation plutôt que de disparaître comme une notification passagère. « Réessayer » n'est pas proposé quand une nouvelle tentative ne peut pas lever la cause, des crédits épuisés par exemple.

Questions fréquentes

L'assistant peut-il modifier des données sans me demander ? Non. Toute création, modification ou suppression passe par une carte de validation. Seules les lectures s'exécutent seules.

Puis-je annuler une action déjà validée ? Pas depuis la conversation. L'action a été exécutée comme si vous l'aviez faite vous-même : corrigez-la dans le module concerné, avec les moyens habituels.

Pourquoi l'assistant me demande-t-il un périmètre ? Parce que vous appartenez à plusieurs périmètres et que l'objet doit appartenir à l'un d'eux. L'assistant ne choisit pas à votre place.

L'assistant voit-il les données de mes collègues ? Non. Il travaille avec vos droits : mêmes modules, mêmes périmètres, même organisation. Voir Ce que l'assistant peut faire à votre place pour le détail des opérations exposées.

Puis-je répondre par un message au lieu de valider ? Pas dans la zone de saisie principale, verrouillée tant que la carte est affichée. La carte propose en revanche son propre champ : écrivez-y une précision et cliquez sur « Modifier » pour que l'assistant reprenne en tenant compte de votre message, sans exécuter aucune des actions proposées. Un formulaire, lui, ne bloque pas la zone de saisie principale.